Terhitung sudah tiga tahun lamanya pandemi Covid-19 melanda berbagai negeri. Hampir seluruh aspek kehidupan telah terkena dampak atas peristiwa ini. Salah satu aspek yang mengalami dampak serius adalah dunia bisnis.
Akibatnya, kantor-kantor perusahaan harus mulai beradaptasi dengan keadaan. Demi menjaga operasional kerja dapat terus berjalan, berbagai perusahaan pun mulai menerapkan sejumlah kebijakan.
Di antaranya, ialah pengadaan virtual team untuk menunjang komunikasi dalam bekerja.
Virtual team adalah sebuah kelompok yang terdiri atas beberapa anggota terpisah secara geografis atau tempat, akan tetapi mereka semua saling terhubung melalui teknologi informasi.
Cara kerja tim virtual sama seperti kelompok atau organisasi pada umumnya. Bedanya, virtual team tidak bekerja secara langsung atau tatap muka. Kelompok ini cenderung memanfaatkan layanan teknologi komunikasi, seperti video konferensi dan sebagainya.
Pemanfaatan teknologi ini terbilang cukup fleksibel. Setiap anggota kelompok dapat saling terhubung di manapun tempat mereka berada. Sehingga, tidak memerlukan waktu dan biaya transportasi untuk bertemu satu sama lain.
Dalam kesempatan kali ini, LinovHR akan mengulas mengenai cara atau tips untuk membangun virtual team selama pandemi.
Mari simak artikel berikut!
1. Membuat Virtual Office
Tips pertama dalam membangun tim virtual yang efektif adalah membuat sebuah virtual office. Adapun virtual office yang dimaksud disini adalah menciptakan ruang komunikasi dengan menggunakan layanan video konferensi, meliputi:
- Aplikasi Zoom
- Skype
- Google Meet
- Dan sejenisnya.
Pilih layanan aplikasi sesuai kebutuhan kerja di perusahaan Anda. Diharapkan, melalui teknologi ini dapat menunjang koordinasi dan kolaborasi antar anggota divisi di organisasi.
Virtual office ini pun akan memberikan pengalaman dan sensasi kerja dari yang biasanya. Bila dalam sehari-hari para anggota kerja harus bersusah payah untuk bisa datang ke kantor.
Namun, dengan menggunakan tim virtual menjadi lebih mudah dalam berkomunikasi.
Baca Juga: 5 Hal yang Terjadi Saat Hobi Jadi Pekerjaan
2. Buat Grup Komunikasi di Luar Aktivitas Kantor
Dalam menggunakan teknologi virtual, acap kali ditemukan beberapa anggota tim yang melakukan obrolan-obrolan di luar pekerjaan kantor. Bila hal demikian dibiarkan secara terus-menerus, tentu akan membantu alur kerja bukan?
Maka dari itu, divisi kerja perusahaan perlu membuat grup obrolan baru yang diisi oleh anggota kantor guna berkomunikasi mengenai hal-hal yang berada di luar lingkup pekerjaan.
Dengan demikian, proses komunikasi tim virtual dapat lebih tertata dan terstruktur, serta sesuai pada tempatnya. Sehingga, ketika sebuah meeting sedang berlangsung, tidak terganggu dengan adanya praktik-praktik komunikasi di luar konteks yang dibicarakan.
3. Berlangsungkan Pelatihan Karyawan Secara Virtual
Seperti diketahui, pelatihan kompetensi merupakan suatu hal penting guna menunjang kinerja karyawan. Umumnya, kegiatan pelatihan dan pengembangan karyawan terlaksana secara tatap muka. Namun, di kala pandemi seperti sekarang, ada baiknya untuk meminimalisir terjadinya suatu kerumunan.
Lantas, bagaimana cara mengatasi masalah demikian? Jadi, perusahaan Anda dapatkan melakukan pelatihan karyawan secara virtual. Hal ini dapat dilaksanakan dengan memanfaatkan fasilitas-fasilitas pembelajaran secara virtual.
Perancangan pelatihan virtual tersebut dapat dilakukan melalui modul Learning dari Linomanagement system LinovHR.
Mengapa memilih LinovHR?
Modul Learning Management System dari LinovHR memiliki sistem canggih yang dapat mengotomatisasi dan membantu penyimpanan informasi terkait pelatihan secara terpusat.
4. Sediakan Waktu Istirahat
Layaknya aktivitas kantor seperti pada umumnya, tentu karyawan memerlukan waktu istirahat di tengah pekerjaan. Pasalnya, siapapun pasti akan merasa jenuh bila dihadapkan oleh rentetan tugas kerja yang tidak ada habisnya.
Maka dari itu, divisi kerja dapat meluangkan waktu untuk melakukan istirahat. Pelaksanaannya pun bisa tetap berlangsung secara virtual.
Caranya dengan membuka sesi istirahat yang memperbolehkan setiap anggota untuk membuka obrolan-obrolan santai sambil ditemani dengan secangkir kopi dan teh.
5. Buat Sesi Olahraga Bersama Secara Online
Kinerja dan produktivitas kerja karyawan tergantung oleh berbagai macam aspek. Salah satu aspek tersebut ialah kebugaran rohani dan jasmani. Dengan demikian, manajemen tim virtual bisa mengadakan sesi olahraga atau kebugaran sejenisnya melalui online.
Hal ini dilaksanakan dengan mengundang instruktur olahraga yang berlangsung pada akhir pekan misalnya. Jadi, tim virtual tidak hanya berfungsi sebagai sarana kerja.
Namun, menjaga fisik dan psikis pekerja untuk tetap berada di tingkat prima.
Baca Juga: Digital Nomad, Trend Terkini dalam Bekerja
6. Tetapkan Objektif untuk Pelaksanaan Tim Virtual
Setiap aktivitas kerja di perusahaan, tentu memiliki tujuan tertentu. Begitupun dalam tim virtual. Sebelum membangun virtual team, sebaiknya manajemen telah menetapkan target atau objektif di setiap pertemuan berlangsung.
Dengan demikian, setiap rapat kerja terlaksana dapat menyelesaikan sejumlah pekerjaan sesuai dengan deadline yang telah ditentukan. Jadi, buatlah batasan waktu dan topik untuk setiap pelaksanaan tim virtual. Jadi, alokasi waktu kerja dapat lebih teratur secara efektif dan efisien.
Jarak yang jauh bukan halangan untuk tetap bekerja dengan baik. Cara atau tips untuk membangun virtual team dapat Anda terapkan dalam tim Anda. Semoga informasi ini dapat membantu koordinasi kerja walau dalam situasi tanpa tatap muka sekalipun!
References:
https://peakon.com/blog/employee-success/virtual-team-building-remote-workers/
