Sebelum mengawali kerja di pagi hari, biasanya karyawan akan melakukan briefing terlebih dahulu. Kegiatan ini dilakukan dari atasan ke bawahan atau bisa juga sesama rekan kerja.
Singkatnya, briefing adalah penjelasan yang singkat tentang tugas-tugas yang akan dilakukan dan peraturan dalam bekerja.
Briefing merupakan hal yang penting untuk dilakukan. Mengapa demikian? Anda bisa mencari tahu jawabannya dalam artikel dari LinovHR berikut ini.
Silakan membaca!
Apa Itu Briefing?
Briefing adalah kata bahasa Inggris untuk pengarahan. Lebih dalam lagi, briefing merupakan kegiatan pengarahan singkat di mana atasan akan menjelaskan kepada bawahannya tentang aturan, prosedur, atau informasi tentang suatu aktivitas pekerjaan.
Selain itu, atasan juga bisa memberi motivasi kepada karyawannya agar lebih semangat dalam bekerja.
Melihat dari pengertian tersebut, dapat dikatakan bahwa briefing sering dilakukan dalam dunia kerja sebelum memulai suatu tugas atau aktivitas agar kegiatan dapat berlangsung dengan lancar.
Briefing merupakan pengarahan yang dilakukan secara singkat. Durasinya tidak selama rapat biasa. Ini karena pengarahan ini hanya dilakukan untuk memastikan bahwa atasan dan bawahan memiliki pemahaman yang sama sebelum kegiatan dimulai.
Biasanya dalam dunia kerja, briefing dilakukan di pagi hari. Kegiatan pengarahan yang dinamakan morning briefing ini dilakukan untuk memberi motivasi dan tugas kepada karyawan pada hari tersebut.
Meski biasanya dilakukan di pagi hari, briefing juga bisa dilakukan di waktu-waktu lainnya. Pada umumnya, pengarahan ini akan dilakukan setiap sebelum kegiatan dimulai, kapan pun waktu kegiatan tersebut.
Perbedaan Briefing dan Rapat
Banyak yang menyangka kegiatan briefing adalah kegiatan yang sama dengan rapat.
Ya, memang keduanya dilakukan untuk mengkomunikasikan sebuah informasi dalam forum. Walau begitu, kegiatan ini merupakan dua hal yang berbeda.
Berikut ini beberapa perbedaan dari keduanya:
1. Peserta
Perbedaan pertama ada pada jumlah peserta yang ikut serta. Umumnya, jumlah peserta dalam sebuah rapat lebih banyak dan melibatkan anggota yang berasal dari beberapa departemen yang berbeda untuk memecahkan suatu persoalan.
Sementara itu, peserta briefing berjumlah lebih sedikit dan biasanya hanya perwakilan dari beberapa departemen terkait.
2. Persiapan
Persiapan rapat biasanya lebih rinci dan detail dengan agenda rapat yang terlebih dulu sudah disusun. Tujuannya adalah agar diskusi dalam meeting yang dilakukan lebih interaktif dan semua peserta terlibat.
Sedangkan, untuk persiapan briefing tidak perlu terlalu rinci dan rumit, hal yang perlu dipersiapkan hanyalah PPT presentasi singkat dan langsung ke inti pembahasan.
Peserta yang hadir tidak dituntut untuk terlibat secara aktif, namun mereka tetap diberikan kesempatan untuk bertanya dan memberikan masukan.
3. Durasi
Durasi pelaksanaan rapat biasnya lebih lama. Ini karena rapat yang sifatnya lebih kepada pemecahan masalah dengan rangkaian agenda yang perlu dibicarakan.
Lain hal dengan briefing yang biasanya lebih singkat karena tujuannya hanyalah menginformasikan.
Baca juga: Minutes Of Meeting (MoM): Pengertian dan Cara Membuatnya
Pentingnya Menerapkan Morning Briefing Sebelum Bekerja
Pengarahan kepada karyawan yang dilakukan di pagi hari disebut dengan morning briefing. Morning briefing sangat penting untuk diterapkan sebelum bekerja karena alasan-alasan berikut ini.
1. Untuk Meningkatkan Semangat Kerja
Bekerja di pagi hari mungkin terasa memberatkan bagi sebagian karyawan. Akibatnya, karyawan bisa merasa tidak semangat dalam bekerja.
Hal ini bisa berakibat fatal pada produktivitas kerja. Oleh karena itu, atasan bisa mengambil langkah untuk mengatasinya dengan melakukan morning briefing.
Atasan dapat menyisipkan kata-kata motivasi dan yel-yel untuk menambah semangat agar karyawan tetap semangat kerja di pagi hari.
2. Untuk Menyelaraskan Goal Harian
Biasanya, karyawan memiliki goal atau tujuan harian yang harus dicapai. Tujuan ini harus disampaikan terlebih dahulu kepada karyawan dalam morning briefing.
Dengan demikian, karyawan bisa mengetahui hal yang harus dikerjakan agar tujuan hariannya tercapai.
