Ketika seseorang memutuskan untuk mendirikan sebuah perusahaan, bersamaan dengan itu pula ada serentetan legalitas perusahaan yang penting, yang wajib hukumnya dilakukan oleh perusahaan tersebut, salah satunya adalah WLKP (Wajib Lapor Ketenagakerjaan Perusahaan) atau yang lebih dikenal dengan Wajib lapor Ketenagakerjaan Online.
Apa itu Wajib Lapor Ketenagakerjaan Online? Apa fungsinya? Dan bagaimana cara wajib lapor ketenagakerjaan online?
Regulasi Tentang Wajib Lapor KetenagakerjaanÂ
Sesuai dengan Undang-undang No. 7 Tahun 1981, dikatakan bahwa setiap perusahaan memiliki kewajiban untuk mengisi formulir wajib lapor ketenagakerjaan secara online pada saat:
- Pengusaha ataupun diwakili oleh pengurus perusahaan wajib memberikan laporan secara tertulis kepada pejabat berwenang dalam pemerintahan pada saat akan mendirikan sebuah perusahaan, menjalankan usaha, memindahkan perusahaan, sampai dengan menghentikan ataupun membubarkan perusahaan tersebut (dalam pasal 4 ayat 1)
- Dalam kurun waktu paling lama setelah 30 hari seorang pengusaha ataupun wakilnya yaitu pengurus perusahaan, wajib memberikan laporan secara tertulis kepada pejabat berwenang dalam pemerintahan pada saat akan mendirikan sebuah perusahaan, menjalankan usaha, atau memindahkan perusahaan tersebut (dalam pasal 6 ayat 1)
- Pengusaha ataupun diwakili oleh pengurus perusahaan wajib memberikan laporan tertulis secara periodik/berkala tentang ketenagakerjaan perusahaan kepada pejabat berwenang dalam pemerintahan (dalam pasal 7 ayat 1)
- Dalam kurun waktu paling lama setelah 30 hari seorang pengusaha ataupun wakilnya yaitu pengurus perusahaan, wajib memberikan laporan secara tertulis kepada pejabat berwenang dalam pemerintahan setelah perusahaan dibubarkan, dihentikan, ataupun dipindahkan perusahaannya. (dalam pasal 8 ayat 1)
Dari 4 pasal yang ada dalam Undang-undang No. 7 Tahun 1981 di atas, dapat ditarik beberapa kesimpulan bahwa fungsi dari Wajib Lapor Ketenagakerjaan Online (WLKP) adalah sebagai berikut:
- Memudahkan perusahaan dalam melakukan kewajibannya, yaitu dari yang semula pelaporan dilakukan secara manual, kini berubah menjadi secara online
- Memudahkan pemerintah dalam melakukan pengawasan terhadap perusahaan-perusahaan yang ada di Indonesia, baik itu perusahaan dalam negeri, maupun perusahaan asing dengan sistem daring yang dengan mudah dapat diakses melalui web/situs resmi milik Kementrian Tenaga Kerja yaitu wajiblapor.kemnaker.go.id/
- Menjadi landasan/dasar identitas ketenagakerjaan sebuah perusahaan sejak awal berdirinya.
Baca Juga: Peran HRD dalam Mendukung UU Ketenagakerjaan
Hal yang Wajib Dilaporkan dalam Wajib Lapor Ketenagakerjaan Online
Dalam buku panduan WLKP yang dapat Anda download di situs resminya, yaitu wajiblapor.kemnaker.go.id/, ada beberapa hal yang perlu Anda isi dalam Wajib Lapor Ketenagakerjaan Online, yaitu:
1. Profil Pengguna
Dalam profil pengguna, Anda wajib mengisi data email dan password yang Anda gunakan untuk login di aplikasi ini. Kemudian, Anda juga wajib mengisi data lain seperti nama lengkap, nomor KTP, dan alamat pengurus perusahaan.
2. Profil Perusahaan
Anda bisa mendaftarkan perusahaan Anda dalam 2 pilihan yaitu kantor pusat atau kantor cabang perusahaan. Jika Anda mendaftarkan perusahaan Anda sebagai kantor pusat, Anda masih dapat menambahkan kantor cabang setelah proses registrasi selesai.
Demikian pula sebaliknya, jika Anda mendaftarkan perusahaan Anda sebagai kantor cabang, Anda hanya perlu menambahkan kantor pusat perusahaan Anda ketika proses registrasi selesai.
3. Legalitas Perusahaan
Dokumen legal perusahaan yang perlu Anda isi dalam formulir Wajib Lapor Ketenagakerjaan Online adalah Nomor SIUP, Nomor TDP, Nomor Akta Perusahaan, dan NPWP perusahaan, nama dan alamat pemilik perusahaan, serta nama dan alamat pengurus perusahaan (CEO/Pimpinan/Direktur perusahaan)
4. Status Perusahaan
Selanjutnya, Anda juga perlu mengisi data status perusahaan. Adapun beberapa jenis status perusahaan yang umum antara lain:Â
- Status Kepemilikan Perusahaan; Perum, Persero, Swasta, Perusahaan Daerah, Koperasi, Yayasan, Patungan atau Perseorangan
- Status Permodalan; PMA, Joint Venture, PMDN, Swasta Nasional
- Dan Negara asal Perusahaan; Indonesia atau PMA jika berasal dari Negara lain.
