Mengelola kompetensi karyawan adalah pekerjaan penting bagi HRD. Pengelolaan kompetensi ini dimaksudkan untuk menghilangkan skill gap antarkaryawan yang menghambat produktivitas.Â
Salah satu cara pengelolaan kompetensi adalah dengan menerapkan competency framework. Model ini memungkinkan perusahaan untuk mengetahui lebih jauh mengenai keterampilan apa yang dimiliki karyawan.
Dari sini, nantinya HRD akan menganalisis langkah lebih lanjut mengenai keadaan tenaga kerja di perusahan.
Penerapan dari framework ini pun tidak bisa dikatakan sederhana karena melibatkan banyak teknik.
Seperti apakah itu? Mari simak secara langsung di artikel LinovHR!
Apa Itu Competency Framework?
Competency framework adalah pengukuran keterampilan, pengetahuan, dan segala hal yang berkaitan dengan pekerjaan yang diperlukan untuk menjalankan peran dalam suatu pekerjaan.
Dengan data-data ini, sebagai HR Anda dapat mengetahui di mana letak skill gap pada karyawan.
Ini bisa menjadi bekal HR untuk melihat posisi mana di dalam perusahaan yang membutuhkan pelatihan atau pendampingan tambahan. Selain itu, model ini juga membantu untuk menjaga motivasi karyawan.
Competency framework juga menjadi cara untuk menyelaraskan kinerja pribadi karyawan dengan nilai-nilai perusahan.
Model ini akan membantu HRD dalam mengevaluasi kinerja karyawan dan mengenali kandidat yang memenuhi syarat dalam proses perekrutan.
Elemen dalam Competency Framework
Elemen dalam competency framework bisa berbeda-beda tergantung pada bisnis atau organisasi. Namun, secara umum mencakup beberapa elemen berikut:
1. Core Value
Ini adalah prinsip yang memengaruhi keputusan, tindakan, dan perilaku karyawan di perusahaan. Banyak perusahaan yang memasukkan elemen ini untuk menetapkan standar etika dan kode etik karyawan.
2. Core Competencies
Kompetensi inti adalah dasar dari kerangka kerja dan berlaku untuk peran yang diduduki oleh karyawan.
Baca Juga: 7 Core Competencies HRD dalam Perusahaan
3. Functional Competencies
Kompetensi fungsional (functional competencies) ini mencerminkan tanggung jawab dan tugas dari posisi, jabatan, atau peran tertentu yang diduduki karyawan.
4. Leadership Competencies
Kompetensi kepemimpinan adalah sifat umum dan hard skill yang mengidentifikasi potensi seseorang dalam membimbing, mengelola, atau memotivasi orang lain sebagai pemimpin.
Baca Juga: 10 Kunci Leadership Competencies yang Harus Diketahui HR
5. Meta Competencies
Ini adalah mengidentifikasi sifat yang kurang relevan dengan peran individu saat ini tetapi mungkin akan bermanfaat di masa depan.
Kelebihan Adanya Framework Kompetensi di Perusahaan
Ada beberapa manfaat dalam mengimplementasikan competency framework, antara lain:
1. Mengklasifikasi Ekspektasi
Competency frameworks memberikan gambaran yang jelas kepada karyawan mengenai sejauh apa ekspektasi perusahaan.
Setiap karyawan memiliki referensi terkait tugas mereka, keterampilan yang dibutuhkan, dan visi bagaimana melakukan pekerjaan dengan baik.
2. Menyederhanakan Aktivitas SDM
Bila Anda membuat kerangka kompetensi yang efektif, ini akan membantu Anda dalam mengelola dan mengembangkan karyawan dengan lebih baik.
Hal ini karena kerangka kompetensi membantu Anda mengidentifikasi apa yang dibutuhkan setiap posisi dan hal apa yang membuat pekerjaan tim HRD menjadi lebih mudah.
