Masa kerja karyawan menjadi salah satu parameter penting dalam manajemen sumber daya manusia sebuah perusahaan.
Penghitungan masa kerja tidak hanya berperan dalam menentukan hak-hak pekerja, tetapi juga memberikan gambaran tentang kontribusi dan dedikasi seorang karyawan terhadap perusahaan. Seorang HR perlu memahami cara menghitung masa kerja karyawan dengan benar, kapan mulainya perhitungan hingga berakhir.
Dalam artikel LinovHR ini, kita akan memahami berbagai metode yang dapat digunakan untuk menghitung masa kerja karyawan di perusahaan.
Apa Itu Masa Kerja Karyawan?
Masa kerja karyawan adalah durasi atau lama waktu yang seorang karyawan habiskan bekerja di sebuah perusahaan yang sama.
Masa kerja karyawan juga dapat digunakan untuk menggambarkan rata-rata lamanya waktu yang karyawan sebagai kelompok yang bertahan dengan satu perusahaan yang sama.
Dalam esensinya, masa kerja menjadi indikator penting yang mencerminkan sejauh mana seorang individu atau kelompok karyawan dapat mempertahankan hubungan pekerjaan dengan suatu perusahaan.
Mengapa Memahami Masa Kerja Karyawan Penting?
Memahami masa kerja karyawan sangat penting dalam manajemen sumber daya manusia dan membentuk kebijakan perusahaan.
Pengukuran masa kerja atau employee tenure, baik secara individu maupun sebagai rata-rata, memiliki dampak strategis dalam pengembangan program benefit karyawan, estimasi keterlibatan karyawan, dan evaluasi budaya perusahaan.
Sebagai contoh, masa kerja karyawan memengaruhi kapan karyawan memenuhi syarat untuk benefit tertentu, seperti peningkatan cuti berbayar. Misalnya karyawan yang sudah bekerja lebih dari lima tahun di perusahaan, maka dia berhak untuk mendapatkan peningkatkan jumlah cuti.
Selain membantu dalam menyusun program benefit bagi karyawan. Mengetahui masa kerja karyawan juga membantu perusahaan dalam menganalisis apa yang menjadi faktor karyawan resign.
Di sini, perusahaan dapat melakukan survei dari beberapa faktor yang memengaruhi masa kerja, misalnya keterlibatan rendah, kepercayaan yang rendah terhadap manajemen, atau kompensasi yang tidak kompetitif.
Bagaimana Cara Menghitung Masa Kerja Karyawan?
Dalam menghitung masa kerja karyawan ada beberapa hal yang harus Anda cermati. Setidaknya, Anda harus mengetahui kapan masa kerja mulai dihitung dan ketentuan berakhirnya. Berikut penjelasannya lebih detail.
Kapan Masa Kerja Mulai Dihitung?
Setidaknya ada tiga ketentuan cara menghitung masa kerja karyawan yang perlu dicermati dalam perjanjian kerja atau surat pengangkatan, yaitu:
- Perjanjian Kerja Tertulis. Masa kerja dihitung sejak tanggal berlakunya perjanjian kerja tertulis antara karyawan dan perusahaan. Langkah ini berlaku ketika terdapat dokumen resmi yang mencantumkan persetujuan kerja antara kedua belah pihak.
- Perjanjian Kerja Lisan. Untuk perjanjian kerja lisan, masa kerja dihitung sejak tanggal mulai bekerja sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat pengangkatan. Meskipun tidak ada dokumen tertulis, perhitungan masa kerja tetap berlandaskan tanggal efektif mulai bekerja.
- PKWTT dengan Masa Percobaan Kerja. Dalam kasus Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT) yang menyertakan masa percobaan kerja, masa kerja dihitung sejak tanggal pertama kali mulai bekerja selama masa percobaan sesuai dengan ketentuan yang tertera dalam perjanjian kerja.
Perlu dicatat bahwa aturan ini berlaku sepanjang tidak bertentangan dengan Peraturan Pemerintah No.35 Tahun 2021, yang mengatur bahwa PKWTT didasarkan pada jangka waktu atau selesainya pekerjaan tertentu, dengan batas waktu maksimal 5 tahun.
Jika masa percobaan diwajibkan, itu dianggap batal demi hukum, dan masa kerja dihitung tanpa mempertimbangkan masa percobaan.
Ketentuan Berakhirnya Masa Kerja
Mengacu pada informasi dari Kementerian Ketenagakerjaan, terdapat beberapa ketentuan yang menandai berakhirnya masa kerja, yakni:
- Karyawan meninggal dunia.
