Attendance management adalah salah satu cara perusahaan dalam mengelola dan memantau kehadiran para karyawan. Mengelola dan memantau kehadiran karyawan sendiri jadi kegiatan penting karena secara langsung akan memengaruhi produktivitas dan kinerja perusahaan.Â
Jika perusahaan secara teratur memonitoring kehadiran karyawan, maka tentu saja kinerja perusahaan akan berjalan dengan baik, begitu pula sebaliknya.
Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk menggunakan sistem manajemen kehadiran yang bisa membantu perusahaan dalam pencatatan jam kerja karyawan.
Untuk itu, simak artikel dari LinovHR berikut ini yang menjelaskan mengenai attendance managementÂ
Apa Itu Attendance Management?
Attendance management adalah sebuah software atau program sistem dalam perangkat lunak digital, yang digunakan perusahaan untuk menyimpan, mencatat, dan mengelola data absensi karyawan. sistem ini bisa membuat pengelolaan data karyawan menjadi lebih transparan dan sederhana.
Dengan menggunakan attendance management, perusahaan bisa melacak kehadiran karyawan tanpa perlu khawatir data yang dihasilkan tidak akurat, serta mengurangi penggunaan kertas untuk melakukan pencatatan kehadiran karyawan.
Selain itu, attendance management juga akan meminimalisir kecurangan yang bisa saja terjadi mengenai pencatatan kehadiran karyawan, karena pencatatan kehadiran karyawan akan dilakukan secara otomatis.
Data karyawan yang sudah masuk akan secara otomatis direkapitulasi menjadi sebuah laporan kehadiran karyawan.
Keuntungan Penggunaan Attendance Management Bagi Perusahaan
Terdapat beberapa keuntungan yang bisa dimanfaatkan perusahaan dengan implementasi attendance management. Adapun beberapa keuntungan tersebut adalah sebagai berikut, antara lain:
1. Tingkat Keakuratan Lebih Tinggi
Salah satu keluhan tim HR yang paling sering terjadi adalah kesalahan data dalam absensi karyawan.
Oleh karena itu, attendance management system menjadi solusi yang terbaik untuk meminimalisir terjadinya human error serta meningkatkan keakuratan informasi.
2. Efisiensi
Dengan menggunakan attendance management, perusahaan dapat mengelola data kehadiran karyawan dengan jumlah yang banyak. Hal ini tentunya akan mewujudkan efisiensi dalam pengelolaan data kehadiran karyawan.
3. Hemat Biaya dan Waktu
Selain efisiensi, attendance management juga dapat menghemat waktu dan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan.
Perusahaan tidak perlu lagi untuk mengeluarkan banyak biaya untuk pengadaan atau pemeliharaan mesin absensi dalam bentuk fingerprint.
4. Sistem yang Terintegrasi
Attendance management system akan menawarkan sebuah sistem yang terintegrasi satu dengan yang lain. Seperti mengintegrasikan data kehadiran karyawan dengan perhitungan gaji setiap bulannya.
Hal ini tentunya akan memudahkan HR dalam menyederhanakan proses administratif di perusahaan.
Baca Juga: Seperti Apa Itu Software Attendance Management?
Fungsi Attendance Management Bagi Perusahaan
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, aplikasi attendance management akan membantu perusahaan dalam melakukan monitoring terhadap kehadiran karyawan.
Sehingga sistem operasional suatu perusahaan dapat berjalan dengan baik dan lancar.Â
1. Mengawasi Kinerja Karyawan Secara Real Time
Dengan menggunakan attendance management system, perusahaan bisa menghilangkan kebiasaan karyawan dalam korupsi waktu kerja.
Perusahaan bisa mengawasi kinerja karyawan melalui perekaman data secara otomatis sehingga perusahaan dapat memeriksa data yang masuk secara real time.
2. Self Service
Attendance management punya fungsi self service (Employee Self Services) yang artinya memungkinkan karyawan untuk mengelola kehadirannya secara mandiri melalui perangkat ini.
Mulai dari melakukan absen, melihat timesheet, sampai mengajukan izin dan cuti.
