Human Resources Management (HRM): Arti, Fungsi Dan Perannya

Tugas dan tanggung jawab Human Resource Department (HRD) memang tak sedikit dan bahkan terbilang berat, salah satunya yaitu mengelola karyawan agar mampu mengeluarkan potensinya dengan semaksimal mungkin.

Oleh karena itu, strategi HRM sangat dibutuhkan demi mengoptimalkan kinerja HRD.

Lalu, apa itu HRM? Mari simak ulasan berikut ini.

Apa itu HRM?

Berdasarkan pengertian ahli Manajemen Sumber Daya Manusia, Michael Beer, Human Resources Management atau HRM adalah pendekatan strategis untuk pekerjaan, pengembangan, dan kesejahteraan orang-orang yang bekerja dalam suatu perusahaan atau organisasi.

Manajemen sumber daya manusia melibatkan semua keputusan dan tindakan manajemen yang mempengaruhi hubungan antara perusahaan dan karyawannya.

HRM mengacu pada pengelolaan semua keputusan dalam sebuah perusahaan yang terkait dengan karyawan atau sumber daya manusia di dalamnya.

Hal ini berfokus untuk memaksimalkan sumber daya manusia yang ada di tangan perusahaan dan meningkatkan kinerja karyawan untuk mencapai tujuan perusahaan. 

Fungsi HRM juga secara efisien membantu tenaga kerja perusahaan untuk berkontribusi secara efisien dan efektif terhadap pencapaian seluruh tujuan perusahaan, memastikan penerapan kebijakan dan proses yang mulus dan efektif dalam bisnis, dan menjaga keseimbangan antara kebutuhan dan kepuasan karyawan dan profitabilitas dan kemampuan perusahaan.

Pentingnya HRM dalam Perusahaan

Karena peran dan fungsinya, maka HRM dianggap sangat penting bagi berkembangnya bisnis di perusahaan. Adapun alasan mengapa HRM penting di dalam sebuah perusahaan.

1. Menempatkan Karyawan di Posisi yang Tepat

Karyawan menyumbangkan ide dan kinerja lebih maksimal yang akan membantu perusahaan mengembangkan bisnis sehingga penempatan karyawan yang sesuai dengan kemampuan atau kompetensi akan berdampak baik bagi perkembangan perusahaan melalui program rekrutmen, suksesi, jenjang karir, dan sebagainya agar setiap bagian dalam perusahaan dapat diisi oleh orang yang tepat. 

2. Membangun Komunikasi Dua Arah

HRD menjembatani komunikasi antara karyawan dan perusahaan serta sesama karyawan dapat mengurangi potensi terjadinya masalah atau konflik dalam perusahaan dengan pengelolaan karyawan yang baik dimulai dari komunikasi yang baik.

Karena dipercaya bahwa kelancaran komunikasi juga dapat menumbuhkan lingkungan kerja yang positif. 

3. Mengelola Kinerja Secara Efisien

Selain harus berdasarkan kebijakan perusahaan, pengelolaan kinerja juga harus memperhitungkan undang-undang dan regulasi mengenai ketenagakerjaan dari pemerintah serta mengelola karyawan dengan efektif sesuai kemampuan dan keterampilan karyawan untuk keberhasilan perusahaan.

4. Menyediakan Kebutuhan Para Karyawan

Dalam operasionalnya, karyawan adalah kunci kesuksesan perusahaan sehingga HRD harus memastikan dan menyediakan kebutuhan karyawan sebagai bentuk kewajiban dari perusahaan sebagai pemberi kerja, karena HRD merupakan divisi yang menghubungkan kepentingan perusahaan dan karyawan.

Kebutuhan mendasar dan hak karyawan yang harus dipastikan dan disediakan adalah hak cuti, menerima gaji yang sesuai, jaminan sosial berupa BPJS Ketenagakerjaan, bahkan jika memungkinkan bagi perusahaan, memberikan fasilitas lain selain gaji seperti bonus tahunan untuk meningkatkan produktivitas karyawan dan akan berdampak positif pada bisnis secara keseluruhan. 

5. Mengembangkan Keterampilan Karyawan

Karyawan yang mengikuti program pelatihan dan pengembangan karyawan akan menguasai kompetensi baru untuk diimplementasikan dalam kinerjanya sehari-hari dengan memfasilitasi pengembangan dan pelatihan karyawan sehingga mereka bisa bersaing dan medukung keberlangsungan bisnis.

Baca Juga: 10 Aspek HR Compliance yang Wajib Dipatuhi

Tujuan HRM 

Human resource management memiliki serangkaian tujuan yang bersifat progresif, dalam mengembangkan pengelolaan SDM perusahaan.

