Document Management System atau DMS menjadi solusi dalam pengelolaan dokumen yang biasanya dilakukan oleh perusahaan.
Di era modern seperti saat ini, manajemen dokumen serta data sudah melibatkan teknologi digital. Tidak hanya memudahkan, document management system juga menawarkan berbagai keunggulan lainnya. Berikut ulasan lengkapnya.
Apa Itu Document Management System (DMS)?
Document management system (DMS) adalah suatu sistem yang digunakan untuk melakukan manajemen data secara elektronik. DMS menawarkan kemudahan dalam mendata, mengolah, mengelola, dan melacak dokumen. Sehingga, manajemen dokumen menjadi lebih cepat dan mudah.
Dokumen yang terdapat pada DMS tersimpan di dalam server pribadi atau cloud. Perusahaan besar yang memiliki tenaga kerja IT mumpuni biasanya menggunakan server pribadi agar tidak perlu bergantung kepada orang lain dalam mengontrol sistem.
Namun, penggunaan server mandiri juga memiliki kekurangan karena umumnya lebih mahal dan memiliki perawatan yang lebih sulit.
Sementara itu, perusahaan lain memilih untuk menggunakan cloud untuk kemudahan mengakses sistem kapan pun dan di mana pun, asalkan ada koneksi internet. Menggunakan cloud untuk sistem penyimpanan data juga lebih murah karena tidak perlu memiliki server sendiri.
Apa Saja Hambatan dalam Manajemen Dokumen?
Efisiensi dalam pengelolaan dokumen menjadi kunci untuk menjaga produktivitas dan kelancaran operasional perusahaan. Tetapi, terkadang ada beberapa tantangan yang dapat terjadi.
Berikut ini beberapa hambatan yang sering terjadi:
- Kesulitan dalam pencarian dokumen. Terkadang banyaknya dokumen yang Anda miliki, membuat pencariannya menjadi sulit, terutama dokumen yang spesifik seperti periode, tanggal, kegiatan terkait.
- Pembaruan versi baru dokumen. Beberapa perusahaan memiliki penomoran atau penandaan dokumen yang berbeda karena adanya perubahan tata cara penomoran atau hal lainnya.
- Akses Dokumen Fisik yang Sulit. Mencari dokumen fisik terkadang memerlukan usaha dan waktu yang tidak sedikit.
- Keterbatasan Ruang. Jumlah lemari atau ruangan yang terbatas pada perusahaan tidak mencukupi dan kebingungan menempatkan dokumen perusahaan yang terus bertambah.
- Resiko kerusakan atau kehilangan dokumen. Semakin tua umur dokumen atau terjadinya bencana alam, kerusakan pada dokumen tidak dapat terhindarkan.
- Rentan penyalahgunaan dokumen. Beberapa kasus sering terjadi penyalahgunaan dokumen oleh karyawan sehingga merugikan perusahaan. Hal ini seperti pencurian resep, data penting, penyebarluasan dokumen, informasi pelanggan, dan berbagai dokumen lainnya.
Cara Kerja Document Management System dalam Organisasi?
Dalam kegiatan organisasi, document management system digunakan untuk menyimpan dan mengolah data secara digital. Dokumen yang dimaksud termasuk juga dokumen fisik. Biasanya, dokumen fisik diubah menjadi dokumen digital dengan OCR atau scanner.
Setelah dokumen masuk ke dalam sistem, dokumen akan dikategorikan berdasarkan departemen, nomor, atau peruntukan. Dengan membuat kategori, dokumen akan lebih mudah dicari dan diambil jika dibutuhkan.
Beberapa organisasi menerapkan DMS yang hanya bisa digunakan di perangkat kantor. Namun, lebih baik jika DMS dapat diakses dengan perangkat pribadi seperti smartphone. Jika DMS dapat diakses dengan mudah, karyawan pun dapat menjadi lebih produktif.
Komponen Penting pada Document Management System
Agar dapat berfungsi dengan maksimal, document management system memiliki komponen penting sebagai berikut:
1. Storage
Hal paling penting yang harus ada dalam sistem manajemen dokumen adalah storage atau tempat penyimpanan. Sistem harus memiliki tempat penyimpanan dokumen yang aman dan memiliki kapasitas besar.
2. History
Sistem manajemen dokumen mencantumkan history atau riwayat pengeditan dokumen. Dengan demikian, karyawan bisa mengetahui siapa yang telah mengubah dokumen.
Selain itu, DMS juga memiliki fitur untuk kembali ke versi dokumen terdahulu jika dibutuhkan.
3. Keyword Search
Memiliki banyak dokumen, DMS juga dilengkapi dengan komponen keyword search.Fungsinya untuk mencari suatu dokumen tertentu berdasarkan kata kunci.
4. Access Permission
Tidak semua dokumen bisa diakses setiap karyawan. Komponen access permission berguna untuk memberi batasan izin pada dokumen yang bersifat rahasia dan hanya bisa diakses oleh orang-orang tertentu.Â
5. Monitor
Untuk benar-benar memastikan dokumen rahasia tidak bisa diakses orang yang tidak berkepentingan, komponen monitor dibutuhkan.
Komponen ini fungsinya untuk mengetahui karyawan mana yang sedang mengakses dokumen tertentu.
