Di dunia pekerjaan, manajemen waktu menjadi salah satu keterampilan penting untuk dapat meningkatkan produktivitas. Salah satu teknik yang dapat membantunya adalah time blocking.
Pada teknik ini akan membantu Anda untuk dapat mengatur waktu secara efektif dan dapat fokus pada tugas tanpa adanya gangguan. Dalam artikel ini, akan mengulik lebih mendalam arti time blocking, serta cara menerapkannya.
Pengertian Time Blocking
Time blocking adalah sebuah teknik manajemen waktu dengan cara membagi waktu yang dimiliki ke dalam beberapa “blok”. Metode ini dapat melibatkan pemblokiran tertentu, baik dalam hitungan menit maupun jam untuk dapat fokus tanpa adanya gangguan.
Kunci sukses dalam metode ini adalah dapat menentukan prioritas pada tugas, efektivitas ini dapat terletak pada kebutuhan manusia akan batasan dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan.
Tanpa adanya batasan, seseorang cenderung bekerja sesuai dengan waktu yang tersedia, sehingga dapat menghambat produktivitas. Namun, dengan menerapkan cara ini dapat melatih disiplin dan mengelola waktu lebih bijaksana.
Tujuan dan Manfaat Melakukan Time Blocking
Pahami tujuan serta manfaat yang dirasakan dalam kehidupan dengan melakukan metode time blocking.
Meningkatkan Efisiensi Kerja
Time blocking dapat memungkinkan untuk membantu mengalokasikan waktu di setiap tugas, sehingga dapat fokus sepenuhnya pada satu pekerjaan tanpa adanya gangguan. Dengan metode ini, Anda dapat bekerja lebih efisien dan menyelesaikan tugas dengan lebih cepat.
Memberikan Struktur yang Terorganisir
Jadwal Anda lebih terstruktur dan mudah untuk dapat merencanakan dan mengatur kegiatan dengan lebih baik. Hal ini dapat terjadwal dengan baik serta dapat memudahkan Anda dalam menentukan prioritas dan mengurangi kebingungan.
Meningkatkan Konsentrasi
Cara ini dapat membantu meningkatkan konsentrasi dengan mengurangi kecenderungan untuk melakukan multitasking. Ketika Anda memberikan waktu khusus pada setiap tugas, Anda dapat fokus secara penuh pada pekerjaan tersebut yang berujung pada peningkatan kualitas kerja.
Meningkatkan Pengelolaan Tugas
Time blocking dapat mempermudah dalam pengelolaan tugas dengan mengkategorikan mereka ke dalam beberapa bagian. Dengan cara ini, setiap tugas mendapat perhatian yang cukup dan meminimalisir kemungkinan tugas penting yang terlewatkan.
Meningkatkan Kemampuan Manajemen Waktu
Menerapkan cara ini, bisa belajar lebih bijaksana dalam mengatur dan memanfaatkan waktu. Metode ini dapat menghindari penundaan dan bisa membuat keputusan yang lebih baik.
Baca Juga: Teknik Pomodoro untuk Tingkatkan Fokus Selama Bekerja
Cara Melakukan Time Blocking
Beberapa orang masih bingung untuk dapat memulai dalam melakukan metode time blocking, simak selengkapnya di bawah ini.
Menentukan Tugas yang Diselesaikan Lebih Awal
Tahapan pertama, mulai dengan menyusun daftar semua tugas yang perlu untuk diselesaikan, baik tugas harian maupun proyek jangka panjang.
Harap pastikan dapat mencakup semua aspek pekerjaan dan kehidupan pribadi yang memerlukan perhatian dan waktu.
Menetapkan Waktu pada Setiap Tugas
Setelah mengetahui tugas yang perlu diselesaikan, bagi tugas pada setiap masing-masing kelompok.
Misalnya, jam 9-10 pagi untuk memeriksa email, lanjut 10-12 siang menyelesaikan proyek tertentu, dan sekitar 1-2 siang dilakukan buat istirahat makan siang.
Rancang Jadwal yang Seimbang
Buat jadwal secara realistis dengan memperhatikan prioritas dan urgensi pada setiap tugas. Usahakan untuk tidak mengalokasikan terlalu banyak waktu untuk satu tugas tanpa memberikan jeda sebab akan mengurangi tingkat produktivitas.
Patuhi Jadwal yang Telah Disusun
Kepatuhan terhadap jadwal telah dibuat sangat penting untuk keberhasilan time blocking. Disiplin dan hindari gangguan saat menjalankan setiap blok waktu yang telah ditentukan.
Jika adanya gangguan atau kebutuhan secara mendesak, selesaikan secara cepat dan kembalilah ke jadwal yang sudah dirancang.
Evaluasi dan Sesuaikan Jadwal
Tahapan akhir selesai semua cara dilakukan, buatlah jadwal secara terpisah untuk melakukan evaluasi apa berjalan dengan baik atau perlu untuk diperbaiki.
Identifikasi bagian yang bisa ditingkatkan dan sesuaikan jadwal untuk di hari berikutnya. Fleksibilitas ini sangat penting untuk dapat meningkatkan kemampuan dalam manajemen waktu.
Software HRIS LinovHR: Memudahkan Manajemen Tugas Recruiter
Dalam menerapkan time blocking di rutinitas harian menjadi sebuah langkah penting untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja dengan menggunakan Software HRIS LinovHR, dengan solusi tepat mengoptimalkan manajemen waktu dan tugas.
Selain itu, bisa memanfaatkan fitur canggih dari HRIS LinovHR untuk merencanakan dan menjadwalkan berbagai aktivitas rekrutmen, seperti interview, seleksi, dan administrasi data calon karyawan.
Dengan memanfaatkan LinovHR, dapat mendapatkan fleksibilitas untuk dapat meninjau dan menyesuaikan jadwal rekrutmen, serta memastikan setiap tahapan berjalan sesuai dengan lancar.
Jangan biarkan manajemen waktu menghambat produktivitas Anda, mulai untuk mengintegrasikan dengan LinovHR dan rasakan perbedaan dalam efisiensi dan kinerja pada tim.
Kesimpulan
Time blocking merupakan teknik sederhana yang dapat membantu untuk meningkatkan produktivitas dan manajemen waktu. Dengan membagi waktu ke dalam beberapa kelompok dapat lebih terorganisir.
Bagi HRD, penggunaan software HRIS LinovHR dapat lebih mudah dalam mengelola berbagai tugas, sehingga seluruh proses menjadi lebih efisien dan efektif.
Baca Juga: Awas! Resiko Menggunakan Software HRIS Murah
