Kehadiran karyawan di tempat kerja sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional perusahaan. Salah satu cara perusahaan memastikannya adalah menggunakan attendance sheet untuk mencatat kehadiran karyawan.
Sesuai namanya, sheet ini merupakan lembaran kertas atau dokumen digital yang digunakan untuk mencatat waktu dan kehadiran karyawan.
Namun, apakah metode ini benar-benar efektif? Apakah ada kelemahan dalam menggunakan attendance sheet untuk catat kehadiran karyawan? Artikel LinovHR ini akan membahas tentang hal tersebut.
Apa Itu Attendance Sheet
Attendance sheet adalah dokumen yang digunakan oleh perusahaan atau organisasi untuk mencatat kehadiran dan ketidakhadiran karyawan selama periode waktu tertentu.
Dokumen attendance sheet akan mencatat informasi seperti nama karyawan, tanggal, waktu masuk dan keluar, jumlah jam kerja, dan keterangan seperti alasan ketidakhadiran atau keterlambatan.
Dokumen ini sangat penting untuk memastikan karyawan hadir tepat waktu, menjaga disiplin kerja, dan menghitung gaji karyawan berdasarkan jumlah jam kerja yang dilakukan.
Attendance sheet juga dapat digunakan untuk mengevaluasi kinerja karyawan dan memberikan umpan balik yang diperlukan.
Selain itu, dokumen ini juga dapat membantu perusahaan atau organisasi memantau karyawan yang sering terlambat atau absen. Hal ini memungkinkan manajer untuk mengambil tindakan yang sesuai untuk mengatasi masalah ini.
Attendance sheet biasanya diatur oleh departemen sumber daya manusia (SDM) atau bagian administrasi, dan dilaporkan secara teratur kepada manajemen untuk tujuan pengawasan dan pengambilan keputusan.
Dalam beberapa perusahaan atau organisasi, sheet ini dapat disimpan dalam bentuk fisik atau elektronik. Ada banyak aplikasi dan perangkat lunak yang tersedia untuk membantu mengelola dan memantau kehadiran karyawan secara otomatis.
Beberapa perangkat lunak bahkan dapat diintegrasikan dengan sistem penggajian, sehingga proses perhitungan gaji menjadi lebih mudah dan akurat.
Dalam semua hal, sheet kehadiran adalah alat yang sangat penting untuk memastikan kehadiran dan produktivitas karyawan, serta untuk membantu perusahaan atau organisasi mencapai tujuan mereka.
Oleh karena itu, penting bagi setiap perusahaan atau organisasi untuk memiliki sistem pencatatan kehadiran yang baik dan teratur untuk mengelola karyawan mereka dengan efektif.
Baca Juga: Cara Membuat Form Attendance di Google Form dan Excel
Manfaat Attendance Sheet
Berikut adalah cara attendance sheet dapat meningkatkan proses manajemen kehadiran Anda:
-
Perencanaan dan Penjadwalan Yang Mudah
Melacak jam kerja dan kehadiran setiap karyawan dapat menjadi tantangan, terutama bagi perusahaan yang sedang berkembang dan organisasi yang lebih besar.
Lembar kehadiran membantu Anda melacak kehadiran, sehingga Anda dapat melihat siapa yang absen, hadir, sakit, cuti, terlambat, dan sebagainya.
Mereka dapat membantu Anda merencanakan dan menjadwalkan tugas untuk hari itu di antara karyawan yang hadir. Dengan begitu, Anda dapat mendistribusikan beban kerja dan merencanakan shift Anda secara tepat.
-
Mengidentifikasi Masalah Kehadiran
Dengan mencatat kehadiran dan kemudian mengevaluasi attendance sheet, Anda dapat mendapatkan gambaran tentang karyawan mana yang terus absen dari pekerjaan atau sering terlambat.
Absensi karyawan memiliki dampak pada bisnis, memengaruhi produktivitas dan semangat tim.
Oleh karena itu, setelah Anda mengidentifikasi masalah kehadiran, Anda dapat mengatasinya dengan karyawan yang sering absen untuk mengurangi dampaknya pada bisnis dan tim lainnya.
