Dokumentasi adalah kata yang umum didengar ketika terlibat dalam suatu acara baik itu formal maupun informal. Dokumentasi mengacu pada kegiatan untuk mengumpulkan bukti atau mengabadikan suatu momen yang nantinya bisa dipergunakan untuk sesuatu.
Banyak orang-orang yang melakukan hal ini, baik sebagai keperluan yang penting maupun sekedar untuk diri sendiri. Pembahasan kali ini kita akan membahas mengenai apa itu dokumentasi, jenis, dan juga contohnya. Simak ulasan lengkapnya di bawah ini!
Apa Itu Dokumentasi?
Terdapat beberapa pengertian dokumentasi yang dikemukakan oleh para ahli.
Sugiyono (2013:240)
Dokumentasi adalah sebuah catatan kejadian yang terjadi di masa lalu. Bentuknya bisa berupa dokumen, tulisan, gambar, atau melalui karya yang dibuat oleh orang lain. Contohnya seperti, diari seorang, gambar, sketsa, biografi, dan lain-lain.
KBBI (Kamu Besar Bahasa Indonesia)
Menurut KBBI, pengertian dokumentasi yaitu suatu kegiatan mengumpulkan, memilih, mengelola, dan menyimpan informasi dengan bentuk berupa gambar, kutipan, klip, atau bentuk-bentuk lainnya.
Federation International de Decomentation (FID)
FID mengatakan dokumentasi adalah sebuah proses atau kegiatan pengumpulan dan penyebaran berbagai jenis dokumen tentang lapangan pekerjaan manusia.
Paul Otlet
Menurut Paul dokumentasi adalah suatu usaha yang berhubungan dengan pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan, serta penyebaran suatu dokumen atau sumber informasi.
Nurhadi Magetsari, dkk
Menurut Nurhadi dokumentasi adalah sebuah bukti yang termasuk dalam jenis, bentuk, dan sifat yang memiliki keterkaitan dengan tempat, rekaman tertulis, atau pahatan yang memberikan informasi fakta.
Tung Palan
Tung mengatakan dokumentasi merupakan sebuah catatan asli atau otentik yang bisa dibuktikan dan bisa dijadikan sebagai kesaksian dan bukti di mata hukum yang dimana dokumentasi tersebut memiliki data lengkap yang nyata.
Secara keseluruhan dokumentasi bisa diartikan sebagai usaha atau proses yang berkaitan dengan pengumpulan, pengolahan, dan penyebaran yang berguna untuk memperoleh suatu bukti, keterangan, atau petunjuk yang bisa dijadikan sebagai kesaksian di mata hukum atau pihak lain yang berkepentingan.
Baca Juga: Apa Fungsi Dari Surat Kesepakatan Bersama?
Fungsi Dokumentasi dalam Bisnis
Sebuah dokumentasi di dalam perusahaan memiliki beberapa fungsi utama, diantaranya:
- Berguna sebagai catatan perusahaan yang berfungsi untuk menjaga perusahaan tersebut
- Sebagai alat yang berguna untuk mengambil keputusan, membuat perencanaan, dan melakukan pengawasan
- Bisa berguna sebagai alat bukti
- Berguna sebagai referensi sejarah atau histori dari perusahaan
- Berguna sebagai sumber informasi untuk keuangan, HR, serta hal lain yang dibutuhkan oleh manajemen perusahaan
- Berguna sebagai keperluan pendidikan bagi karyawan yang baru
- Berguna untuk menjaga hubungan baik dengan masyarakat luas, terutama klien perusahaan dan para pemangku kepentingan
Baca Juga: Mengenal Document Management System dari Pengertian Hingga Manfaat
Jenis Dokumentasi
Sebuah dokumentasi dibedakan dalam beberapa jenis, berdasarkan beberapa kategori.
Dilihat dari Kegiatan
Jenis ini dibagi ke dalam 3 bentuk, yaitu dokumentasi pribadi, niaga, dan juga pemerintah. Dokumentasi pribadi berhubungan dengan kepentingan individu, contoh SIM, KTP, Akta Kelahiran, ataupun Ijazah.
Sedangkan dokumentasi niaga, berhubungan dengan transaksi jual beli, contoh kwitansi, nota, ataupun cek. Dan yang terakhir dokumentasi pemerintah berhubungan dengan kenegaraan, contoh peraturan pemerintah, daerah, dan UUD.
Dilihat dari Fungsinya
Apabila dilihat dari fungsinya, maka terbagi menjadi 2 bagian utama, yaitu dinamis dan juga statis.
Dinamis berarti dokumentasi bisa bermanfaat secara langsung untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan dokumen tersebut. Sedangkan statis artinya tidak bisa dimanfaatkan secara langsung untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, seperti dokumen literal, private, dan korporoil.