Perusahaan juga dapat membandingkan kinerja karyawan dengan kerangka kompetensi yang telah dibuat untuk mengenali apakah mereka melampaui performa atau adakah ruang untuk meningkatkan performa tersebut.
Competency frameworks dapat mengintegrasikan tugas manajemen HR seperti perencanaan staf, perekrutan, pengembangan profesional, manajemen kinerja, sampai mengenai kompensasi.
3. Mempromosikan Kemajuan Karier
Kerangka kompetensi yang efektif dapat memobilisasi staf dan perubahan organisasi. Ini juga dapat mengatasi skill gap, membantu HRD dalam mempertahankan talenta terbaik dan meningkatkan retensi yang tinggi serta menjaga reputasi perusahaan.
5 Langkah Membuat Competency Framework
Untuk membantu Anda membuat competency framework yang sesuai dengan budaya organisasi Anda, mari ikuti lima langkah sederhana dalam membuatnya.
1. Lakukan Persiapan dan Komunikasikan
Sebelum masuk ke detail, cobalah lakukan persiapan dengan menentukan tujuan pembuatan framework.
Pertimbangkan kebutuhan serta tujuan jangka pendek dan jangka panjang, misalnya framework untuk menangani ulasan kinerja, mengevaluasi kompensasi, menetapkan kenaikan gaji, keterampilan, dan lain sebagainya.
Selain itu, saat mempersiapkan framework kompetensi, libatkan semua jajaran karyawan.
Pastikan Anda menggunakan kompetensi yang relevan untuk competency framework dan hanya tambahkan keterampilan yang perlu dimiliki oleh semua pekerja.
Misalnya, jika Anda ingin membuat framework untuk tim customer service, kompetensi manajemen keuangan tidak akan relevan bagi tim customer service.
2. Tentukan Competency Requirements
Kumpulkanlah data yang akan digunakan dalam competency framework. Semakin banyak data yang dikumpulkan maka framework Anda akan semakin akurat dan menyeluruh.
Ada beberapa teknik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan data dari staf, yaitu sebagai berikut:
- Observasi: Anda dapat melihat bagaimana karyawan melakukan pekerjaan mereka untuk melihat tantangan apa yang mereka hadapi dan apa yang sekiranya dapat meningkatkan operasional mereka.
- Wawancara: Pertimbangkan untuk mewawancarai karyawan, baik secara individu atau berkelompok. Ini berguna untuk mendapatkan wawasan tentang peran mereka dan bagaimana mereka melakukannya. Anda juga bisa mewawancarai manajer untuk mendapatkan pandangan yang lebih komprehensif tentang suatu posisi.
- Kuesioner: Survei atau kuesioner menjadi cara yang efisien untuk mengumpulkan data, terutama bila karyawan berada jauh atau tersebar di berbagai lokasi. Cara ini juga berguna saat Anda ingin mengumpulkan data anonim atau rahasia.
- Job analysis: Cara ini bisa dilakukan bila Anda ingin menemukan perilaku, keterampilan, dan kualifikasi mana yang perlu dimasukkan ke dalam kerangka kompetensi. Ada beberapa elemen yang perlu jadi perhatian yaitu deskripsi pekerjaan, standar peraturan, kebijakan, prosedur organisasi perusahaan, rencana, dan sasaran bisnis masa depan.
3. Buat Framework
Di tahap ini, buat pengelompokkan dari temuan mengenai perilaku dan keterampilan karyawan ke dalam satu set kompetensi untuk setiap peran atau jabatan.
Cobalah untuk mempertimbangkan hal-hal berikut:
- Atur pernyataan: Kelompokkan pernyataan perilaku dan keterampilan ke dalam kategori. Pertimbangkan juga untuk memberikannya subjudul seperti keterampilan interpersonal, pengambilan keputusan, keterampilan manual, dan keterampilan komunikasi.
