8 Alasan Perusahaan Harus Menggunakan Program Data Karyawan

Tanggung jawab utama Human Resource Department (HRD) adalah mengelola karyawan dengan sedemikian rupa sehingga dapat mengeluarkan kinerja terbaiknya. Penting untuk dicatat bahwa pada dasarnya pengelolaan karyawan membutuhkan banyak informasi dan data karyawan yang sangat banyak. Program data karyawan menjadi salah satu sarana yang dapat membantu HRD menyelesaikan tugas-tugasnya. 

Keberadaan Data Karyawan dalam Perusahaan

Pengelolaan karyawan akan selalu melibatkan data dan informasi. Contohnya dalam penggajian karyawan, data yang diperlukan adalah data-data absensi karyawan. Sedangkan untuk penilaian kinerja, data yang diperlukan adalah kinerja karyawan dan hasil suatu project yang dikerjakan karyawan. 

Data karyawan diperlukan dalam berbagai pengelolaan karyawan di perusahaan. Contoh pengelolaan karyawan yang memerlukan data karyawan adalah penggajian, penilaian kinerja, pencatatan kehadiran, pengembangan dan pelatihan karyawan, dan sebagainya.

Data karyawan yang bocor dan jatuh ke tangan yang salah akan mengakibatkan manipulasi data. Hal-hal seperti ini tentu tidak diinginkan perusahaan. Tak hanya itu, kebocoran data karyawan juga menjadi salah satu pemicu konflik karyawan. Salah satu konflik akibat kebocoran data gaji di antara karyawan. Karyawan yang tidak suka dengan pencapaian rekannya akan merasa gaji yang diterima tidak sesuai dan mulai membandingkan diri dengan rekannya.

Alasan Menggunakan Program Data Karyawan

Program data karyawan dapat memproses dan menyimpan data karyawan secara sistematis dan digital. Penggunaan program data karyawan dapat mendukung pengelolaan karyawan yang lebih efektif dan efisien. Mengapa perusahaan harus menggunakan program data karyawan? Di bawah ini adalah beberapa alasan yang patut dipertimbangkan perusahaan. 

• Aman dan Rahasia

Karena kebocoran data dan informasi karyawan dapat memicu penyalahgunaan dan konflik internal, data dan informasi karyawan adalah salah satu hal yang harus dijaga dengan baik oleh perusahaan. Penyimpanan dengan cara manual menggunakan dokumen kertas tidak mampu menyimpan data dan informasi dengan aman dan rahasia. 

Akan tetapi, program data karyawan dapat menyimpan data karyawan dengan aman dan rahasia. Setiap user yang hendak mengakses program harus mempunyai username dan password. 

Baca Juga: Keamanan Informasi Karyawan dalam Aplikasi HRD

• Terintegrasi

Pengelolaan karyawan membutuhkan banyak data dan informasi karyawan. Akan tetapi, penggunaan data ini biasanya saling berhubungan. Contohnya dalam proses penggajian atau payroll yang membutuhkan data gaji, kehadiran, dan data utama karyawan. Penggunaan program dapat mendukung integrasi antar data dan informasi sehingga dapat memperlancar proses pengelolaan karyawan.   

• Terpusat

Bayangkan jika Anda harus menyimpan data dan informasi di beberapa tempat. Pasti akan sangat merepotkan untuk mengelola dan menyimpannya. Jika perusahaan Anda dapat menyimpan data dan informasi karyawan dalam satu pusat, pasti akan lebih mudah untuk mengelola dan menyimpannya. Program data karyawan membantu penyimpanan data dan informasi karyawan secara terpusat. Semua data disimpan dalam cloud based server. 

• Memudahkan Pencarian Data

Hal lain yang menjadi alasan mengapa perusahaan harus menggunakan program data karyawan adalah memudahkan pencarian data. Jumlah data dan informasi karyawan sangatlah banyak. Akan sangat sulit untuk mencari data ketika dibutuhkan ke dalam tumpukan dokumen kertas. Nah, penggunaan program yang lebih modern dapat membantu HRD untuk mencari data ketika dibutuhkan. Cukup “search”, maka data akan ditampilkan. 

• Hemat 

Pengelolaan karyawan menggunakan cara manual masih mengandalkan kertas. Setiap bulannya perusahaan akan menganggarkan biaya untuk membeli peralatan dan perlengkapan dalam pengelolaan karyawan. Pengelolaan karyawan menggunakan program bisa menghemat pengeluaran perusahaan. Sebab, perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya untuk membeli kertas tiap bulannya. 

• Paperless

Selain hemat, penggunaan program data karyawan mampu mendukung budaya paperless dalam perusahaan. Budaya paperless ini sangat baik, khususnya dalam membiasakan lingkungan perusahaan yang lebih ramah lingkungan. Perusahaan tidak perlu mengeluarkan effort ekstra untuk pemeliharaan dan perawatan seperti menggunakan dokumen kertas. 

Baca Juga: Ciptakan Budaya Paperless dengan Payroll Service

• Mampu Menampung Banyak Data Karyawan

Perkembangan perusahaan akan menambah jumlah karyawan. Semakin bertambahnya  jumlah karyawan, data dan informasi karyawan pun juga akan semakin meningkat. Menyimpan data dan informasi karyawan dalam binder dan lemari tentu tidaklah efisien. Sementara itu, penggunaan program dapat menampung data dari banyak karyawan. Tidak ada lagi dokumen yang menggunung di lemari arsip. 

• Memudahkan Penyusunan Laporan

Umumnya HRD akan menyusun berbagai laporan terkait karyawan untuk kepentingan tertentu. Misalkan untuk evaluasi karyawan. Dengan menggunakan pengolahan manual, akan sangat sulit untuk menghimpun dan menyusun data dari banyak karyawan. Namun dengan menggunakan program, HRD dapat menyusun laporan jauh lebih mudah karena semua data disimpan dalam satu pusat.  

Beralih dari Pengelolaan Karyawan Manual ke Software HRD LinovHR

Program data karyawan diharapkan dapat menjadi solusi bagi pengelolaan karyawan yang lebih efektif dibandingkan pengelolaan manual. HRD akhirnya dapat memfokuskan pekerjaan kepada perencanaan strategi yang membutuhkan fokus lebih. Sayangnya, tidak semua perusahaan mampu mengembangkan sistem program data karyawan karena kurangnya tenaga kerja dan kemampuan internal. 

LinovHR dapat mewujudkan pengelolaan karyawan yang mutakhir melalui modul personnel administration dalam Software HRD. Semua data dan informasi yang tersimpan dijamin keamanannya dan hanya digunakan untuk pengelolaan karyawan. Tunggu apalagi? Gabung bersama LinovHR sekarang juga!