Shift karyawan pada sebuah perusahaan memang jamak terjadi dan digunakan oleh banyak perusahaan. Terutama bagi perusahaan yang memang membutuhkan alur produksi terus menerus berjalan secara berkesinambungan. Untuk mengoptimalkan produksi, tentu pengaturan shift juga perlu diatur sedemikian rupa. Lantas bagaimana cara mengatur shift karyawan supaya dapat berjalan optimal?
Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai mengatur shift karyawan, mari simak ulasan ini!
Apa Itu Shift Karyawan?
Shift kerja karyawan adalah sebuah pola penetapan jam kerja atau pergeseran jam kerja yang dilakukan satu kali 24 jam.
Sebuah contoh mudah, ada sebuah perusahaan yang menerapkan shift karyawan menjadi 3 waktu yaitu:
- Shift Pagi
- Shift Siang
- Shift Malam.
Baca Juga: Tunjangan Untuk Karyawan Shift Malam
Industri yang Menerapkan Shift Kerja
Shift kerja diberlakukan dengan tujuan agar perusahaan dapat berproduksi secara maksimal dan efisien. Namun tetap harus memperhatikan keselamatan kerja para karyawannya.
Pengaturan pelaksanaan shift juga menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Sehingga bisa saja penerapan jam kerja per shift antara satu perusahaan dengan lainnya akan berbeda.
Berikut adalah beberapa industri yang menerapkan shift kerja:
Industri jasa
Kebutuhan akan industri jasa selalu berkembang dari waktu ke waktu untuk menunjang kehidupan masyarakat.
Industri jasa yang biasanya menggunakan pola kerja shift adalah transportasi, perhotelan atau hospitality, rumah sakit, pengiriman barang, keamanan dan lain sebagainya.
Baca juga: Contoh Pengaturan Shift Satpam yang Efektif
Industri bersifat pelayanan
Berbagai kebutuhan masyarakat membuat industri pelayanan juga harus bekerja lebih lama dibandingkan industri lain.
Contohnya adalah polisi, pemadam kebakaran, operator telepon, operator layanan web, customer service 24 jam, administrasi toko online dan lain sebagainya.
Industri manufaktur
Industri manufaktur adalah perusahaan yang mengubah barang separuh jadi atau mentah menjadi barang yang lebih bernilai. Shift kerja digunakan untuk memaksimalkan operasional dan produksi untuk memenuhi kebutuhan masyarakat.
Contohnya adalah pabrik otomotif, rekanan perusahaan otomotif yang memproduksi sparepart kendaraan bermotor, produsen tekstil, produsen semen, dan lain-lain.
Peraturan Shift Kerja
Untuk menerapkan shift kerja, ada undang-undang dan aturan yang harus dipenuhi. Di Indonesia sendiri peraturan ini tertuang dalam Undang-Undang No. 13 Thn. 2003 mengenai ketenagakerjaan.
Pada peraturan shift kerja ini dicantumkan jika karyawan bekerja dengan jumlah jam kerja 8 jam setiap hari, dengan pergantian shift sebanyak 3 (tiga) kali setiap harinya, maka total jam kerja dalam satu minggu tidak boleh melebihi 40 jam kerja.
Apabila ada karyawan yang bekerja melebihi batas aturan di atas maka harus dihitung sebagai waktu lembur. Selain itu terdapat juga aturan yang tertera pada Pasal 79 ayat 2 (b) bahwa setelah bekerja terus menerus selama 4 jam maka harus ada waktu istirahat sedikitnya setengah jam. Dimana jam istirahat tersebut diluar dari jam kerja.
Perusahaan dan HRD harus memahami dengan benar aturan dan regulasi ini agar tidak terjadi pelanggaran yang menyebabkan masalah hukum di kemudian hari.
Baca Juga: Peran HRD dalam Mendukung UU Ketenagakerjaan
Cara Mengatur Shift Karyawan
Sebutuh apa pun perusahaan dalam memaksimalkan operasional, perusahaan harus memperhatikan kondisi karyawan ketika menerapkan penjadwalan kerja. Bagaimana mengelola shift kerja yang baik?
Berikut adalah tips yang bisa Anda simak.
1. Membuat Jadwal Shift yang Jelas
Agar kinerja karyawan serta produktivitas perusahaan dapat terjaga dengan baik, maka penjadwalan yang dibuat oleh tim HR harus baik dan jelas.