Adapun tujuan dari pelaksanaan HRM di antaranya:

• Menumbuhkan budaya kerja yang aman dan positif.
• Memberikan insentif demi mempertahankan talenta kunci karyawan, serta memelihara lingkungan kerja yang stabil dan produktif.
• Melahirkan arus komunikasi yang efisien dan efektif antar departemen, demi menjaga situasi kerja bersifat kolaboratif.
• Memberikan kesempatan pelatihan secara merata dan adil bagi seluruh karyawan perusahaan, sehingga mereka memiliki kesempatan yang sama untuk berkembang.
• Mengefisienkan kegiatan penggajian sekaligus meminimalisir terjadinya kesalahan dalam prosesnya.
• Memotivasi karyawan guna meningkatkan semangat kerja, melalui pemberian fasilitas yang memadai.
• Proses pelacakan kinerja setiap karyawan menjadi lebih optimal.
• Standarisasi proses rekrutmen, penilaian kinerja, hingga pemberian pelatihan dapat dilakukan secara konsisten.
• Memastikan proses rekrutmen memeroleh karyawan yang memenuhi kriteria perusahaan atau bahkan di atas rata-rata, guna meningkatkan performa dan peluang bisnis di kemudian hari.
• Optimalisasi kegiatan regenerasi karyawan perusahaan tetap terjaga secara konsisten.

Manfaat dari Penerapan HRM yang Tepat

Dengan berjalannya HRM yang baik dalam perusahaan, maka akan ada banyak manfaat yang akan didapatkan oleh perusahaan. Adapun beberapa manfaat penerapan HRM yang tepat.

1. Membantu Pencapaian Target

Pendapatan dan keuntungan perusahaan akan mengalami peningkatan dengan membantu perusahaan untuk mencapai target lebih maksimal.

2. Penempatan Sumber Daya 

Hasil kerja akan nanti lebih maksimal karena secara tidak langsung HRM akan mengarahkan sumber daya yang tetap pada posisi yang sesuai kebutuhan.

3. Meminimalisir Waktu Agar Lebih Optimal

Pekerjaan akan cepat selesai karena ditangani oleh orang yang tepat karena penempatan SDM bisa lebih akurat, sehingga waktu  mengarahkan sumber daya yang tetap pada posisi yang tepat.

4. Memudahkan Pemberian Tugas

Pemberian tugas bisa dilakukan lebih mudah karena pimpinan mengarahkan karyawannya dengan lebih baik.

5. Pelatihan Menjadi Lebih Mudah

Memudahkan pemberian pelatihan karena sudah mengetahui bakat dan minat para karyawan di posisi masing-masing.

Peran HRM

Realisasi human resource management menyimpan 4 peran besar bagi sebuah perusahaan, berikut ini penjelasannya.

1. Peran Sosial

Peran sosial mencerminkan HRM sebagai elemen yang bertindak dalam menanggapi kebutuhan atau tantangan, terkait etika dan sosial perusahaan beserta karyawan di dalamnya.

Peran ini juga mencakup penanggapan atas masalah hukum yang terjadi di tubuh perusahaan, misalnya kesetaraan pemberian gaji bagi setiap karyawan dalam sebuah divisi kerja.

2. Peran Organisasi

Peran organisasi lebih condong pada tindakan HRM, dalam memastikan pengelolaan sumber daya manusia pada sebuah perusahaan dilakukan secara efisien.

Tindakan pemastian yang dimaksud terdiri dari pemberian pelatihan, penentuan kuantitas karyawan dalam menjalankan operasi bisnis tertentu, ataupun mempertahankan rasio retensi karyawan agar tetap tinggi.

3. Peran Fungsional

Peran fungsional mendorong HRM dalam bertindak sebagai suatu pedoman, bagi setiap unsur dalam perusahaan secara keseluruhan. Contohnya, pengecekan ketepatan pengalokasian SDM perusahaan dan lainnya. 

4. Peran Pribadi

Peran pribadi cenderung berfokus pada pemenuhan kebutuhan seluruh karyawan dalam perusahaan. Contoh bentuk implementasi atas peran pribadi yang dijalankan HRM, misalnya penawaran kesempatan pendidikan atau pengembangan karier setiap karyawan, hingga pemberian penghargaan lewat berbagai bentuk bagi karyawan berprestasi.

