Apa itu Competency Mapping? Ini Panduannya untuk HR!

 

Di dunia bisnis yang kompetitif, keberhasilan organisasi tak hanya bergantung pada strategi dan sumber daya, tetapi juga pada kemampuan karyawan dalam mencapai tujuan perusahaan.

Salah satu pendekatan yang efektif untuk meningkatkan kinerja organisasi adalah dengan menerapkan competency management atau pengelolaan kompetensi karyawan. 

Sebab, setiap peran membutuhkan kompetensi tertentu agar dapat dijalankan dengan baik. Dalam artikel LinovHR berikut ini, kita akan menjelaskan apa itu competency management dan bagaimana pentingnya dalam mendongkrak kesuksesan organisasi!

 

Apa Itu Competency Mapping?

Competency mapping adalah suatu proses untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan pengetahuan (knowledge), kompetensi (skills), dan personal attributes.

 

Ini melibatkan tiga komponen yang di antaranya:

• Pengetahuan (knowledge): Pemahaman yang dibutuhkan karyawan terkait peran dan tanggung jawabnya.
• Kompetensi (skills): Kemampuan yang memungkinkan karyawan untuk menyelesaikan tugasnya dengan baik.
• Personal attributes: Ini adalah bagaimana seorang karyawan akan berhasil mendekati atau merespons situasi tertentu. Ini mungkin mencakup karakteristik seperti sikap, pemahaman bisnis, rasa ambisi, empati, kepemimpinan, atau atribut lainnya.

 

Proses ini melibatkan identifikasi kompetensi yang dibutuhkan dalam berbagai role di organisasi, penilaian sejauh mana karyawan saat ini memenuhi kompetensi, dan perencanaan pengembangan yang diperlukan untuk mengisi gap skill.

Ini bertujuan untuk meningkatkan produktivitas karyawan, yang pada akhirnya dapat mendukung perusahaan untuk mencapai kesuksesan bisnis.

 

Manfaat Mapping Competency

Jika dilakukan dengan tepat, competency mapping dapat mendukung kesuksesan perusahaan.

Ini memainkan peran penting, khususnya pada area-area kritis seperti rekrutmen, succession planning, dan learning and development (L&D). 

 

1. Meningkatkan Seleksi Karyawan

Competency mapping membantu proses seleksi karyawan. Dengan menjelaskan kompetensi yang dibutuhkan untuk setiap pekerjaan, organisasi dapat mengidentifikasi calon kandidat yang paling sesuai dengan kebutuhan tersebut. 

Ini mengurangi risiko perekrutan karyawan yang tidak cocok dan memastikan bahwa tim organisasi terdiri dari individu yang memiliki kemampuan yang sesuai untuk tugas mereka.

 

2. Mengembangkan Karyawan

Dengan menilai kompetensi karyawan dan mengidentifikasi area mana yang perlu dikembangkan, organisasi dapat merancang program pelatihan yang tepat. 

Ini membantu karyawan meningkatkan keterampilan, sehingga mereka dapat memberikan kontribusi yang lebih besar kepada organisasi.

 

3. Evaluasi Kinerja

Competency mapping juga berperan penting dalam mengevaluasi kinerja karyawan. 

Dengan memiliki framework yang jelas untuk mengukur kompetensi karyawan, manajer dapat memberikan feedback yang tepat dan objektif. 

Ini juga membantu proses penilaian kinerja dan penentuan insentif serta promosi.

 

4. Succession Planning

Proses ini juga memainkan peran penting dalam succession planning. 

Dengan mengetahui kompetensi yang diperlukan untuk berbagai posisi dalam organisasi, manajemen dapat merencanakan penggantian pemimpin.

Mereka dapat mengidentifikasi kandidat yang paling potensial untuk mengisi posisi tersebut di masa depan.

 

5. Peningkatan Produktivitas

Dengan mengidentifikasi dan mengembangkan kompetensi yang dibutuhkan dalam organisasi, competency mapping dapat membantu meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. 

Karyawan yang memiliki kompetensi sesuai dengan pekerjaan mereka cenderung bekerja lebih efisien dan efektif, yang pada akhirnya meningkatkan kinerja organisasi.

 

6. Meningkatkan Kepuasan Kerja Karyawan

Ketika karyawan diberikan kesempatan untuk mengembangkan diri oleh perusahaan, ini dapat meningkatkan kepuasan kerja karyawan. 

Karyawan yang puas lebih mungkin untuk tetap setia dan berkontribusi secara positif terhadap organisasi.

