Lembur sering kali tidak terhindari, terutama ketika jumlah pekerjaan sedang banyak-banyaknya. Hanya saja, ada berbagai syarat terkait dengan aturan lembur yang telah ditetapkan pemerintah dan wajib dipenuhi.
Salah satunya adalah adanya kesepakatan atau persetujuan lembur dari kedua belah pihak, yaitu perusahaan dan karyawan. Dengan begitu, artinya lembur bukanlah keputusan yang bisa dilakukan secara sepihak atau dipaksakan.
Dalam praktiknya, kesepakatan lembur tersebut dituangkan ke dalam dokumen tertulis yang disebut dengan surat perintah lembur alias SPL, atau yang sering juga disebut dengan nama form tugas lembur, formulir perintah lembur, lembar kerja lembur, dan sebagainya.
Di dalam dokumen tersebut, tercantum daftar pelaksanaan kerja lembur yang setidaknya memuat nama karyawan, jumlah jam kerja, serta jenis pekerjaannya. Surat tersebut lantas ditandatangani oleh karyawan yang bersangkutan sebagai tanda persetujuan.
Baca Juga : Tips Membuat Karyawan Nyaman Saat Lembur Kerja
Tujuan dan Kegunaan Surat Perintah Lembur
Selain fungsi dasar dari surat perintah lembur yang menyatakan pelaksanaan kerja lembur dari perusahaan oleh karyawan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan terkait dengan pentingnya keberadaan SPL ini, seperti:
1. Bentuk Kepatuhan akan peraturan pemerintah.
Seperti yang sudah dijelaskan secara sepintas sebelumnya, aturan lembur pun telah ditetapkan oleh pemerintah. Lebih jelasnya, hal ini diatur pemerintah RI melalui Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi (Kepmenakertrans) No. KEP.12/MEN/VI/2004 tentang Waktu Kerja Lembur dan Upah Kerja Lembur.
Di dalam Pasal 6 ayat (10) Kepmenakertrans tersebut, dijabarkan bahwa kerja lembur yang dilakukan oleh karyawan harus dilaksanakan berdasarkan perintah tertulis dari perusahaan yang disetujui pula secara tertulis oleh pekerja yang bersangkutan.
2. Menjadi dasar perhitungan kompensasi lembur.
Kompensasi lembur, atau yang sering juga disebut dengan nama uang atau upah lembur, adalah kewajiban lainnya yang harus dipenuhi oleh perusahaan dan merupakan hak karyawan yang melaksanakan tugas lembur. Nah, dengan adanya surat perintah lembur, maka penghitungan uang lembur pun jadi lebih mudah dan akurat.
Hanya saja, karena uang lembur dibayarkan sekaligus pada saat pembayaran gaji, tentunya perusahaan melalui HRD juga departemen SDM juga perlu memastikan bahwa karyawan mengumpulkan surat tersebut tepat waktu untuk semakin mempermudah proses penghitungan gaji total.
3. Sebagai dasar pertanggungjawaban.
Karyawan yang melaksanakan tugas lembur dan namanya tertera di surat perintah lembur pun bisa mempertanggungjawabkan pekerjaan yang ia lakukan. Sebab, di dalam SPL sudah tertera keterangan atas pekerjaan lembur tersebut. Dengan begitu, jika pihak manajemen atau eselon atas perusahaan menanyakan nilai upah lembur yang diberikan kepada karyawan selama ini dan ingin mendapatkan penjelasan lebih lanjut dari karyawan yang bersangkutan, maka tidak perlu ada kejadian saling lempar tanggung jawab.
4. Untuk kebutuhan audit atau pemeriksaan.
Berbicara soal audit, bukti adalah salah satu hal penting yang wajib diperoleh oleh auditor dalam prosesnya. Nah, surat perintah lembur pun dapat menjadi salah satu bukti berupa dokumen yang dapat digunakan sebagai dasar pengecekan tim audit.
Bukan hanya soal pembayarannya saja, atau yang berkaitan dengan audit keuangan, tapi juga keterangan soal jam lembur serta jenis pekerjaan lembur yang dilakukan untuk kebutuhan audit non-keuangan. Misalnya audit kepatuhan.
