Otomatisasi dalam dunia kerja adalah sebuah keharusan, mengingat hal ini dapat membantu perkembangan bisnis. Dengan otomatisasi, bisnis bisa mencapai tujuan dengan cepat.
Otomatisasi tersebut bisa dilakukan dengan cara menerapkan business process automation di setiap pekerjaan yang memungkinkan untuk terjadinya otomatisasi.
Dengan cara ini, perusahaan akan mendapatkan banyak manfaat positif untuk jangka yang panjang terhadap kemajuan bisnisnya.
Lalu, apa itu sebenarnya business process automation? Agar lebih jelas, Anda bisa membaca tentang proses yang satu ini melalui artikel LinovHR berikut.
Pengertian Business Process Automation
Business process automation atau kerap dikenal sebagai business automation adalah penggunaan teknologi untuk mengotomatiskan pekerjaan repetitif sehari-hari.
Business process automation (BPA) dapat membantu Anda mempercepat penyelesaian pekerjaan dengan memetakan informasi ke karyawan yang tepat pada waktu yang tepat melalui aturan dan tindakan yang ditentukan oleh administrator.
Dengan adanya BPA, perusahaan akan terbantu untuk menyederhanakan proses pengelolaan karyawan, seperti onboarding karyawan, manajemen kontrak, pembuatan akun pembayaran, dan lain sebagainya.
Mengotomatisasi tugas repetitif dengan business process automation membuat perusahaan dapat menghemat banyak biaya, meningkatkan efisiensi kerja, dan memudahkan setiap pekerjaan yang memakan banyak waktu.
Mengapa Business Process Automation Penting?
Tujuan dari business process automation adalah untuk membuat proses dari beberapa pekerjaan repetitif menjadi lebih efisien, meminimalisir kesalahan, menghemat banyak biaya, dan membuat setiap proses menjadi lebih transparan.
Selain itu, penerapan business process automation dapat memastikan bahwa efisiensi operasional dapat diimplementasikan secara menyeluruh dan membuat perusahaan bisa mengejar target lebih cepat.
Adapun alasan lain mengapa business automation menjadi sangat penting bagi perusahaan. Berikut adalah penjelasannya.
1. Memudahkan Digitalisasi
Business process automation dapat membantu digital transformation yang berkelanjutan. Melalui business automation, digitalisasi di perusahaan dapat dimulai dengan beberapa proses sederhana yang jelas dan bertahap.
2. Membuat Proses suatu Pekerjaan Menjadi Lebih Jelas
Mengotomatiskan proses bisnis akan membuat Anda dituntut sejumlah kejelasan tentang proses yang tepat pada tahap perancangan.
Jika Anda tidak mengetahui tugas yang terlibat dan siapa saja karyawan yang bertanggung jawab, maka Anda tidak dapat merancang dan mengotomatiskan alur kerja secara efektif.
Pemetaan proses dapat memberikan kejelasan kepada semua karyawan dan berfungsi sebagai sumber pelatihan yang tepat.
Informasi yang diperoleh dari analisis business automation dapat dengan jelas menunjukkan kepada Anda kesenjangan tentang proses bisnis dari sisi realita dan capaiannya.
3. Menyederhanakan Proses Pekerjaan
Salah satu hasil tujuan dari business process automation adalah penyederhanaan proses. Akuntabilitas yang jelas, pemberitahuan yang dapat disesuaikan, sumber informasi yang berharga, dan waktu penyelesaian yang lebih cepat.
Hal ini dapat memudahkan Anda untuk terhindar dari proses yang sia-sia dan berfokus pada peningkatan tugas yang memberi nilai tambah dari proses ini.
4. Menjaga Standarisasi Operasional
Saat Anda mengotomatiskan proses bisnis, Anda dapat mulai menetapkan standar dari hasil pekerjaan yang konsisten setiap saat. Standarisasi membantu perusahaan mendapatkan citra yang baik melalui peningkatan basis pelanggan.
5. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Kepuasan pelanggan adalah faktor yang membedakan perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lain. Berfokus pada keunggulan proses dan operasional membantu perusahaan memenuhi harapan pelanggan terhadap produk yang diterima.
Pelanggan akan lebih cenderung memilih dan setia untuk menggunakan produk dari perusahaan ketika perusahaan tersebut secara konsisten mampu memenuhi standar dan kualitas yang dijanjikan.
Baca Juga: Business Intelligence Software yang Wajib Digunakan Perusahaan
Manfaat Business Process Automation
Meskipun diterapkan secara bertahap, perusahaan akan mendapatkan banyak manfaat ketika menerapkan business process automation, seperti:
1. Peningkatan Produktivitas Karyawan
Business process automation adalah salah satu cara perusahaan untuk meningkatkan produktivitas. Hal ini disebabkan karyawan bisa mengerjakan banyak pekerjaan dengan mudah dan cepat, sehingga membantu perusahaan untuk mencapai target tertentu.
2. Proses Bisnis Yang Jauh Lebih Transparan
Proses yang transparan membuat Anda mampu melacak dan memantau proses pekerjaan yang sedang berjalan, sehingga hal ini dapat meningkatkan akuntabilitas dan visibilitas pekerjaan di perusahaan.