3. Untuk Meningkatkan Kedisiplinan Waktu
Kedisiplinan waktu merupakan hal penting bagi karyawan, terutama untuk karyawan yang masuk ke kantor. Keterlambatan karyawan akan membuat produktivitas diri sendiri dan rekan kerja menjadi berkurang.
Briefing perlu dilakukan di pagi hari agar kedisiplinan waktu meningkat. Atasan sebaiknya menjadwalkan briefing sebelum jam masuk kerja dan mewajibkan setiap karyawan untuk menghadiri pengarahan tersebut.
Manfaat dan Tujuan Briefing
Briefing perlu dilakukan untuk memberikan informasi kepada karyawan dan memastikan setiap pekerjaan dapat berjalan dengan lancar. Selain untuk hal tersebut, kegiatan ini memiliki manfaat dan tujuannya.
1. Menyatukan Tujuan
Manfaat dan tujuan yang pertama adalah menyatukan tujuan antara atasan, bawahan, dan sesama bawahan. Hal ini dilakukan untuk menyamakan persepsi agar tidak terjadi perpecahan.
Dengan menyamakan tujuan, atasan dan bawahan jadi tahu hal-hal apa yang perlu dilakukan agar tujuan perusahaan tercapai.
2. Meningkatkan Komunikasi
Perubahan sistem kerja menjadi hybrid mengubah komunikasi antara rekan kerja. Meski sudah ada surel atau perangkat lunak untuk berkirim pesan, minimnya komunikasi di antara rekan kerja sering kali tidak dapat terhindarkan.
Oleh karena itu, briefing dilakukan untuk meningkatkan kembali komunikasi di lingkungan kerja. Melalui arahan yang baik, karyawan bisa mendapatkan informasi, bertanya, dan memberikan saran terhadap pekerjaan.
Jika komunikasi antarkaryawan sudah baik, maka kerja sama tim juga akan menjadi lancar.
3. Menyinergikan Karyawan
Sinergi antarkaryawan maupun antardivisi penting untuk kelancaran pekerjaan.
Misalnya, divisi hubungan masyarakat dibutuhkan pada setiap kegiatan yang berhubungan dengan pihak eksternal. Setiap divisi yang sedang menjalin hubungan dengan pihak luar perlu bekerja sama dengan divisi humas.
Briefing memungkinkan karyawan dan divisi saling bersinergi. Hal ini dapat terjadi karena adanya arus informasi yang lancar sehingga tidak ada kesalahpahaman.
4. Meningkatkan Awareness Karyawan terhadap Perusahaan
Briefing adalah dapat meningkatkan awareness karyawan terhadap perusahaan. Ini karena biasanya pengarahan dari atasan juga menjelaskan tentang isu-isu yang terjadi dalam suatu organisasi.
Dengan demikian, karyawan dari berbagai level bisa turut memberikan pendapat atau solusi agar isu bisa teratasi.
5. Menggali Ide Kreatif Karyawan
Ide kreatif dari karyawan sangat dibutuhkan dalam perkembangan perusahaan. Hal ini bisa diwujudkan melalui briefing.
Saat briefing, atasan bisa meminta bawahannya untuk membagikan ide kreatif yang bisa menjadi kontribusi bagi organisasi.
Rangkaian Briefing
Saat hendak melakukan briefing, ada beberapa rangkaian yang perlu Anda perhatikan, seperti berikut ini:
1. Buka dengan Salam
Sebelum memulai, bukalah kegiatan dengan salam pembuka. Di sini, Anda bisa membukanya sesuai dengan budaya perusahaan.
Setelah memberi salam pembuka, ada baiknya melakukan menanyakan kabar para peserta yang hadir. Ini untuk memastikan bahwa seluruh peserta yang hadir dalam keadaan yang baik untuk mendengarkan dan mengikuti kegiatan briefing.
2. Melakukan Evaluasi
Selanjutnya, sebelum masuk kepada informasi yang ingin disampaikan, Anda bisa menyampaikan evaluasi atau juga topik yang akan jadi pembahasan kali ini.
Tujuannya adalah sebagai bahan perbaikan dan pembelajaran bagi seluruh peserta yang hadir.
3. Sampaikan Informasi
Ini adalah rangkaian inti. Di sini Anda bisa menyampaikan informasi penting yang harus diperhatikan oleh para peserta.
Sajikanlah informasi briefing dengan bahasa yang efektif dan mudah dipahami, dengan begini pesan akan tersampaikan dengan baik.
Berikan waktu kepada para peserta untuk memahami dan bertanya jika ada materi yang mereka belum pahami.
4. Tujuan
Setelah menyampaikan informasi, selanjut Anda juga harus menyampaikan tujuan yang hendak dicapai.
Pembahasan ini berkaitan dengan solusi dari kendala yang harus diantisipasi atau juga mungkin terjadi saat nanti melakukan pekerjaan.
5. Motivasi
Sebelum menutup rangkaian kegiatan, cobalah berikan quotes motivasi dan kata-kata semangat kepada peserta yang hadir.
Motivasi ini baik untuk meningkatkan semangat karyawan sebelum bekerja.
Cara Melakukan Briefing yang Efektif
Supaya bisa melakukan briefing dengan efektif dan pesan mampu tersampaikan dengan baik. Cobalah ikut beberapa cara di bawah ini!
