Cara membuat absensi Online di Google Form juga sangat mudah dan bisa menjadi salah satu alternatif untuk Anda yang ingin mendigitalisasi proses absensi.
Absensi sendiri berhubungan dengan daftar atau data kehadiran dari setiap karyawan yang bekerja di dalam perusahaan.
Guna memudahkan Anda dalam melakukan pembuatan absensi bagi karyawan Anda. berikut ini adalah cara membuat absen di Google Form yang baik dan benar. Simak penjelasannya di bawah ini!
Pengertian Absensi Karyawan
Secara bahasa, “absen” merujuk pada ketidakhadiran, sementara “presensi” mengacu pada kehadiran. Namun, dalam konteks penggunaan sehari-hari, istilah “absensi” lebih sering digunakan untuk merujuk pada data kehadiran.
Absensi karyawan adalah informasi tentang kehadiran di tempat kerja pada sebuah perusahaan. Cara perhitungan kehadiran bisa berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya.
Pendataan kehadiran karyawan merupakan salah satu aspek penting dalam administrasi perusahaan. Hal ini menjadi dasar untuk memantau keberadaan karyawan di tempat kerja dan juga untuk mengelola informasi ketika karyawan mengambil cuti atau waktu istirahat. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memiliki sistem pendataan kehadiran yang efisien dan akurat.
Cara Mudah Membuat Absensi Online Karyawan di Google Form
Belakangan ini, banyak perusahaan yang sudah mulai meninggalkan proses absensi manual dan beralih ke digital. Salah satu yang banyak dipilih adalah menggunakan Google Form. Bila mungkin Anda belum mengetahui cara membuat absensi online di Google Form, coba perhatikan langkah-langkahnya berikut ini!
1. Buka Google Form
Langkah awal dalam membuat absensi online adalah dengan membuka halaman formulir Google melalui chrome web Anda. Pastikan Anda sudah memiliki akun atau akses masuk ke akun Google Anda sebelumnya.
2. Buat Formulir Baru
Setelah berhasil masuk ke halaman Google Form, langkah berikutnya adalah membuat formulir baru untuk pembuatan absensi karyawan. Untuk membuat formulir baru, Anda dapat memilih opsi tanda tambah (+) atau formulir kosong di bagian kiri atas layar, seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini.
3. Isi Judul dan Keterangan
Setelah membuat formulir baru, Anda dapat mulai mengeditnya sesuai kebutuhan. Langkah pertama adalah memberikan judul dan keterangan pada formulir. Anda bisa menetapkan judul seperti Daftar Kehadiran atau Absensi Karyawan. Selanjutnya, isi keterangan formulir sesuai dengan keperluan Anda.
4. Atur Identitas Nama Karyawan
Langkah berikutnya adalah menambahkan pertanyaan terkait identitas karyawan seperti nama atau departemen karyawan. Anda bisa mengubah “pertanyaan tanpa judul” menjadi pertanyaan tentang identitas karyawan. Selanjutnya, ubah tipe jawaban menjadi jawaban singkat. Pastikan untuk mengaktifkan opsi wajib diisi agar karyawan mengisi formulir dengan lengkap dan benar tanpa ada yang terlewat.
5. Atur Waktu Berangkat dan Pulang Karyawan
6. Atur Keterangan Hadir Karyawan
7. Bagikan Formulir Absen
Baca Juga: Contoh Absensi Online Menggunakan Google Form
Kelebihan Pakai Google Form untuk Absensi Online
Sama seperti aplikasi keluaran Google lainnya, Google Form yang bisa dimanfaatkan menjadi absensi online untuk karyawan juga memiliki banyak manfaat dan kelebihan. Berikut ini adalah ragam kelebihan dan manfaatnya:
1. Tidak Berbayar atau Gratis
Kelebihan pertama yang pastinya akan sangat Anda sukai adalah Google Form gratis. Seperti yang kita ketahui, semua layanan dari Google, dapat digunakan secara gratis, dimanapun dan kapanpun.
Opsi ini tentunya akan sangat menguntungkan para pelaku bisnis, terutama untuk bisnis UMKM yang kelasnya kecil hingga menengah. Tanpa perlu mengalokasikan dana khusus yang besar, Anda bisa membuat absensi online yang berguna untuk menunjang bisnis Anda.
2. Mudah untuk Diakses
Absensi online dengan Google Form memberikan Anda kemudahan akses. Bahkan Anda tidak harus memiliki keterampilan tertentu untuk dapat membuat dan mengoperasikannya.
Untuk dapat mengakses absen dengan Google Form Anda hanya membutuhkan koneksi internet. Google Form bisa Anda akses di berbagai perangkat baik smartphone, table, atau laptop. Anda bisa membukanya kapanpun dan dimanapun Anda berada.
3. Data Tersimpan dengan Aman
Banyak dari produk Google yang terintegrasi satu sama lain dengan penyimpanannya, yaitu Google Drive.