- Berakhirnya masa kerja sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan dalam perjanjian kerja (kecuali pada Perjanjian Kerja Waktu Tertentu – PKWT).
- Penutupan perusahaan yang ditetapkan oleh lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial atau keputusan pengadilan hubungan industrial, atau
- Berakhirnya waktu tertentu pada pekerjaan tertentu yang telah diatur dalam PK, PP, atau PKB yang menyebutkan mengenai berakhirnya hubungan kerja.
Dengan demikian, pemahaman yang jelas terhadap ketentuan berakhirnya masa kerja menjadi penting dalam konteks hukum ketenagakerjaan di Indonesia.
Cara Menghitung Masa Kerja Karyawan dengan Excel
Salah satu cara yang populer dan sederhana untuk melakukan perhitungan masa kerja karyawan adalah dengan menggunakan fungsi DATEDIF di Excel.
Fungsi DATEDIF tidak terdapat secara langsung dalam daftar fungsi Excel atau pada bagian “Insert Function Formula Bar.” Namun untuk mengaktifkan dan menggunakan fungsi ini, kita perlu mengetikkan rumus DATEDIF secara manual ke dalam formula bar atau sel yang diinginkan.
Fungsi DATEDIF dapat memberikan hasil masa kerja dalam satuan tahun, bulan, dan bahkan hari.
Berikut adalah sintaks atau cara penulisan fungsi DATEDIF pada Microsoft Excel:
DATEDIF(start_date, end_date, unit)
Keterangan:
- `start_date`: Tanggal awal, bisa diisi dengan nilai dalam suatu sel yang berisi tanggal mulai.
- `end_date`: Tanggal akhir, bisa diisi dengan nilai dalam suatu sel yang berisi tanggal selesai.
- `unit`: Satuan periode yang diinginkan (Y = tahun, M = bulan, D = hari).
Cara menghitung masa kerja dimulai dengan memasukkan tanggal mulai bekerja (`start_date`) pada rumus.
Bagian `end_date` dapat diisi dengan tanggal pada saat perhitungan masa kerja dilakukan.
Jika ingin menghitung hingga tanggal saat ini, dapat menggunakan fungsi TODAY untuk mendapatkan tanggal hari ini atau NOW untuk mendapatkan tanggal dan waktu hari ini.
Langkah penggunaan rumus DATEDIF:
- Buka dokumen baru dan masukkan tanggal pertama kerja, misalnya di kolom D untuk tanggal mulai dan kolom E untuk tanggal selesai.
- Pada kolom hasil, masukkan rumus `=DATEDIF(start_date, end_date, unit)`.
- Tekan Enter, dan hasil perhitungan otomatis akan muncul.
Contoh penggunaan rumus DATEDIF untuk menghitung masa kerja di Excel:
1. Menghitung Jumlah Hari:
Waktu awal tercatat di sel D9, waktu akhir tercatat di E9, dan unit yang dipakai adalah dalam hari.
Jadi, langkah untuk menghitung masa kerja di Excel adalah:
=DATEDIF(D9,E9,”d”)
2. Menghitung Jumlah Minggu:
Selanjutnya, waktu awal tercatat di sel D13 dan waktu akhir tercatat di E13. Satuan yang digunakan adalah minggu.
Karena tidak ada rumus DATEDIF langsung untuk minggu, kita perlu membagi hasil akhir rumus dengan tujuh.
Dengan demikian, rumusnya menjadi:
=DATEDIF(D13,E13,”d”)/7
3. Menghitung Jumlah Bulan:
Kemudian waktu awal tercatat di sel D5 dan waktu akhir tercatat di E5. Unit yang digunakan adalah bulan, sehingga rumusnya menjadi:
=DATEDIF(Awal_Kerja;Tanggal_Perhitungan;”M”)
Seperti yang ditunjukkan dalam gambar di bawah ini, penerapan rumus yang digunakan adalah =DATEDIF(D5,E5,”m”).
4. Menghitung Jumlah Tahun:
Waktu awal tercatat di sel D2 dan waktu akhir tercatat di E2. Karena yang diinginkan adalah hasil dalam satuan tahun, maka rumus yang dimasukkan adalah:
=DATEDIF(Awal_Kerja;Tanggal_Perhitungan;”Y”)
Dengan contoh-contoh tersebut, diharapkan dapat mempermudah pemahaman tentang cara menghitung masa kerja menggunakan Excel.
Baca Juga: Jenis Kontrak Kerja yang Sah
Cara Mengelola Masa Kerja Karyawan
Mengelola masa kerja karyawan merupakan aspek krusial dalam memastikan keberlanjutan dan produktivitas perusahaan.