 

7. Peningkatan Daya Saing Organisasi

Dengan memiliki karyawan yang memiliki kompetensi yang sesuai, organisasi dapat lebih kompetitif di pasar. 

Mereka dapat merespons perubahan dengan lebih cepat, berinovasi, dan memenuhi kebutuhan pelanggan dengan lebih baik. 

Competency mapping membantu organisasi menjadi lebih responsif terhadap tantangan yang muncul.

 

Tahap-Tahap Competency Mapping

Dalam melakukan competency mapping, berikut ini tahap-tahap yang harus Anda lakukan. Berikut di antaranya:

 

1. Mendefinisikan Kompetensi yang Dibutuhkan Setiap Posisi

Mulailah dengan menyusun daftar kompetensi yang dibutuhkan setiap posisi dalam perusahaan. 

Ini termasuk pengetahuan yang penting dimiliki karyawan, serta kemampuan dan kepribadian yang wajib dikuasai.

Diskusikan dengan manajer dan manajemen terkait hal ini untuk memperoleh insight yang lebih menyeluruh terkait kompetensi yang dibutuhkan karyawan.

 

2. Melakukan Penilaian

Setelah mengetahui kompetensi apa yang diperlukan, Anda dapat menilai sejauh mana seorang karyawan dapat memenuhinya.

Untuk mendapatkan hasil analisis yang tepat, Anda dapat menggunakan berbagai metode, seperti performance review, self-review, ulasan dari manajer atau teman sebaya, atau customer satisfaction. 

Tak hanya itu, asesmen juga bisa memanfaatkan software seperti software HRIS 

 

3. Melakukan Analisis dan Menyusun Action Plan

Jangan lupa juga untuk melakukan analisis yang komprehensif dan menyusun action plan berdasarkan hasil analisis.

Manajemen dapat berkolaborasi dengan stakeholder dalam organisasi untuk menentukan langkah apa yang harus diambil.

 

Penerapan Competency Mapping dengan Competency Management LinovHR

Mempunyai karyawan yang memiliki kemampuan yang unggul tentu menjadi keinginan utama bagi setiap perusahaan.

Dengan memiliki tenaga kerja yang memiliki kemampuan yang istimewa, perusahaan dapat meraih berbagai manfaat, termasuk kemudahan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

 

Dalam hal ini, perusahaan bisa memanfaatkan Software Competency Management LinovHR untuk mendukung pengembangan diri para karyawan.

Pada software ini, terdapat sejumlah fitur yang dapat dimanfaatkan untuk memudahkan proses competency mapping di perusahaan.

Semua fitur dan modul yang ditawarkan ini saling terintegrasi sehingga dapat memudahkan keseluruhan kegiatan pemetaan kompetensi di perusahaan.

 

Beberapa dari fitur-fitur tersebut adalah sebagai berikut:

1. Position Competency: Dengan fitur ini, perusahaan dapat menentukan standar kompetensi yang dibutuhkan untuk masing-masing posisi.
2. Competency List: Memungkinkan manajemen membuat daftar untuk semua kompetensi yang dibutuhkan seluruh unit atau divisi kerja.
3. Competency Category: Perusahaan dapat membagi kompetensi sesuai dengan proses bisnis perusahaan. Ini terbagi menjadi 3 bagian:

• Kategori core: di dalamnya terdapat value perusahaan
• Kategori manajerial: level manajerial perusahaan
• Kategori teknikal: di dalamnya terdapat kompetensi yang harus dimiliki untuk setiap posisi kerja

1. Gap Analysis: Dengan ini, perusahaan dapat menganalisis setiap kompetensi yang perlu ditingkatkan untuk menunjang efektifitas posisi/job tertentu. 
2. Competency Detail: Setiap role, posisi, dan karyawan memiliki kompetensi yang berbeda-beda. Fitur ini memungkinkan manajemen untuk mengatur setiap competency yang sudah ditugaskan ke job role, job title maupun employee secara langsung.
3. Assessment: Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk menilai perilaku karyawan dan mengevaluasi ruang perbaikan pada diri karyawan yang selanjutnya dapat dijadikan sebagai bekal untuk menyusun strategi pengembangan karyawan.

 

Dengan memanfaatkan semua fungsi yang ditawarkan oleh Software Competency Management LinovHR, perusahaan dapat mengelola standar kualitas Sumber Daya Manusia di perusahaan dengan kecepatan, akurasi, dan kenyamanan.