Fungsi Dasar HRM

Dalam praktiknya, human resource management menjalankan 6 fungsi dasar untuk sebuah perusahaan yang meliputi:

1. Rekrutmen dan Seleksi

Fungsi umum yang dijalankan oleh HRM adalah proses rekrutmen dan seleksi terhadap kandidat perusahaan. Pada proses ini, HRM berperan untuk mencari kandidat atau calon karyawan terbaik, sesuai kriteria dan kebutuhan perusahaan. 

Pada beberapa kasus, HRM juga dapat menggunakan kualifikasi atau instrumen seleksi yang berbeda dalam menjalankan proses rekrutmen dan seleksi.

Sejumlah cara yang bisa diimplementasikan dalam proses rekrutmen dan seleksi di antaranya wawancara, pelaksanaan tes baik online maupun offline, tes kesehatan, praktik kerja, tes pengetahuan mengenai posisi yang dilamar, dan lain sebagainya.

2. Manajemen Kinerja

Fungsi ini meliputi serangkaian aktivitas yang bertujuan agar setiap karyawan, mampu memberikan kinerja terbaik bagi perusahaan.

Fungsi manajemen kinerja terdiri atas perencanaan, pemantauan, peninjauan, dan penghargaan terhadap seluruh karyawan perusahaan. 

Selain itu, fungsi manajemen kinerja juga akan memberikan umpan balik kepada para karyawan perusahaan, mengenai kinerja mereka untuk perusahaan selama periode tertentu. 

3. Pelatihan & Pengembangan 

Fungsi ketiga yang dijalankan oleh HRM ialah pelatihan dan pengembangan. Dalam fungsi ini, HRM akan melaksanakan kegiatan pelatihan serta pengembangan kepada para karyawan secara menyeluruh.

Proses pelatihan dan pengembangan dilakukan berdasarkan tugas, divisi, bahkan hingga permintaan karyawan atas skill atau kompetensi yang ingin mereka kembangkan.

Fungsi ini bertujuan agar karyawan perusahaan mampu beradaptasi terhadap setiap perkembangan, yang meliputi proses operasional, teknologi, perubahan sosial atau hukum, dan lainnya.

4. Perencanaan Suksesi

Fungsi perencanaan suksesi membantu perusahaan dalam melaksanakan kegiatan pergantian karyawan. Sehingga proses pergantian karyawan menjadi lebih efektif serta efisien, baik dari segi biaya dan sebagainya. 

Alasan pelaksanaan pergantian karyawan dapat disebabkan oleh sejumlah faktor, yaitu pemecatan karyawan atas performa yang buruk, regenerasi karyawan, resign, dan lain-lain.

Dengan adanya fungsi ini, perusahaan dapat lebih dini dalam mempersiapkan karyawan pengganti agar kinerja bisnis tidak terganggu. Kegiatan persiapan karyawan dapat berupa pengenalan peran dan tanggung jawab posisi hingga pemberian pelatihan.

5. Kompensasi & Tunjangan

Bisa dibilang fungsi ini adalah faktor kunci yang berpotensi meningkatkan semangat kerja, dan motivasi karyawan perusahaan secara keseluruhan. Pelaksanaan fungsi ini juga bisa menumbuhkan loyalitas di antara para karyawan perusahaan.

Meski begitu dalam menjalankan fungsi HRM ini, divisi HR perusahaan harus berdasar pada margin kinerja yang diberikan karyawan untuk perusahaan. 

Adapun penyerahan kompensasi terdiri dari kompensasi primer, yang mencakup pemberian imbalan material terkait performa pekerjaan.

Sedangkan kompensasi sekunder meliputi imbalan bersifat non-material meliputi penjadwalan hari libur serta waktu kerja fleksibel, pemberian fasilitas perusahaan seperti laptop atau mobil, dan lainnya.

6. Analisis Data Sumber Daya Manusia 

Fungsi dasar HRM terakhir adalah analisis data sumber daya manusia. Fungsi ini terdiri dari serangkaian proses terkait kegiatan analitik, untuk meningkatkan kualitas perencanaan dan penentuan keputusan sumber daya manusia.

Keputusan SDM yang dimaksud di antaranya prediksi kebutuhan tenaga kerja, turn over karyawan, survey kepuasan pelanggan, dan sebagainya.

Baca Juga: Contoh Surat Pemberhentian Kerja yang Wajib Diketahui HRD

Strategi HRM untuk Perusahaan

Setidaknya terdapat 10 strategi teratas yang bisa diterapkan perusahaan, dalam menyukseskan proses HRM-nya.

