Setiap perusahaan penting untuk memiliki deskripsi pekerjaan yang jelas agar dapat menarik kandidat terbaik dalam memaksimalkan produktivitas karyawan, salah satunya adalah job specification.
Dokumen ini diperlukan oleh HRD sebagai panduan mengenai kualifikasi dan kompetensi yang diperlukan untuk suatu posisi. Artikel ini dapat membahas arti, komponen, manfaat, dan contoh dari job specification.
Pengertian Job Specification
Job specification adalah aspek yang terkait dengan posisi pekerjaan yang disebutkan dalam job description. Aspek tersebut meliputi latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan, pengetahuan, kemampuan, dan kompetensi lain yang relevan.
Hal ini memiliki tujuan untuk memberikan gambaran yang jelas kepada pelamar mengenai ekspektasi perusahaan terhadap posisi yang ditawarkan. Selain itu, dapat menjadi alat penting bagi tim rekrutmen dalam mengevaluasi kecocokan kandidat dengan kebutuhan posisi tersebut.
Baca juga: Skill yang Diperlukan HRD
Komponen Penting Job Specification
Berikut ini komponen yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Knowledge
Dapat merujuk pada pengetahuan atau latar belakang pendidikan kandidat, sebagai dasar untuk dapat mendukung pekerjaan. Aspek ini dapat mencakup kualifikasi berdasarkan pendidikan formal maupun non-formal yang dimilikinya.
Skill
Keterampilan (Skill) yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas, seperti pada kemampuan dalam kepemimpinan, komunikasi, manajemen waktu, atau pengelolaan tim. Selain itu, termasuk pada pengalaman kerja yang dapat memperkuat keterampilan tersebut.
Ability
Mencakup pada kemampuan fisik, seperti ketajaman penglihatan, karakteristik fisik tertentu, atau pada kemampuan bawaan lainnya yang relevan dengan pekerjaan.
Other Characteristic
Meliputi berbagai aspek seperti kepribadian, sikap, motivasi, minat, serta faktor lain yang dapat diukur, seperti pada lisensi, gelar akademis, pengalaman di industri terkait, jabatan sebelumnya, atau durasi pengalaman kerja.
Cara Membuat Job Specification yang Jelas
Inilah beberapa tips dalam membuat job specification, sebagai berikut.
Buat Spesifikasi yang Jelas dan Terperinci
Pastikan dapat ditulis secara rinci dan mudah untuk dipahami. Sertakan informasi mengenai tanggung jawab, tugas utama, dan indikator keberhasilan yang akan digunakan untuk menilai kandidat dalam menyelesaikan pekerjaannya.
Jelaskan Pentingnya Peran Tersebut
Langkah ini penting untuk dapat mengurangi kemungkinan kandidat yang tidak siap atau tidak tersedia menerima tanggung jawab yang besar. Sampaikan dengan jelas peran posisi tersebut dalam perusahaan.
Cantumkan Kualifikasi yang Dibutuhkan
Jelaskan persyaratan secara relevan, termasuk latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan teknis, dan kompetensi yang diharapkan dari kandidat.
Hindari Persyaratan yang Tidak Relevan
Usahakan untuk tidak mencantumkan syarat yang tidak relevan dengan pekerjaan, seperti “harus berpenampilan menarik”, “harus dewasa”, atau “harus dinamis”. Fokuslah pada kualifikasi yang mendukung pada tanggung jawab.
Baca Juga: Pengertian Job Description dan Bedanya dengan Job Specification
Contoh Job Specification
Begini contoh job specification dalam berbagai bidang pekerjaan.
Posisi Assistant Manager
Pendidikan: Minimal Sarjana (S1) dalam bidang Manajemen atau relevan
Pengalaman: Memiliki pengalaman kerja 2-3 tahun sebagai Supervisor atau posisi manajerial tingkat awal
Keterampilan:
- Kepemimpinan untuk mengelola tim.
- Kemampuan perencanaan strategis guna mendukung pencapaian tujuan organisasi.
- Komunikasi yang efektif menjembatani kebutuhan antar departemen.
Posisi Graphic Designer
Pendidikan: Minimal D3/S1
Pengalaman: 1-2 tahun pengalaman profesional menggunakan perangkat lunak desain, seperti Adobe Creative Suite (Photoshop, Illustrator, InDesign).
Keterampilan:
- Kreativitas tinggi dalam menghasilkan konsep desain visual.
- Keahlian dalam desain antarmuka pengguna (UI/UX).
- Kemampuan dasar dalam pengeditan video untuk mendukung proyek multimedia.
Posisi Manajer Keuangan
Pendidikan: Minimal Sarjana (S1) dalam Akuntansi, Keuangan, atau Ekonomi.
Pengalaman: 3-4 tahun pengalaman di bidang keuangan dengan fokus pada pengelolaan anggaran dan analisis data.
Keterampilan:
- Kemampuan analisis data keuangan untuk mendukung pengambilan keputusan strategis.
- Pengelolaan anggaran yang efisien dan terencana.
- Keterampilan dalam pengambilan keputusan berbasis data.
Posisi Marketing
Pendidikan: Fresh Graduate/S1/D4 dalam Komunikasi, Pemasaran atau relevan
Pengalaman: Memiliki pengalaman pada pemasaran digital, termasuk pada pengelolaan kampanye online.
Keterampilan:
- Kemampuan untuk merancang strategi pemasaran yang efektif dan kreatif.
- Penguasaan teknik SEO untuk mengoptimalkan visibilitas online.
- Komunikasi persuasif yang mendukung negosiasi dan kerja sama dengan mitra.
Kelola Semua Hal Terkait Manajemen Karyawan dengan Software HRIS LinovHR
Mengelola job specification secara manual bisa memakan waktu dan rentan kesalahan, terutama pada perusahaan yang memiliki berbagai macam posisi pekerjaan. Modul HRIS LinovHR dapat menyederhanakan proses ini dengan adanya fitur lengkap dapat mempermudah perusahaan Anda.
LinovHR dapat membantu perusahaan untuk membuat dan menyimpan job specification, mengelola informasi karyawan secara terpusat, hingga dapat melacak performa karyawan secara real-time.
Selain itu, dapat membantu untuk memastikan bahwa proses rekrutmen, pengembangan karyawan, dan pelaporan kinerja dapat dilakukan dengan lebih akurat dan transparan. Coba LinovHR sekarang untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi manajemen SDM di perusahaan Anda.
Baca Juga: Apa itu Job Description Management Software dan Keuntungan Menggunakannya?