Dilihat dari Sifatnya
Berdasarkan sifatnya, dokumentasi dibedakan menjadi dua, yaitu tekstual dan nontekstual. Dokumentasi tekstual artinya informasi yang tersemak dibuat dalam bentuk tulisan, contohnya buku, surat kabar, majalah, dan hal-hal lain yang serupa.
Sedangkan nontekstual informasi yang tersemat berbentuk gambar, video, diagram, grafik, dan hal-hal lain di luar tulisan.
Dilihat dari Jenisnya
Dari sudut pandang jenis, dokumentasi dibagi ke dalam 2 bagian, yaitu fisik dan intelektual. Dokumen fisik artinya informasi atau data yang ada terkait dengan ukuran, berat, sarana prasarana, dan hal-hal lain. Sedangkan dokumen intelektual dibuat berdasarkan subjek, sumber, isi, tujuan, keaslian dokumen, dan hal-hal lainnya.
Dilihat dari Bentuk Fisiknya
Ada 3 bentuk dokumen apabila dilihat dari bentuk fisiknya, yaitu dokumen literer, korporil, dan privat. Dokumen literer yaitu informasi yang terkandung di dalamnya dibuat secara ditulis, dicetak, maupun direkam. Contohnya buku, film, atau majalah.
Sedangkan dokumen korporil, informasi yang terkandung di dalamnya berbentuk benda-benda yang memiliki nilai historis, yang umumnya ditemukan di museum. Contohnya patung, benda peninggalan, fosil, dan lain-lain.
Terakhir yaitu dokumen privat, informasi yang disajikan berbentuk arsip atau surat-surat yang tersimpan rapi di tempat yang aman, seperti surat laporan, surat dinas, atau surat niaga.
Dilihat dari Dokumentasinya
Terbagi ke dalam 3 bagian, yaitu dokumen primer, sekunder, dan juga tersier.
Dokumen primer mengandung informasi yang bersumber dari penelitian otentik yang artinya langsung dari sumber yang terjamin keasliannya. Seperti, laporan, disertasi, atau paten penelitian.
Sedangkan dokumen sekunder memiliki informasi terkait literatur primer atau bibliografi. Lalu dokumen tersier menyajikan informasi mengenai literatur sekunder, contohnya buku dan teks panduan.
Contoh Dokumentasi dalam Perusahaan
Perusahaan yang baik harus memiliki beragam dokumentasi di dalamnya. Sebuah dokumentasi sangat diperlukan oleh sebuah perusahaan untuk berkomunikasi untuk mencapai persetujuan dari pihak-pihak terkait yang berhubungan dengan kemajuan bisnisnya. Contohnya sebagai berikut.
Surat Bisnis (Business Letters)
Surat bisnis dalam perusahaan digunakan sebagai alat untuk berkomunikasi dengan pihak-pihak yang berada di luar perusahaan, seperti pemerintah, calon karyawan, konsumen, dan pihak lain yang memiliki keterkaitan.
Laporan Bisnis (Business Report)
Laporan bisnis merupakan salah satu dokumen yang memiliki format penulisan yang formal. Isi dokumen tersebut berisi tentang data keuangan, rencana segmentasi pasar, safety compliance, dan hal-hal lain. Bentuk yang disajikan berupa gambar, bagan atau grafik, dan juga statistik.
Email dan Memorandum
Email berfungsi sebagai alat untuk berkomunikasi yang digunakan oleh karyawan. Sedangkan memorandum merupakan sarana yang digunakan untuk berkomunikasi sebelum email populer digunakan seperti saat ini.
Namun, saat ini memorandum masih digunakan oleh perusahaan untuk menyimpan informasi-informasi yang penting dari perusahaan.
Dokumen Transaksi
Dokumen satu ini berbentuk invoice ataupun surat order, yang berfungsi untuk mempercepat waktu transaksi, sehingga kedua belah pihak bisa menghemat waktu yang dimiliki.
Dokumen Finansial
Dokumen finansial menyajikan laporan keuangan, payroll, proposal, pajak, dan lainnya. Dokumen ini berguna untuk mengetahui kondisi dari perusahaan saat ini, termasuk melihat untung rugi yang dialami oleh perusahaan.
Itulah pembahasan lengkap mengenai apa yang dimaksud dengan dokumentasi, dimulai dari pengertian, jenis, hingga contohnya di dalam perusahaan.
Dokumentasi adalah hal yang penting untuk dilakukan dan dimiliki oleh perusahaan. Jadi pastikan Anda mengetahui segala bentuk dan juga fungsinya dengan baik, agar perusahaan Anda bisa berjalan dan berkembang dengan baik. Semoga bermanfaat!
