Perusahaan membutuhkan pengelolaan yang tepat untuk data-data administrasi. Untuk memudahkan operasional perusahaan, data tersebut harus bisa disimpan dengan aman serta dicari dan diakses dengan mudah.
Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan aplikasi arsip digital. Melalui aplikasi ini, perusahaan akan mendapatkan kemudahan dalam pengelolaan data secara elektronik.
Kenali lebih lanjut tentang aplikasi arsip dan rekomendasi aplikasi yang bisa perusahaan gunakan di artikel LinovHR ini.
Apa Itu Aplikasi Arsip Digital?
Aplikasi arsip digital adalah sistem yang berfungsi untuk mengelola arsip elektronik secara digital, sistematis, aman, dan tersentralisasi. Dengan aplikasi ini, Anda bisa menyimpan, mengedit, dan membagikan data.
Aplikasi arsip digital hadir untuk mengganti cara pengolahan arsip secara manual. Sistem ini menggantikan manajemen arsip yang masih dalam bentuk dokumen kertas. Jika menggunakan kertas sebagai media penyimpanan data, data tersebut akan sulit disimpan dan dicari.
Namun jika menggunakan aplikasi arsip digital, kebutuhan administrasi di perusahaan akan semakin mudah untuk dilakukan. Ini karena aplikasi arsip menggunakan server cloud untuk menyimpan data sehingga data akan lebih aman serta mudah dicari dan diakses.
Penggunaanya juga bisa mendukung perusahaan untuk menerapkan paperless office.
Manfaat Arsip Secara Digital
Perusahaan yang menggunakan aplikasi arsip digital dalam kesehariannya akan menerima manfaat berikut ini.
1. Menjamin Keamanan Data
Manfaat aplikasi arsip digital yang pertama adalah adanya jaminan keamanan data. Ini disebabkan karena aplikasi arsip menggunakan server cloud yang memiliki keamanan berupa enkripsi berlapis.
Keamanan aplikasi arsip tentu lebih baik daripada pengelolaan arsip manual. Sebab, sistem arsip manual masih menggunakan kertas yang rawan hilang dan terselip.
2. Ramah Lingkungan
Aplikasi arsip digital lebih ramah lingkungan daripada pengelolaan data secara manual. Ini karena aplikasi arsip secara digital tidak lagi menggunakan kertas yang berbahaya bagi lingkungan jika digunakan dalam jumlah banyak. Alih-alih kertas, aplikasi ini menggunakan server cloud.
3. Menghemat Waktu
Perusahaan yang menyimpan dan mengolah data secara konvensional akan menghabiskan banyak waktu. Hal itu disebabkan karena mereka lebih sulit dalam menemukan data yang ada dalam arsip. Bisa jadi, data disimpan secara tidak terstruktur dan tidak dikembalikan pada tempatnya setelah digunakan.
Jika menggunakan aplikasi arsip, HR bisa mencari dokumen dengan mudah. Cukup tuliskan dokumen yang ingin dicari pada kolom pencarian.
Selain mudah dicari, data juga mudah diakses. Pada umumnya, aplikasi arsip bisa dibuka kapan pun dan di mana pun melalui smartphone atau laptop.
4. Meminimalisir Penggunaan SDMÂ
Manfaat aplikasi arsip digital yang terakhir adalah meminimalisir penggunaan SDM. Ini karena software arsip data bisa digunakan dengan mudah dan cepat, sehingga tidak membutuhkan banyak SDM untuk mengelolanya.
Hal itu tentunya berbeda dengan pengarsipan data secara manual. Pengelolaan data konvensional membutuhkan banyak orang karena butuh waktu lama untuk memasukkan dan mencari data.
Baca Juga: Dampak Negatif Arsip Karyawan Data Berantakan
Jenis Aplikasi Arsip Digital Terbaik
Jika perusahaan ingin menggunakan aplikasi arsip, Anda bisa menggunakan rekomendasi aplikasi arsip digital berikut ini.
1. Manpro
Manpro adalah aplikasi arsip digital untuk mengelola dan memanajemen data agar lebih efektif dan efisien. Aplikasi ini mudah dan cepat digunakan karena memiliki tampilan dan cara penggunaan yang user friendly.
Aplikasi Manpro memiliki keunggulan utama yaitu kapasitasnya tidak terbatas. Perusahaan yang menggunakan aplikasi ini akan mendapatkan kapasitas penyimpanan, jumlah pengguna, dan proyek secara tidak terbatas.
2. E-Surat
E-Surat merupakan aplikasi yang digunakan untuk mengelola kegiatan surat menyurat. Aplikasi ini akan membuat surat lebih cepat disampaikan dan diterima oleh penerima.
Tak hanya lebih cepat dalam menyampaikan surat, aplikasi E-Surat juga memudahkan pencarian arsip. Ini karena data pada E-Surat tersimpan pada filling cabinet yang disusun berdasarkan kode klarifikasi masalah. Dengan demikian, data tersimpan dalam satu sistem dan lebih mudah dicari.
3. Google Docs dan Google sheet
Google Docs dan Google sheet juga kerap digunakan sebagai aplikasi arsip digital perusahaan. Produk Google ini bisa mengolah kata, formulir, tabel, presentasi, dan penyimpanan data. Aplikasi ini dapat diakses kapan pun dan dimana pun asal terhubung dengan jaringan internet.
Untuk menyimpan dokumen dalam Google Docs, penggunanya harus memiliki akun surel Gmail. Setelah itu, barulah Google Docs bisa digunakan untuk menyimpan dan mengedit dokumen dengan aman dan mudah.
4. LinovHR
LinovHR merupakan software HRIS yang sangat direkomendasikan untuk mengurus operasional administrasi perusahaan. Software ini bisa menyimpan data karyawan dan data perusahaan secara aman, akurat, efektif, dan efisien. Ini karena software HRIS LinovHR sudah berbasis cloud.
Arsip dan Kelola Data Perusahaan dengan Software HRIS LinovHR
Aplikasi arsip digital adalah solusi yang tepat untuk menghadirkan kemudahan dan fleksibilitas pengelolaan data-data administrasi perusahaan. Tidak ada lagi cara manual yang memakan banyak tempat, biaya dan tenaga untuk mengelola arsip data perusahaan dan karyawan.
Penggunaan aplikasi ini juga menghindari ada dokumen yang tercecer, hilang, atau berpindah tangan kepada orang yang tidak bertanggung jawab.
Rekomendasi aplikasi arsip digital terbaik untuk mengelola data perusahaan adalah LinovHR.
LinovHR adalah salahs atu Aplikasi Data Karyawan yang lengkap karena bisa menyimpan beragam data, seperti data perusahaan dan data karyawan.
Contoh data perusahaan yang bisa disimpan misalnya deskripsi perusahaan, lokasi, pengadaan pembiayaan, logo, dan informasi bank perusahaan.
Sementara itu, contoh data karyawan adalah data kehadiran, bank untuk penggajian karyawan, kompetensi karyawan, hingga penilaian kinerja karyawan.
Dengan Aplikasi Data Karyawan LinovHR, Anda juga tidak perlu lagi pusing melakukan update data satu per satu karena software ini menunjang integrasi.
Anda tak perlu khawatir dengan keamanan datanya karena LinovHR menggunakan server cloud. Sehingga, data akan disimpan dengan aman dalam enkripsi yang berlapis.
Segera jadwalkan demo untuk mengetahui lebih lanjut mengenai fitur Aplikasi Data Karyawan LinovHR!
