Memahami Apa Itu Audit Payroll dan Langkah Mudah Melakukannya

Mengelola payroll bisa dibilang salah satu tanggung jawab perusahaan yang paling krusial. Sehandal apapun kemampuan Anda dalam mengelola payroll, pasti tetap ada ruang untuk terjadinya kesalahan. Audit payroll adalah cara terbaik untuk memastikan hal ini.

Perusahaan perlu memastikan bahwa mereka membayar karyawan mereka dengan benar dan tepat waktu serta mematuhi undang-undang ketenagakerjaan dan peraturan penggajian. Keakuratan menjadi hal utama yang harus diperhatikan. 

 Lalu, apa itu audit payroll? Dan bagaimana cara melakukannya?

Simak jawabannya di artikel ini.

Apa Itu Audit Payroll

Audit payroll adalah sebuah proses analisis terkait penggajian karyawan dengan mengidentifikasi masalah kepatuhan mengenai undang-undang ketenagakerjaan, memverifikasi pemotongan pajak dan memeriksa apakah ada kesalahan dalam proses penghitungan secara keseluruhan.

Alasan Audit Payroll Penting Bagi Perusahaan 

Jadi, mengapa perusahaan Anda harus melakukan audit payroll? Berikut ini adalah beberapa alasan utama mengapa audit payroll penting bagi perusahaan Anda.

Memverifikasi Data dan Informasi  

Aspek terpenting dari audit payroll adalah memeriksa apakah informasi dalam sistem penggajian benar dan update.  Salah satu kesalahan paling umum yang dapat terjadi dalam proses penggajian adalah ketika seorang karyawan dibayar dengan tingkat pembayaran yang lebih tinggi atau lebih rendah dari biasanya. 

Audit payroll memungkinkan Anda untuk memverifikasi data dan informasi. Misalnya seperti tingkat pembayaran pada distribusi gaji setiap karyawan terhadap tingkat pembayaran dalam buku besar penggajian.

Memastikan Pembayaran Gaji yang Akurat

Audit payroll akan memverifikasi bahwa Anda telah me,bayar gaji karyawan dengan mencatat jam kerja mereka secara aktual. Anda dapat mengecek lewat time cards, sistem pelaporan penggajian Anda sendiri dan cek gaji yang diberikan. 

Dengan begitu, Anda dapat memastikan bahwa karyawan yang menerima gaji telah memenuhi syarat untuk pembayaran tersebut.

Baca juga: Sistem Payroll Yang Ideal Untuk Perusahaan

Meninjau Aktivitas Perbankan Perusahaan

Melakukan peninjauan pada aktivitas perbankan perusahaan Anda secara teratur sangatlah penting. Meskipun ini dapat dilakukan dalam proses terpisah untuk tujuan akuntansi, ini juga dapat dimasukkan sebagai komponen penting dari proses audit payroll. 

Dengan audit payroll, Anda dapat meninjau aktivitas di laporan bank Anda untuk dicocokkan dengan transaksi di buku besar penggajian.

Langkah-langkah Melakukan Audit Payroll 

1. Cek Daftar Karyawan, Jam Kerja dan Jumlah Gaji 

Lakukanlah pengecekan pada daftar gaji karyawan Anda, pastikan apakah semua orang di daftar tersebut benar merupakan karyawan perusahaan Anda dan apakah jumlah gaji mereka sudah sesuai.

Banyak modus  penipuan dengan menggunakan karyawan palsu di dalam sistem penggajian. Karyawan yang sebetulnya tidak ada bisa saja ditambahkan oleh administrator penggajian dengan tujuan agar dapat mengantongi gaji dari karyawan hantu tersebut.

2. Hitung Variabel Payroll Lainnya 

Selain memeriksa semua hal yang berkaitan langsung dengan payroll, Anda juga perlu untuk memeriksa variabel payroll lainnya yang dibayarkan dalam setiap periode.

Variabel-variabel ini terpisah dari gaji atau upah yang dibayarkan dan jumlahnya juga bisa berbeda dalam setiap periode pembayaran gaji. Contohnya seperti bonus dan komisi, atau  insentif yang diberikan untuk menunjang prestasi karyawan.

3. Verifikasi Keakuratan Pajak 

Pastikan Anda memotong jumlah pajak yang benar dari setiap gaji karyawan. Anda harus mempertimbangkan pajak pendapatan dan jaminan sosial, cobalah verifikasi bahwa jumlah pajak yang dikirimkan sudah benar

Bandingkanlah nilai pada laporan penggajian dengan catatan penggajian Anda. Jumlah upah dan pemotongan pajak yang tercantum pada laporan penggajian Anda harus sesuai dengan catatan penggajian Anda.

Baca Juga: In House Payroll VS Payroll Outsourcing, Pilih Mana?

Penerapan Sistem Payroll Lebih Efisien dan Rapi dengan LinovHR 

Saat ini, Otomatisasi menjadi semakin populer dalam manajemen payroll. Penerapan sistem payroll yang modern dapat mengurangi risiko ketidakakuratan dan kesalahan. Jika Anda Ingin cara mudah untuk menjalankan  audit payroll, tak perlu bingung karena Anda bisa mewujudkannya dengan Payroll Software LinovHR. 

Fitur-fitur dari Payroll Software Indonesia LinovHR dapat membantu Anda melakukan kegiatan yang bersifat administratif secara sistematis. Seperti urusan payroll mulai dari perhitungan payroll beserta variabel-variabelnya secara rutin maupun periodik,  pengelompokkan payroll, berdasarkan jenis karyawan, pembuatan slip gaji, hingga laporan payroll.

Sederhanakan manajemen payroll Anda bersama LinovHR. Hanya dengan satu software semua urusan payroll dapat teratasi.

Ajukan demo sekarang juga!