Presensi menjadi aspek penting yang menjadi bagian dari perusahaan. Beberapa mengenal presensi sebagai daftar hadir/ absen. Beberapa perusahaan juga menggunakan daftar hadir online atau e-presensi. Apakah kedua hal tersebut sama?
Berikut kami merangkum informasi tentang presensi lebih lengkap untuk Anda.
Mengenal Arti Kata Presensi
Apa itu presensi? Menurut KBBI, arti presensi adalah kehadiran. Kata presensi ini juga diadopsi dari kata bahasa inggris present yang juga memiliki arti yang sama yaitu kehadiran.
Beberapa perusahaan/ lembaga biasanya akan menggunakan istilah presensi. Namun beberapa juga menggunakan istilah daftar absensi. Mengapa ada perbedaan penyebutan?
Yuk kita simak lebih lanjut!
Apakah Presensi dan Absensi Sama?
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, banyak orang yang menyebut presensi dengan absensi, begitu juga sebaliknya. Beberapa menyebut bahwa absensi biasanya dilakukan saat menghadiri kegiatan, sedangkan untuk presensi lebih formal digunakan oleh perusahaan/ lembaga dalam memantau kehadiran karyawannya.
Namun, dari arti sendiri apakah menurut Anda presensi dan absensi sama?
Sebenarnya perbedaan dari presensi dan absensi ini sangat mendasar. Jika presensi memiliki arti kehadiran, maka absensi sendiri memiliki arti daftar ketidakhadiran. Kata absensi ini juga adopsi dari bahasa inggris absent yang memiliki arti sama yaitu tidak hadir.
Jadi, mencari perbedaan arti absensi dan presensi dengan mengira artinya sama itu salah total. Mengapa?
Karena keduanya memang memiliki arti kata yang benar-benar berbeda secara mendasar.
Memahami Sistem E-Presensi dan Tren Penggunaannya
Saat ini setiap perusahaan tentu memiliki sistem presensi untuk karyawannya. Biasanya untuk memudahkan akan digunakan sistem e-presensi atau presensi elektronik. Tujuan adanya sistem ini adalah untuk mengetahui kehadiran karyawan juga kinerja karyawan.
Bila karyawan tidak melakukan pencatatan presensi, umumnya akan ada sanksi yang akan diberikan oleh perusahaan/ lembaga tempat bekerja. Presensi juga tidak sesederhana kelihatannya.
Beberapa perusahaan memiliki aturan jumlah jam kerja dan peraturan-peraturan lain sampai ke kesimpulan karyawan tersebut dapat dikatakan hadir.
Sistem e-presensi umumnya dapat diakses dari mana saja, dan juga berbasis mobile juga website. Sistem presensi yang dapat diakses dari mana saja secara online akan memudahkan pencatatan kehadiran.
Ada beberapa bagian yang harus ada dalam sistem e-presensi mulai dari pengumpulan data kehadiran, kebijakan, penjadwalan shift, pemrosesan kehadiran, pengelolaan pengajuan lembur, izin sampai cuti sakit karyawan.
Jika karyawan sudah memasukan data kehadiran di awal, sistem akan memproses kehadiran dan menghubungkan dengan sistem lain sehingga didapatkan informasi atau data kehadiran yang akurat.
Sejak kapan tren penggunaan daftar hadir online ini berkembang? Bukan hanya perusahaan/ lembaga. Ternyata sebagai salah satu upaya efektivitas pendataan kehadiran, pemerintah juga mengeluarkan perintah untuk melakukan e-presensi bagi ASN, lembaga pemerintah, juga dosen yang ketentuannya diatur sesuai dengan peraturan daerahnya masing-masing.
Keuntungan Menggunakan Sistem Presensi Online
Beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan menggunakan sistem presensi online diantaranya yaitu:
Lebih Efektif dan Mudah
Seperti yang sudah dirangkum sebelumnya, penggunaan e-presensi ini bisa melalui mobile maupun website. Akses yang mudah dan dilakukan secara online ini akan lebih efektif digunakan bagi karyawan.
Karyawan Jadi Lebih Produktif
Mengapa sistem e-presensi ini penting? Salah satunya untuk mengetahui dan meningkatkan produktivitas karyawan. Produktivitas menjadi salah satu faktor kinerja dari karyawan. Dengan e-presensi perusahaan dapat melihat produktivitas karyawannya dengan lebih mudah.
Karyawan Lebih Jujur dan Disiplin
Sistem e-presensi ini memungkinkan setiap karyawan memiliki ‘akunnya’ sendiri. Jika menggunakan email/ username sendiri maka karyawan tidak akan bisa membolos/ menitip absen dengan rekan kerjanya, hal ini akan melatih kejujuran juga disiplin karyawan.