Dengan merencanakan strategi yang tepat, perusahaan dapat menciptakan lingkungan kerja yang mendukung pertumbuhan, motivasi, dan retensi karyawan.
Berikut adalah beberapa langkah penting dalam mengelola masa kerja karyawan:
1. Rencanakan Mobilitas Internal
Perencanaan mobilitas internal merupakan langkah penting dalam mengelola masa kerja karyawan.
Dengan merencanakan kesempatan untuk perpindahan internal, perusahaan dapat membantu karyawan untuk mengembangkan keterampilan mereka dan mencapai potensi penuh.
Ini tidak hanya meningkatkan kepuasan karyawan, tetapi juga memenuhi kebutuhan organisasi secara holistik.
2. Investasikan pada Pelatihan Kepemimpinan
Investasi dalam pelatihan kepemimpinan sangat vital untuk memastikan bahwa manajer dan pemimpin di berbagai tingkatan memiliki keterampilan yang diperlukan untuk membimbing, menginspirasi, dan memotivasi tim.
Dengan memperkuat tim kepemimpinan, perusahaan dapat menciptakan lingkungan kerja yang kondusif untuk pengembangan karier dan pertumbuhan profesional karyawan.
Apalagi sekarang untuk mengadakan pelatihan pun sudah semakin mudah dengan memanfaatkan fitur dan kecanggihan learning management system LinovHR. Rencana pelatihan, proses pelatihan, sampai penilaian bisa dilakukan di satu sistem digital.
3. Fokus pada Pembentukan Budaya Perusahaan yang Kuat
Membangun budaya perusahaan yang kuat adalah kunci dalam mengelola masa kerja karyawan.
Ketika nilai-nilai perusahaan diterapkan dan diterapkan secara konsisten, karyawan merasa terhubung dengan tujuan dan visi organisasi.
Ini menciptakan lingkungan di mana karyawan merasa dihargai dan diakui, meningkatkan kesejahteraan mereka dan kontribusi positif terhadap produktivitas.
4. Evaluasi Kompensasi Total
Evaluasi kompensasi total melibatkan peninjauan dan penyesuaian yang terus-menerus terhadap paket imbalan karyawan. Ini termasuk gaji, tunjangan, dan manfaat lainnya.
Dengan menawarkan paket kompensasi yang kompetitif, perusahaan dapat menarik, mempertahankan, dan memotivasi karyawan yang berkualitas tinggi.
5. Tetap Mengelola Kinerja
Mengelola kinerja karyawan melibatkan pemantauan dan umpan balik terus-menerus tentang kontribusi dan pencapaian mereka.
Proses manajemen kinerja yang efektif membantu mengidentifikasi kekuatan dan peluang pengembangan karyawan.
Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memberikan dukungan yang tepat, mencapai tujuan bersama, dan mempertahankan tingkat kinerja yang tinggi.
Dengan langkah-langkah di atas, perusahaan dapat mengelola masa kerja karyawan dengan lebih efektif.
Kelola Masa Kerja Karyawan Bersama Software HR LinovHR
Masa kerja karyawan amat begitu penting karena berpengaruh pada tingkat retensi karyawan. Semakin banyak karyawan yang bertahan di perusahaan, maka semakin tinggi tingkat retensinya.
Hal ini akan membuat perusahaan bisa menekan biaya perekrutan dan pelatihan karyawan baru.
Salah satu cara terbaik untuk mengelola masa kerja karyawan adalah dengan memanfaatkan teknologi terkini untuk mencatat setiap employee lifecycle dari mereka on boarding sampai dengan resign atau pensiun.
Software HRIS LinovHR adalah software sempurna untuk membantu hal ini. Dilengkapi dengan modul Personnel Management, modul yang memang dikhususkan untuk mengelola database karyawan dari mereka masuk hingga keluar.
Modul Personnel Management ini akan mencatat data diri, gaji dan kompensasi, kehadiran, manajemen kinerja, career path, dan pelatihan. Bahkan, reward dan punishment yang pernah didapatkan karyawan juga tercatat di sini.
Selain itu, HR juga bisa mendata mana saja karyawan yang masa kontraknya ingin habis. Sistem akan secara otomatis memberikan notifikasi hal tersebut. Jadi, HR bisa memberikan tindakan yang cepat sebelum kontrak habis.
Dengan fitur-fitur yang lengkap, Software HR LinovHR membantu perusahaan untuk memaksimalkan produktivitas, mempertahankan karyawan berkualitas tinggi, dan menciptakan lingkungan kerja yang dinamis.
Optimalkan pengelolaan masa kerja karyawan Anda dengan LinovHR sekarang!
