Analisis beban kerja dalam perusahaan erat kaitannya dengan susunan kebutuhan karyawan atau pegawai.
Sementara itu, susunan tersebut biasanya terdiri dari tugas pokok serta fungsi, analisis, dan juga informasi jabatan seperti kolom nama, jabatan, uraian mengenai tugas, analisis beban kerja karyawan, dan yang lainnya.
Metode analisis ini merupakan perhitungan beban kerja dari suatu posisi atau sub posisi serta kebutuhan orang-orang untuk bisa mengisinya.
Berikut ini penjelasan lebih lanjut mengenai analisis beban kerja yang perlu diketahui!
Pengertian Analisis Beban Kerja
Analisis beban kerja adalah proses untuk memahami dan mengevaluasi seberapa besar tugas atau tanggung jawab yang dimiliki oleh seorang individu, tim, atau departemen dalam suatu organisasi.
Tujuan dari analisis beban kerja adalah untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang alokasi waktu, sumber daya, dan tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut dengan efisien dan efektif.
Analisis ini melibatkan pengukuran dan penilaian terhadap tugas-tugas yang harus diselesaikan, waktu yang dibutuhkan, dan sumber daya yang diperlukan.
Hal ini penting untuk memastikan bahwa beban kerja yang diberikan tidak terlalu berat sehingga dapat menyebabkan kelelahan atau kekurangan produktivitas.
Namun, juga tidak terlalu ringan sehingga tidak memanfaatkan potensi penuh seseorang atau tim.
Baca Juga: Mencari Sebab dan Solusi Masalah dengan Fishbone Analysis
Manfaat Analisis Beban Kerja
Melakukan analisis pada beban kerja karyawan memiliki sejumlah manfaat yang dapat membantu individu, tim, dan organisasi secara keseluruhan.
Berikut adalah beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari menganalisis beban kerja:
1. Membuat Perencanaan yang Lebih Baik
Analisis beban kerja membantu dalam perencanaan yang lebih efektif dan efisien.
Dengan memahami beban kerja yang ditanggung oleh individu atau tim, organisasi dapat mengatur jadwal, mengalokasikan sumber daya, dan menetapkan prioritas yang sesuai untuk menyelesaikan tugas-tugas dengan lebih baik.
2. Mengelola Waktu yang Lebih Efektif
Dengan mengevaluasi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas, analisis ini membantu dalam pengelolaan waktu yang lebih baik.
Ini memungkinkan individu atau tim untuk mengatur jadwal dengan lebih baik, menghindari penumpukan pekerjaan, dan memastikan penggunaan waktu yang optimal untuk setiap tugas.
3. Identifikasi Ketidakseimbangan Beban Kerja
Analisis ini membantu dalam mengidentifikasi ketidakseimbangan beban kerja antara individu atau tim.
Ini dapat membantu mengalokasikan tugas dengan lebih adil dan merata, serta mencegah kelelahan atau kelebihan beban kerja yang dapat berdampak negatif pada kesejahteraan dan produktivitas.
4. Mengatur Sumber Daya yang Lebih Baik
Dengan mempertimbangkan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas, analisis ini membantu dalam pengaturan sumber daya yang lebih baik.
Organisasi dapat mengidentifikasi kebutuhan pelatihan atau pengembangan keterampilan tambahan, memastikan ketersediaan peralatan atau perangkat lunak yang diperlukan.
Ini juga termasuk mengalokasikan sumber daya secara efektif untuk memaksimalkan produktivitas.
5. Meningkatkan Produktivitas dan Kinerja
Dengan memahami beban kerja yang ditanggung oleh individu atau tim, analisis ini membantu dalam meningkatkan produktivitas dan kinerja.
Dengan mengoptimalkan alokasi waktu, sumber daya, dan tugas, individu atau tim dapat bekerja dengan lebih efisien dan efektif, mencapai target kerja yang ditetapkan, dan meningkatkan hasil kerja secara keseluruhan.