Memudahkan Rekap dan Kelola Data Presensi
Manajemen presensi menjadi salah satu tugas HR yang utama. Rekapitulasi dan pengolahan data presensi yang masuk setiap harinya akan lebih mudah dan akurat dengan menggunakan sistem e-presensi.
Seringnya terjadi error atau kesalahan saat rekap data seperti cuti/ izin yang tidak terdata. Registrasi ganti jadwal yang tidak sesuai dan pada akhirnya mengakibatkan penurunan produktivitas dan penyesuaian jadwal kerja yang lain akan lebih mudah dilakukan jika sistem/ manajemen kehadiran dilakukan dengan e-presensi.
Karyawan dapat Mengelola Data Secara Mandiri
Pengajuan izin, cuti, lembur dan penyesuaian shift kerja karyawan dapat dilakukan sendiri oleh yang bersangkutan dan kemudian diproses oleh sistem. Hal ini tentu lebih fleksibel dan efektif.
Cara Memilih Software Presensi yang Tepat
Bagaimana menentukan penggunaan software presensi yang tepat? Berikut hal-hal yang bisa menjadi pertimbangan:
- Penggunaannya tidak rumit dan mudah dipahami karyawan. Hal ini penting karena karyawan yang akan menggunakan software tersebut, jadi harus mudah dipahami.
- Kemudahan mengakses dan mengelola data karyawan secara mandiri. Software yang digunakan lebih baik jika memungkinkan akses dan kelola data karyawannya sendiri/ self-service.
- Berbasis mobile dan website. Basis mobile dan website tentu diperlukan untuk software presensi.
- Mencangkup berbagai fitur kebutuhan karyawan. Selain presensi, izin, lembur, penyesuai jadwal juga perlu ada dalam software ini.
- Sistem yang mudah dijalankan. Pengelola sistem juga perlu diperhatikan, agar data yang masuk dapat dengan efektif dikelola oleh sistem.
Mobile ESS LinovHR: Sistem Presensi Dengan Fitur Terlengkap
Aplikasi Absensi Online LinovHR menyediakan ESS atau Employee Self Services. Modul ini dapat menunjang keterlibatan karyawan dalam mengakses dan mengelola data mereka sendiri dalam perusahaan, termasuk mendaftarkan kehadiran.
ESS memiliki fitur-fitur menarik untuk kemudahan karyawan, salah satunya Mobile ESS LinovHR untuk e-presensi. Mobile ESS LinovHR ini memungkinkan karyawan melakukan presensi dengan lebih mudah dan menyenangkan. Ada dua pilihan yaitu menggunakan wajah atau dengan sidik jari.
Selain itu dalam Mobile ESS ada fitur Request. Melalui fitur ini, karyawan dapat membuat berbagai macam pengajuan request seperti pengajuan lembur, izin, cuti dengan lebih mudah melalui smartphone-nya masing-masing.
Selain terkait data kehadiran, karyawan juga bisa mengajukan berbagai jenis reimburse seperti travel reimburse, medical reimburse dan bisnis reimburse.
Mobile ESS juga memiliki fitur Maps Location. Pada fitur ini, saat karyawan harus melaksanakan tugas ke lapangan ke lokasi tertentu, karyawan tetap bisa melakukan presensi kapanpun dan dimanapun sesuai dengan lokasi yang telah ditentukan.
Pada masa pandemi saat ini, pemanfaatan teknologi memang harus dimanfaatkan secara maksimal. Keterbatasan untuk bekerja secara langsung di kantor seharusnya tidak menjadi permasalahan dari produktivitas. Penggunaan e-presensi dengan Mobile ESS menjadi salah satu solusi dari WFH yang sekarang dilakukan banyak perusahaan.
Perusahaan memerlukan manajemen yang baik untuk mengelola data yang rumit seperti presensi ini. Sistem yang digunakan juga haruslah yang mudah dan terbaik. Melalui Mobile ESS salah satunya, perusahaan bisa meningkatkan keterlibatan karyawan secara langsung dan mempermudah aktivitas HR.
Demikianlah ulasan mengenai presensi sampai e-presensi yang lebih dalam.
Apakah Anda ingin tahu lebih lengkap mengenai Mobile ESS dari LinovHR? Ketuk halaman Aplikasi Absensi Online untuk informasi lebih lanjut dan juga jadwalkan demonya.
Mari mudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda ala #EasyWithLinovHR!
Referensi:
