Ketepatan waktu sudah menjadi salah satu pilar utama dalam menjaga kelancaran operasional dan keberhasilan perusahaan.
Namun, fenomena karyawan yang sering terlambat dapat merusak budaya kerja, mengganggu jadwal kerja, serta berdampak negatif pada produktivitas dan moral tim.
Berdasarkan hasil survei yang dilakukan oleh CareerBuilder, ditemukan bahwa 29% dari karyawan sering mengalami keterlambatan setidaknya sekali dalam sebulan.
Tentu hal ini tidak bisa dibiarkan, mencari cara mengatasi karyawan yang sering terlambat menjadi langkah taktis yang perlu HR lakukan.
Berikut ini, LinovHR sudah siapkan berbagai cara jitu untuk mengatasi karyawan yang sering terlambat, mari intip caranya!
Efek Buruk Karyawan Sering Terlambat
Keterlambatan yang dilakukan karyawan juga merugikan perusahaan secara finansial.
Sebuah studi menunjukkan bahwa setiap menit karyawan yang dapat terlambat membuat pemilik bisnis kehilangan $2 dan $2,50 dalam bentuk hilangnya produktivitas dan potensi pendapatan.
Sementara itu, satu jam penuh keterlambatan karyawan bisa mencapai $1.000 per orang.
Karyawan yang sering terlambat dapat menyebabkan sejumlah efek buruk yang berdampak pada perusahaan dan lingkungan kerja secara keseluruhan, seperti berikut ini:
1. Semangat Kerja Berkurang
Saat seorang karyawan datang terlambat, kerugian akan dirasakan oleh dirinya sendiri.
Biasanya, efek dari keterlambatan ini membuat mereka kurang semangat dalam bekerja karena mereka sudah memulai masuk ke ruang kantor dengan keadaan tergesa-gesa.
Hal ini mengakibatkan banyak energi mereka yang terbuang dan membuat mereka kelelahan dan kehilangan semangat.
Baca juga: Motivasi Kerja : Pengertian, Penyebab, Cara Meningkatkannya!
2. Berdampak pada Penilaian Kinerja
Di lingkungan perusahaan, penilaian kinerja adalah hal yang biasa dilakukan untuk mengevaluasi para karyawan, baik dalam hal perpanjangan kontrak, promosi, mutasi, dan sebagainya.
Penilaian ini dilakukan oleh atasan dan kinerja karyawan menjadi kriteria utama yang diperhitungkan.
Kedisiplinan kerja seringkali menjadi salah satu faktor penting yang dipertimbangkan oleh atasan dalam proses penilaian.
Jika seorang karyawan sering terlambat masuk ke kantor, hal ini akan berdampak negatif pada penilaian atasan terhadap dirinya.
Keterlambatan dapat berpotensi merugikan karyawan tersebut serta memengaruhi perkembangan kariernya di perusahaan.
3. Pengaruh Negatif pada Rekan Kerja
Karyawan yang terus-menerus terlambat dapat memberikan contoh yang kurang baik, dan rekan kerja lain mungkin akan meniru perilaku tersebut.
Oleh karena itu, penting untuk berubah demi menciptakan lingkungan kerja yang lebih positif.
Dengan menghilangkan kebiasaan terlambat masuk kantor, seorang karyawan dapat menjadi contoh yang baik bagi rekan kerja lainnya, menciptakan efek positif dalam tim, dan memberikan manfaat bagi dirinya sendiri.
4. Citra Profesionalisme Terpengaruh
Keterlambatan masuk kantor dapat menyebabkan seorang karyawan dipandang tidak profesional, karena aturan-aturan tersebut seharusnya telah dijelaskan sejak awal.
Karyawan yang sering terlambat akan dianggap tidak menjunjung tinggi profesionalisme, yang pada akhirnya merugikan dirinya sendiri.
5. Potensi Potongan Gaji
Keterlambatan masuk kantor juga berakibat pada potensi sanksi potong gaji. Beberapa perusahaan memiliki peraturan ketat terkait keterlambatan dan memberlakukan sanksi berupa teguran, surat peringatan, atau bahkan pemotongan gaji.
Hal ini tentu saja berdampak negatif pada pendapatan karyawan. Jika karyawan sering terlambat dalam satu bulan, potongan gaji akan semakin besar.
Oleh karena itu, datang lebih awal adalah pilihan yang bijaksana untuk menghindari kerugian finansial.
Baca Juga: Peraturan Terlambat Masuk Kerja yang Perlu Diperhatikan HR
Cara Mengatasi Karyawan yang Sering Terlambat
Kebiasaan terlambat karyawan tentu saja bukan hal yang biasa dibiarkan, pembiaran terhadap sikap kurang disiplin ini hanya akan menciptakan budaya kerja yang negatif di perusahaan.
