Competency Profiling: Pengertian dan Tahap Pembuatannya

Dalam dunia kerja, kompetensi sangat penting untuk menentukan keberhasilan seseorang di dalam organisasi.

Maka dari itu, perusahaan membutuhkan data mengenai kemampuan karyawan untuk dapat mengambil keputusan yang tepat. 

Salah satu cara yang digunakan oleh perusahaan untuk mendapatkan data tersebut adalah dengan membuat competency profiling template.

Dalam artikel LinovHR ini, kita akan membahas pengertian dan tahap pembuatan competency profiling secara lengkap.

 

 

Apa Itu Competency Profiling?

Competency profiling adalah sebuah metode yang digunakan untuk mengidentifikasi pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan kualitas lain yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dan mencapai tujuan tertentu dalam sebuah organisasi. 

Metode ini biasanya melibatkan identifikasi indikator perilaku spesifik yang terkait dengan KSAO (knowledge, skill, ability, and other qualities) yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan klien dan pelanggan. 

Untuk melakukan competency profiling Anda bisa menggunakan metode analisis pekerjaan seperti teknik insiden kritis dan wawancara peristiwa perilaku.

Keuntungan dari competency profiling adalah memberikan panduan yang jelas kepada seluruh anggota staf mengenai indikator perilaku yang akan dievaluasi, meningkatkan wawasan dan kejelasan karyawan mengenai peran dan tanggung jawab mereka, dan memungkinkan manajemen untuk membuat keputusan yang tepat mengenai seleksi dan pengembangan karyawan.

 

Perbedaan Job Description dan Competency Profiling

Antara job description dan competency profiling adalah dua hal yang berbeda. Job description adalah deskripsi pekerjaan yang menjelaskan tugas, tanggung jawab, dan persyaratan kualifikasi untuk suatu pekerjaan.

Job deks biasanya mencakup pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut dengan baik.

Sedangkan competency profiling adalah proses mengidentifikasi dan menggambarkan perilaku karyawan yang sukses dalam suatu pekerjaan.

Hal ini dilakukan dengan menentukan kompetensi yang dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut dan menilai sejauh mana karyawan memenuhi kompetensi tersebut.

Dengan kata lain, job description menjelaskan persyaratan dan tugas-tugas pekerjaan, sedangkan competency profiling menggambarkan perilaku yang sukses dalam melaksanakan pekerjaan tersebut. 

Job description memberikan gambaran tentang apa yang harus dilakukan, sedangkan competency profiling template memberikan gambaran tentang bagaimana melakukan pekerjaan tersebut dengan efektif dan efisien.

 

9 Tahap Membuat Competency Profiling

Setidaknya terdapat sembilan tahapan dalam pembuatan profil kompetensi:

 

1. Tentukan Tujuan Organisasi

Pertama, pastikan bahwa tujuan dari perusahaan mampu dipahami oleh seluruh SDM perusahaan.

Sehingga ketika membuat profil kompetensi, Anda dapat menentukan keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.

 

2. Definisikan Arsitektur Kompetensi

Arsitektur kompetensi adalah seperangkat aturan yang dapat memandu Anda memilih kompetensi dan tingkat kemahiran yang diperlukan untuk setiap pekerjaan dalam organisasi.

Anda perlu menentukan kerangka dasar kompetensi yang akan digunakan sebagai panduan untuk mengidentifikasi keterampilan, pengetahuan, dan perilaku yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi Anda.

 

3. Tetapkan Timeline yang Realistis

Anda perlu menetapkan jadwal yang realistis untuk membuat profil kompetensi.

Pastikan jadwal yang ditetapkan dapat dicapai dan mempertimbangkan jangka waktu yang dibutuhkan oleh setiap tahapan dalam proses ini.

 

4. Identifikasi Peserta Anda

Anda perlu mengidentifikasi siapa saja yang akan terlibat dalam pembuatan profil kompetensi. Hal ini termasuk pemangku kepentingan utama, seperti manajemen, karyawan, dan departemen yang terkait.

 

5. Buat Daftar Singkat Kompetensi

Buatlah daftar singkat kompetensi yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi Anda. Hal ini dapat mencakup keterampilan teknis, interpersonal, dan manajerial.

 

6. Berikan Instruksi yang Tepat kepada Peserta

Instruksi yang tepat harus diberikan kepada peserta agar mereka memahami tujuan, cara mengumpulkan informasi, dan proses pembuatan profil kompetensi secara keseluruhan.

 

7. Kelola Proses Seleksi Kompetensi Anda

Anda perlu mengelola proses seleksi kompetensi agar dapat mengidentifikasi keterampilan, pengetahuan, dan perilaku yang sesuai dengan competency profiling yang telah dibuat.

 

8. Finalisasi Profil Kompetensi

Setelah menyelesaikan proses seleksi, Anda perlu meninjau dan menyempurnakan profil kompetensi sebelum memperkenalkannya kepada seluruh organisasi.

 

9. Libatkan Organisasi Anda

Terakhir, Anda perlu melibatkan organisasi Anda dalam penggunaan competency profiling.

Dengan memastikan profil kompetensi dapat diterapkan secara efektif, Anda dapat meningkatkan keterampilan dan kemampuan seluruh anggota organisasi dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

 

Baca Juga: Seberapa Penting Skill Matrix Bagi Perusahaan

 

Kelola Competency Profiling Bersama Competency Management Tools LinovHR

 

Mampu mendata seluruh kompetensi yang dimiliki oleh seluruh karyawan adalah sebuah keharusan.

Dari sini perusahaan bisa mengetahui apakah ada kesenjangan keterampilan, apakah karyawan yang tersedia saat ini mampu menyelesaikan pekerjaan, dan strategi pengembangan lainnya.

Untuk melakukannya dengan mudah, saat ini Anda bisa menggunakan Competency Management Tools LinovHR. Software berbasis cloud ini dilengkapi dengan fitur andal untuk mengelola skill dan kompetensi karyawan.

 

Pertama untuk melakukan profiling kompetensi, Anda bisa menggunakan fitur Competency List untuk membuat daftar seluruh jenis kompetensi yang ada di perusahaan.

Lalu, Anda bisa membuat kategori dari kompetensi yang ada dengan fitur Competency Category, di mana Anda bisa membaginya ke  dalam tiga jenis yaitu core, managerial, dan technical.

Terdapat juga fitur Competency Modal yang bisa Anda gunakan untuk melihat penyesuaian kompetensi yang ada dengan job role yang ada.

Tidak sampai situ, Anda pun bisa melakukan analisis dengan fitur Gap Analysis untuk mengetahui kesenjangan kompetensi antar karyawan.

Dari data-data yang Anda dapatkan dalam Competency Management LinovHR, Anda bisa mengkonversikannya untuk mengadakan pelatihan karyawan yang dapat dilakukan dengan memanfaatkan Software LMS LinovHR.

 

Dengan menggunakan LinovHR, perusahaan dapat lebih efektif dan efisien dalam mengelola competency profiling karyawan dan memastikan karyawan memiliki kompetensi yang dibutuhkan untuk meningkatkan produktivitas perusahaan.