Kita semua tahu bahwa setiap karyawan akan dicatat kehadirannya. Namun, pertanyaan tentang mengapa hal tersebut dilakukan mungkin akan muncul. Untuk apa kehadiran karyawan dicatat setiap harinya?
Tentu saja, pencatatan kehadiran karyawan dilakukan karena ada sebabnya. Ini karena perusahaan membutuhkan data kehadiran karyawan untuk berbagai hal. Misalnya saja untuk kebutuhan penggajian karyawan atau yang lebih sering disebut dengan istilah payroll.
Saking pentingnya, mengelola absen kerja karyawan pun harus dikelola dengan baik. Hal ini perlu dilakukan agar perusahaan semakin efisien dan efektif dalam kegiatan operasionalnya.
Selain untuk kebutuhan payroll, apa alasan lain di balik pengelolaan absen kerja? Temukan jawabannya pada artikel LinovHR di bawah ini.
Alasan Mengapa Data Absensi Kerja Penting
Data absensi kerja terdiri atas jam masuk dan pulang karyawan serta riwayat izin dan cuti yang pernah karyawan ambil.
Data tersebut sangat bermanfaat untuk digunakan kembali dalam berbagai keperluan, misalnya:
1. Perhitungan Payroll
Perhitungan gaji yang dilakukan oleh tim payroll membutuhkan data absensi. Ini karena kehadiran karyawan memengaruhi besaran gaji yang ia terima.
Misalnya saja, jika karyawan terlambat masuk, ia akan dikenakan denda keterlambatan. Denda ini akan dipotong dari gajinya, sehingga ia tidak akan menerima keseluruhan gaji.
Selain itu, pemotongan gaji juga berlaku bagi karyawan yang tidak hadir kerja tanpa pemberitahuan. Gaji yang diterima karyawan tersebut tentu tidak akan lengkap.
2. Meningkatkan Kedisiplinan Karyawan
Jika karyawan melakukan pencatatan kehadiran, maka secara tidak langsung karyawan juga sedang meningkatkan kedisiplinannya.
Hal ini disebabkan karena karyawan jadi terdorong untuk masuk dan pulang kerja sesuai dengan ketentuan dan peraturan dari perusahaan. Karyawan tentu tidak mau menyalahi aturan karena data kehadirannya tercatat dalam sistem dan dapat dipantau oleh manajemen.
3. Memberi Insight Tentang Karyawan
Data absen kerja karyawan bisa memberi insight tentang karyawan apabila dianalisis lebih lanjut. Selain itu, data ini juga bisa digunakan untuk melihat apakah ada masalah dalam SDM atau tidak.
Misalnya, Anda bisa mengetahui tingkat ketidakhadiran atau absenteeism karyawan dari riwayat cutinya. Jika karyawan sering mengambil cuti, ia mungkin mengalami burnout atau tidak betah di kantor.
Dari data tersebut, manajemen bisa mengetahui seberapa adil tugas dibagikan kepada karyawan. Jangan sampai ada perbedaan beban kerja pada karyawan. Sebab jika karyawan memiliki beban kerja terlalu banyak, ia bisa mengalami burnout.
4. Meningkatkan Produktivitas Perusahaan
Melakukan pencatatan kehadiran kerja serta riwayat izin dan cuti memungkinkan manajemen untuk meningkatkan produktivitas perusahaan. Hal ini dapat terjadi karena workflow perusahaan tetap lancar meski ada karyawan yang tidak hadir.
Sebagai contoh, manajemen membagi tugas berdasarkan data kehadiran. Karyawan yang hadir akan langsung diberikan tugas. Jika ada karyawan yang tidak hadir, datanya akan langsung tercatat sehingga manajemen tak perlu bingung dalam pembagian tugas. Dengan cepat, tugas tersebut dapat dialihkan ke karyawan lain yang hadir.
5. Memastikan Kepatuhan Peraturan NegaraÂ
Setiap hal yang berhubungan dengan karyawan telah diatur dalam Undang-undang Ketenagakerjaan. Termasuk juga perihal jam kerja karyawan.
Manajemen tentu harus melakukan upaya agar memastikan perusahaan telah memenuhi Undang-undang yang dimaksud. Upaya ini dilakukan melalui pencatatan absen kerja. Manajemen dapat memantau jika ada karyawan yang jam kerjanya tidak sesuai dengan peraturan, misalnya lembur terlalu lama.Â
Jika ada, perusahaan dapat berbenah dengan pembagian tugas yang lebih efektif atau memberi upah lembur sesuai dengan yang telah disebutkan dalam Undang-undang.
Baca Juga: Pentingkah Attendance Report Bagi Perusahaan?
Cara Mengelola Absen Kerja dengan Mudah Bersama LinovHR
Data absen kerja begitu penting bagi perusahaan. Maka dari itu, pengelolaan data absen karyawan menjadi hal yang sangat penting demi kelancaran administrasi dan operasional perusahaan.
Semua data kehadiran, tidak masuk, waktu hadir, keterlambatan. Harus dicatat seakurat mungkin. Data inilah yang kemudian digunakan manajemen HR untuk perhitungan gaji dan melihat kedisiplinan karyawan.
Tentu saja, perusahaan tidak dapat menggunakan cara manual karena akan memakan terlalu banyak kertas, waktu, dan tenaga. Cara ini tidak efektif karena perusahaan sebenarnya bisa menggunakan waktu dan tenaga itu untuk hal lain yang lebih produktif.
Karena itulah, tool untuk mengelola absen kerja sangat diperlukan. Tool yang dapat Anda terapkan adalah Software Absensi LinovHR.
Software ini dilengkapi dengan modul Time Management yang memungkinkan manajemen perusahaan memantau data kehadiran karyawan dengan mudah dan cepat.
Selain itu, Anda juga mendapat keleluasaan dalam mengelola jadwal kerja karyawan. Anda bisa mengganti jadwal kerja mereka melalui fitur Schedule Exception dan mengatur pengelompokkan jam kerja melalui fitur Time Group.
Di software yang sama, Anda juga bisa menyetujui cuti, izin, dan lembur yang karyawan ajukan. Setelah itu, seluruh data kehadiran karyawan dapat Anda kelola di fitur Timesheet.
Kemudahan mengelola absen kerja karyawan tidak akan Anda dapatkan di tempat lain. Karena itu, yuk segera kenali LinovHR dengan ajukan demo gratisnya!