- Tambahkan dan tinjau subgrup: Cobalah tinjau dan tambahkan subgrup dari setiap kategori kompetensi. Misalnya, keterampilan interpersonal mungkin memiliki subkelompok kompetensi seperti kolaborasi, kesediaan untuk menerima umpan balik, manajemen konflik, dan keterampilan mendengarkan.
- Identifikasi kompetensi: Cobalah identifikasi dan beri nama kompetensi dalam kategori tertentu untuk menangkap semua elemen dari peran atau posisi tertentu. Misalnya, di bawah subjudul tentang tanggung jawab penjualan, Anda dapat mencantumkan kompetensi yang dapat ditindaklanjuti seperti, “Lakukan tinjauan kinerja triwulanan untuk staf, beri peringkat kemajuan karyawan”, atau “Terus-menerus hasilkan prospek dengan tim penjualan untuk kampanye pemasaran yang efektif”.
4. Implementasi
Setelah mengomunikasikan rencana Anda terkait dengan competency framework, tentukan kapan framework ini mulai berlaku. Bagikan pada tim Anda dan latih mereka untuk menggunakan framework baru.
5. Lacak, Ukur, dan Ambil Tindakan
Dengan membandingkan kompetensi yang dibutuhkan dalam setiap peran dan membandingkannya dengan kemampuan karyawan saat ini, perusahaan dapat mulai membangun kekuatan karyawan yang ada, diikuti dengan penargetan skill gap dan perencanaan untuk pembelajaran lanjutan.
Baca Juga: Pentingnya Job Competencies di Perusahaan
Gunakan Software HR LinovHR untuk Menerapkan Competency Framework di Perusahaan
Competency framework bisa menjadi cara untuk perusahaan mengetahui secara valid mengenai kompetensi apa saja yang diperlukan karyawan untuk mengisi suatu posisi di dalam perusahaan. Dengan begini, akan sangat mudah bagi perusahaan mengetahui sejauh apa skill gap yang terjadi.
Hal ini sangat berguna bagi perusahaan guna mempercepat pencapaian goals dan cara perusahaan untuk beradaptasi dengan segala perubahan dalam bisnis. Sehingga, skill yang dimiliki karyawan memang relevan dengan perkembangan yang terjadi.
Bukan hanya itu, framework ini juga akan membantu proses rekrutmen, karena HR sudah tahu standar apa yang harus ditemukan dalam keterampilan kandidat. Hal ini dapat menyederhanakan proses rekrutmen dan menghemat cost per hire.
Maka dari itu, perusahaan harus dapat membuat framework secara jelas, efektif, dan komprehensif. Namun, tantangan dari menerapkan hal ini adalah prosesnya yang sedikit rumit apalagi bila dilakukan secara manual.
Tidak hanya menyita waktu, penerapan competency framework secara manual juga cenderung tidak efektif karena data tidak bisa dikurasi dengan baik dan dapat tercecer. Ini pastinya akan merepotkan Anda ketika perlu memperbarui framework.
Tetapi, tidak perlu khawatir karena Anda tetap dapat menerapkannya dengan Software Manajemen Kompetensi dari LinovHR. Di dalam software ini ada modul khusus untuk mengelola segala kompetensi karyawan.
Dengan modul ini Anda dapat mengelola segala kompetensi karyawan berbasis digital dengan sistem yang sudah berbasis cloud.
Anda dapat memanfaatkan berbagai fitur untuk membuat framework kompetensi, seperti Competency List fitur khusus untuk mendata kompetensi apa saja yang dibutuhkan dalam suatu unit kerja.
Lalu, ada juga fitur Competency Category di mana perusahaan dapat membagi kompetensi sesuai dengan proses bisnis. Dengan Software Manajemen Kompetensi LinovHR ini Anda juga bisa menganalisis gap kompetensi antar karyawan.
Dengan begitu, menjalankan competency framework tidak lagi memusingkan dan merepotkan. Bisnis Anda pun akan semakin berkembang dengan didukung kompetensi karyawan.
Ayo ajukan demo produk gratisnya sekarang!
