Mengajukan reimbursement adalah proses penggantian sejumlah uang oleh perusahaan untuk karyawan ketika karyawan mengeluarkan sejumlah biaya untuk operasional perusahaan sementara waktu.
Pelunasan kategori reimburse masing-masing perusahaan dapat bervariasi tergantung bagaimana regulasi perusahaan yang bersangkutan.
Pada dasarnya, setiap perusahaan memiliki metode dan Standar Operasional Perusahaan (SOP) yang berbeda pula mengenai proses reimburse.
Penasaran tentang prosedur reimbursement lebih lanjut? Cari tahu lebih mendalam mengenai prosedur reimburse dibawah ini:
Dokumen Reimbursement
Ketika hendak mengajukan reimbursement, karyawan wajib menyertakan dokumen berupa bukti transaksi dari transaksi sebelumnya yang mereka talangi sementara waktu.
Bukti transaksi tersebut merupakan bukti valid bahwa karyawan benar-benar mengeluarkan biaya untuk keperluan perusahaan.
Karyawan harus menyertakan dokumen bukti transaksi asli dalam keadaan baik agar membantu divisi Human Resource segera mencairkan dana reimbursement kepada karyawan.
Contoh bukti transaksi yang dimaksud adalah:
- Nota pembayaran
- Invoice
- Struk
- Kuitansi
Baca Juga: Bedanya Reimbursement dan Disbursement
Tata Cara Melakukan Reimbursement
Agar karyawan dapat memperoleh dana pencairan reimbursement yang merupakan hak mereka dan pihak Human Resource juga mampu memproses reimbursement dengan cepat, karyawan harus memperhatikan beberapa hal sebelum mengajukan reimbursement.
Apa saja yang harus diperhatikan sebelum mengajukan reimbursement? Nah, perhatikan tata cara mengajukan reimbursement berikut ini!
1. Pahami SOP Perusahaan Tentang Reimbursement
Semua perusahaan SOP dan peraturan yang berbeda dalam proses reimbursement. Biasanya, semakin besar perusahaan, semakin rumit pula proses reimbursement yang perlu dilakukan.
Ada baiknya karyawan memahami dan mentaati aturan dan SOP yang perusahaan tetapkan atas reimbursement demi mencegah kekeliruan pelaksanaan reimbursement.
Kesalahan dalam reimbursement pada akhirnya akan merugikan karyawan karena bisa saja dana reimbursement yang diterima terlambat dicairkan oleh perusahaan.
Baca juga: Contoh SOP Reimbursement Perusahaan dan Tips Membuatnya
2. Siapkan Dokumentasi Bukti Transaksi
Seperti yang disebutkan di atas, sebelum mengajukan reimburse, karyawan harus menyiapkan dokumen bukti transaksi.
Pastikan dokumen bukti transaksi dalam keadaan baik dan nominal yang tertera sesuai dengan nominal yang karyawan keluarkan untuk perusahaan.
Selain bukti transaksi asli, karyawan juga dapat memfotocopy bukti transaksi tersebut bila diminta oleh perusahaan.
3. Segera Ajukan Setelah Transaksi
Proses reimbursement biasanya memakan waktu beberapa hari. Jika sudah begini, pencairan dana reimburse juga akan terlambat, dong?
Nah, untuk mencegah hal ini, karyawan harus segera mengajukan reimburse setelah melakukan transaksi untuk perusahaan. Mengajukan reimburse dengan segera juga akan mencegah bukti transaksi hilang atau rusak.
4. Jangan Berbuat Curang!
Ternyata, masih ada saja oknum karyawan nakal berniat mendapatkan keuntungan pribadi dengan melakukan kecurangan saat melakukan proses reimburse.
Kecurangan dalam mengajukan reimburse akan merugikan perusahaan dan berdampak dengan penilaian kinerja karyawan jika karyawan tersebut ketahuan melakukan kecurangan.
Ada ciri-ciri karyawan melakukan kecurangan saat melakukan reimburse, diantaranya:
- Pengeluaran karyawan cenderung lebih besar dibandingkan dengan karyawan lain dalam posisi yang sama
- Mengajukan reimburse atas barang dan keperluan tak terkait dengan kebutuhan perusahaan
- Menambah nominal terhadap pengeluaran yang nilainya tergolong sedikit
- Memakai kartu kredit perusahaan hingga limit maksimal
- Mengajukan reimburse kepada perusahaan sebanyak dua kali atas transaksi yang sama
5. Cek Jumlah Uang Hasil Reimbursement
Setelah dana pencairan reimburse diterima, coba cek kembali apakah dana yang diterima sesuai dengan dana yang karyawan keluarkan untuk perusahaan.
Secara tidak langsung karyawan juga ikut membantu perusahaan mencegah kesalahan informasi ketika perusahaan melakukan audit transaksi berkaitan dengan keuangan di masa yang akan datang.
Baca Juga: Tata Cara Mengajukan Reimburse Kesehatan yang Benar
Mengelola Reimbursement dengan Maksimal
Setiap bulannya, ada banyak bukti transaksi diterima oleh divisi Human Resource dari karyawan yang mengajukan reimburse. Semua transaksi tersebut akan diproses dalam beberapa hari dengan cara manual.
Belum lagi karyawan ingin cepat-cepat mendapatkan pencairan dana reimburse yang merupakan hak mereka.
Jika dibiarkan, lama-lama divisi Human Resource akan kewalahan dengan menumpuknya bukti transaksi reimburse yang harus diproses dan akan menghambat kinerja dari divisi Human Resource itu sendiri.
Baca juga: 8 Cara Jitu Membuat Reimbursement Policy
Atur Reimbursement Praktis dengan Modul Reimbursement dari LinovHR
Karyawan juga akan dirugikan bila pencairan dana terhambat. Untuk mengatasi pencairan dana reimburse tersendat dan menumpuknya bukti transaksi menumpuk.
LinovHR hadir dengan modul reimburse yang siap membantu divisi Human Resource mengelola bukti transaksi reimburse agar pencairan dana kepada karyawan tidak tersendat.
Perhitungan dan pengolahan reimburse oleh modul reimburse dari LinovHR dilakukan dengan akurat dan cepat. Sehingga proses penggantian dana pun berjalan lebih cepat.
Tunggu apalagi? Rasakan proses reimbursement lebih cepat hanya dengan reimbursement modul dari LinovHR!
