Aplikasi absen digital adalah salah satu cara yang bisa diandalkan perusahaan untuk mengelola kehadiran karyawan. Hal ini sangat penting, mengingat daftar kehadiran berkaitan erat dengan sistem payroll atau penggajian karyawan hingga penilaian kinerja.
Penggunaan aplikasi untuk absen ini mengatasi masalah-masalah yang biasa muncul dalam pengelolaan absen secara manual.
Anda bisa mengenal lebih lanjut tentang aplikasi absen digital melalui ulasan di bawah ini. Silakan menyimaknya dengan baik!
Apa Itu Aplikasi Absen Digital?
Aplikasi absen digital adalah teknologi yang memungkinkan karyawan untuk mencatatkan kehadirannya melalui perangkat digital masing-masing.
Absensi online dapat memberi kemudahan bagi karyawan dan HR dalam mengelola kehadiran. Karyawan tak perlu mengantre dan hadir ke kantor hanya untuk mencatat kehadiran.
Sementara itu, HR tak perlu mengelola catatan kehadiran karyawan dengan manual karena semuanya sudah terdata dalam sistem secara otomatis.
Tidak hanya dapat dilakukan untuk mencatat kehadiran, bahkan beberapa aplikasi absen digital juga memungkinkan perusahaan untuk melakukan pengawasan.
Ini salah satu fitur yang sangat membantu perusahaan dengan karyawan lapangan.
Baca Juga: Seperti Apa Absen Digital Bebas Kecurangan?
Tantangan dalam Sistem Absensi
Mengurus kehadiran setiap karyawan bukanlah hal yang mudah. Terlebih lagi bila kita masih melakukannya secara manual. Di mana sistem masih menggunakan kartu absen atau absen ceklok.
Penggunaan absen manual jelas menambah tugas HR karena mereka masih harus melakukan rekapitulasi keseluruhan jam kerja karyawan. Suatu tugas yang jelas memakan waktu yang tidak sedikit.
Selain itu ada banyak tantangan yang bisa ditemui ketika menerapkan sistem absensi ini, yaitu:
1. Ada Risiko Human Error
Absensi dengan cara manual memiliki risiko human error yang cukup tinggi. Human error tersebut di antaranya data tidak tercatat dengan baik, ada kesalahan data, hingga kecurangan dari karyawan.
Sebagai contoh, karyawan yang mengisi absensi melalui timesheet bisa memalsukan waktu kehadiran. Bukan tidak mungkin ia memasukkan waktu kehadiran yang berbeda dari yang seharusnya.
2. Penggunaan Waktu Lebih Lama
Absensi manual membutuhkan waktu yang lebih lama daripada absen digital. Ini karena karyawan harus mengantre untuk mencatat kehadiran.
Belum lagi, HR harus menyesuaikan data kehadiran karyawan dengan melihat dokumen kehadiran satu per satu.
3. Tidak Mengakomodir WFH
Semenjak pandemi, semakin banyak perusahaan yang menerapkan kebijakan WFH atau work from home. Melalui kebijakan ini, karyawan diperkenankan untuk bekerja dari rumah.
Meski bekerja dari rumah, bukan berarti kehadiran karyawan tidak perlu diawasi. Justru sebaliknya, karyawan yang WFH harus tetap mencatat kehadiran agar dapat dipantau HR.
Sayangnya, absensi manual tidak bisa mengakomodir hal tersebut. Oleh karena itu, absensi online bisa menjadi solusi.
Baca Juga: Perkembangan Program Absensi untuk Karyawan
Keunggulan Aplikasi Absen Digital
Jika perusahaan menggunakan aplikasi absen digital, akan ada beberapa keunggulan yang bisa diterima. Berikut ini adalah beberapa di antaranya:
1. Terintegrasi dengan Sistem Lain
Anda sudah memahami bahwa sistem-sistem dalam perusahaan saling berkaitan. Misalnya absensi dengan payroll dan penilaian kinerja.
Apabila perusahaan menggunakan absen manual, HR harus mengumpulkan data kehadiran karyawan dan membuat laporannya satu per satu untuk bisa digunakan sebagai bahan perhitungan payroll dan penilaian kinerja.