-
Menyederhanakan Penggajian dan Penagihan
Pelacakan kehadiran karyawan membantu Anda mencatat data kehadiran sehingga Anda dapat membayar tim Anda dengan akurat untuk waktu kerja yang dapat ditarifkan.
Attendance sheet juga dapat digunakan untuk menghitung berapa hari dan jam yang dihabiskan oleh tim Anda pada setiap proyek untuk berbagai klien.
Dengan begitu, Anda dapat menghitung berapa banyak jam yang dapat ditarifkan yang dihabiskan pada setiap proyek dan mengirimkan tagihan kepada klien Anda dengan jumlah yang tepat.
Baca Juga: Bagaimana Menggunakan Aplikasi Attendance Management untuk Perusahaan
Kelemahan Attendance Sheet
Sebelumnya, data kehadiran karyawan diisi secara manual pada selembar kertas atau buku catatan, yang merupakan proses yang merepotkan dan rentan kesalahan.
Seiring berjalannya waktu, lembar kehadiran reguler berubah menjadi formulir kehadiran digital atau kartu waktu. Namun, bahkan lembar baru ini juga memiliki kelemahan.
Berikut adalah keterbatasan utama dari lembar kehadiran karyawan:
-
Kesulitan Melacak Cuti dan Lembur
Dengan metode ini, karyawan harus menghitung sendiri lembur, waktu libur yang terakumulasi, dan sakit. Atau mereka harus terus-menerus meminta HR untuk menghitungnya.
Tidak hanya merepotkan, tetapi kemungkinan membuat kesalahan juga tinggi. Jika Anda menggunakan sistem otomatisasi, informasi ini akan akurat dan siap digunakan oleh karyawan dengan sekali klik.
Selain itu, undang-undang tenaga kerja mengenai cuti dan lembur bisa jadi berubah. Dengan sistem manual, kesalahan dalam menghitung lembur dan cuti dapat menimbulkan masalah bagi perusahaan Anda.
-
Kurangnya Fitur Penilaian Produktivitas
Menggunakan attendance sheet untuk menentukan produktivitas bisa jadi permainan tebak-tebakan. Mengapa?
Lembar ini hanya mencerminkan apakah karyawan bekerja pada hari tertentu, tetapi tidak tugas apa yang dikerjakan, jadi Anda harus mengetahuinya sendiri.
Ia tidak menunjukkan seberapa produktif karyawan bekerja pada tugas atau proyek tertentu. Juga tidak memberikan laporan tentang bagaimana mereka menghabiskan waktu mereka di tempat kerja.
Untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang produktivitas, Anda perlu mengetahui berapa jam yang mereka habiskan untuk melakukan tugas dan proyek. Anda juga harus melihat apakah mereka dapat bekerja tanpa gangguan seperti media sosial.
-
Tantangan Penggajian dan Faktur
Lembar kehadiran (berbasis Excel spreadsheet, PDF, atau Word) hanya akurat sebagaimana informasi yang diisi. Jika waktu yang tercatat dalam template Excel tersebut tidak akurat, penggajian juga akan tidak akurat.
Selain itu, karyawan yang tidak jujur dapat memasukkan jam yang salah dengan sengaja. Terdapat banyak ruang bagi kesalahan manusia. Kesalahan, baik yang disengaja atau tidak, dapat menyebabkan penggajian dan faktur yang tidak benar.
Hal ini dapat memengaruhi profitabilitas perusahaan dari waktu ke waktu. Meskipun template catatan kehadiran karyawan dapat berguna untuk melacak kehadiran karyawan, tetapi bisa menjadi beban untuk diisi secara manual setiap hari.
Selain itu, cara lama menghitung gaji dengan kalkulator membutuhkan waktu yang terlalu lama.