5. Tenaga Kerja
Perusahaan membutuhkan tenaga kerja untuk mengoperasikan bisnis. Anda wajib mengisi data dan informasi soal tenaga kerja, baik tenaga kerja asing dan tenaga kerja Indonesia.
6. Jaminan Sosial Ketenagakerjaan
Yang dimaksud dengan jaminan sosial ketenagakerjaan adalah BPJS. Jika perusahaan tidak memberikan jaminan BPJS Ketenagakerjaan, perusahaan akan dikenai denda atau sanksi oleh pemerintah.Â
7. Lowongan Kerja, Pelatihan, dan Pengupahan
Jika perusahaan Anda membutuhkan tenaga kerja dan membuka lowongan, melakukan pelatihan, Anda juga harus mencantumkannya dalam form WLKP ini. Demikian juga dengan sistem pengupahan / gaji, Anda juga perlu melaporkannya secara benar dalam form ini.
Baca Juga: Mengenal Konsep 3P Dalam Struktur Upah Karyawan
Cara Wajib Lapor Ketenagakerjaan OnlineÂ
Bagi Anda yang pertama kali melakukan pengisian data pada formulir WLKP, begini cara wajib lapor ketenagakerjaan online secara benar:
- Buka situs web resminya di laman https://wajiblapor.kemnaker.go.id/
- Lakukan registrasi perusahaan dengan klik menu “Pendaftaran Perusahaan”
- Kemudian isi kelengkapan data sesuai dengan kolom dalam formulir registrasi
   2. Setelah Anda mendaftar, Anda sudah bisa menggunakan aplikasi ini
   3. Isi kelengkapan data perusahaan, yaitu:
- Profil Pengguna
- Profil Perusahaan
- Legalitas Perusahaan
- Tenaga Kerja
- Jaminan Sosial Ketenagakerjaan (BPJS)
- Pelatihan dan Lowongan Kerja
- Pengupahan atau Sistem Gaji.
Untuk lebih jelasnya, Anda dapat mengunduh panduan WLKP melalui link ini.
Ancaman Sanksi Jika tidak Lapor Ketenagakerjaan
Disebutkan dalam Undang-undang No 7 Tahun 1981 (pada pasal 10 ayat 1), bahwa pengusaha atau pengurus perusahaan yang tidak memenuhi kewajibannya dalam pelaporan formulir dengan sistem daring Wajib Lapor Ketenagakerjaan online, mendapatkan sanksi berupa pidana kurungan selama-lamanya yaitu 3 bulan atau bisa diganti dengan denda uang maksimal senilai Rp1.000.000.
Sebagai perusahaan yang berdiri di Indonesia dan demi kelancaran kinerja perusahaan Anda, sebaiknya Anda pun harus memenuhi kewajiban pemerintah yang terkait dengan ketenagakerjaan.
Selain membantu pemerintah dalam melakukan pengawasan, dengan mengisi form ini secara berkala, satu tahun sekali, berarti secara tidak langsung Anda juga membantu pemerintah dalam mengambil kebijakan-kebijakan yang penting baik di pusat maupun di pemerintahan daerah.
Demikianlah informasi singkat mengenai panduan Wajib Lapor Ketenagakerjaan. Caranya tidak begitu rumit, bukan?
Disiplin dalam melaporkan ketenagakerjaan merupakan indikasi bahwa perusahaan adalah perusahaan yang kredibel dalam mengelola karyawan. Masalah hukum di kemudian hari pun dapat dihindari. Semoga panduan di atas dapat bermanfaat!
Permudah Kelola Administrasi Ketenagakerjaan Bersama Software HRIS LinovHR
Di dalam aktivitas ketenagakerjaan perusahaan, melakukan pelaporan kepada dinas terkait. Termasuk juga melaporkan data informasi terkait tenaga kerja yang bekerja di perusahaan. Baik itu tenaga kerja lokal maupun asing.
Namun, sering kali hal ini menjadi perkara sulit bagi para pengusaha karena tidak adanya data yang komperhensif mengenai seluruh informasi karyawan atau juga data mengenai organisasi perusahaan itu sendiri.
Di sinilah Software HRIS LinovHR dapat menjadi solusi bagi Anda untuk mengatasi masalah tersebut.
Dengan bantuan Software HRIS LinovHR, Anda dapat mensentralisasi seluruh data perusahaan di dalam satu aplikasi, mulai dari data organisasi dan data karyawan.
Di dalam modul Organization Management, Anda dapat memasukan dan mengelola informasi lengkap mengenai perusahaan, mulai dari alamat, struktur organisasi, sampai dengan job role yang ada.
Lalu, di dalam modul Personale Management Anda dapat mensentralisasi data karyawan dari mereka masuk perusahaan hingga pensiun atau resign.
Semua data-data tersebut akan tersimpan dengan aman dan mudah diakses saat dibutuhkan.Ingin tahu lebih lanjut bagaimana Softwar HRIS LinovHR dapat membantu pengelolaan human resource di perusahaan Anda? Ajukan demo gratisnya sekarang juga!
