Seiring berjalannya waktu, perusahaan pasti memiliki perubahan kebutuhan dan ekspektasi terhadap kualifikasi karyawannya. Perubahan ini berjalan linear dengan perkembangan teknologi dan tren bisnis. Maka dari itu, perlu dilakukan analisis jabatan.
Analisis jabatan dianggap penting terutama bila perusahaan ingin berkembang secara positif. Lantas, siapa yang bertanggung jawab dan untuk apa? Berikut penjelasannya lebih lanjut.
Apa itu Analisis Jabatan?
Pada umumnya, dalam sebuah perusahaan terdapat beberapa jabatan dari yang tertinggi maupun yang terendah. Jabatan-jabatan tersebut memiliki kebutuhan kemampuan, tugas, tanggung jawab dan lingkungan kerja yang berbeda-beda.
Analisis jabatan atau job analysis dalam suatu perusahaan merupakan salah satu proses untuk mendapatkan data jabatan yang dapat mendeskripsikan kebutuhan kualifikasi karyawan dan tanggung jawab pekerjaannya.
Misalnya kebutuhan kompetensi untuk menggunakan perangkat lunak tertentu atau kebutuhan untuk mendapatkan sertifikasi tertentu.
Job analysis juga berguna untuk menjalankan program kepegawaian dan juga untuk memberikan feedback positif pada perusahaan atau organisasi.
Dalam sebuah perusahaan yang bertugas melakukan analisis jabatan adalah HRD atau Human Resoucer Departemen.
Hal ini dikarenakan HRD memiliki tugas dalam pengurusan karyawan dalam perusahaan, termasuk proses rekrutmen sampai dengan penempatan posisi kerja karyawan.
Tujuan Analisis Jabatan
Analisis jabatan yang dilakukan oleh HRD tentunya memiliki tujuan penting, khususnya untuk perusahaan. Beberapa tujuan tersebut diantaranya:
1. Analisis dalam Proses Rekrutmen
Tujuan pertama melakukan analisis jabatan adalah untuk menganalisa secara langsung saat proses rekrutmen karyawan dalam perusahaan.
Selain itu, proses seleksi pun harus dianalisa agar nantinya bisa mendapatkan karyawan sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
2. Analisa dalam Evaluasi
Perusahaan juga melakukan analisa jabatan bertujuan agar bisa melakukan evaluasi kerja pada karyawan dalam perusahaan.
Ini berguna untuk penetapan kompensasi tiap karyawan secara adil. Karena tidak mungkin bila kompensasi disamaratakan padahal jenis pekerjaannya pun berbeda serta tingkatan karyawan dalam perusahaan juga berbeda.
3. Analisa dalam Kinerja Karyawan
Perusahaan juga membutuhkan analisa jabatan untuk melihat seberapa bagus kinerja karyawan dalam perusahaan. Proses analisa yang dilakukan secara akurat pada tiap karyawan dalam perusahaan akan memberikan feedback positif untuk perusahaan.
Sementara itu, analisa dalam tahap ini juga bisa dibantu dengan proses penilaian perusahaan yang biasa dilakukan pada karyawan secara berkala.
Adanya rating yang diberikan berdasarkan kinerja dan objektif bisa menjadi acuan untuk proses analisa yang dilakukan.
4. Pelatihan dan Pengembangan
Pelatihan dan pengembangan yang dilakukan suatu perusahaan tidak bisa dilakukan secara asal-asalan. Jangan sampai, perusahaan malah salah memberikan program pelatihan dan pengembangan untuk karyawan.
Misalnya saja, perusahaan A merupakan perusahaan digital marketing, maka pelatihan dan pengembangan yang seharusnya diberikan adalah yang berhubungan dengan bidangnya. Seperti memberikan pelatihan SEO dan yang lainnya.
Proses analisa yang tepat akan sangat membantu perusahaan terutama dalam penetapan pelatihan dan pengembangannya.
Baca Juga : Pelatihan dan Pengembangan Untuk Karyawan
5. Untuk Meningkatkan Produktivitas
Produktivitas karyawan untuk perusahaan tentu saja sangat dibutuhkan. Bagaimana mungkin, perusahaan akan berkembang bila ternyata Sumber Daya Manusia (SDM) perusahaan tidak bisa memberikan kinerja yang baik dan hasilnya jauh dari harapan.
Namun di samping produktivitas, perusahaan juga harus mampu menciptakan karyawan yang produktif. Cara yang tepat untuk membentuknya bisa dengan melakukan analisa terlebih dahulu. Cari tahu apa yang dibutuhkan karyawan agar bisa menunjang produktivitasnya.
6. Untuk mematuhi Hukum Perburuhan
Analisa jabatan sendiri sekarang ini sudah memiliki pedoman hukumnya tersendiri. Oleh sebab itulah, perusahaan harus mampu mematuhi hukum terkait dengan analisa jabatan.
