Saat anda memasuki dunia kerja, tidak jarang akan menemukan setumpuk pekerjaan yang membutuhkan penyelesaian dalam waktu berbarengan. Anda juga pasti berfikiran bahwa hal tersebut tidak dapat anda selesaikan tepat waktu.
Jika anda sedang berada di posisi tersebut, maka anda perlu menentukan skala prioritas pekerjaan mana yang perlu anda selesaikan terlebih dahulu.
Karena itulah mengatur skala prioritas dalam bekerja menjadi sangat penting dalam mengerjakan dan menyelesaikan pekerjaan. Apa saja yang bisa dilakukan untuk mengatasi hal tersebut? Bagaimana cara mengatur skala prioritas dalam pekerjaan dengan mudah?
Mengenal Skala Prioritas
Skala prioritas adalah teknik yang digunakan untuk menentukan tingkatan suatu pekerjaan berdasarkan kepentingan atau urgensi yang membutuhkan pengerjaan terlebih dahulu sampai ke pekerjaan yang bisa ditunda pemenuhannya.
Penerapannya dengan cara ketika pekerjaan yang paling mendesak dan penting selesai dikerjakan maka pekerjaan dengan prioritas selanjutnya akan dikerjakan sampai tingkat pekerjaan paling bisa ditunda.
Hal ini berguna untuk mengurangi tingkat stres seseorang ketika dihadapkan kepada jumlah pekerjaan yang cukup banyak agar dapat bekerja secara maksimal dan efisien.
Cara untuk melakukan teknik ini adalah dengan menerapkan kuadran skala prioritas. Dengan mengelompokkannya, anda bisa melihat pekerjaan mana yang perlu anda dahulukan hingga penundaan.
Kuadran Skala Prioritas
Cara melakukan skala prioritas dengan menggunakan Eisenhower Decision Matrix. Matriks ini dibuat oleh mantan presiden Amerika ke-34 Dwight David “Ike” Eisenhower yang masih digunakan sampai saat ini.
Matriks Eisenhower ini dapat membantu anda menentukan pekerjaan mana yang harus anda dahulukan sampai yang bisa anda tunda.
Berikut penjelasan kuadran eisenhower tersebut:
1. Do This (Mendesak dan Penting)
Kuadran pertama berisi pekerjaan yang anda anggap mendesak dan penting untuk segera anda kerjakan. Indikator untuk masuk di kuadran ini adalah pekerjaan yang dapat berpengaruh kepada karir dan kehidupan, sehingga perlu untuk didahulukan.
2. Decide This (Penting tapi tidak mendesak)
Kuadran kedua berisi pekerjaan yang cukup penting untuk anda kerjakan tetapi memiliki tenggat waktu yang bisa diundur atau dinegosiasikan. Anda bisa menyampaikan kepada pemberi pekerjaan tersebut untuk meminta waktu tambahan karena anda sedang mengerjakan kepentingan yang ada di kuadran pertama.
3. Delegate This (Mendesak tapi tidak penting)
Kuadran ketiga berisi pekerjaan yang bisa dibantu oleh rekan anda lainnya untuk mempercepat pengerjaan. Anda bisa mencari seseorang yang anda anggap mampu untuk mengerjakan hal tersebut dan bisa bertanggung jawab penuh.
4. Delete This (Tidak mendesak dan tidak penting)
Pada kuadran keempat ini berisi pekerjaan yang biasanya memiliki tenggat waktu yang leluasa. Anda bisa mengesampingkan pekerjaan ini untuk memaksimalkan pekerjaan di kuadran yang lebih tinggi terlebih dahulu.
Baca juga: 7 Hal Penting yang Jadi Prioritas HR 2024
7 Tips Menentukan Skala Prioritas Pekerjaan
Setelah memahami skala prioritas dan kuadrannya, anda perlu memahami bagaimana menentukan skala prioritas dengan baik. Berikut ini beberapa tips yang bisa anda gunakan:
1. Analisa Pekerjaan
Hal pertama yang harus dilakukan oleh Anda sebagai seorang pekerja adalah untuk menganalisis pekerjaan. Hal ini dilakukan untuk memahami tugas Anda untuk menemukan bagian yang mudah dan sulit untuk dipisahkan.
Setelah itu, Anda dapat memisahkan pekerjaan dan memberi tahapan atau urutan untuk setiap tugas yang harus diselesaikan terlebih dahulu.
2. Tentukan Tujuan Utama
Dalam menentukan prioritas pekerjaan yang akan ditetapkan sangat memerlukan intuisi pengambilan keputusan.