Berikut kesepuluh poin-poinnya:

• Mengedapankan pendekatan dalam Berkomunikasi, Jangan Bersikap Memerintah
• Menumbuhkan hubungan yang harmonis dan positif dengan karyawan, contohnya sikap saling menghormati, saling mempercayai, menerapkan kesetaraan tanpa perbedaan hingga keterbukaan di tengah keberagaman.
• Memelihara kerja sama tim demi tercapainya lingkungan kerja yang kolaboratif.
• Memberikan kebebasan bagi karyawan dalam meningkatkan kreativitas dan keterampilan masing-masing.
• Memberikan penghargaan atas kinerja positif dan progresif yang diberikan karyawan kepada perusahaan.
• Tidak saling menyalahkan apabila terjadi suatu kesalahan, justru saling memotivasi untuk mencegah terulangnya situasi tersebut.
• Mengoptimalkan administrasi manajemen SDM perusahaan.
• Menyelesaikan setiap konfrontasi dalam tubuh perusahaan secara profesional dan adil.
• Memastikan kegiatan rekrutmen berhasil memeroleh calon karyawan potensial, yang mampu memberikan dampak positif bagi keberlangsungan bisnis perusahaan.
• Menonjolkan budaya kerja yang transparan. 

Langkah Penerapan HRM yang Strategis dan Efektif

Human resources management mencakup pengelolaan kegiatan yang cukup kompleks.

Mengingat objek utama yang menjadi fokus pengendalian HRM adalah karyawan perusahaan, di mana memiliki beragam latar belakang hingga kebutuhan dengan tingkat heterogenitas tinggi.

Untuk memastikan pelaksanaan HRM dapat berjalan secara strategis dan efektif. Berikut 7 tips terkait langkah kunci dalam menjalankan HRM, agar dapat berdampak positif bagi perusahaan.

1. Menentukan Tujuan dan Misi Perusahaan Terlebih Dahulu

Sebelum lebih jauh pada tahapan yang cukup kompleks, mula-mula perusahaan harus menetapkan tujuan, sasaran, dan misinya terlebih dahulu.

Ketiga hal tersebut perlu perusahaan rangkai secara jelas dan menyeluruh, agar pelaksanaan HRM nantinya bisa berhasil dan sesuai dengan target yang telah ditetapkan sebelumnya.

2. Mengevaluasi Tingkat Kemampuan SDM Perusahaan

Pasca rangkaian tujuan, sasaran, dan misi perusahaan berhasil tersusun dengan baik. Langkah berikutnya adalah mengevaluasi tingkat kemampuan SDM perusahaan melalui data laporan terbaru.

Dengan begitu perusahaan dapat memahami kondisi karyawannya, serta seberapa jauh kemampuan mereka dalam memberikan kontribusi untuk mencapai tujuan dan sasaran perusahaan.

Tahapan ini juga memungkinkan perusahaan untuk dapat menempatkan karyawan pada sebuah divisi kerja secara tepat, di mana sesuai dengan keterampilan yang pekerja tersebut. 

Apabila kondisi ini terus berlangsung, maka tidak menutup kemungkinan produktivitas perusahaan bisa meningkat pesat. Di mana dapat memberikan pengaruh signifikan terhadap perolehan profit perusahaan di kemudian hari.  

3. Menganalisis Kapasitas SDM Terkini Berdasarkan Tujuan Perusahaan

Langkah ini hampir serupa dengan tahapan sebelumnya, namun pelaksanaannya lebih terperinci. Pada tahapan ini, perusahaan akan melakukan proses analisis mendalam terkait keterampilan yang dimiliki karyawan secara keseluruhan.

Atas data yang terkumpul nantinya, HRM akan mengidentifikasi sejumlah cara tepat yang mampu memberikan pembekalan kompetensi efektif bagi setiap karyawan. Supaya seluruh karyawan nantinya mampu memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan.

4. Meramal Kebutuhan SDM Perusahaan di Masa Mendatang

Berikutnya, perusahaan perlu memperkirakan secara akurat dan terukur terkait kebutuhan yang diperlukan SDM-nya, misalnya pemanfaatan software termutakhir untuk memudahkan operasi bisnis karyawan di masa mendatang, peningkatan skill karyawan, dan lain sebagainya.

Peramalan kebutuhan SDM perusahaan juga dapat meliputi keputusan penyetujuan pembentukan divisi baru, untuk mencegah sejumlah risiko operasional yang berpotensi memberikan dampak merugikan bagi perusahaan di masa depan. 

5. Menentukan Alat Penunjang Pekerjaan Karyawan secara Tepat

Tahapan ini mendorong perusahaan untuk mampu memenuhi kebutuhan karyawan, terkait alat penunjang operasi bisnis mereka. Mengingat kehadiran alat penunjang turut memengaruhi kemampuan karyawan dalam menjalankan peran maupun tanggung jawab mereka.