Biarpun begitu, tanpa adanya hukum pun seperti memang proses analisa jabatan sangatlah dibutuhkan perusahaan. Jadi, seorang HRD dalam melakukan analisa jabatan akan berusaha semaksimal mungkin untuk menciptakan tujuan-tujuan di atas.
Memang prosesnya terbilang cukup rumit, namun hal tersebut akan memberikan manfaat yang besar bagi perusahaan.
Tanggung jawab dan tujuan sudah dijelaskan sedemikian rupa dalam hukum yang berlaku, jadi perusahaan tinggal merujuk pada hukumnya saja untuk mengetahui rujukan dasar analisanya.
Talent Management System LinovHR memberikan solusi lengkap untuk melakukan seluruh analisis jabatan dengan efisien dan terintegrasi.
Dengan kecanggihan dan segala kemudahannya, Talent Management System memungkinkan perusahaan untuk merinci setiap posisi dengan jelas, termasuk tugas-tugas spesifik, kualifikasi yang dibutuhkan, dan kompetensi yang relevan.
Manfaat Melakukan Analisa Jabatan
Analisis jabatan memberikan beberapa manfaat apabila diterapkan di perusahaan, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Perencanaan Keterampilan yang Dibutuhkan Suatu Posisi
Metode kualitatif yang digunakan untuk mengukur kebutuhan tenaga kerja disebut analisis jabatan. Dalam analisis jabatan, perlu ditentukan persyaratan pekerjaan seperti keterampilan, kualitas, dan karakteristik kandidat lainnya.
Dengan melakukan analisis ini, pekerjaan dapat dibagi ke dalam berbagai jabatan yang berbeda. Dengan demikian, analisis jabatan berfungsi untuk memfasilitasi pembagian kerja secara efektif.
2. Menciptakan Sistem Evaluasi yang Tepat
Perusahaan dapat menggunakan data yang diperoleh dari analisis jabatan untuk mengembangkan atau meng-upgrade metode evaluasi performa kerja.
Dengan mengetahui dengan jelas keterampilan yang dibutuhkan dalam pekerjaan, maka evaluasi dapat dilakukan secara realistis.
Dengan menggunakan data ini, perusahaan dapat mengukur sejauh mana seorang karyawan telah menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik.
3. Melakukan Analisis Kompensasi dan Benefit Tenaga Kerja
Dengan menggunakan analisis jabatan, perusahaan dapat melakukan penilaian keterampilan kerja.
Dengan melakukan analisis pekerjaan, perusahaan dapat menentukan bahwa ada posisi tertentu yang mungkin memerlukan keterampilan yang lebih tinggi daripada yang sebelumnya telah diidentifikasi, sehingga gaji untuk posisi tersebut dapat disesuaikan.
Analisis pekerjaan juga akan membantu perusahaan menentukan kapan seorang karyawan telah mencapai tingkat keterampilan yang lebih tinggi dan pantas untuk dipromosikan.
Selain itu, analisis pekerjaan juga membantu manajemen perusahaan untuk mengambil tindakan korektif untuk memastikan keselamatan kerja dan mengurangi risiko terhadap berbagai bahaya yang dapat membahayakan karyawan.
Sebagai contoh, perusahaan yang beroperasi di industri bahan kimia dapat menentukan standar pengolahan bahan baku yang aman, mengembangkan prosedur operasional standar berdasarkan ISO, memperoleh peralatan pelindung diri yang tepat, dan menetapkan tindakan mitigasi bencana.
4. Penyelesaian Masalah Internal yang Lebih Mudah
Perusahaan yang melakukan analisis jabatan akan lebih mudah dalam menangani masalah yang berkaitan dengan sumber daya manusia, terutama yang terkait dengan departemen pekerjaan.
Dengan memiliki data lengkap tentang berbagai posisi di perusahaan dan tanggung jawabnya, perusahaan dapat menyelesaikan masalah tersebut dengan lebih cepat dan tepat.
Analisis jabatan memungkinkan perusahaan untuk memiliki pemahaman yang lebih mendalam tentang pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan dan kebutuhan bisnis, sehingga perusahaan dapat mengambil tindakan yang tepat untuk mengatasi masalah yang muncul.
Elemen Penting Proses Analisis Jabatan
Dalam melakukan analisis jabatan, terdapat beberapa elemen yang harus diperhatikan agar proses tersebut berjalan dengan benar. Berikut adalah beberapa elemennya:
1. Job Description
Job description atau deskripsi tugas mencakup rincian tugas harian yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan, dengan harapan dapat memberikan gambaran mengenai aktivitas sehari-hari yang harus dijalankan.
Yang perlu dicantumkan dalam job description adalah nama jabatan, kode yang dipakai dalam perusahaan, tugas yang dikerjakan, peralatan yang digunakan juga lingkungan tempat bekerja.