Baca Juga: Manfaat Program Orientasi dan Pelatihan Bagi Karyawan Baru
Cara Menghitung Analisis Beban Kerja
Selanjutnya, perusahaan harus dapat menghitung berapa beban kerja per waktunya serta berapa volume kerjanya.
Cara perhitungan yang dilakukan bisa dengan mengelola data yang diperoleh dari laporan beban kerja yang sudah dilakukan unit pelaksana.
Lewat data tersebut, perusahaan bisa melakukan perhitungan menggunakan rumus:
Isi Kerja = Beban kerja x Waktu
Bila seluruh jenis produk sudah dilakukan perhitungan isi kerjanya maka selanjutnya bisa menjumlahkan agar bisa mendapatkan jumlah isi kerja jabatan da nisi kerja unit memkai OJ atau satuan orang jam.
Sementara itu, terdapat 4 waktu kerja yang dianggap efektif, yaitu per hari, per minggu, per bulan dan juga per tahun. Rumus yang akan diterapkan adalah:
- Per hari = 1 hari x 5 jam =300 menit
- Per per minggu = 5 hari x 5 jam =25 jam = 1.500 menit
- Per bulan = 20 hari x 5 jam =100 jam = 6.000 menit
- Per tahun = 240 hari x 5 jam =1.200 jam = 72.000 menit
Rumus yang akan digunakan untuk isi kerja jabatan dan hasil hitungnya dari jumlah kebutuhan para pegawai atau karyawan perusahaan per jabatannya:
Waktu penyelesaian kerja x Beban kerja dan dibagi dengan waktu kerja efektif
Bila perusahaan bisa melakukan analisis dan perhitungan dengan tepat maka hasilnya pun akan akurat.
Jangan terlalu terburu-buru dalam melakukan perhitungan, pastikan lebih dulu bahwa data sudah diperoleh.
Baca Juga: Mengenal Struktur Organisasi Perusahaan Dan Tugas Tiap Jabatan
Metode Analisis Beban Kerja
Saat ingin menganalisis beba kerja, hal ini harus bisa dilakukan dengan tepat. Oleh sebab itulah terdapat tahapan metode yang perlu dilakukan, diantaranya:
1. Metode Daftar Pertanyaan
Metode daftar pertanyaan nantinya bisa diaplikasikan menggunakan cara penyusunan daftar pertanyaan terbuka yang berisi mengenai uraian tugas tiap karyawan atau pegawai atau pemegang jabatan dalam perusahaan.
Selain itu, metode daftar pertanyaan juga harus disesuaikan dengan hasil dari analisis jabatan.
2. Metode Wawancara
Sesuai dengan penamaannya, metode ini merupakan metode yang akan dipakai untuk memulai wawancara tiap karyawan atau pegawai atau pemegang jabatan dalam perusahaan yang mempunyai tugas serta fungsi.
Biasanya wawancara akan dilakukan pada individu.
3. Metode Pengamatan Langsung
Dengan metode pengamatan secara langsung, maka perusahaan akan melakukan analisis hanya menggunakan pengamatan saja. Jenis pekerjaan apa yang dipegang serta bagaimana pekerjaannya.
Pendekatan Analisis Beban Kerja
Selain metode dan perhitungan yang harus bisa diketahui oleh perusahaan saat akan melakukan analisis beban kerja, selanjutnya perusahaan juga harus mengetahui informasi lainnya yaitu pendekatan analisis beban kerja.
Berikut ini adalah 3 pendekatan yang bisa dilakukan dalam proses analisisnya:
1. Pendekatan Organisasi
Organisasi atau perusahan merupakan wadah serta sistem kerjasama dari jabatan yang ada di dalam suatu perusahaan.
Melalui proses pendekatan organisasi ini maka organisasi akan bertindak sebagai informasi, serta akan diperoleh berbagai informasi.
