Penggunaan SaaS adalah salah satu cara bagi perusahaan untuk menghemat biaya operasional dalam pemeliharaan perangkatnya.Â
Belakangan ini, penggunaan SaaS atau software as a service memang semakin banyak dan berkembang. Di mana biaya pemeliharaan yang dibutuhkan semakin berkurang dengan kemampuan penyimpanan data yang cukup terbilang praktis.
Untuk mengenal lebih jauh mengenai apa itu SaaS, artikel LinovHR ini akan membahas mulai dari pengertian, karakteristik, hingga alasan perusahaan harus menggunakan software jenis ini.
Simak ulasan artikel berikut ini!
Pengertian SaaS
Sederhananya, SaaS adalah sebuah perangkat lunak atau software yang dapat dijadikan layanan bagi penggunanya, dan bisa diakses melalui internet tanpa harus membeli program secara menyeluruh.
Software jenis ini pada umumnya telah sering digunakan seperti Google Docs, Microsoft Office, dan lainnya yang dapat menunjang pekerjaan sehari-hari.Â
Salah satu hal yang mudah dalam penggunaannya adalah Anda tidak perlu mengunduh perangkat lunak tersebut. Karena perangkat lunak tersebut sudah ada di jaringan komputasi awan atau cloud.
Hal ini merupakan salah satu kelebihan software as a service jika dibandingkan dengan software yang konvensional. Selain itu, metode pembaharuan sistemnya pun cukup mudah dilakukan secara berkala.
Namun, hal yang perlu Anda perhatikan adalah penggunaan internet. Di mana internet menjadi kunci utama dalam penggunaan software jenis ini.
Seperti Apa Karakteristik SaaS?
Agar Anda dapat memahami lebih jauh mengenai software as a service ini, maka Anda perlu mengetahui beberapa karakteristik umum yang dimiliki SaaS. Berikut beberapa karakteristiknya.
1. Dikelola dari Pusat
Ketika Anda menggunakan software as a service untuk menunjang pekerjaan Anda, maka Anda tidak lagi perlu repot-repot untuk mengelola jaringan penyimpanan perangkat lunaknya.
Melainkan, pihak pusat telah menyimpan dan mengelola seluruh database penggunanya dengan baik dalam komputasi awan atau cloud.
2. Diakses Menggunakan Internet
Oleh karena perangkat lunak ini dikelola terpusat oleh penyedia layanan, maka pengguna harus menggunakan internet untuk dapat mengaksesnya dengan baik. Artinya, kualitas internet dari setiap pengguna sangat berpengaruh terhadap kualitas dari aplikasi itu sendiri.
3. Pembaruan Sistem Merupakan Tanggung Jawab Penyedia Layanan
Karakteristik yang terakhir dari software as a service adalah pengguna tidak perlu bertanggung jawab atas pembaruan sistem. Hal tersebut adalah tanggung jawab dari penyedia layanan sepenuhnya.
Pengguna hanya perlu menggunakan seluruh fitur penunjang yang ada untuk menyelesaikan pekerjaannya tanpa perlu memikirkan pembaruan sistem secara berkala.
Baca Juga: Kenali Lebih Jauh Tentang Manajemen HR dengan Software Cloud
Kelebihan Software as a Service
Beberapa kelebihan SaaS adalah sebagai berikut.
1. Mudah digunakan
Tidak perlu instalasi perangkat lunak ke dalam gawai atau laptop dan juga tidak memerlukan pemeliharaan hardware khusus.
2. Dapat diakses dari mana saja
Tersedia melalui internet, sehingga dapat diakses dari manapun dengan koneksi internet yang stabil.
3. Biaya rendah
Tidak perlu membeli perangkat lunak atau hardware khusus, hanya perlu membayar sewa bulanan atau tahunan tergantung dari jenis service yang ditawarkan.
4. Pembaruan otomatis
Perangkat lunak selalu diperbarui secara otomatis oleh pengembang, sehingga pelanggan selalu mendapat versi terbaru.
5. Scalability
Mudah untuk menambah atau mengurangi jumlah pengguna sesuai kebutuhan dalam pelayanan.
6. Support
Biasanya disediakan dukungan teknis yang baik oleh pengembang perangkat lunak. Hal ini sangat memudahkan pengguna jika ada kesulitan penggunaan software.
Alasan Mengapa Perusahaan Perlu Menggunakan SaaS
Menggunakan software as a service merupakan salah satu cara perusahaan dalam menghemat biaya operasional. Selain itu, software ini juga mudah digunakan untuk berbagai kebutuhan perkantoran.
Terdapat beberapa alasan lain mengapa perusahaan perlu menggunakan software as a service, seperti berikut ini:
1. Menghemat Waktu
Penggunaan SaaS merupakan cara yang tepat bagi perusahaan untuk menghemat waktu. Hal ini berkaitan dengan mudahnya menggunakan software ini dibandingkan dengan jenis software pada umumnya.