Padahal, jika menggunakan aplikasi absensi, HR tak perlu kesulitan lagi. HR dapat membuat laporan dan mengintegrasikan perhitungan gaji serta penilaian karyawan berdasarkan data absensi secara otomatis.
2. Mencegah Kecurangan Karyawan
Sebelumnya, telah disinggung sekilas bahwa sistem absen manual dapat menyebabkan karyawan berbuat curang. Namun dengan aplikasi absen digital, kecurangan ini dapat dihindari.
Ini karena aplikasi absen memiliki fitur face recognition dan fingerprint. Kedua fitur tersebut dapat mendeteksi wajah dan sidik jari karyawan, sehingga hanya karyawan tidak bisa menitip absen.
3. Meningkatkan Produktivitas
Karyawan dan HR akan membutuhkan waktu yang lama untuk mencatat dan mengelola kehadiran. Hal tersebut tentu memiliki dampak buruk bagi produktivitas, karena banyak waktu yang terbuang sia-sia.
Jika menggunakan aplikasi absensi, kehadiran dan pengelolaan karyawan bisa dilakukan dengan cepat. Alhasil, karyawan dan HR pun bisa menggunakan waktunya untuk hal lain yang lebih produktif.
4. Menjaga Keakuratan Data
Data kehadiran karyawan yang tersimpan dalam sistem absensi digital bersifat akurat dan real time. Karyawan maupun HR pun tidak bisa mengubah data tersebut karena semuanya sudah tersimpan dalam sistem.
5. Bersifat Fleksibel
Jika sistem absensi manual hanya bisa digunakan untuk karyawan yang hadir ke kantor, tidak demikian dengan aplikasi absensi.
Aplikasi absensi digital memiliki sifat fleksibel sehingga bisa digunakan kapan saja dan di mana saja, termasuk ketika karyawan WFH.
Baca Juga: 7 Manfaat Absen Mandiri untuk Perusahaan
Absensi Jadi Lebih Mudah dan Akurat dengan Aplikasi Absen Digital LinovHR
Aplikasi absen digital memberikan jawaban atas segala masalah-masalah yang kerap muncul pada pengelolaan absen secara manual. Kehadirannya memberikan kemudahan, fleksibilitas, serta efisiensi bagi perusahaan.
Tidak ada lagi waktu yang banyak terbuang hanya untuk melakukan absen atau melakukan rekapitulasi absen karena semua sudah bisa dilakukan secara otomatis di satu aplikasi. Dengan begitu, jam kerja bisa dipergunakan lebih optimal.
Namun, saat perusahaan ingin beralih menggunakan absen berbasis aplikasi digital. Pastikan terlebih dulu kebutuhan perusahaan dan temukan aplikasi yang mampu menjawab kebutuhan tersebut.
Salah satu pilihan aplikasi absen digital terbaik adalah aplikasi absen digital LinovHR. Mengapa aplikasi absensi LinovHR terbaik? Ini karena absen LinovHR tidak hanya memudahkan proses absen karyawan tapi juga dilengkapi fitur-fitur yang lengkap.
Untuk proses absen saja, aplikasi absen ini sudah dilengkapi dengan fitur face recognition, finger print, dan pin. Tidak ketinggalan fitur geolocation yang memungkinkan lokasi karyawan juga bisa terdeteksi.
Fitur geolocation LinovHR juga sudah dilengkapi dengan berbagai fitur pendukung yang dapat meminimalisir kecurangan, mulai dari anti fake GPS, anti jailbreak sampai anti root. Sehingga tidak bisa memberikan celah bagi karyawan untuk melakukan kecurangan.
Selain dapat digunakan untuk keperluan absen, aplikasi LinovHR juga berfungsi sebagai ESS, di mana karyawan dapat mengajukan cuti, izin, lembur, sampai mengajukan reimbursement secara mandiri di aplikasi tersebut.
Tidak sampai situ, karyawan juga bisa melihat data human resource mereka dan melakukan update data bila dirasa ada data yang tidak sesuai.
Jangan ragu untuk menggunakan aplikasi absensi LinovHR. Segera kunjungi situs resminya dan jadwalkan demo aplikasi gratis agar Anda tak ketinggalan!