Jadi, akan lebih baik jika Anda memiliki tujuan pekerjaan yang Anda lakukan selama seminggu. Dalam melakukannya, Anda dapat bekerja sesuai dengan tujuan utama pertama, kemudian melakukan pekerjaan berikutnya.
Baca Juga: Tips Menjaga Profesionalisme dalam Bekerja
3. Lakukan Evaluasi
Membuat penilaian ini terkait dengan tingkat kepentingan atau urgensi dari pekerjaan yang telah dilakukan atau sebelumnya.
Anda harus mempertimbangkan berbagai aspek pekerjaan yang harus dilakukan. Seperti pengaruh dari kerja terhadap diri sendiri serta orang lain bekerja atau tim. Jadi dengan evaluasi atau penilaian ini dapat membantu pekerjaan yang paling penting untuk menyelesaikan pertama.
4. Perhatikan Nilai Dari Setiap Pekerjaan
Ketika pekerjaan yang memberikan nilai besar untuk perusahaan atau organisasi? Selain itu, nilai juga dapat dilihat dari besarnya dampak atau efek dari setiap pekerjaan Anda. Umumnya, semakin banyak orang yang terlibat, lebih banyak risiko. Nilai-nilai ini dapat didefinisikan dalam tiga hal ruang lingkup, biaya dan waktu.
- Time berkaitan dengan tenggat waktu atau deadline. Seperti yang diketahui, semua pekerjaan atau proyek memiliki deadline masing-masing.
- Cost tidak hanya berarti uang dan bisa lebih dari itu. Anda harus mengetahui apakah pekerjaan Anda membutuhkan bantuan orang lain atau tidak yang membantu mempermudah pekerjaan
- Scope diperlukan untuk memahami seberapa besar cakupan pekerjaan yang Anda kerjakan. Jika deadline terlalu cepat, maka resiko yang ditanggung semakin besar.
5. Buat Jadwal Kerja
Dengan melakukan penjadwalan kerja yang sangat teratur sangat membantu Anda untuk mengetahui dan mengingat berapa lama pekerjaan harus diselesaikan.
Selain itu, dengan membuat jadwal kerja, Anda juga bisa dilakukan dengan menggabungkan beberapa pekerjaan jika memang dibutuhkan. Harap menjadi catatan, menggabungkan beberapa pekerjaan jangan sampai membuat Anda melakukan multi tasking yang berlebihan.
Dengan jadwal kerja akan membuat pekerjaan lebih terencana dan produktif.
Baca Juga : Efektifkan Pekerjaan dengan TeamWork
6. Saring Kegiatan
Ketika telah memilih mana deskripsi pekerjaan yang penting dan tidak, maka Anda juga harus menjalankan screening atau menyaring kegiatan harus dilakukan saat ini atau sekarang.
Karena saat job load Anda terlalu banyak, akan muncul kekhawatiran bahwa Anda tidak ingat berapa banyak pekerjaan yang harus dilakukan sehingga mengaburkan tujuan yang telah Anda susun sebelumnya.
7. Hindari Menunda
Jika Anda menetapkan prioritas dalam pekerjaan dengan baik tapi mempunyai kebiasaan buruk seperti menunda untuk menyelesaikan pekerjaan, maka segera hapus kebiasaan buruk tersebut. Menunda pekerjaan berarti menunda kesuksesan karir di masa yang akan datang.
Bukan itu pekerjaan tidak selesai dengan sukses dan tepat waktu, tetapi juga berdampak pada kemajuan karir masa depan. Jadi, ketika Anda ingin pekerjaan dilakukan dengan benar dan tepat waktu, maka Anda harus menghindari kebiasaan menunda pekerjaan dan cobalah mengikuti prioritas yang telah dibuat secara perlahan dan berkelanjutan.
Sudahkah Anda Memahami Skala Prioritas Pekerjaan?
Dalam kehidupan, waktu kerja adalah hal yang paling berharga. Anda harus menggunakan bijak waktu dan bekerja untuk kegiatan yang bermanfaat.
Kemauan untuk maju yang konsisten dapat membuat seseorang orang yang lebih baik dari sebelumnya. Selain itu, Anda juga bisa belajar menggunakan skala prioritas yang tepat untuk sukses di masa depan.
Menetapkan skala prioritas tidak semudah seperti yang terlihat dan tentu menjadi tantangan tersendiri. Jangan lupa, menjadi produktif adalah kunci keberhasilan.
Semoga tips singkat di atas dapat berguna.
