Saat Anda sudah memutuskan untuk beralih dari sistem absensi konvensional ke yang lebih modern yaitu dengan menggunakan aplikasi dan software, Anda juga perlu mempersiapkan beberapa hal agar peralihan ini dapat diterima oleh seluruh karyawan dan dapat digunakan dengan maksimal.
Artikel kali ini, LinovHR akan membeberkan apa saja yang perlu Anda persiapkan dalam masa peralihan tersebut. Simak selengkapnya.
Persiapan Sebelum Implementasi Aplikasi Absensi
Kami akan anggap saat ini Anda sudah melakukan dealing dengan vendor untuk menggunakan aplikasi absensi yang mereka sediakan. Setelah dealing, berikut ini beberapa hal yang perlu Anda perhatikan dan persiapkan sebelum implementasi, antara lain:
1. Miliki Surat Keputusan Bersama (SKB) dengan Vendor
Saat Anda melakukan dealing, sebelum membayar, alangkah baiknya Anda memiliki SKB terlebih dahulu. Hal ini agar ada kejelasan adanya kerjasama antara Anda dengan vendor yang telah Anda pilih.
Surat ini berisi hal-hal yang akan disetujui dan dilaksanakan oleh kedua belah pihak. Jadi proses kerja sama antara vendor dengan perusahaan akan terlindungi secara hukum.
2. Persiapan Data Karyawan
Setelah itu, Anda perlu mempersiapkan data karyawan sesuai kebutuhan pihak vendor. Biasanya perlu data lengkap seperti nama, alamat, jabatan, nomor induk karyawan, dan data absensi sebelumnya. Data ini bisa berbeda-beda tergantung keperluan dari pihak vendor.
3. Infrastruktur dan Perangkat Pendukung
Jika Anda ingin beralih menggunakan aplikasi absensi, tentu Anda perlu memastikan karyawan Anda memiliki perangkat yang support dengan aplikasi. Selain itu, Anda juga pasti memerlukan laptop atau komputer guna mengakses data kehadiran karyawan melalui software.
Selain perangkat tersebut, Anda perlu menyiapkan akses internet yang stabil agar bisa memudahkan karyawan dalam melakukan absensi nantinya.
4. Sosialisasi dan Pelatihan
Setelah memastikan ketersediaan infrastruktur dan perangkat, Anda juga perlu mempersiapkan workshop bagi karyawan Anda sebelum resmi menggunakan sistem absensi yang baru. Terkadang, ada saja yang memang gaptek ataupun agak sulit untuk diajari karena sudah terbiasa dengan sistem konvensional.
Untuk meminimalisir hal tersebut, Anda perlu membuat workshop, Anda juga bisa meminta kepada vendor untuk memberikan workshop bagi para karyawan Anda. Karena sudah jelas pihak vendor lah yang lebih paham terhadap aplikasi yang mereka miliki.
5. Uji Coba dan Validasi Data
Nah, pada saat-saat terakhir sebelum resmi menggunakan aplikasi absensi yang sudah Anda beli, Anda perlu melakukan uji coba dan validasi data. Biasanya beberapa vendor ada kesalahan input data ataupun ada data karyawan yang kurang.
Anda perlu memastikan dan melakukan pengecekan agar karyawan yang bersangkutan dapat menggunakan aplikasi dengan maksimal. Selain itu, Anda bisa memberikan informasi kepada pihak vendor jika ada data yang kurang tepat.
6. Dukungan Teknis dan Pemeliharaan
Pastikan vendor yang Anda gunakan menyediakan dukungan teknis yang responsif, biasanya akan ada PIC khusus yang bisa Anda hubungi jika terjadi suatu masalah di aplikasi. Sebagai contoh, di LinovHR sendiri setiap klien memiliki 2-3 PIC yang bisa Anda hubungi dan nantinya ada tim expert diluar PIC tersebut yang akan membantu juga.
Dukungan teknis merupakan hal paling penting yang perlu Anda pastikan agar dapat membantu Anda dalam menghadapi kendala yang terjadi.
7. Pelaporan
Biasanya, akan ada beberapa hal teknis yang mungkin Anda lupa atau kekeliruan dalam melakukan input data yang menyebabkan hasil data yang keluar kurang sesuai. Anda bisa langsung menghubungi PIC terkait untuk membantu Anda mengatasi hal tersebut.
Di LinovHR biasanya akan diselesaikan kurang dari 1×24 jam tergantung seberapa berat permasalahan yang Anda alami.
Demikianlah beberapa hal yang perlu Anda pastikan dan persiapkan sebelum melakukan implementasi aplikasi kehadiran karyawan yang telah Anda beli.