Begitu juga dengan Google Form yang terhubung secara langsung dengan Google Drive Anda. Sehingga data-data absensi yang menyangkut informasi personal dari karyawan Anda, bisa tersimpan dengan rapi dan aman.
4. Rekapitulasi Data Lebih Cepat dan Akurat
Data-data yang ada di dalam Google Form bersifat real-time. Dengan begitu, proses rekapitulasi data dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Serta, Anda bisa mendapatkan data rekap terkini dari setiap karyawan yang Anda miliki.
Oleh sebab itu, Anda tidak perlu lagi menunggu data untuk terupdate ketika hendak melakukan rekapitulasi data absensi bulanan atau tahunan.
5. Memudahkan Pengolahan Data Absensi
Google Form sudah terintegrasi dengan Google Sheet. Artinya, bila Anda ingin memindahkan data-data absensi, Anda tidak perlu lagi perlu repot-repot menyalin dari awal, cukup dengan satu klik saja.
Karena proses pemindahannya yang cepat dan mudah. Maka pengolahan data bisa dilakukan dengan mudah, cepat, dan akurat pastinya.
Baca Juga: Bagaimana Penggunaan Smart Absensi Permudah Pekerjaan
Kekurangan Absensi Online Menggunakan Google Form
Meskipun banyak keunggulan dan manfaat dari menggunakan Google Form untuk absensi online karyawan.
Anda juga perlu mempertimbangkan beberapa kelemahan atau kekurangan dari menggunakan Google Form sebagai absensi online karyawan. Berikut beberapa kelemahannya:
1. Formulir Harus Dibuat Setiap Hari
Karena pengisian di dalam Google Form hanya bisa dilakukan satu kali saja. Maka, formulir kehadiran untuk karyawan harus dibuat setiap hari, selama hari kerja berlangsung. Hal ini tentunya akan sangat merepotkan dan menyita waktu dan juga tenaga.
Oleh sebab itu, Anda perlu memikirkan dampak dari hal ini, terhadap efektivitas dan efisiensi waktu yang Anda miliki.
2. Perhitungan Payroll Manual
Penggunaan Google Form untuk absensi online karyawan hanya sebatas untuk memberikan data kehadiran saja. Artinya perhitungan seperti payroll karyawan tidak bisa dilakukan dengan Google Form.
Sehingga Anda perlu melakukan perhitungan dengan metode yang lain, maupun melalui cara manual yang membutuhkan banyak waktu dan tenaga.
3. Terdapat Potensi untuk Dimanipulasi
Perlu untuk dipahami dan diingat bahwa Google Form hanya menampilkan informasi berupa data saja. Dengan begitu, Anda sebagai pihak manajemen tidak mampu untuk melihat atau mengetahui kondisi dari karyawan yang sebenarnya.
Bisa jadi data yang diberikan oleh karyawan sudah dimanipulasi dan tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya.
4. Dibuat Hanya untuk Satu Tujuan
Pembuatan absensi online di Google Form hanya bisa dilakukan untuk satu fungsi atau tujuan saja, misalnya hanya untuk mencatatkan kehadiran.
Sehingga, aktivitas lain seperti pengajuan cuti, reimburse, lembur, dan sejenisnya, tidak bisa dilakukan dalam satu form, melainkan harus membuat form terpisah untuk setiap aktivitas yang ingin dilakukan.
Baca Juga: Cara Menghapus Akun Google di HP dan Laptop
LinovHR Solusi Tepat untuk Layanan Absensi Karyawan Online
Memiliki sistem yang bisa memudahkan manajemen dalam mengatur dan mengelola absensi karyawan merupakan suatu keharusan tiap perusahaan saat ini. Hal ini karena absensi berkaitan erat dengan kehadiran dan juga produktivitas dari karyawan itu sendiri, sehingga dapat mempengaruhi perkembangan bisnis ke depannya.
LinovHR hadir dengan Software Absensi Online yang dapat memudahkan pengguna atau user dalam mengelola data absensi, izin, cuti, lembur dan jadwal kerja secara cepat dan akurat hanya dengan satu kali klik.
Dengan begitu kegiatan yang berhubungan dengan administratif karyawan bisa ditangani dan diselesaikan hanya dengan satu aplikasi saja.
Selain itu, terdapat juga aplikasi absensi online karyawan yang dapat memudahkan karyawan dalam melakukan absensi dengan fitur scan wajah (face recognition) dan juga sidik jari (fingerprint). Sehingga data yang dihasilkan bersifat real-time dan sesuai dengan kondisi dan keadaan yang sesungguhnya.
Itulah pembahasan mengenai cara membuat absensi online di Google Form. Metode ini merupakan salah satu dari banyak cara yang dapat Anda gunakan dalam membuat daftar absensi bagi karyawan Anda.
Terdapat banyak kelebihan dan kekurangan dari menggunakan metode satu ini. Jadi pastikan Anda bijak dalam memilih dan menyesuaikan dengan kondisi dan keadaan dari bisnis atau perusahaan Anda.