Perusahaan juga perlu memastikan bahwa pemenuhan alat penunjang operasional, harus sesuai dengan masing-masing tugas karyawan. 

Sebagai contoh, guna mencapai tujuan perusahaan terkait peningkatan performa produksi produk atau layanan jasa bisnis.

Perusahaan harus menyalurkan mesin berteknologi termutakhir kepada departemen produksi, agar tujuan yang direncanakan sebelumnya dapat terealisasikan dengan baik. 

6. Mengimplementasikan Strategi Manajemen SDM dalam Tubuh Perusahaan

Setelah memastikan rancangan tujuan hingga pendistribusian alat penunjang operasional sudah dilaksanakan dengan matang.

Maka, perusahaan sudah mulai dapat melaksanakan HRM dengan rangkaian aktivitas sebagai berikut:

• Memulai tahapan rekrutmen
• Mengatur proses seleksi calon karyawan
• Melakukan rekrutmen pelamar potensial
• Desain onboarding dan pelatihan

7. Melaksanakan Evaluasi Guna Tercapainya Peningkatan di Periode Selanjutnya

Langkah terakhir dan krusial yang tidak boleh dilupakan dalam proses HRM adalah, pelaksanaan tahapan evaluasi.

Dengan melaksanakan tahapan evaluasi, pihak perusahaan dapat meninjau aspek-aspek yang dinilai kurang maksimal, atau perlu ditingkatkan pada periode selanjutnya. 

Tahapan evaluasi juga membantu proses penilaian perusahaan, terkait tingkat keberhasilan mereka dalam mencapai tujuan yang telah direncanakan. Semakin rendah persentase keberhasilannya, maka aspek-aspek yang perlu diperbaiki akan cukup kompleks. 

Namun sebaliknya, apabila persentase keberhasilan pencapaian tujuan perusahaan tergolong tinggi.

Maka perusahaan tidak perlu melakukan perbaikan signifikan, tetapi justru cenderung mempertahankan ataupun meningkatkan kinerja proses HRM yang sudah berlangsung sebelumnya.

Baca Juga: Jenis HR Framework Model

Wujudkan Pengelolaan Karyawan yang Komprehensif Bersama LinovHR

Untuk memaksimalkan kualitas sumber daya manusia dalam perusahaan maka keberadaan strategic HRM sangatlah.

Untuk memaksimalkan strategi tersebut agar berjalan dengan baik dan matang, perusahaan harus memaksimalkan operasional atau administrasi perusahaan.

Agar pengelolaan administrasi karyawan dalam perusahaan dapat berjalan dengan lancar seperti penggajian, approval cuti, reimbursement, rekapitulasi data kehadiran, dan lainnya, perusahaan dapat memanfaatkan LinovHR agar pengelolaan administrasi karyawan jadi lebih komprehensif. 

LinovHR adalah Software HRD berbasis cloud yang memiliki berbagai modul dengan manfaatnya yang dapat Anda gunakan.

1. Modul Organization Management, untuk melihat dengan lengkap gambaran besar mengenai perusahaan dan berbagai komponen lain di dalamnya.
2. Modul Personnel Administration, untuk mengelola secara terperinci informasi dan data diri karyawan yang ada.
3. Modul Recruitment, agar manajemen HRD dapat melakukan Manpower Planning, Recruitment Request, Career Announcement melalui proses rekrutmen atau website lainnya.
4. Modul Payroll, untuk membantu melakukan pengelolaan terhadap gaji karyawan mulai dari perhitungan hingga pembuatan Laporan Payroll.
5. Performance Management, agar memudahkan setiap penilai kinerja karyawan dalam memberikan penilaian kepada atau direview.
6. Time Management, untuk mempermudah manajemen dalam mengelola jadwal kerja karyawan yang bervariasi sesuai dengan kebutuhan karyawan.
7. Succession Management, untuk mengelola hal-hal yang berkaitan dengan perencanaan suksesi di sebuah perusahaan. 

Software HRD dari LinovHR memang menjadi yang terbaik untuk membantu pengelolaan karyawan dari banyak perusahaan.

LinovHR juga menjamin keamanan dan kerahasiaan semua data perusahaan hanya untuk pengelolaan karyawan dengan menyediakan berbagai fitur dan tampilan user friendly sehingga perusahaan dapat memaksimalkan strategi HRM yang lebih optimal. 

Karena itu, LinovHR sangat menantikan demo Anda untuk menjelaskan lebih lanjut tentang fitur dan modul yang kami miliki, dan membantu membantu perusahaan Anda untuk mengimplementasikan strategi HRM.

Coba sekarang!