Misalnya, dalam analisis jabatan untuk seorang manajer proyek, deskripsi tugas dapat mencakup perencanaan proyek, pengelolaan anggaran, dan koordinasi dengan tim proyek.
2. Job Specification
Job specification adalah persyaratan kualifikasi yang diperlukan untuk jabatan tersebut. Rincian ini berguna agar pemegang jabatan dapat menyelesaikan tugas-tugas yang tercantum dalam deskripsi tugas.
Adapun beberapa hal yang perlu dimasukan ke dalam Job Specification, diantaranya seperti persyaratan mengenai minimal pendidikan, kemampuan dalam menggunakan perangkat lunak tertentu, pelatihan dan pengalaman kerja yang dimiliki.
Juga diperlukan wawasan dan kemampuan apa saja yang dimiliki. Mungkin diperlukan persyaratan jenis kelamin khusus atau umur tertentu.
3. Hubungan dengan Posisi Lain
Analisis cara posisi yang bersangkutan berinteraksi dengan posisi atau departemen lain di organisasi. juga patut dilakukan.
Hal ini penting diperhatikan karena adanya kebutuhan untuk berkolaborasi antar posisi atau bahkan divisi.
Sebagai contoh, seorang analis keuangan dapat berhubungan dengan departemen keuangan, manajemen senior, dan departemen lain yang membutuhkan informasi keuangan.
4. Kondisi Kerja
Rincian faktor-faktor seperti jam kerja, lingkungan fisik tempat kerja, dan level stres yang dapat memengaruhi pemegang jabatan.
Hal ini juga mencakup melakukan analisi terhadap risiko dan keamanan yang terkait dengan pekerjaan. Ini melibatkan identifikasi potensi bahaya atau situasi yang dapat membahayakan kesejahteraan karyawan, serta langkah-langkah untuk mengurangi risiko tersebut.
Sebagai contoh, pekerjaan lapangan mungkin melibatkan perjalanan atau bekerja di lingkungan luar ruangan.
Cara Melakukan Analisis Jabatan
Terdapat beberapa langkah-langkah untuk melakukan analisis jabatan secara tepat, seperti berikut ini:
1. Identifikasi Jabatan
HR harus menentukan alasan mengapa analisis jabatan perlu dilakukan. Apakah untuk mengembangkan deskripsi pekerjaan yang lebih jelas, mengevaluasi kompensasi, mendukung proses rekrutmen dan seleksi, atau tujuan lainnya.
Setelah itu fokus identifikasi akan berpindah ke jabatan apa yang akan dilakukan analisis. Fokuskan ke jabatan-jabatan yang paling krusial dan berpengaruh terhadap jalannya proses bisnis.
2. Mengumpulkan Informasi
Lakukan pengumpulan data terkait jabatan yang akan dianalisis. Ini bisa melibatkan wawancara dengan pemegang jabatan, observasi langsung terhadap pekerjaan yang dilakukan, atau menggunakan kuesioner atau formulir analisis jabatan.
Setelah data diolah, informasi yang didapatkan bisa dirinci lagi agar lebih spesifik dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
3. Membandingkan dengan Standar Industri
Setelah informasi didapatkan, HR perlu mengidentifikasi gap jabatan antara kebutuhan perusahaan dengan standar yang berlaku di industri atau dengan perusahaan lain.
Biasanya perusahaan lain memiliki jabatan yang serupa dengan nama yang lain atau deskripsi pekerjaan yang berbeda. Dengan proses perbandingan ini, HR bisa menambah insight baru mengenai jabatan yang dianalisis.
4. Membuat Deskripsi Pekerjaan yang Tepat
Setelah data dikumpulkan, analisis jabatan dapat dilakukan. Tujuan dari analisis ini adalah untuk mengidentifikasi tugas-tugas utama, tanggung jawab, kualifikasi, dan persyaratan yang terkait dengan jabatan.
HR dapat meninjau data yang dikumpulkan untuk mengidentifikasi tugas-tugas utama yang dilakukan dan tanggung jawab utama yang terkait dengan jabatan tersebut.
Setelah itu dilakukan peninjauan kualifikasi dan persyaratan yang dibutuhkan untuk menjalankan jabatan dengan baik. Ini bisa mencakup pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan, dan atribut pribadi yang relevan.
5. Pendokumentasian Analisis
Setelah deskripsi dan kualifikasi pekerjaan didefinisikan, seluruh proses analisis jabatan didokumentasikan agar bisa menjadi acuan dalam pengelolaan sumber daya manusia.
Hal ini juga bisa dijadikan patokan untuk melakukan evaluasi kinerja karyawan di masa yang akan datang.
Lakukan Analisis Jabatan dengan Software Manajemen Kompetensi LinovHR
