Perusahaan selalu mencari cara untuk membuat operasional berjalan lebih efektif dan efisien. Kehadiran teknologi menjawab tantangan tersebut, di mana penggunaannya di perusahaan bisa meringkas pekerjaan yang sifatnya repetitif.
Teknologi tidak hanya merambah pekerjaan yang sifatnya teknikal tapi juga administratif dengan munculnya aplikasi HR terbaik.
Kehadiran teknologi ini terbukti mampu meringankan pekerjaan HR dan membuat sistem administratif perusahaan berjalan lebih terorganisir karena punya data terpusat.
Mungkin Anda masih bertanya, mengapa harus menggunakan aplikasi HR jika Excel bisa mengerjakan semua? Anggapan tersebut salah, mengapa? Untuk tahu lebih jelasnya, mari simak artikel LinovHR berikut ini!
Mengapa HR Seharusnya Sudah Tidak Lagi Menggunakan Excel?
Microsoft Excel sangat identik dengan departemen HRD, nyatanya hal ini bukanlah hal yang bisa disanggah karena sampai saat ini masih banyak sekali HRD di berbagai perusahaan menggunakan Excel untuk menjalankan fungsinya seperti penggajian, kehadiran, cuti tahunan.
Masih banyaknya perusahaan yang menggunakan Excel adalah karena software ini mudah didapatkan dan murah, meskipun memang membutuhkan seseorang yang memahami cara menggunakan program dan mengetahui cara memasukkan rumus Excel dan memformat database yang sesuai.
Selain itu, banyak perusahaan masih banyak yang menggunakan Excel untuk pengelolaan administrasi SDM adalah karena tidak memiliki waktu yang cukup untuk mempelajari teknologi baru dan tidak memiliki anggaran dana untuk membeli aplikasi HR.
Penggunaan Excel untuk mengelola administrasi perusahaan mungkin masih relevan untuk bisnis ukuran kecil, di mana jumlah karyawan masih sedikit. Jika diperlukan, perusahaan juga bisa memberikan pelatihan microsoft excel pada karyawannya.
Namun, untuk ukuran perusahaan yang berkembang dan telah maju, jelas penggunaan Microsoft Excel untuk mengelola administrasi karyawan tidak lagi dapat diandalkan.
Mengapa? Penggunaan spreadsheet Excel akan memakan banyak waktu untuk hanya untuk menginput data. Waktu yang dihabiskan untuk input data ini saja bisa berjam-jam bahkan berhari-hari.
Belum lagi saat tim HR berkembang dengan banyaknya dokumen spreadsheet pengelolaan administrasi tentu akan semakin rumit, belum lagi Excel tidak bisa menyediakan data yang real-time dan tidak bisa dilacak.
Sehingga penggunaan Ms Excel untuk mengelola segala administrasi perusahaan hanya akan menyita waktu HR dalam mengerjakan pekerjaan yang bersifat repetitif. Padahal peran HR di perusahaan bukan hanya itu saja, mereka juga perlu menjalankan fungsi analisis dan strategi terkait human development.
Maka dari itu, penggunaan Excel untuk mengelola administrasi perusahaan secara keseluruhan tidak lagi relevan dan tidak dapat diandalkan. Sebaiknya perusahaan juga sudah harus mengandalkan aplikasi HR untuk mempersingkat tugas HR.
Apalagi saat ini aplikasi HR terbaik sudah menyediakan banyak modul dan fitur sehingga pengelolaan administrasi perusahaan sudah bisa dilakukan di satu tempat saja.
Fungsi yang Ditawarkan Aplikasi HR Terbaik
Setelah mengetahui mengapa seharusnya sudah tidak lagi menggunakan Excel untuk mengelola SDM di perusahaan, maka selanjutnya Anda perlu mengetahui beberapa fungsi yang ditawarkan aplikasi HR terbaik, berikut diantaranya:
1. Record function
HRIS dapat bekerja sebagai sistem pencatatan yang mampu untuk melacak setiap perubahan yang terkait dengan data karyawan.
2. Memenuhi kelengkapan data karyawan
Aplikasi HR terbaik memberikan kemudahan kepada perusahaan untuk mengelola database karyawan, mulai dari data karyawan, kewajiban pajak, kompetensi sampai career path karyawan.