Cara Membuat Surat Perintah Lembur
Berdasarkan format SPL yang sudah disinggung sebelumnya, dokumen ini berisikan poin-poin penting yang berkaitan dengan aturan maupun dasar perhitungan kompensasi atas lembur, seperti:
- Header atau bagian kepala SPL yang menuliskan keterangan “Surat Perintah Lembur” dan nama perusahaan. Bisa ditambahkan lokasinya jika perusahaan punya beberapa cabang, meskipun sekadar keterangan cabang atau kota saja sudah cukup karena SPL merupakan dokumen internal.
- Hari dan tanggal pelaksanaan lembur.
- Jenis hari ketika lembur dilaksanakan, apakah pada saat hari kerja, atau saat hari karyawan tersebut seharusnya libur.
- Departemen atau divisi tempat karyawan bekerja.
- Lokasi pelaksanaan lembur.
- Keterangan lembur yang berisi rangkuman detail pekerjaan lembur.
- Daftar nama karyawan yang bekerja lembur, jam mulai lembur, dan jam selesai lembur.
- Tanda tangan pembuat SPL (misalnya supervisor), yang menyetujui SPL (misalnya manajer), dan yang mengetahui SPL (misalnya manajer HRD).
Poin-poin di atas hanyalah sebagai dasar atau acuan dalam membuat SPL. Tentunya, Anda bisa menambahkan poin-poin baru, sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda masing-masing.
Baca Juga : 5 Tips Membuat Surat Peringatan untuk Karyawan
Contoh Surat Perintah Lembur
Berikut ini adalah contoh SPL yang dapat Anda rujuk dan jadikan acuan:
SURAT PERINTAH LEMBUR
PT ABCD
Pluit, Jakarta
Hari/Tanggal : Selasa, 29 Februari 2020
Hari Kerja/Libur* : Kerja/Libur
Divisi/Departemen : Gudang
Lokasi : Gudang kantor pusat.
Keterangan Lembur : Stock opname bulanan rutin untuk bulan Februari 2020
*Coret yang tidak perlu
Melalui surat ini menugaskan kepada karyawan berikut untuk melakukan pekerjaan lembur.
| No. | NIK | Nama Karyawan | Jam Mulai Lembur | Jam Selesai Lembur |
| 1. | 287242 | Ali Arifin | 18.00 | 01.00 |
| 2. | 738138 | Budi Burhanudin | 18.00 | 01.00 |
| 3. | 473627 | Christian Denny | 18.00 | 01.00 |
| 4. | 237627 | Eddy Farhat | 18.00 | 01.00 |
Catatan: Apabila sampai dengan jam yang sudah ditentukan pekerjaan lembur masih belum selesai, maka karyawan dengan jabatan tertinggi di lokasi yang menentukan pekerjaan akan diteruskan atau dihentikan sementara.
Dibuat oleh: Diketahui: Disetujui
Gerry Ismail Johan Kamil Latifah Marina
(Kepala Gudang) (Manajer Gudang) (Manajer HRD)
Menghitung Upah Lembur dengan Mudah, Cepat, dan Praktis
Keberadaan SPL salah satunya digunakan sebagai dasar perhitungan kompensasi atau upah lembur.
Agar Anda tidak kerepotan saat menghitungnya bersamaan dengan gaji pokok untuk dibayarkan kepada karyawan, tetapi jika perusahaan menggunakan software HR & payroll LinovHR yang akan mempermudah dan mempercepat proses perhitungan lembur secara cepat, mudah dan praktis..
Apalagi, LinovHR juga memiliki software absensi yang bisa diintegrasikan, sehingga dapat digunakan juga untuk mengecek kehadiran karyawan saat lembur, apakah sesuai SPL ( Surat Perintah Lembur ) atau tidak.
Segera ujicoba Software Payroll LinovHR untuk menghitung upah lembur secara mudah, cepat dan praktis, tidak hanya perhitungan lembur saja masih banyak manfaat yang akan didapatkan perusahaan jika menggunakan Software HR LinovHR.
Hubungi tim sales kami di 021-28542835 atau email di website@linovhr.com untuk informasi lebih lanjut.