1. Lakukan Persiapan dengan Matang
Pertama, cobalah lakukan persiapan yang matang. Coba siapkan materi briefing dari jauh-jauh hari dan tunjuk siapa yang akan memimpin kegiatan tersebut.
Dengan menyiapkan materi dari jauh-jauh hari, penyampaian akan lebih maksimal dan para peserta pun mendapatkan informasi penting seperti yang dimaksud.
2. Pastikan Tepat Waktu
Tepat waktu adalah kunci keberhasilan briefing, jadi pastikan Anda datang tepat waktu, jangan biarkan peserta menunggu terlalu lama. Ini akan merusak mood dan semangat mereka.
3. Terima Masukan
Setelah menyampaikan informasi, hindari untuk langsung menutup forum, cobalah untuk dengarkan beberapa masukan dari peserta.
Anda juga bisa mengonfirmasi apakah informasi yang disampaikan sudah jelas atau belum.
4. Ringkas dan Jelas
Membuatnya ringkas dan jelas adalah seni terpenting dalam melakukan briefing yang efektif. Pastikan Anda mampu menyampaikan seluruh informasi dengan bahasa dan metode penyampaian yang jelas dan mudah dipahami seluruh peserta.
Lalu, lakukanlah dengan ringkas tidak perlu terlalu lama, 10 sampai 15 menit pun sudah cukup.
5. Tunjuk Notulen
Tidak lupa tunjuk seorang notulen untuk mencatat segala pertanyaan dan poin penting dalam kegiatan briefing.
Dengan adanya notulen, fokus Anda tidak akan terpecah antara menyampaikan informasi, memerhatikan peserta, serta mencatat.
Di akhir kegiatan, poin-poin yang dicatat oleh notulen dapat di follow up kepada penanggung jawab.
Contoh Kalimat Briefing
Agar Anda dapat lebih paham bagaimana melakukan briefing, berikut ini contoh kalimat yang bisa Anda jadikan referensi.
1. Pembukaan
“Selamat pagi seluruh karyawan yang berbahagia. Semoga di pagi/siang/sore/malam hari ini kita semua dalam keadaan baik-baik saja dan siap untuk memulai projek/pekerjaan kita.”
2. Evaluasi
“Pada kesempatan kali ini, saya ingin menyampaikan progres pencapaian kita. Dari hasil evaluasi minggu lalu, tim manajemen menemukan bahwa ada beberapa target yang belum tercapai, seperti target penjualan untuk divisi Sales serta target customer retention untuk divisi CRM.
Maka dari itu, di minggu ini, tim manajerial mengharapkan divisi Sales dan CRM untuk dapat lebih gencar melakukan promosi dan meningkatkan pelayanan.”
3. Informasi
“Selain itu, saya juga ingin mengingatkan sekali lagi kepada beberapa karyawan yang terdata belum melakukan training harap mengambil jadwal untuk melakukannya di minggu ini. Saya juga meminta masing-masing kepala divisi untuk memastikan seluruh karyawan untuk melakukan training.”
4. Tujuan
“Selain itu, saya dan tim manajerial ingin memberikan apresiasi setinggi-tingginya kepada divisi IT yang telah berhasil menyelesaikan proyek implementasi sistem penjualan dengan baik dan sukses. Terima kasih atas kerja keras dan segala jerih payah yang sudah dikerahkan selama proyek ini.
Berikutnya, saya membuka kesempatan kepada divisi lainnya untuk menyampaikan permasalahan serta pencapaiannya yang sudah berhasil dilakukan. Silakan, dari divisi Marketing.”
5. Motivasi Kerja
“Terima kasih atas waktu yang telah diberikan untuk mengikuti kegiatan ini, mari kita sama-sama tetap menjaga semangat dan terus memotivasi diri untuk memberikan yang terbaik untuk dapat mencapai tujuan bersama. Ingatlah bahwa tujuan akan lebih mudah tercapai dengan kerja sama tim yang baik.
Jangan lupa untuk selalu mengoptimalkan potensi dalam diri, selalu ingin belajar dari pengalaman. Dengan begini kita bisa terus tumbuh dan menjadi pribadi yang lebih baik.
Terakhir, sebagai perwakilan manajerial, saya ingin mengingatkan bahwa rapat tahunan akan segera dilaksanakan awal bulan depan. Oleh karena itu, saya minta setiap divisi untuk menyiapkan laporan pencapaian dan rencana kerjanya.
Mari kita jadikan briefing ini sebagai motivasi untuk bekerja dengan baik. Semangat!”
Baca Juga: Kata-Kata Motivasi Kerja untuk Penyemangat
Briefing adalah hal penting yang harus dilaksanakan agar kegiatan pekerjaan berjalan tanpa masalah. Perusahaan atau divisi yang tidak menerapkan kegiatan pengarahan ini berisiko untuk mengalami ketidaksesuaian kerja.
Setelah membaca manfaat dan tujuan briefing di atas, semoga Anda tak ragu dalam menerapkannya lagi. Semoga bermanfaat!