Informasi tersebut berkaitan dengan nama jabatan, struktur organisasi, tugas dan fungsi, tanggung jawab, kondisi kerja dan yang lainnya.
Ada juga persyaratan lain seperti bagaimana mentalnya, fisiknya, pendidikannya, kemampuannya, keterampilannya serta pengalamannya.
Dengan pendekatan organisasi ini, perusahaan bisa membuat prosedur kerja dalam proses pelaksanaan kerja yang bisa menggambarkan kerjasama atu koordinasi yang baik dalam perusahaan dan antara karyawan.
Selain itu, kegiatan serta hubungan antara unit dalam perusahaan atau organisasi juga harus dibuat tertulis, sehingga pegawai bisa mengetahui mengenai tugas serta cara melakukannnya.
Selanjutnya, tugas serta fungsi per satuan kerja juga akan dihitung berdasarkan beban kerja yang dimiliki.
Hal yang bisa menjadi hambatan adalah karena perusahaan belum menetapkan ukuran beban kerja.
Hal tersebut perlu mendapatkan kesepakatan dalam satuan kerja yang sejenis. Sehingga dengan begitu ukuran beban kerjanya tidak hanya ada satu, namun bisa dua bahkan lebih.
2. Pendekatan Analisis Jabatan
Maksud dari jabatan disini adalah tidak terbatas pada jabatan secara struktural atau pun fungsional. Namun bisa lebih mengarah pada jabatan non structural yang sifatnya umum dan teknis.
Lewat proses pendekatan ini juga bisa didapatkan berbagai macam jenis informasi mengenai jabatan seperti identitas, hasil kerja, beban kerja serta rincian tugasnya.
Selanjutnya, informasi hasil kerja serta rincian tugas akan dimanfaatkan untuk bahan pengkajian beban kerjanya.
Sementara itu, beban kerja organisasi sesuai dengan prinsip organisasinya sudah dibagi pada sub unit serta sub unitnya juga sudah habis ke dalam jabatan.
Lewat pendekatan ini maka akan didapatkan landasan untuk bisa menerima, menetapkan serta menentukan jumlah kualitas pegawai yang sangat dibutuhkan terutama dalam periode waktu tertentu, seperti:
- Landasan dalam melakukan mutasi karyawan
- Landasan dalam melakukan promosi karyawan
- Landasan dalam melaksanakan pendidikan dan pelatihan atau diklat
- Landasan dalam memberikan kompensasi
- Landasan dalam melaksanakan syarat lingkungan kerja
- Landasan untuk memenuhi kebutuhan peralatan ataupun sarana prasarana dalam perusahaan
Beberapa landasan di atas bisa lebih mudah didapatkan bila analisis telah dilakukan dengan tepat.
3. Pendekatan Administratif
Pendekatan yang terakhir adalah pendekatan administratif.
Lewat pendekatan ini organisasi atau perusahaan bisa mendapatkan berbagai macam informasi yang berhubungan dengan kebijakan internal organisasi atau perusahaan.
Bisa juga kebijakan yang kaitannya sangat erat dengan sistem administrasi pegawai.
Analisis ini dapat dilakukan oleh seorang HRD Manager, atau anda dapat limpahkan proses analisis pada ahlinya agar memudahkan dalam pelaksanaanya serta tidak ada kesalahan yang dilakukan.
Selain itu, menyisihkan waktu khusus untuk proses analisis juga akan lebih baik agar tidak tercampur dengan pekerjaan lain yang ada di dalam organisasi atau perusahaan.
Bila ingin melakukan wawancara untuk kebutuhan analisisnya dan proses ingin lebih cepat, cobalah melakukan wawancara online dengan memberikan kuisioner online pada seluruh karyawan.
