E Absen: Apa Itu dan Kenapa Penting Digunakan

E Absen atau absen elektronik adalah salah satu sistem yang dapat memudahkan HRD dalam melacak dan mencatat kehadiran karyawan di lingkungan kerja.

Dengan sistem ini, HRD dapat mendigitalisasi sistem absensi manual yang tidak efektif dan menyita banyak waktu.

E-Absen juga tidak hanya dapat mencatat kehadiran karyawan, tetapi juga dapat dimanfaatkan untuk keperluan lain terkait pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.

Simak ulasan LinovHR di bawah ini untuk memahami lebih jauh tentang E-Absen dari mulai pengertian hingga jenis-jenisnya.

Apa Itu E Absen?

E Absen adalah sebuah sistem absensi elektronik yang dapat melacak kehadiran karyawan ke tempat kerja melalui bantuan perangkat lunak. Sistem ini juga kerap dikenal sebagai absen elektronik atau absen online.

E-Absen memanfaatkan perangkat lunak dan sistem digital terkini yang dapat memudahkan perusahaan dalam mendapatkan informasi kehadiran karyawan secara akurat.   

Absen elektronik dapat memudahkan pekerjaan HRD dalam mencatat kehadiran karyawan setiap harinya. Selain itu, dengan kemudahan pencatatan kehadiran, hal ini juga dapat memudahkan mereka untuk mengelola penggajian melalui aplikasi payroll yang terintegrasi dengan E-Absen.

Kenapa Harus Menggunakan E Absen?

Dalam melacak dan mencatat kehadiran karyawan, perusahaan bisa melakukan dua cara. Yaitu dengan E Absen atau secara manual melalui alat seperti mesin menggunakan mesin pencatat atau pencatatan manual dengan kertas.

Mencatat kehadiran karyawan dengan cara manual akan membuat HRD di perusahaan bekerja lebih keras dan memakan banyak waktu. Hal ini disebabkan karena cara ini tidak bersifat otomatis dan harus dipantau secara berkala.

Berbeda dengan cara yang manual, perusahaan yang menggunakan absen elektronik cenderung lebih mudah untuk mendapatkan laporan catatan kehadiran karyawan setiap harinya. 

E-Absen mampu menghasilkan data dan informasi yang jauh lebih akurat, tidak memerlukan pengawasan secara khusus, mudah diintegrasikan dengan aplikasi payroll yang ada, dan tidak mudah diretas atau dicurangi.

Selain memakan banyak waktu, absensi atau mencatat kehadiran karyawan dengan cara manual juga memakan banyak biaya bagi perusahaan.

Hal ini disebabkan karena perusahaan mungkin akan membutuhkan banyak mesin atau kertas, dan berisiko terjadinya kecurangan pencatatan kehadiran karyawan.

Maka dari itu, E-Absen adalah sebuah solusi bagi perusahaan yang tidak hanya dapat menghemat banyak waktu untuk mencatat kehadiran karyawan.

Melainkan juga dapat menghemat banyak biaya karena tidak perlu lagi membeli banyak mesin dan kertas atau menjadi korban kecurangan karyawan.

Baca Juga: Sistem Absensi Berbasis Web atau Manual: Apa Perbedaannya?

Jenis-jenis E Absen 

Berikut adalah beberapa jenis absen elektronik yang kerap digunakan oleh perusahaan dalam melacak kehadiran karyawan di tempat kerja:

1. Biometric Attendance System

Biometric attendance system adalah sebuah E-Absensi yang paling populer. Sistem ini dirancang untuk mengidentifikasi ciri fisik unik dari tubuh seseorang, seperti sidik jari, retina, atau struktur wajah untuk mencatat kehadiran.

2. Time Card

Dengan time card, karyawan cukup menggesekkan kartu mereka ke mesin yang disediakan. E-Absen yang satu ini relatif lebih murah dan lebih mudah digunakan daripada sistem pencatat kehadiran elektronik lainnya. 

Data yang dikumpulkan dalam sistem kehadiran jenis time card ini dikirimkan secara otomatis ke lembar waktu atau time sheet.

Sehingga HRD tidak lagi memerlukan dokumen kertas. Akan tetapi, sistem ini masih rawan kecurangan dan mudah dimanipulasi.

3. Proximity Card, Badges, and Key Fobs

Sama seperti jenis time card, jenis absen elektronik yang satu ini selangkah lebih maju karena tidak perlu menggesekan kartu ke mesin, melainkan hanya mendekatkan kartu ke depan mesin reader untuk melakukan tanda kehadiran kerja.

Kartu yang dimiliki karyawan tidak hanya dapat mendeteksi kehadiran, melainkan juga mendeteksi pergerakan karyawan selama berada di tempat kerja karena sistem ini dapat disesuaikan dengan teknologi GPS atau geofencing.

4. Interactive Voice Response (IVR)

Interactive voice response adalah sebuah sistem absensi elektronik yang digunakan oleh perusahaan yang memiliki karyawan atau pekerja yang bekerja di tempat terpencil.

Dengan sistem ini, karyawan atau pekerja lapangan dapat melakukan kehadiran dengan cara merespons panggilan yang tersambung melalui telepon rumah atau ponsel mereka. 

5. Web-based Stations

Umumnya, web-based stations ini digunakan oleh perusahaan yang bergerak di industri IT yang didominasi oleh pekerja yang menggunakan perangkat laptop mereka.

Untuk melakukan kehadiran, karyawan cukup log-in atau memasukan akun ke website absensi yang berbasis web. Sistem ini dapat mengatur alamat IP statis setiap kali karyawan masuk ke komputer.

Absen elektoronik berbasis web ini umumnya tidak hanya dapat digunakan oleh perusahaan yang bergerak di bidang IT, akan tetapi perusahaan besar lainnya juga dapat menggunakan sistem ini karena aksesnya yang mudah dan keamanannya yang tidak perlu diragukan.

Baca Juga: 15 Aplikasi Absensi Karyawan di Android dan IOS Terbaik

Absensi Elektronik Fitur Lengkap Ada Di Aplikasi Absen LinovHR

Tujuan dari penggunaan E Absen adalah agar HRD dapat menyederhanakan pencatatan kehadiran karyawan di lingkungan kerja.

Dengan data kehadiran yang cepat dan akurat, HRD bisa memanfaatkannya untuk keperluan lain, salah satunya adalah untuk penggajian karyawan.

Dengan fitur aplikasi absensi yang lengkap, HRD tidak hanya bisa memantau kehadiran karyawan, akan tetapi karyawan juga bisa mengajukan perihal lain terkait kehadiran mereka di tempat kerja.

Untuk mendapatkan E-Absen dengan fitur yang lengkap, Anda bisa mempercayakan absensi elektronik Anda pada Aplikasi Absensi LinovHR yang dapat membantu Anda dalam memudahkan pencatatan kehadiran karyawan di tempat kerja.

Selain memiliki fitur yang lengkap, Aplikasi Absen LinovHR juga menyajikan data yang real-time, akurat, mudah digunakan, praktis, efisien, dan dilengkapi dengan keamanan yang tinggi. 

Selain itu, Absensi Digital LinovHR juga dapat diintegrasikan dengan aplikasi payroll yang digunakan, sehingga HRD tidak perlu lagi memasukan data secara berulang untuk keperluan penggajian karyawan di perusahaan.

Tunggu apa lagi? Percayakan absen elektronik di kantor Anda pada Aplikasi Absen LinovHR! Kunjungi website-nya sekarang!