Cost Control: Jurus Jitu Kendalikan Biaya dalam Perusahaan

Agar sebuah perusahaan dapat menjalankan aktivitasnya tentu dibutuhkan biaya. Biaya ini harus dikendalikan agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Karena itu perlu sekali dilakukan cost control untuk mengendalikan biaya di dalam perusahaan. Tulisan ini akan mencoba membahas mengenai pengertian, tugas dan tanggung jawab bagian cost control, fungsi, elemen dan apa saja tahapan yang ada di dalam. Simak pembahasan di bawah ini!  

Pengertian Cost Control

Bila diterjemahkan, maka cost control memiliki arti “pengendalian biaya.” Biaya apa saja yang dikendalikan? Dalam kegiatan perusahaan maka biaya tersebut meliputi biaya operasional, perencanaan, pembuatan cost structure, pelaksanaan, dan lain sebagainya. Tentu tidak lengkap jika kita tidak menyertakan pendapat ahli untuk memahami cost control. Berikut adalah pengertiannya dikutip dari beberapa ahli:

• Bambang Hartadi (1993). Sistem pengendalian termasuk di dalamnya adalah struktur organisasi, metode dan ketentuan yang saling terkoordinasi di dalam sebuah perusahaan dengan tujuan melindungi aset kekayaan, memeriksa sebaik apa ketelitian yang ada, sebaik apa data akuntansi bisa dipercaya, meningkatkan efisiensi, dan memastikan bahwa kebijakan perusahaan yang telah disepakati dapat dipatuhi. 
• Sondang. S. Giagian (1999). Beliau mengatakan bahwa pengendalian biaya merupakan sebuah proses sistematis untuk membuat penetapan standar pelaksanaan untuk membuat perencanaan, penyediaan sistem informasi yang berisi umpan balik, mengevaluasi pelaksanaan dengan perencanaan, serta memeriksa apabila diperlukan koreksi sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan agar tujuan dapat dicapai dengan biaya seefisien dan seefektif mungkin. 

Tugas dan Tanggung Jawab Cost Control

Agar sebuah perusahaan selalu memiliki keseimbangan neraca keuangan serta selalu efisien dalam penggunaan biaya, maka bagian cost controller menjadi vital. Berikut adalah tugas dan tanggung jawab bagian cost control.

Tugas Cost Control

• Membuat, melaksanakan, dan mengatur inventori setiap bulannya. 
• Memastikan kebijakan dan prosedur pengendalian biaya diterapkan dengan baik di semua departemen. 
• Melakukan pengecekan dan pemeriksaan untuk memastikan semua hasil penghitungan inventori didukung oleh bukti dan dokumen yang ada. 
• Memeriksa apakah setiap transaksi memang benar adanya terutama pada transaksi pembelian atau pengeluaran perusahaan.
• Membandingkan data yang ada
• Pemeriksaan berulang atau double control. 

Tanggung Jawab Cost Control

• Melakukan pengawasan keluar masuknya barang, penyimpanan, dan penerimaan barang. 
• Melakukan kerjasama dengan bagian pembelian untuk mengetahui apa saja kegiatan pembelian, harga barang sampai dengan saat penerimaan barang.
• Melakukan pengecekan terhadap order pembelian perusahaan.
• Membuat laporan biaya harian.
• Membuat laporan bulanan dan inventory terhadap semua barang yang ada. 

Baca Juga: Berbagai Fungsi dan Unsur Manajemen

Fungsi Cost Control

Setiap kegiatan dalam perusahaan mempunyai berbagai macam fungsi. Cost control juga memiliki fungsi sebagai berikut:

Perencanaan

Semua tindakan akan lebih baik jika dimulai dengan perencanaan yang matang dan kokoh. Sebelum melakukan pengendalian biaya, pihak manajemen perusahaan membuat rencana agar pengendalian biaya tetap sejalan dengan tujuan perusahaan. Perencanaan ini akan menjadi penentu bagi semua tahapan. 

Pengawasan

Salah satu pelaksanaan fungsi pengawasan adalah melakukan perbandingan antara pencapaian saat ini dengan biaya yang sudah dikeluarkan. Kemudian dilakukan juga perbandingan antara anggaran saat ini dengan anggaran sebelumnya. Fungsi pengawasan juga bertujuan untuk melihat apakah anggaran yang dikeluarkan sudah efisien atau belum mencapai yang diharapkan. 