Baca Juga: 7 Langkah Membuat Standar Operasional Prosedur
Contoh Analisis Beban Kerja
Berikut adalah contoh sederhana dari analisis dan perhitungan beban kerja:
1. Identifikasi Tugas
Identifikasi tugas-tugas yang harus diselesaikan oleh seorang manajer proyek dalam suatu proyek pengembangan perangkat lunak.
- Memimpin pertemuan dengan tim proyek untuk merencanakan dan mendiskusikan langkah-langkah selanjutnya.
- Mengkoordinasikan komunikasi antara anggota tim proyek.
- Menganalisis kebutuhan pengguna dan merancang spesifikasi proyek.
- Mengalokasikan tugas kepada anggota tim.
- Mengawasi perkembangan proyek dan memastikan jadwal yang diikuti.
- Melakukan pengujian dan evaluasi kualitas perangkat lunak.
- Menyusun laporan kemajuan proyek untuk manajemen.
2. Tentukan Estimasi Waktu
Estimasikan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas.
- Pertemuan dengan tim proyek: 1 jam
- Koordinasi komunikasi: 2 jam per hari
- Analisis kebutuhan pengguna dan merancang spesifikasi: 5 hari
- Mengalokasikan tugas: 1 jam per minggu
- Pengawasan perkembangan proyek: 2 jam per hari
- Pengujian dan evaluasi kualitas perangkat lunak: 3 hari
- Menyusun laporan kemajuan proyek: 4 jam
3. Sumber daya yang Dibutuhkan
Identifikasi sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas.
- Pertemuan dengan tim proyek: Ruang pertemuan, proyektor, catatan pertemuan.
- Koordinasi komunikasi: Email, sistem manajemen proyek, alat komunikasi online.
- Analisis kebutuhan pengguna dan merancang spesifikasi: Perangkat lunak analisis, komputer, akses ke data pengguna.
- Mengalokasikan tugas: Sistem manajemen tugas, alat kolaborasi online.
- Pengawasan perkembangan proyek: Sistem manajemen proyek, catatan perkembangan.
- Pengujian dan evaluasi kualitas perangkat lunak: Lingkungan pengujian, skenario pengujian, perangkat lunak pengujian.
- Menyusun laporan kemajuan proyek: Perangkat lunak laporan, data proyek.
4. Beban Kerja yang Dihasilkan
Evaluasi total beban kerja yang dihasilkan dari tugas-tugas tersebut. Contohnya:
Total beban kerja: 1 jam (pertemuan) + 2 jam per hari (koordinasi komunikasi) + 5 hari (analisis dan desain) + 1 jam per minggu (mengalokasikan tugas) + 2 jam per hari (pengawasan) + 3 hari (pengujian) + 4 jam (laporan) = total beban kerja dalam periode waktu yang ditentukan.
Setelah analisis ini, Anda dapat mengidentifikasi apakah beban kerja yang dihasilkan sudah sesuai dengan kapasitas dan sumber daya yang tersedia.
Jika beban kerja terlalu berat, mungkin perlu dilakukan perubahan dalam alokasi sumber daya atau penyesuaian jadwal untuk menjaga produktivitas dan kesejahteraan tim.
Itulah panduan lengkap membuat analisis beban kerja yang bisa dilakukan organisasi atau perusahaan agar bisa mengetahui informasi dalam bentuk data yang akurat.
Optimalkan Produktivitas Tim Anda dengan Software HRD LinovHR
Dalam mengoptimalkan pengelolaan sumber daya manusia, LinovHR hadir sebagai solusi yang tepat untuk memahami dan mengelola beban kerja tim dengan lebih efektif. Melalui fitur analisis beban kerja yang canggih, LinovHR memungkinkan perusahaan Anda untuk mendapatkan wawasan yang mendalam tentang distribusi waktu dan sumber daya di seluruh organisasi.
Temukan keunggulan analisis beban kerja yang mendalam melalui software HRD LinovHR. Segera coba fitur ini untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas tim Anda. Daftarkan perusahaan Anda sekarang untuk uji coba gratis LinovHR