Perusahaan tidak lagi perlu melakukan instalasi yang rumit sehingga lebih menghemat waktu yang diperlukan. Selain itu, layanan bantuannya pun cepat dalam menanggapi seluruh kerusakan yang ada.
2. Menghemat Biaya
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, penggunaan software as a service dapat menghemat biaya operasional perusahaan. Khususnya biaya yang menyangkut pemeliharaan dan perbaikan server.
Selain itu, layanan SaaS memiliki jangka waktunya sendiri. Di mana perusahaan dapat sewaktu-waktu memberhentikan kerja sama jika layanan yang diberikan kurang memuaskan.
3. Tidak Membutuhkan Tempat Penyimpanan Fisik
Biasanya perusahaan membutuhkan tempat penyimpanan database untuk menjalankan sistem perangkat lunak yang digunakan. Namun, penggunaan software as a service tidak membutuhkan tempat penyimpanan fisik sendiri.
Melainkan, penyedia layanan yang memiliki tempat penyimpanan dalam sistem komputasi awan. Sehingga Anda tidak perlu lagi khawatir untuk memiliki ruangan penyimpanan database yang besar.
4. Kemudahan Akses
Software as a service jauh lebih mudah diakses jika dibandingkan dengan software yang konvensional. Hal ini karena SaaS dapat diakses melalui browser dengan mudah. Sehingga, perusahaan tidak perlu menginstal perangkat lunak secara permanen.
Sistem penyimpanan berbasis cloud juga dapat mempermudah seluruh karyawan yang menggunakannya. Mereka dapat mengakses dan mengelola datanya kapanpun dan dimanapun tanpa takut kehilangan data pentingnya.
5. Memudahkan Proses Analisis Data
Menggunakan software as a service tentunya dapat mempermudah perusahaan dalam proses analisis data yang diperlukan. Perusahaan dapat memperoleh analisis data sesuai dengan software yang digunakannya.
Data yang diperoleh perusahaan pun sifatnya realtime. Sehingga data yang digunakan merupakan data yang terbaru. Dengan begitu, proses analisis data menjadi jauh lebih akurat dengan menggunakan SaaS.
Baca Juga: Manfaat HR SaaS bagi Operasional Perusahaan
Contoh Produk SaaS
Beberapa contoh software SaaS (Software as a Service) yang mungkin sering Anda gunakan adalah sebagai berikut.
1. Salesforce
Salesforce adalah platform CRM (Customer Relationship Management) untuk mengelola pelanggan dan bisnis. Software ini menggabungkan beberapa unit seperti marketing, customer service dan juga IT untuk menunjang pengalaman customer yang lebih baik.
2. Dropbox
Layanan penyimpanan file dan berkolaborasi online. Layanan ini semakin dibutuhkan pada era sekarang, di mana orang dituntut untuk melakukan sharing dokumen secara cepat.
3. Adobe Creative Cloud
Berbagai alat desain dan pengeditan multimedia tersedia pada SaaS satu ini. Para ‘kreator’ memungkinkan untuk saling berbagi dan berkolaborasi atas pekerjaan-pekerjaan kreatif.
4. Zoom
Software satu ini tentunya sudah sangat familiar. layanan SaaS ini meliputi video konferensi dan juga webinar. Software ini mendukung beberapa kegiatan yang saat ini sangat mungkin untuk dilakukan pada jarak jauh.
5. Hubspot
Hubspot merupakan platform pemasaran, penjualan, dan pelayanan pelanggan. Hubspot juga banyak membagikan beberapa sheet bermanfaat untuk menunjang kegiatan bisnis.
6. Mailchimp
Mailchimp adalah platform email marketing yang sudah banyak digunakan oleh perusahaan. Software ini membantu perusahan untuk mengirimkan suatu campaign melalui email.
7. Asana
Asana adalah aplikasi pengelolaan proyek dan tim kerja. Aplikasi ini berguna untuk memantau progress dari suatu project secara detail.
Kesimpulan
Ada banyak sekali software SaaS saat ini yang dapat membantu produktivitas perusahaan, termasuk dalam mempermudah tugas divisi HR.
Segudang tugas divisi HR akan lebih efektif dan efisien dengan SaaS. Beruntungnya, tidak sulit untuk menemukan software jenis ini. Salah satu SaaS di bidang pengelolaan HR adalah adalah Software HRIS LinovHR.
LinovHR merupakan Software Human Resource yang menyediakan berbagai fitur serta modul yang dibutuhkan untuk mengelola SDM dan Payroll perusahaan. Software HRIS LinovHR sudah berbasis cloud sehingga Anda tidak perlu khawatir terhadap penyimpanan database yang rumit.
Segera hilangkan segala kompleksitas pengelolaan SDM perusahaan Anda dengan menggunakan Software HRIS LinovHR! Ayo ajukan demo gratisnya sekarang!
