Pentingnya memahami dan mengelola biaya proses payroll tidak dapat diabaikan bagi sebuah perusahaan.Â
Pasalnya, perusahaan seringkali tak sadar bahwa mereka telah mengeluarkan biaya yang tinggi untuk proses payroll maupun pekerjaan administrasi lainnya.
Oleh karena itu, pemahaman mengenai biaya proses penggajian ini menjadi penting agar perusahaan tidak mengeluarkan besar yang justru bisa menimbulkan potensi masalah terhadap keberlangsungan perusahaan.
Mari simak artikel LinovHR berikut ini untuk mengetahui penyebab biaya proses payroll menjadi sangat mahal dan solusi untuk mengatasinya!
Penyebab Biaya Proses Payroll MeningkatÂ
Penyebab meningkatnya biaya proses penggajian dapat bervariasi, dan sering kali terjadi karena berbagai faktor yang terkadang tidak terlihat secara langsung.
Misalnya, penyebab kenaikan biaya proses payroll bisa dilihat pada hidden cost seperti peralatan, sumber daya, dan ruang kantor, serta biaya upgrade teknologi dan tim IT, biaya troubleshooting dan partial outsourcing.
Selain itu, proses manual yang rumit dan berat juga dapat menimbulkan biaya waktu dan upaya yang tidak sebanding dengan nilai yang diperoleh.
Bahkan menurut penelitian American Payroll Association, proses penggajian manual membutuhkan banyak biaya dan waktu pengerjaan.
40% perusahaan membutuhkan waktu lebih dari 80 jam dalam satu tahun hanya untuk memproses penggajian.
Penyebab lainnya adalah adanya masalah compliance dengan undang-undang yang selalu berubah. Hal ini membuat perusahaan mengeluarkan waktu dan biaya untuk tetap mematuhi peraturan yang sesuai.
Mengapa Biaya Proses Payroll Bisa Sangat Mahal?
Biaya proses payroll menjadi salah satu biaya bulanan yang perlu dikeluarkan oleh perusahaan. Sering kali, perusahaan mengeluarkan biaya yang tidak sedikit untuk memproses penggajian ini.
Terdapat beberapa faktor yang perlu perusahaan tanggung dari biaya proses penggajian sehingga bisa menjadi sangat mahal.
Berikut adalah beberapa alasan mengapa biaya proses penggajian bisa menjadi sangat mahal:
1. Banyak Hidden Cost atau Biaya Tersembunyi
Seiring waktu, biaya ini dapat bertambah besar tanpa disadari.
Mengelola penggajian melibatkan tidak hanya alokasi gaji karyawan, tetapi juga aspek kompleks lainnya seperti tunjangan, potongan, dan aturan pajak.
Hal ini mencakup biaya tidak langsung seperti peralatan, sumber daya, dan ruang kantor yang diperlukan, serta biaya teknologi dan tim IT untuk menjaga sistem berjalan lancar.
Biaya tersembunyi juga dapat timbul dari proses manual yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan, serta biaya perbaikan akibat kesalahan manusia atau masalah hukum.
2. Adanya Masalah Kepatuhan terhadap Undang-Undang yang Berlaku
Penyebab berikutnya adalah adanya pematuhan terhadap undang-undang yang berlaku.
Mengelola compliance ini memerlukan investasi waktu, sumber daya, dan biaya yang lumayan, terutama untuk bisnis yang beroperasi di berbagai yurisdiksi.
Dalam hal ini, solusi outsourcing payroll dapat membantu mengatasi masalah ini dengan memberikan wawasan mendalam tentang peraturan perpajakan dan ketenagakerjaan.
3. Perbedaan Fixed Cost dan Variable Cost
Selanjutnya, yaitu adanya perbedaan antara biaya tetap dan variabel.
Biaya proses payroll in-house seringkali sulit diprediksi. Sementara itu, biaya variabel dapat meningkat saat perusahaan menghadapi transaksi di luar siklus gaji normal, seperti perekrutan karyawan baru.
Untuk mengatasinya, outsourcing payroll dapat memberikan solusi yang lebih fleksibel dengan menawarkan biaya yang lebih disesuaikan dengan kebutuhan aktual perusahaan.
4. Hidden Cost Melebihi Proses Payroll in-house
Biaya tersembunyi dalam proses payroll in-house mencakup lebih dari sekadar gaji tim payroll.
Hal ini mencakup biaya teknologi, waktu yang dihabiskan untuk proses manual, biaya infrastruktur, dan biaya terkait dengan outsourcing fungsi tertentu seperti akuntansi atau pelaporan pajak.
5. Biaya Compliance Terkait Proses Payroll in-house
Memastikan compliance dalam penggajian memerlukan upaya yang lebih.
Pasalnya, kegagalan dalam mematuhi peraturan dapat mengakibatkan denda dan biaya tambahan yang besar.
Dalam hal ini, outsourcing payroll bisa menjadi solusi untuk mengurangi resiko tersebut dan menghemat biaya.
6. Biaya Kontinuitas dalam Payroll Susah Diprediksi
Biaya kontinuitas dalam proses penggajian dapat menjadi sulit diprediksi, terutama dalam situasi darurat seperti pandemi atau serangan siber.
Masalah ini dapat diatasi dengan investasi dalam solusi penggajian yang dikelola dengan baik.
Investasi yang dikelola dengan baik ini dapat membantu membangun ketahanan bisnis dan mengurangi risiko yang terkait dengan kelangsungan proses penggajian.
7. Adanya Penggabungan Teknologi Menyebabkan Biaya Mahal
Kombinasi teknologi dari berbagai sistem internal dapat menambah biaya pengelolaan secara menyeluruh.
Solusi masalah ini adalah dengan integrasi outsourcing HR dan payroll ke satu penyedia layanan.Â
Integrasi ini dapat menghemat biaya dan menyediakan informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan strategis.
Baca Juga: Payroll System: Pengertian, Metode dan Manfaatnya
Software Payroll LinovHR Andal, Hemat Biaya Penggajian
Biaya proses payroll memang tidak sedikit. Namun, Anda dapat menghemat biaya penggajian karyawan Anda dengan menggunakan teknologi yang dapat menyederhanakan proses penggajian.
Anda dapat mengandalkan Software Payroll LinovHR yang mendukung proses penggajian menjadi lebih sederhana.
Dengan menggunakan Software Payroll LinovHR, Anda dapat meninggalkan cara-cara manual dalam proses payroll.
Semua bisa diproses secara digital dan otomatis, mulai dari menyimpan data-data administratif penggajian, pemrosesan gaji, sampai pembuatan slip gaji.
Kemampuan Software Payroll dalam memproses perhitungan juga tidak perlu diragukan lagi, hanya dalam hitungan menit perhitungan gaji ribuan karyawan bisa terselesaikan.
Selain itu, Software Payroll LinovHR juga menyediakan laporan penggajian yang komprehensif yang bisa menyediakan laporan bulanan atau tahunan.
Dengan begitu, LinovHR merupakan solusi software payroll yang andal dan efisien, menyajikan kemudahan dan hemat biaya dalam proses penggajian perusahaan.
Ayo, segera ajukan demo gratisnya sekarang!