Oleh karena itu, HR dan manajerial perusahaan perlu mencari cara untuk mengatasi absen karyawan agar tepat waktu.
Bila Anda bingung menerapkan cara seperti apa, berikut ini beberapa cara yang bisa Anda lakukan.
1. Cobalah Lakukan Percakapan yang Jujur dan Terbuka
Cara mengatasi karyawan terlambat bisa Anda lakukan dengan membuka percakapan untuk mengetahui alasan dibalik hal tersebut.
Sebagai HR Anda perlu sadar bahwa perilaku karyawan akan selalu dipengaruhi oleh kehidupan pribadi mereka. Anda harus bisa mencari tahu mengapa mereka selalu datang terlambat, apakah karyawan mengalami stres, buruknya work-life balance, atau ada konflik di antara karyawan.
Hal terpenting, coba untuk pahami karyawan terlebih dulu. HR jug perlu mendeteksi pola kerja karyawan untuk membantu memahami perilaku karyawan ini.
2. Minta Karyawan Mengomunikasikan Keterlambatannya
Terkadang ada saat-saat di mana karyawan datang terlambat karena ada kejadian diluar kendalinya. Misalnya kendaraan mogok, ada temu dengan dokter, mengantar anak ke sekolah atau alasan yang masuk akal lainnya.
Selama alasan tersebut didukung dengan bukti dan dikomunikasikan dengan baik, Anda bisa mengkompromikan hal ini.
Namun, Anda harus mempertegas bahwa karyawan yang bersangkutan perlu mengomunikasikan keterlambatannya kepada atasan atau supervisi mereka. Dengan begitu, atasan akan mendapatkan informasi dan dapat mengatur jadwal dengan lebih baik.
Mintalah karyawan untuk memberikan estimasi waktu kedatangan. Hal ini menunjukkan kesiapan karyawan untuk segera datang ke tempat kerja.
3. Berikan Masukan yang Positif
Cara ketiga, cobalah beritahu karyawan bahwa meskipun mereka terlambat, mereka tetap diharapkan menyelesaikan pekerjaan dengan tepat waktu.
Ini akan mendorong mereka untuk mengatur waktu dengan lebih baik agar pekerjaan dapat diselesaikan tepat waktu.
4. Menetapkan Peraturan Keterlambatan Karyawan
Tidak ada cara yang mudah dan instan untuk mengatasi karyawan yang sering terlambat. Setiap perusahaan memiliki cara berbeda, mengingat setiap karyawan memiliki masalah dan situasi pribadi yang berbeda pula.
Meskipun begitu, ada beberapa langkah yang dapat diambil untuk mengatasi masalah ini dan mengubah kebiasaan karyawan tersebut secara permanen, salah satunya adalah dengan membuat peraturan yang jelas.
Menerapkan peraturan yang memberikan efek jera terhadap karyawan yang sering terlambat bisa sangat efektif. Peraturan tersebut sebaiknya mencakup beberapa poin penting:
- Buatlah SOP absensi karyawan yang menjelaskan detail tentang jam kerja dan jadwal shift yang jelas.
- Prosedur pelaporan keterlambatan, karyawan harus mengetahui bagaimana cara melapor jika mereka akan terlambat.
- Pengaturan tentang bagaimana waktu kerja akan tercatat dan dicatat, apakah melalui sistem kerja jarak jauh atau karyawan harus hadir secara fisik di tempat kerja.
- Informasi tentang cara mengganti waktu yang terlewatkan karena keterlambatan.
- Potensi tindakan disiplin yang akan diberlakukan jika keterlambatan terus terjadi.
Pastikan peraturan ini dikomunikasikan secara jelas kepada semua karyawan dan diterapkan dengan adil di seluruh perusahaan. Jika peraturan ini merupakan hal baru di perusahaan.
Atau jika Anda menghadapi masalah keterlambatan khusus, pertimbangkan untuk menyelenggarakan pelatihan atau seminar singkat bagi karyawan untuk menyadari dampak keterlambatan pada produktivitas dan perkembangan bisnis perusahaan.
5. Berikan Peringatan
Cobalah untuk memberikan peringatan kepada karyawan yang sering terlambat. Bila setelah peringatan ini karyawan masih mengulangi kebiasaannya datang terlambat. Berikan sanksi atau tindakan disiplin sesuai kebijakan perusahaan.
Perusahaan bisa memberikan surat peringatan sebagai langkah karena karyawan tidak mau memperbaiki perilakunya.
Namun, pemberian surat peringatan ini perlu mengikuti peraturan ketenagakerjaan yang berlaku. Di mana pertama perusahaan memberikan SP1 yang berlaku selama 3 bulan.