6. Metadata
Setiap dokumen memiliki metadata. Metadata merupakan informasi tambahan tentang dokumen yang meliputi format dokumen, nama karyawan yang mengedit dokumen, serta tanggal dan waktu pembuatan dan pengeditan dokumen.
7. Capturing
Document Management System memungkinkan dokumen tercetak diubah menjadi dokumen elektronik dengan OCR (Optical Character Recognition). OCR bisa mengekstrak teks dari gambar dokumen fisik.
8. Index
Komponen yang selanjutnya adalah index. Komponen ini berguna untuk membantu karyawan melacak dokumen berdasarkan klasifikasi dan identifikasi dokumen.
9. Application Integrated
Kemampuan dalam terkoneksi dengan aplikasi smartphone dapat memudahkan Anda untuk mengakses dokumen tanpa terbatas tempat dan waktu.
Terintegrasi dengan aplikasi lain seperti kalender, e-mail, dan aplikasi produktivitas lainnya juga menjadi tambahan fitur yang dapat meningkatkan efisiensi kerja.
10. Collaboration
Fitur ini dapat mempermudah pengguna untuk saling berbagi akses dokumen, pengeditan, dan memberikan penandaan pada dokumen, baik dalam satu divisi yang sama atau lintas divisi.
Keuntungan Document Management System bagi Perusahaan
Manajemen dokumen tidak hanya membuat dokumen-dokumen penting perusahaan lebih rapi dan terorganisir. Ada banyak manfaat lainnya untuk perusahaan.
Perusahaan yang menerapkan sistem manajemen dokumen akan memperoleh manfaat seperti:
1. Keamanan data
Meskipun dokumen perusahaan disimpan dalam cloud, Anda tak perlu khawatir dengan keamanannya. Sebab, cloud yang menjadi server bersama sistem manajemen dokumen memiliki protokol keamanan data yang ketat.
Justru, informasi pribadi perusahaan bisa lebih aman jika disimpan menggunakan DMS. Hal ini karena DMS memungkinkan Anda bisa membatasi akses informasi pribadi perusahaan hanya untuk orang-orang tertentu.
2. Kemudahan Manajemen Dokumen
Manajemen dokumen menjadi lebih mudah berkat Document Management System. DMS mengatur dokumen perusahaan dengan rapi dan memudahkan pencarian berkat indeks dan pencarian kata kunci.
Jika manajemen dokumen semakin mudah, Anda tak perlu menghabiskan waktu lama untuk mengelola dokumen. Lebih hemat waktu, waktu yang ada bisa Anda gunakan untuk mengerjakan hal yang lain.
3. Kemudahan Adaptasi dengan Kebutuhan Perusahaan
Semua perusahaan tentu ingin berkembang. Ketika perusahaan berkembang, kebutuhan penyimpanan data pun akan meningkat. Dengan sistem manajemen dokumen, Anda bisa mengatur hal ini dengan mudah.
4. Kemudahan Kolaborasi
DMS juga memungkinkan beberapa karyawan membuka dan mengedit dokumen secara bersamaan. Hal ini dapat meningkatkan kolaborasi dan produktivitas.
5. Kemudahan Akses
Dengan sistem yang sudah dapat terakses melalui internet, pencarian dokumen di luar jam kerja dapat terpenuhi dengan cepat.
Selain itu, dapat melakukan pembatasan akses pada dokumen krusial perusahaan agar tidak terjadi penyalahgunaan dokumen.
Baca Juga: Rekomendasi Dokument Management Software Terbaik
Bersama LinovHR, Pengelolaan dan Penyimpanan Dokumen Lebih Aman
Tidak bisa dipungkiri, manajemen dokumen adalah hal yang penting bagi keberlangsungan perusahaan. Apa lagi seperti yang kita ketahui, setiap kegiatan di perusahaan tidak bisa lepas dari yang namanya kebutuhan dokumen.
Tak terkecuali data dokumen karyawan. Data dokumen karyawan mulai dari informasi personal, rekening bank, data gaji, dan dokumen penting lainnya.
Banyaknya data karyawan yang mesti dikelola oleh HR terkadang menjadi masalah tersendiri, apa lagi bila masih menggunakan cara konvensional dengan menggunakan kertas.
Baca Juga: Mengapa Harus Menggunakan Program Data Karyawan
Untuk itulah perusahaan sangat perlu document management system agar manajemen dokumen bisa dilakukan lebih ringkas dan rapi dengan bantuan teknologi.
Saat ini, sudah ada Software HR LinovHR yang dapat Anda gunakan untuk membantu proses manajemen dokumen dengan teknologi berbasis cloud.
Document Management System dari LinovHR memiliki berbagai fitur yang dapat dimanfaatkan untuk mengelola dokumen karyawan mulai dari fitur folder management untuk mengatur setiap file folder secara digital dan sistematis lalu ada fitur file management yang berfungsi untuk mengatur setiap file didalam perusahaan hingga fitur audit trail yang memiliki fungsi untuk mengaudit setiap manajemen file di perusahaan.
Selain itu Software HRIS LinovHR masih memiliki berbagai modul dan fitur yang dapat dimanfaatkan untuk melakukan manajemen karyawan menjadi lebih efektif. Segera ajukan demo software gratis disini, untuk melihat kecanggihannya.
