Tahukah Anda, bahwa saat ini absensi karyawan sudah bisa dilakukan secara online?
Artinya, Anda tak perlu lagi melakukan absensi manual dengan kartu ceklok atau finger print. Dengan begitu, kini Anda juga bisa melakukan presensi tanpa harus datang ke kantor.
Kehadiran absensi online akan memudahkan pengelolaan kehadiran karyawan. Mulai dari pencatatan kehadiran hingga rekapitulasi data absensi untuk kebutuhan payroll.
Supaya Anda dapat memperoleh manfaat dari absensi online, Anda perlu tahu terlebih dahulu bagaimana cara kerja absen online.
Oleh karena itu, tulisan LinovHR ini akan membantu Anda mengenali cara kerja absen online.
Mari simak bersama!
Baca Juga: 17 Aplikasi Absensi Online Terbaik dan Kisaran Harganya
Cara Kerja Absen Online Berbasis Android LinovHR
Saat ini, ada begitu banyak absen online yang hadir untuk pengguna Android. Tapi tentu tidak semua aplikasi absen online berbasis Android itu sama. Ada aplikasi yang hanya bisa absen menggunakan selfie tapi tidak bisa geotagging atau hanya bisa menggunakan geotagging.
Untuk itulah penting sekali bagi Anda mengerti bagaimana cara kerja absen online sebelum memutuskan untuk menggunakannya untuk karyawan Anda.
Salah satu absen online yang hadir saat ini dan memiliki berbagai fitur lengkap adalah Aplikasi Absen LinovHR.
Aplikasi ini memudahkan pencatatan kehadiran dengan menggunakan akses internet agar absen dapat berjalan.
Bagaimana cara kerja absen online LinovHR? Ini dia caranya.
1. Membuka Aplikasi Absensi LinovHR
Untuk menggunakan aplikasi absen LinovHR, Anda bisa mengunduhnya terlebih dahulu di Google Play Store atau App Store.
Setelah aplikasi terinstall di smartphone Anda, Anda bisa membukanya untuk memulai absen.
Ketika Anda membuka aplikasi absen, Anda akan menemukan halaman log in. Maka, Anda bisa log in menggunakan username dan password yang telah diberikan manajemen perusahaan.
Lalu setelah itu, Anda akan melakukan pengaturan face id dan fingerprint untuk kepentingan absensi nantinya.
2. Deteksi Lokasi
Setelah konfigurasi selesai, Anda bisa langsung mencatat jam masuk dengan melakukan clock in pada menu Attendance.
Ketika melakukan clock in, aplikasi ini akan mendeteksi lokasi Anda. Ini karena aplikasi absen LinovHR memiliki fitur geolocation, yaitu fitur yang mampu melacak lokasi suatu perangkat seluler.
Fitur geolocation memiliki banyak manfaat jika diterapkan dalam absensi karyawan. Salah satunya adalah untuk mengetahui karyawan mana yang bekerja dari rumah dan karyawan mana yang bekerja dari kantor.
Informasi tersebut akan berguna untuk mengetahui karyawan mana yang akan menerima tunjangan makan dan transportasi. Sebab, biasanya hanya karyawan yang datang ke kantor yang menerima kedua tunjangan tersebut.
Fitur geolocation di aplikasi absen online LinovHR terjamin tidak bisa dipalsukan karena anti fake GPS, jailbreak, dan root.
Sehingga nantinya, ketika ada karyawan yang kedapatan memasang fake GPS atau melakukan jailbreak dan root di smartphone mereka, sistem LinovHR bisa mendeteksinya dan karyawan tersebut tidak bisa melakukan absen.
Sehingga, karyawan tidak bisa melakukan kecurangan saat mereka melakukan proses absen.
3. Absen Fingerprint atau Face Recognition
Selanjutnya, aplikasi ini juga bisa dilengkapi dengan dua cara pencatatan kehadiran, yaitu menggunakan fingerprint dan face recognition.
Fitur fingerprint merupakan fitur yang bisa mendeteksi sidik jari sebagai penanda kehadiran karyawan. Sementara itu, fitur face recognition adalah fitur yang bisa mendeteksi wajah untuk memasukkan kehadiran.
Baik sidik jari ataupun wajah, keduanya merupakan hal spesifik yang tidak sama antar manusia. Setiap karyawan pun memiliki sidik jari dan wajah yang berbeda. Sehingga, risiko kecurangan absensi akan diminimalisir, sebab proses absensi tidak bisa diwakilkan oleh orang lain.
Jika jam kerja di kantor sudah selesai, Anda bisa melakukan clock out untuk memasukkan jam pulang. Caranya sama seperti melakukan clock in.
4. Penyimpanan Data
Setelah proses clock in dan clock out selesai, maka data jam masuk dan jam pulang karyawan akan tercatat. Data tersebut kemudian akan tersimpan dalam cloud.
Cloud adalah suatu bentuk tempat penyimpanan di mana Anda dapat menyimpan berbagai jenis file. Untuk mengakses cloud, dibutuhkan koneksi internet.
Penggunaan cloud dalam sistem absensi karyawan akan memudahkan rekapitulasi dan analisis absensi. Perusahaan tak lagi perlu mengumpulkan data absensi secara manual. Berkat cloud, semua data sudah di rekapitulasi menjadi satu dan siap dianalisis untuk kebutuhan payroll.
Tak hanya mudah, data absensi yang disimpan dalam cloud juga lebih aman. Ini karena cloud bisa mengenkripsi data dengan baik dan melakukan backup. Sehingga, potensi penyalahgunaan data absensi pun bisa dihindari.
5. Fitur Absensi Lainnya
Tak hanya pencatatan kehadiran, Aplikasi Absen LinovHR juga memiliki fitur lainnya yang mendukung manajemen karyawan.
Salah satunya adalah karyawan dapat mengajukan izin, cuti, dan lembur secara mandiri pada menu Request. Hal ini memungkinkan karena aplikasi absen LinovHR mendukung ESS atau Employee Self-Service.
Selain pengajuan izin, cuti, dan lembur, karyawan juga bisa mengajukan reimburse pada menu yang sama.
Pengajuan secara mandiri tersebut akan memudahkan karyawan dan manajemen. Waktu yang diperlukan untuk mengajukan izin akan semakin singkat, sehingga karyawan dan manajemen bisa menggunakan waktunya untuk mengerjakan hal lain yang lebih produktif.
Demikian penjelasan mengenai cara kerja absen online LinovHR. Jika Anda ingin tahu manfaat aplikasi ini secara lebih lengkap, hubungi tim LinovHR dan jadwalkan demo!
Ada gratis aplikasi absen 6 bulan yang menanti Anda, lho!