Semua data ini dapat dikelola dalam satu tempat terpusat dan bisa diakses dengan mudah. Bahkan perusahaan bisa melakukan kustomisasi terkait data apa saja yang mereka butuhkan.
Oleh karena itu, sistem HRIS sering diandalkan sebagai penyimpanan data karyawan yang cerdas dan aman, karena sudah dibekali dengan teknologi terbaru.
3. Meningkatkan efisiensi seluruh proses administrasi SDM
Dengan menggunakan aplikasi HR, perusahaan tentunya bisa meningkatkan efisiensi seluruh proses administrasi SDM.
Karena sistem yang ada di aplikasi HR akan menyimpan berbagai data dalam satu lokasi, sehingga memudahkan para praktisi HR dalam mengelola data karyawan.
4. Proses analisis dan evaluasi kinerja karyawan
Aplikasi HR terbaik akan memungkinkan perusahaan Anda untuk melakukan analisis dan melakukan monitoring kinerja karyawan secara keseluruhan.
Dengan begini, proses pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.
5. Self-service for employees
Fungsi dari aplikasi HR terbaik yang terakhir adalah bisa melakukan layanan mandiri untuk seluruh karyawan.
Fungsi ini mampu untuk memperbarui informasi pribadi karyawan secara mandiri, melihat sisa jatah cuti, mengajukan cuti, proses absen dan lain sebagainya.
Baca Juga: Apakah Aplikasi HRD Terbaik Bisa Jadi Pilihan?
LinovHR Adalah Jawaban Untuk Aplikasi HR Terbaik
Aplikasi HR terbaik mempersingkat tugas HR sehingga mereka bisa bekerja lebih produktif. Namun, saat Anda memilih aplikasi HR pasti aplikasi tersebut dapat menjawab kebutuhan perusahaan Anda.
Dengan banyaknya aplikasi HR di Indonesia dan luar negeri, dan dengan berbagai harga yang berbeda-beda, Anda mungkin semakin bingung untuk memilih aplikasi HR yang sesuai dengan kebutuhan dan budget perusahaan Anda.Â
Salah satu aplikasi HR terbaik di Indonesia yang sudah digunakan oleh banyak perusahaan besar adalah LinovHR. Aplikasi ini dapat membantu perusahaan dalam melakukan pengelolaan karyawan secara akurat, tepat dan cepat, karena sudah dibekali dengan teknologi yang canggih.
Dengan menggunakan teknologi yang canggih, LinovHR dilengkapi dengan berbagai fitur yang akan memudahkan para praktisi HR dalam melakukan proses pengelolaan karyawan. Selain itu, LinovHR akan menjamin keamanan dan kerahasiaan data karyawan yang digunakan untuk pengelolaan administrasi karyawan.
Aplikasi HR terbaik LinovHR menawarkan berbagai macam kemudahan dalam mengelola sumber daya manusia melalui beberapa modul.
Adapun modul yang dimaksud adalah sebagai berikut:
- Organization management untuk mengatur profil dan menguraikan tujuan besar perusahaan yang ditampilkan secara visual.
- Personnel administration sebagai media untuk mengarsipkan data dan informasi karyawan
- Recruitment untuk memfasilitasi seluruh kegiatan perekrutan karyawan
- Payroll untuk membantu penggajian bulanan, menyusun slip gaji, laporan gaji karyawan dan lain sebagainya
- Competency management untuk mengelola setiap kompetensi unit kerja
- Performance management untuk membantu dalam melakukan proses penilaian dan monitoring karyawan
- Time management untuk mengatur jadwal kerja pada setiap karyawan serta mengelola absensi secara otomatis
- Reimbursement untuk membantu perusahaan dalam mengelola berbagai jenis reimburse, seperti medical, travel dan business
- ESS (employee self service) sebagai alat untuk membantu karyawan dalam mengakses data informasi pribadi
- Learning Management System untuk mendukung pengelolaan dan penyelenggaraan kegiatan pelatihan dan pengembangan bagi karyawan.
Segala kemudahan pengelolaan SDM terdapat di sebuah aplikasi HR terbaik LinovHR.
Segera gunakan aplikasinya sekarang!