3. Management Payroll
Penggunaan sistem attendance management juga punya fungsi terhadap management payroll. Di mana perusahaan akan menghitung jumlah gaji berdasarkan jumlah kehadiran karyawan, beban kerja, dan jabatan karyawan.
Dengan sistem ini maka perhitungan gaji dapat dilakukan lebih mudah karena perhitungan jumlah jam kerja telah terkalkulasi secara otomatis.
Jenis-jenis Attendance Management System
Terdapat beberapa jenis attendance management system yang dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, yaitu sebagai berikut.
1. Biometric Attendance Management
Sistem absensi biometrik ini pada dasarnya akan melakukan verifikasi terhadap identitas karyawan serta mencatat waktu masuk dan keluarnya karyawan dengan menggunakan sidik jari.Â
Sistem ini berguna untuk mencegah kemungkinan yang terjadi terkait kecurangan data kehadiran karyawan yang bisa memengaruhi produktivitas perusahaan.
2. Break-Time Tracking Software
Banyak perusahaan yang sudah menerapkan sistem pencatatan durasi istirahat pada setiap karyawan.
Hal ini dikarenakan perusahaan tersebut menggunakan break-time tracking management, yang bisa mencatat durasi istirahat karyawan secara otomatis.Â
Hal ini digunakan perusahaan untuk meminimalisir pencurian waktu selama waktu istirahat berlangsung
3. Online Attendance Management Software
Online attendance management software merupakan sistem pencatatan waktu kehadiran karyawan yang sudah berbasis cloud.
Sistem ini digunakan untuk memastikan bahwa karyawan dapat melakukan absensi dengan mudah dan praktis hanya dengan menggunakan smartphone dan akses internet.
Mudahkan Attendance Management Perusahaan dengan Software Absensi LinovHR
Attendance management adalah bagian administratif perusahaan dalam melakukan pengelolaan kehadiran karyawan.
Dengannya seorang HR bisa menyederhanakan proses administrasi data kehadiran karyawan, mulai dari karyawan yang bekerja di kantor sampai karyawan yang bekerja di lapangan.
Penggunaan attendance management dapat menghilangkan cara-cara manual dan pekerjaan repetitif yang menyita waktu. Sehingga waktu kerja pun bisa lebih efektif untuk mengatur hal-hal yang bersifat strategis. HR tidak lagi terjebak melakukan rekap dan akumulasi kehadiran karyawan setiap harinya karena semua sudah dilakukan secara otomatis.
Untuk itu, tidak lagi ada yang perlu diragukan dengan menggunakan sistem manajemen kehadiran. Salah satu pilihan yang bisa diandalkan adalah Software Absensi LinovHR yang memiliki fitur-fitur unggul yang mendukung manajemen kehadiran karyawan.
Seperti fitur Timesheet dalam Software Absensi LinovHR yang bisa mengelola kehadiran karyawan secara lebih terorganisir. HR pun dapat melihat report kehadiran karyawan untuk melihat jam kerja, waktu keterlambatan, dan lembur yang karyawan lakukan.
Lalu ada juga fitur Time Definition yang akan membantu dalam rekapitulasi dan akumulasi kehadiran untuk digunakan dalam perhitungan gaji.
Karyawan pun bisa melakukan proses absensi melalui aplikasi ESS dengan menggunakan smartphone. Di mana absen bisa dilakukan dengan berbagai cara, yakni selfie, fingerprint dan geolocation.
Nantinya, data kehadiran karyawan akan langsung terinput secara otomatis di sistem, sehingga proses absen karyawan akan tercatat dengan baik.
Selain itu, perusahaan juga bisa mengatur waktu keterlambatan serta jam lembur karyawan sesuai dengan kebutuhan.
Singkatnya, sistem akan secara otomatis mencatat waktu karyawan yang datang tepat waktu atau terlambat serta mencatat karyawan yang sedang mengambil jatah lemburnya.
Sehingga, waktu untuk mencatat kehadiran karyawan menjadi lebih cepat dan akurat.
Untuk itu, permudah kinerja HR dalam melakukan absensi karyawan dengan Software Absensi LinovHR. Gunakan Softwarenya sekarang juga!