Baca Juga: Apa Itu Attenance and Payroll Software? Berikut Cara Kerjanya
Contoh Attendance Sheet
Berikut attendance sheet template berdasarkan periodenya, di antaranya:
1. Daily Employee Attendance Sheet Template
Berikut adalah contoh daftar kehadiran karyawan harian:
| No. | Nama | Tanggal | Jam Masuk | Jam Keluar | Keterangan |
| 1. | Andi | 5 April 2023 | 08.15 | 17.00 | Masuk terlambat 15 menit |
| 2. | Budi | 5 April 2023 | 08.30 | 17.30 | Masuk terlambat 30 menit |
| 3. | Cindy | 5 April 2023 | 08.00 | 17.00 | Masuk tepat waktu |
| 4. | Dian | 5 April 2023 | 09.00 | 18.00 | Masuk terlambat 1 jam |
| 5. | Eka | 5 April 2023 | 08.00 | 17.15 | Masuk tepat waktu |
Catatan:
- Waktu yang dicantumkan dalam format 24 jam.
- Keterangan dapat disesuaikan dengan kebijakan perusahaan terkait absensi karyawan.
2. Weekly Employee Attendance Sheet Template
Berikut adalah contoh daftar hadir karyawan mingguan:
| No. | Nama | Senin | Selasa | Rabu | Kamis | Jumat | Sabtu | Minggu | Total Masuk |
| 1. | Andi | Masuk | Masuk | Masuk | Masuk | Masuk | Libur | Libur | 5 |
| 2. | Budi | Masuk | Masuk | Terlambat 15 menit | Masuk | Masuk | Masuk | Libur | 5 |
| 3. | Cindy | Masuk | Masuk | Masuk | Masuk | Terlambat 30 menit | Libur | Libur | 4 |
| 4. | Dian | Masuk | Masuk | Masuk | Masuk | Masuk | Masuk | Libur | 6 |
| 5. | Eka | Masuk | Terlambat 1 jam | Masuk | Masuk | Masuk | Masuk | Libur | 5 |
Catatan:
- Waktu yang dicantumkan dalam format 24 jam.
- Keterangan dapat disesuaikan dengan kebijakan perusahaan terkait absensi karyawan.
- Total masuk dihitung dari jumlah hari masuk karyawan selama seminggu.
3. Monthly Employee Attendance Sheet Template
Berikut adalah contoh daftar kehadiran karyawan bulanan:
| No. | Nama | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | dst | Total Masuk |
| 1. | Cindy | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | …… | 30 hari |
| 2. | Ita | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | …… | 30 hari |
Catatan:
- Keterangan dapat disesuaikan dengan kebijakan perusahaan terkait absensi karyawan.
- Total masuk dihitung dari jumlah hari masuk karyawan selama sebulan.
Baca Juga: Smart Attendance: Pengertian, Fitur, dan Manfaatnya untuk Perusahaan
Gunakan Aplikasi Absensi LinovHR untuk Mencatat Kehadiran Karyawan Lebih Mudah
Attendance sheet memang menjadi salah satu cara untuk perusahaan mencatat kehadiran karyawan. Namun, sheet ini tidak cukup kompatibel dan kurang adaptif bagi bisnis Anda.
Hal ini karena attendance sheet masih menggunakan cara-cara manual dalam pengelolaan kehadiran karyawan. Sehingga, Anda harus memilih sistem pencatatan kehadiran yang adaptif dan kompatibel bagi bisnis Anda.
Salah satu pilihan terbaik adalah Aplikasi Absensi LinovHR yang mampu mencatat daftar kehadiran karyawan jauh lebih mudah.
Di mana aplikasi ini bisa di-install di smartphone karyawan baik itu Android maupun Ios. Nantinya, karyawan bisa melakukan absen dengan tiga metode, selfie, PIN, fingerprint.
Nantinya,jam kehadiran serta lokasi karyawan melakukan clock in akan tercatat dalam sistem secara real time.
HR pun dapat melihat daftar kehadiran, keterlambatan, serta akumulasi kehadiran melalui report yang bisa diunduh melalui Modul Time Management LinovHR.
Tidak hanya dapat digunakan untuk mencatat kehadiran, aplikasi absen LinovHR sebagai aplikasi ESS juga dapat digunakan oleh karyawan untuk mengajukan cuti, izin, serta mampu memantau produktivitas karyawan dengan fitur Time Sheet, sehingga HR juga bisa mengawasi segala tugas karyawan.
Dapatkan seluruh kemudahan pengelolaan kehadiran karyawan dengan Aplikasi Absen LinovHR, ayo ajukan demo gratisnya sekarang!