Jika dalam periode SP1 karyawan tersebut kembali melakukan kesalahan yang sama, supervisor berhak untuk meningkatkan peringatannya menjadi SP2, yang juga akan berlaku selama 3 bulan.
Selain peringatan ada juga berbagai macam sanksi yang bisa diterapkan perusahaan untuk mengatasi karyawan yang sering terlambat, seperti:
Meninggalkan Bonus untuk Karyawan
Beberapa perusahaan menerapkan program bonus sebagai bentuk apresiasi atas kedisiplinan karyawan.
Meskipun jumlahnya mungkin tidak sebanding dengan bonus penjualan atau bonus lainnya, bonus kehadiran ini mendorong karyawan untuk lebih kompetitif dan termotivasi untuk menjadi lebih tepat waktu.
Sebaliknya, karyawan yang sering terlambat tidak akan memenuhi syarat untuk mendapatkan bonus ini.
Batas toleransi keterlambatan biasanya bervariasi, misalnya maksimal 3 kali sebulan, dengan durasi atau waktu terlambat tertentu, seperti 5 hingga 10 menit setiap harinya.
Pembayaran Denda
Anda juga bisa menerapkan sistem pembayaran denda sebagai cara mengatasi karyawan yang sering terlambat. Jumlah denda yang harus dibayarkan karyawan disesuaikan dengan lamanya keterlambatan.
Sebagai contoh, perusahaan dapat menetapkan pembayaran denda sebesar Rp10.000 per setiap 5 menit keterlambatan. Jadi, jika karyawan terlambat selama 15 menit, mereka harus membayar denda sebesar Rp30.000.
Penambahan Jam Kerja
Agar memberikan efek jera, Anda juga bisa memberlakukan penambahan jam kerja untuk karyawan yang terlambat.
Dengan sanksi seperti ini, karyawan yang terlambat akan menghabiskan waktu lebih lama di kantor daripada rekan-rekannya.
Potongan Gaji
Sanksi yang paling berat bagi karyawan adalah potongan gaji. Sebagai pembelajaran dan efek jera, perusahaan dapat melakukan pemotongan gaji berdasarkan lamanya keterlambatan karyawan.
6. Bantu Karyawan yang Terlambat untuk Belajar Tepat Waktu
Kebanyakan perusahaan hanya ingin cepat-cepat mengatasi karyawan yang sering terlambat, namun mereka lupa untuk melihat masalah dari sudut pandang karyawan.
Bila karyawan sering sekali terlambat, bisa jadi karyawan tersebut memiliki masalah dengan manajemen waktu.
Di sinilah tugas HR dan manajerial perusahaan untuk mengatasi hal ini, HR bisa membentuk pelatihan manajemen waktu dan menerapkan sistem bonus untuk memotivasi karyawan datang tepat waktu.
Aplikasi Absensi LinovHR: Bantu Pantau Kehadiran
Keterlambatan karyawan adalah bentuk dari ketidakdisiplinan yang bisa berdampak buruk bagi perusahaan. Tentu HR perlu mencari cara terbaik untuk mengatasinya.
Namun, terkadang kesulitan dalam pemantauan kehadiran karyawan membuat masalah keterlambatan ini terlambat untuk diatasi dan membuat karyawan merasa itu hal wajar.
Hal ini biasanya terjadi karena perusahaan belum menerapkan sistem absensi yang membantu proses monitoring kehadiran secara digital.
Maka dari itu, untuk mengatasi karyawan yang seringkali terlambat, menggunakan aplikasi absensi seperti LinovHR menjadi solusi cerdas untuk perusahaan.
 Aplikasi Absensi dari LinovHR dilengkapi dengan berbagai fitur canggih yang dapat membantu HR dalam melihat dan monitoring jam masuk dan pulang karyawan secara akurat.
Saat karyawan melakukan absen di smartphone mereka, sistem akan secara akurat mencatat waktu dan lokasi karyawan. Kemudian, sistem juga akan menghitung jam kerja karyawan sampai akhirnya karyawan melakukan absen pulang.
Sistem dalam Aplikasi Absensi LinovHR juga akan mencatat berapa durasi keterlambatan karyawan, sehingga HR bisa mempelajari pola kehadiran karyawan.
Hal yang paling terpenting, Aplikasi Absensi LinovHR ini tidak bisa dicurangi, baik itu menggunakan jailbreak atau juga root sehingga hasil akurat terjamin.
Penerapan Aplikasi Absensi LinovHR membantu perusahaan untuk membangun budaya disiplin di perusahaan.
 Ayo ajukan demo gratisnya sekarang!