Transparansi proses dari suatu pekerjaan juga memudahkan Anda ketika sedang bepergian dan membantu menyelesaikan permasalahan dari suatu pekerjaan dengan cepat dan tepat.
3. Investasi Jangka Panjang
Business automation merupakan investasi jangka panjang. Dengan penerapan yang sedini mungkin, perusahaan akan lebih cepat menghemat banyak biaya karena kebutuhan dari metode manual yang berkurang.
4. Pendistribusian SDM yang Tepat
Business process automation adalah proses yang memerlukan perencanaan yang tepat. Dengan proses yang terencana, Anda dapat mengarahkan karyawan ke tugas-tugas yang memerlukan upaya dan penilaian manual atau pekerjaan yang tidak bisa diotomatisasi.
5. Peningkatan Efisiensi Bisnis
Pada akhirnya, business automation memungkinkan perusahaan mengalami peningkatan efisiensi bisnis. Karena hal ini didasarkan pada perbaikan dan peningkatan proses yang berkelanjutan, sehingga tingkat efisiensi akan terus meningkat sebagai indikasi dari keberhasilan dari penerapan proses otomatisasi.
Contoh Business Process Automation
Berikut adalah contoh business process automation yang diterapkan pada beberapa pekerjaan yang rutin dikerjakan.
1. Contract Management
Seorang karyawan yang bertugas mengelola kontrak (Contract Management) biasanya harus meninjau kontrak dari setiap proyek. Peninjauan tersebut pasti akan memakan banyak waktu dan tenaga, sehingga proses menjadi tidak efektif.
Dengan memusatkan informasi dan menyederhanakan proses manajemen kontrak, perusahaan akan terbantu untuk mempercepat pelaksanaan proyek yang akan diselenggarakan.
2. Pelaksanaan Onboarding
Masa orientasi karyawan adalah salah satu program rutin yang dilakukan oleh perusahaan dalam menyambut karyawan baru di perusahaan.
Umumnya, masa onboarding karyawan ini dilakukan secara manual yang berbasis kertas dan memakan banyak waktu.
Dengan penerapan business process automation pada onboarding karyawan, perusahaan bisa memproses onboarding karyawan dengan efektif, dan bahkan sekaligus meningkatkan kolaborasi dan inovasi baru melalui proses yang diotomatisasi.
3. Akun Utang
Pembuatan akun utang yang dilakukan secara manual biasanya dilakukan di atas kertas, memakan banyak waktu, dan kerap mengalami kesalahan penulisan.
Dengan adanya otomatisasi, perusahaan bisa mengurangi kesalahan pemrosesan sekaligus meningkatkan kepuasan pelanggan sebagai hasil dari proses yang lebih cepat dan efisien.
Tips Business Process Automation
Berikut adalah tips yang dapat membuat penerapan business process automation bisa berhasil dan diterapkan dengan baik.
- Mulailah dengan pemahaman yang jelas tentang tugas apa yang akan diotomatisasi, siapa yang bertanggung jawab, dan kapan tersebut harus dikerjakan.
- Pastikan Anda memiliki tujuan yang jelas saat mengotomatiskan proses bisnis.
- Ukur hasil dengan menggunakan pendekatan secara bertahap.
- Sisihkan waktu yang cukup untuk melatih karyawan dan memperhitungkan periode penyesuaiannya.
- Implementasikan pandangan jangka panjang untuk mendapatkan ROI yang baik.
- Gunakan solusi siap pakai jika tersedia.
Mulai Business Process Automation dengan Software HRIS LinovHR
Selain ketiga contoh di atas, proses lainnya yang perlu diotomatisasi adalah pengelolaan karyawan di perusahaan.
Hal ini mengingat bahwa manajemen karyawan di perusahaan memerlukan proses yang cukup kompleks dan memakan banyak waktu jika dilakukan secara manual.
Salah satu bentuk dari business process automation dalam mengelola karyawan adalah penggunaan software HRIS atau Human Resource Information System atau metode pengelolaan SDM yang terintegrasi.
Melalui penggunaan software HRIS, Anda bisa mengerjakan pengelolaan karyawan di perusahaan secara otomatis dan tidak memerlukan tambahan aplikasi lain. Dengan begitu, Anda tidak perlu lagi memakan banyak waktu untuk mengelola karyawan di perusahaan.
Salah satu software HRIS yang dapat memudahkan pekerjaan Anda dalam mengelola karyawan di perusahaan adalah Software HRIS LinovHR.
Dengan menggunakan Software HRIS LinovHR, Anda bisa meng otomatisasi segala bentuk pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.
Software HRIS LinovHR dapat memudahkan Anda untuk mengelola data HR untuk kebutuhan lain, seperti penggajian, absensi karyawan, pengelolaan kinerja SDM, sampai dengan rekrutmen karyawan baru.
Dengan Software HRIS LinovHR, Anda dapat mengotomatisasi dan mendapatkan data yang akurat dalam waktu yang cepat. Sehingga, HR bisa mengelola data karyawan dengan efektif dan efisien tanpa adanya kesalahan atau pemborosan waktu.
Dapatkan informasi lebih lanjut tentang manfaat dan kelebihan Software HRIS LinovHR lainnya di website LinovHR, dan percayakan business process automation di perusahaan Anda dengan Software HRIS LinovHR.