Koordinasi dan Keselarasan

Agar tujuan perusahaan dapat tercapai maka harus terjadi keselarasan dalam koordinasi antar departemen. Dalam hal ini, bagian cost control melihat apakah terjadi keselarasan antar departemen sejalan dengan anggaran dan telah disepakati sebelumnya. 

Elemen Cost Control

Ada banyak elemen dalam proses sebuah perusahaan. Untuk cost control pun terdapat berbagai elemen yang berbeda. Berikut diantaranya:

1. Norma atau target yang ingin dicapai
2. Acuan pengukuran standar atau target yang ingin diraih.
3. Penilaian terhadap kinerja yang sudah diraih saat ini menggunakan acuan yang digunakan untuk mengukur target yang sebelumnya sudah ditetapkan. 
4. Perbandingan antara kinerja saat ini dengan standar yang suda ditetapkan sebelumnya. 
5. Analisa varian biaya yang ada dan bila perlu memperbaiki pelaksanaan tanggung jawab yang menyebabkan terjadinya varian yang ada. 
6. Koreksi untuk mengurangi penyebab terjadinya varian biaya agar kinerja di masa depan sesuai dengan standar dan target yang sudah ditetapkan. Selain itu koreksi dilakukan agar pengeluaran biaya yang ada mampu meraih efisiensi semaksimal mungkin.
7. Ulasan secara rutin terhadap standar maupun target yang ada kemudian melakukan revisi jika memang harus beradaptasi dengan situasi yang berkembang di masa depan. 

Baca Juga: Apa itu PDCA? Kenali PDCA dalam Manajemen!

Tahapan Cost Control

Perlu Anda ingat bahwa kegiatan cost control bertujuan mengurangi biaya yang diperlukan untuk meraih tujuan agar keuntungan/profit bisa meningkat. Sehingga dengan cara pengendalian ini diharapkan perusahaan bisa mendapatkan keuntungan yang positif dalam jangka panjang. Berikut adalah beberapa tahapan atau langkah yang ada di dalam cost control. 

Menciptakan standar atau batasan

Batasan atau standar yang ada digunakan untuk menjadi dasar perbandingan biaya yang dikeluarkan dengan standar yang sudah ditentukan. Standarisasi bisa didapatkan dari catatan pengeluaran biaya sebelumnya, catatan kinerja positif yang berhasil dicapai sebelumnya, atau berdasarkan perhitungan biaya untuk memperkirakan hasil terbaik yang bisa didapatkan. 

Menghitung kemungkinan varian

Tahapan ini diperlukan kalkulasi varian antara hasil yang diraih saat ini dengan standar yang sudah ditetapkan pada tahap pertama. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui apakah ada varian yang tidak diinginkan. Misalnya biaya yang lebih tinggi dari standar yang sudah ditentukan. 

Menginvestigasi varian

Kegiatan menyelidiki secara mendalam terhadap catatan informasi biaya yang dikeluarkan saat ini dapat mempermudah semua tahapan. Tindakan ini  dilakukan agar bisa menemukan apa penyebab terjadinya varian yang tidak diinginkan. Jika pun ada varian yang tak diinginkan, maka akan diambil sebuah tindakan.  

Mengambil tindakan

Berdasarkan penemuan sebelumnya maka pihak cost control melaporkan hasil temuan ke manajemen. Kemudian bagian pengendalian biaya memberikan rekomendasi tindakan apa yang perlu dilakukan oleh manajemen agar resiko terjadinya varian yang tidak diinginkan bisa diminimalisir. 

Cost control memegang peranan penting bagi sebuah perusahaan. Sebab untuk meraih tujuannya, maka sebuah perusahaan perlu memikirkan apakah biaya yang dikeluarkan sejalan dengan strategi dan sasaran perusahaan. Dengan kegiatan cost control yang baik maka perusahaan bisa memperoleh data dan rekomendasi kegiatan yang diperlukan sehingga pengeluaran biaya yang tidak perlu bisa ditekan. Semoga informasi yang ada bisa membantu Anda.