Setiap perusahaan tentunya memiliki catatan latar belakang dan data profil setiap karyawan atau yang dikenal dengan employee profile. Hal ini berguna bagi perusahaan untuk kepentingan personalia perusahaan untuk lebih mengenal karyawan serta mengelola karyawan.
Employee profile menjadi direktori karyawan yang akan menampilkan seluruh informasi tentang aktivitas karyawan di perusahaan dan masuk ke dalam database.
Untuk itu, artikel dari LinovHR ini akan menjelaskan mengenai employee profile dan cara membuatnya dengan baik dan benar. Simak ulasannya berikut ini ya!
Apa Itu Employee Profile
Employee profile adalah suatu pencatatan profil karyawan secara online yang bisa membantu perusahaan dalam mengidentifikasi identitas karyawan. Biasanya, hal ini memuat informasi-informasi mengenai identitas karyawan, mulai dari informasi yang dasar seperti nama, posisi, unit kerja, nomor telepon,hingga kompetensinya.
Employee profile berguna sebagai profiling atau pencatatan latar belakang karyawan yang bersifat administratif di perusahaan.
Hal ini merupakan metode yang efisien untuk keperluan direktori karyawan dalam database perusahaan. Sehingga memudahkan HR dalam proses administrasi dan pengelolaan karyawan.
Biasanya, employee profile akan mencakup hal-hal berikut:
- Latar belakang pendidikan
- Informasi spesifikasi pekerjaan
- Tugas dan tanggung jawab pekerjaan
- Riwayat pekerjaan
- Referensi
Biasanya, HR dan manajerial perusahaan akan mengacu pada profil karyawan untuk appraisal, masa probation, dan kesuksesan organisasi.
Hal ini memastikan perusahaan membuat keputusan berdasarkan informasi mengenai kinerja karyawan. Selain itu, employee profile juga sangat penting dalam meningkatkan employee engagement dan penyusunan tunjangan karyawan.
Manfaat Employe ProfileÂ
Setiap karyawan perlu memiliki profil kerja yang menampilkan keterampilan, keahlian, pendidikan dan pengalaman yang relevan. Memiliki profil karyawan yang lengkap bermanfaat dalam meningkatkan produktivitas, meningkatkan retensi, serta meminimalisir konflik.
Oleh karena itu, berikut adalah manfaat employee profile, antara lain:
1. Terkoneksi dengan Remote Worker
Perusahaan yang mempekerjakan remote worker tentunya akan kesulitan dalam melakukan komunikasi. Namun, dengan employee profile, perusahaan akan lebih mudah dalam menjalin komunikasi terhadap remote worker.Â
Cukup dengan mencantumkan wajah dan nama saja, employee profile akan muncul dan memberikan informasi mengenai profil dari remote worker.
2. Meningkatkan Hubungan Kerja
Pada dasarnya, memiliki employee profile yang jelas dan informatif dapat membantu karyawan baru merasa nyaman dengan pekerjaan baru mereka.
Hal ini membantu menciptakan hubungan kerja yang lebih baik, yang memungkinkan karyawan untuk berbagi pengetahuan dan keahliannya kepada rekan kerja mereka.
3. Memudahkan Akses Profil Karyawan
Manfaat penting lainnya dari membuat employee profile adalah dapat menghemat banyak waktu dalam manajemen informasi.
Employee profile akan memberikan kemudahan akses pada profil karyawan, di mana manajer dapat menemukan semua informasi yang diperlukan di satu tempat.
4. Meningkat Keamanan Data
Database profil karyawan dapat menjaga keamanan data dari pencurian identitas. Ini karena semua data akan tersimpan dalam satu tempat.
Baca Juga: Seperti Apakah Form Biodata Karyawan yang Umum Digunakan
Bagaimana Cara Menulis Employe Profile yang EfektifÂ
Menulis employee profile yang efektif bisa membantu perusahaan dalam menyederhanakan proses personalia. Proses administrasi karyawan pun menjadi lebih terorganisir dan tersistemasi dengan baik yang pada akhirnya akan membuat tugas HR lebih ringan.
Berikut ini beberapa tips yang bisa Anda coba saat hendak menulis employee profile.
- Pastikan memuat seluruh informasi penting karyawan
- Spesifik
- Tetapkan satu format
- Pastikan secara berkala untuk memperbarui data tersebut
Bagaimana Memastikan Karyawan Melengkapi ProfilenyaÂ
Membuat employee profile dibutuhkan kerja sama antara HR dan karyawan. Namun, seringkali karyawan tidak melengkapi profile mereka. Ini tentu saja menjadi PR bagi HR.
