Setiap perusahaan sudah sewajarnya memiliki catatan profil dan latar belakang karyawan. Tujuannya untuk mengenal karyawan lebih jauh. Data dan catatan seputar karyawan ini biasanya disimpan di database yang memuat employee profile dalam bentuk aplikasi.
Untuk mempermudah pengelolaan, aplikasi ini dilengkapi berbagai fitur beserta manfaatnya masing-masing. Untuk mengetahui lebih jauh keunggulan dan berbagai fitur aplikasi employee profile, simak artikel LinovHR berikut ini sampai tuntas.
Apa Itu Aplikasi Employee Profile
Jadi, apa itu aplikasi employee profile alias direktori karyawan? Aplikasi employee profile adalah teknologi berbasis cloud yang berisi informasi penting terkait seluruh anggota perusahaan.
Aplikasi ini memuat profil dasar karyawan, seperti identitas diri, alamat, alamat surel, informasi kontak, serta jabatan yang dipegang. Ada pula perusahaan yang menyertakan biografi singkat dan fun fact mengenai karyawan mereka.
Sebelum masa kemajuan teknologi seperti sekarang, dulu, data-data karyawan hanya dicatat secara manual menggunakan kertas. Namun, sekarang ini, direktori karyawan dapat dikelola menggunakan aplikasi employee profile sehingga membuat proses semakin cepat sekaligus menghemat kertas.
Tidak hanya sebagai tempat untuk menampung data-data karyawan, aplikasi ini juga membantu manajer untuk mengulik hal-hal mendetail, mulai dari aset karyawan, detail pekerjaan, dokumen, catatan, dan masih banyak lagi.
Sifat aplikasi yang lebih visual dibanding spreadsheet membuatnya lebih cepat untuk dioperasikan. Dengan aplikasi employee profile, perusahaan bisa mengetahui banyak hal tentang para pekerjanya sehingga meningkatkan transparansi dan menekan kemungkinan adanya penipuan identitas atau semacamnya.
Baca juga: 7 Tips Mengelola Data Karyawan secara Efektif
Keuntungan Menggunakan Employee Profile
Seperti yang telah disebutkan di atas, aplikasi ini berperan penting sebagai penyimpanan dan pengelolaan informasi seputar karyawan. Selain hal-hal bersifat kearsipan, aplikasi employee profile juga memiliki sederet fungsi lain, yaitu:
1. Membangun Kolaborasi
Lewat informasi karyawan yang bisa diakses dengan mudah di direktori online, Anda bisa mengidentifikasi kolega di tim atau divisi lain yang memiliki pengalaman, ilmu, atau keterampilan yang relevan untuk mengajaknya menjadi anggota tim kerja dan melakukan kolaborasi.
2. Meningkatkan Engagement Karyawan
Employee profile juga berfungsi meningkatkan engagement. Hal ini karena setiap karyawan dapat mengakses dan melakukan identifikasi terhadap data, sumber informasi, dan ilmu di departemen lain secara mudah dan cepat sehingga mampu menciptakan koneksi.
Koneksi yang terjalin ini kemudian juga bisa memperkuat rasa saling memiliki sebagai bagian dari membangun budaya perusahaan.
3. Mempermudah Proses Onboarding Karyawan Baru
Direktori yang komprehensif membantu karyawan baru untuk mengenal nama dan profil calon koleganya. Dengan begitu, proses onboarding karyawan bisa berjalan lebih efisien sekaligus menciptakan kenyamanan bagi anggota perusahaan yang baru.
Fitur Aplikasi Employee Profile
Fitur aplikasi employee profile sendiri beragam dengan manfaatnya masing-masing. Berikut adalah deretan fitur yang tersedia di software ESS LinovHR beserta fungsi dan penjelasannya. Apa saja?
1. Menu Profile
Menu satu ini berguna untuk menyimpan dan menampilkan data pribadi serta profil karyawan secara lengkap. Isinya terdiri atas nomor identitas, informasi kontak, foto karyawan, hingga akun media sosialnya.
Update alias pembaruan data terbaru bisa dilakukan sendiri oleh karyawan sehingga mereka tidak harus melapor ke HRD untuk diproses secara manual.
2. Menu Time Management
Layanan berikutnya memiliki fungsi untuk membantu karyawan dalam mengelola pekerjaannya, seperti melihat catatan kehadiran, mengisi tugas harian, melihat kalender atau agenda perusahaan, mengajukan pinjaman, hingga mengajukan permohonan pengunduran diri.
Dengan menu ini, karyawan tidak perlu direpotkan oleh proses birokrasi yang lama dan rumit.
3. Fitur Document
Fitur selanjutnya adalah Document untuk menyimpan data serta dokumen terkait tugas karyawan. Lewat fitur Document, karyawan dapat memeriksa dan mencatat tugas-tugas hariannya serta melihat goal individu maupun divisi untuk membuat tugas lebih terarah.
4. Menu Announcement
Menu Announcement membantu manajemen perusahaan untuk menyampaikan informasi penting kepada seluruh karyawan. Informasi ini kemudian bisa dikirimkan dalam bentuk file sehingga karyawan dapat mengunduhnya dengan mudah.
Dengan menu ini, penyebaran informasi akan semakin cepat dan merata sehingga tidak ada lagi karyawan yang berpotensi ketinggalan berita.
5. Menu Reimbursement
Selain mencatat dan menyimpan data terkait pekerjaan, beberapa aplikasi employee profile juga dilengkapi menu reimbursement supaya karyawan dapat mengelola reimbursement-nya sendiri.
Biasanya, langkah yang perlu dilakukan adalah mengunggah berkas persyaratan sesuai peraturan dari masing-masing perusahaan atau organisasi. Jenis pengembalian yang biasanya di-cover antara lain business reimburse dan travel reimburse.
Baca juga: Cara Membuat Employee Profile Karyawan yang Baik dan Benar
Kelola Employee Profile dengan Modul Personnel Management LinovHR
Mengelola profil karyawan secara manual dapat memakan waktu dan menimbulkan risiko kesalahan data. Setiap perubahan informasi karyawan, seperti alamat atau jabatan, sering kali membutuhkan banyak proses administrasi yang rumit dan memakan waktu.
Tidak hanya menghambat kinerja HR, tetapi juga berpotensi menyebabkan kebingungan dan kurang akuratnya data karyawan. Akibatnya dapat mempengaruhi evaluasi kinerja dan pengelolaan sumber daya manusia secara keseluruhan. Tanpa sistem yang terintegrasi, perusahaan bisa kehilangan peluang untuk memanfaatkan data karyawan secara optimal.
Dengan Modul Personnel Management dari LinovHR, semua informasi karyawan dapat dikelola secara terpusat dan otomatis. Ini memungkinkan pembaruan data real-time, mengurangi risiko kesalahan, dan mempercepat proses administrasi. Tidak perlu lagi khawatir dengan kerumitan dan inefisiensi pengelolaan data karyawan.
Ingin mencoba dan merasakan langsung fitur-fiturnya? Anda tinggal mengajukan demo sekarang juga, dijamin gratis!