Selain itu penjadwalan shift juga harus dapat dipahami oleh seluruh karyawan yang akan terdampak aturan ini.
Untuk membuat jadwal shift, tim HR bisa menggunakan software atau sebuah sistem terkomputerisasi untuk memudahkan pengelolaan jadwal shift.
Tuliskan nama karyawan dengan jelas, posisi atau jabatan dari karyawan, hari kerja karyawan, dan yang terpenting adalah kapan waktu bagi seorang karyawan melakukan pekerjaan sesuai dengan shiftnya. Pastikan juga durasi kerja dicantumkan dengan baik pada jadwal yang dibuat.
2. Merotasi Jadwal
Perusahaan yang memiliki karyawan yang sehat dan produktif adalah sebuah perusahaan yang mampu memiliki kapabilitas pencapaian target yang tinggi pula. Oleh karena itu pastikan perusahaan merotasi jadwal karyawan.
Misalnya saja hindari penerapan shift malam terus menerus kepada salah satu atau beberapa karyawan. Hal ini bisa menyebabkan dampak buruk kepada kesehatan karyawan. Rotasi bisa dilakukan misalnya setelah karyawan yang bersangkutan libur, untuk kemudian esok harinya ia masuk pada jadwal shift yang berbeda dari sebelumnya.
Menggunakan Software dan Aplikasi Absensi Online LinovHR adalah cara termudah untuk melakukan rotasi jadwal kerja karyawan.
Didalam sistem absensi online LinovHR terdapat fitur Time Group untuk mengatur jadwal kerja karyawan dan fitur Schedule Exception untuk melakukan perubahan jadwal shift karyawan secara lebih cepat.
3. Jam Kerja Berlebihan Harus Dihindari
Mari tengok kembali peraturan yang ada yaitu maksimal jam kerja adalah 8 jam setiap harinya dan tidak boleh melebihi 40 jam per minggu.
Perusahaan harus mencatat dalam jadwal yang akan diberikan bahwa setiap karyawan tidak boleh melebihi 8 jam kerja setiap hari. Pastikan perusahaan Anda mengetahui jumlah karyawan atau tenaga kerja yang tersedia agar jumlah jam kerja bagi setiap karyawan tidak melebihi ambang batas yang ditetapkan.
Baca Juga: Waspada Sindrom Burn Out di Tempat Kerja!
4. Menjalin Komunikasi Kepada Karyawan
Karyawan dan perusahaan sebagai user adalah dua pihak yang harus bersinergi agar strategi bisnis dapat berjalan dengan baik. Komunikasi yang baik mengenai jadwal shift adalah salah satu hal kecil namun berdampak besar.
Berikan jadwal atau rencana shift kerja yang sudah dibuat kepada karyawan, kemudian ijinkan karyawan memberikan kesanggupannya. Perusahaan bisa memberikan informasi mengenai jadwal kerja untuk jangka panjang sehingga karyawan siap dan memahami seperti apa jadwal kerja yang akan mereka jalani nantinya.
5. Menggunakan Bantuan Software
Saat ini sudah tersedia software yang akan membantu tim HR untuk membuat jadwal shift kerja. Dengan teknologi terkini, penetapan dan pengaturan jadwal shift akan jauh lebih mudah.
Terlebih lagi jika karyawan yang berada di dalam perusahaan berjumlah banyak. Tentu diperlukan sebuah sistem yang dapat mengakomodir kebutuhan perusahaan.
Software HRD Terbaik dari LinovHR akan membantu Anda mengurus dan menangani segala hal yang diperlukan di bidang Human Resources. Semua data karyawan akan tersimpan dengan baik. Mulai dari nama karyawan, posisi, mana karyawan tetap dan mana karyawan outsourcing, dan lain sebagainya.
Dengan kelengkapan data ini, maka pengaturan shift kerja karyawan akan menjadi lebih mudah. Semua penjadwalan akan terdata di dalam basis data, terekam dengan baik dan aman.
Pengelolaan shift karyawan tersebut dapat dikelola menggunakan modul time management atau software absensi yang dimiliki oleh LinovHR. Modul ini memungkinkan HR untuk mengelola jadwal dan status kehadiran karyawan.
Bukan hanya sekedar membantu Anda mengatur jadwal shift kerja, LinovHR juga memberikan manfaat berupa kemudahan mengatur payroll, absensi karyawan, cuti kerja, data karyawan baru, karyawan lama, bahkan mantan karyawan yang pernah bekerja di dalam perusahaan Anda.