Ada beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk mendorong karyawan melengkapi profilenya, seperti:
- Minta para pemimpin untuk memberikan contoh: Cobalah untuk bekerja sama dengan para manajer atau juga atasan untuk memberikan contoh pengisian profile. Anda juga bisa meminta bantuan mereka untuk memberikan teguran pada karyawan yang belum mengisi profilenya.
- Pastikan karyawan paham pentingnya profil karyawan: Kurangnya pemahaman mereka tentang mengapa employee profile penting membuat mereka enggan mengisi data penting tersebut. Untuk itu, cobalah untuk memperjelas bahwa data tersebut sangat penting untuk mereka.
- Yakinkan karyawan bahwa data mereka aman: Tidak jarang karyawan ragu akan keamanan data privasi mereka dan bagaimana perusahaan menggunakan informasi mereka. Cobalah untuk terbuka mengenai keamanan data dan yakinkan mereka bahwa tidak akan ada yang menyalahgunakan profile mereka.
- Tawarkan bantuan: Bila ternyata karyawan tidak begitu paham cara melengkapi profil mereka, cobalah luangkan waktu untuk membantu mereka.
Apa Itu Aplikasi Employee ProfileÂ
Aplikasi employee profile adalah suatu teknologi canggih yang berbasis cloud yang digunakan untuk menjadi wadah dalam mencatat profil karyawan secara digital atau terkomputerisasi. Aplikasi ini secara umum akan memuat berbagai informasi mengenai data karyawan.
Mulai dari nama karyawan, tanggal lahir, alamat, nomor telepon, foto, tanggal masuk kerja dan lain sebagainya. Aplikasi ini biasanya terintegrasi dengan berbagai fitur di dalamnya. Fitur aplikasi employee profile secara efektif digunakan untuk menyimpan dan mengelola informasi mengenai data karyawan.
Fitur dalam aplikasi employee profile akan membantu perusahaan dalam membuat profil dan melacak setiap karyawan dalam tim. Jadi, perusahaan bisa mengenal setiap karyawannya dengan baik dan memberikan posisi yang sesuai dengan keahliannya. Aplikasi ini sangat bermanfaat untuk berbagai macam jenis bisnis.
Aplikasi Database Karyawan LinovHR Bantu Kelola Employee Profile
Employee profile membuat direktori database semakin kaya. Komponen ini sangat penting untuk membuat proses personalia di perusahaan berjalan lebih terarah dan terorganisir.
Dengan implementasi aplikasi employee profile, perusahaan punya tempat tersentralisasi untuk mengatur segala kebutuhan database karyawan mereka. Sehingga tidak lagi perlu mengandalkan tumpukan dokumen yang seringkali tercecer dan keamanan yang tidak bisa terjamin,
Salah satu aplikasi employee profile yang bisa menjadi andalan Anda adalah Di Indonesia adalah Aplikasi Database LinovHR yang ada dalam Software HRIS. Dengan menggunakan aplikasi ini, perusahaan bisa mengelola data karyawan secara lebih efektif dan efisien. Sehingga tidak memerlukan waktu yang lama untuk mengelola data administratif karyawan.
Aplikasi yang juga disebut dengan Modul Personnel Management ini telah menyediakan template yang bisa digunakan untuk melengkapi profil karyawan. Mulai dari informasi personal, skill, kompetensi, posisi karyawan, masa kontrak, sampai dengan aset yang diberikan kepada karyawan.
Semua informasi tersebut akan tersimpan di dalam satu tempat dan terjamin keamanannya, hal ini karena hanya mereka yang bertindak sebagai admin yang dapat mengaksesnya.
Tersedia juga berbagai dashboard yang menyajikan informasi-informasi penting mengenai siapa saja karyawan yang masa kerjanya akan habis atau karyawan yang belum mengembalikan asetnya.
Selain itu, Aplikasi Database Karyawan LinovHR juga tersambung dengan Aplikasi Employee Self Service LinovHR, di mana dengan aplikasi karyawan bisa secara mandiri melakukan update data diri mereka yang kemudian akan ditinjau dan melewati tahap approval oleh HR atau admin.Â
Dengan begini, tugas HR dalam memperbaharui dan mengelola database karyawan bisa menjadi lebih ringan.
Oleh sebab itu, seluruh kemudahan dalam mengelola data administratif karyawan bisa dilakukan melalui Aplikasi Database LinovHR. Gunakan aplikasinya sekarang juga!
