Aplikasi Gaji Karyawan: 6 Alasan Mengapa Penting untuk Perusahaan

Karyawan menerima hak dari perusahaan berupa gaji dan perusahaan pun wajib memenuhi hal tersebut setiap bulan. Jumlah karyawan yang banyak sering kali membuat perusahaan merasa kelabakan dan menemukan beberapa hambatan seperti ketidaksinkronan data karena salah input maupun kesalahan hitung.

Untuk menyiasatinya, perusahaan dan HRD menggunakan aplikasi gaji yang dapat meningkatkan kecepatan kinerja HRD dalam penggajian karyawan. 

Apa itu Aplikasi Gaji? 

Aplikasi gaji atau software penggajian karyawan sadalah sebuah perangkat lunak yang terdiri dari sistem yang saling terintegrasi. Sistem tersebut secara otomatis mampu mengolah dan menghitung komponen gaji menjadi perhitungan gaji yang tepat dan akurat termasuk dalam menghasilkan slip gaji dan laporan penggajian.

Perusahaan perlu melakukan kinerja ekstra untuk mengembangkan produktivitas di era modern saat ini, khususnya dalam mengelola gaji karyawan demi mendapatkan sumber daya manusia berkualitas tinggi. 

Komponen Penggajian Karyawan

Untuk menentukan besaran gaji karyawan, komponen penggajian harus dipertimbangkan diantaranya:

1. Gaji Pokok
2. Gaji Tunjangan
3. Potongan Gaji
4. Uang Lembur

Alasan Aplikasi Gaji Karyawan Penting

Proses penggajian adalah salah satu tugas terpenting yang harus dilakukan HRD. Penggajian tidak selalu berhubungan dengan perhitungan gaji bulanan, melainkan juga berkaitan dengan perhitungan tunjangan tetap dan tidak tetap, Tunjangan Hari Raya (THR), upah lembur dan lain-lain.

Namun, penggajian terkenal rumit dan memerlukan akurasi tinggi. Penggajian yang tidak tepat dapat mempengaruhi motivasi karyawan dan kinerja HRD secara keseluruhan. Menyederhanakan proses penggajian dan menggunakan sistem aplikasi gaji karyawan yang efisien bermanfaat besar bagi perusahaan.

Sayangnya belum semua perusahaan menyadari pentingnya menggunakan sistem penggajian yang terotomatisasi. Asumsi bahwa implementasi aplikasi memerlukan banyak biaya membuat banyak perusahaan mengurungkan niatnya dalam menggunakan aplikasi.

Untuk lebih jelasnya, di bawah ini adalah alasan mengapa perusahaan perlu menggunakan aplikasi gaji karyawan:

1. Hemat Waktu dan Menurunkan Rasio Human Error

Sistem aplikasi gaji bekerja lebih efisien dibandingkan proses penggajian manual dan mampu menangani data gaji karyawan dalam jumlah besar.

Seluruh komponen gaji dapat diproses sekaligus dengan berbagai tingkatan dan posisi karyawan dalam perusahaan sesuai peraturan pemerintah terkait UU Ketenagakerjaan dan PP Nomor 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan. Secara keseluruhan, sistem ini sangat menghemat waktu dan menurunkan rasio human error dalam perhitungan gaji.

2. Menyederhanakan Proses Penggajian

Proses penghitungan gaji bukanlah proses yang mudah dan membutuhkan pengulangan di setiap bulan. Untuk mempermudah, sistem aplikasi hanya mengharuskan staf HRD memasukkan data untuk pertama kali tanpa perlu mengulangi hal yang sama setiap bulannya.

Cara ini akan berlanjut secara otomatis untuk menghitung dan mengulangi proses untuk bulan-bulan berikutnya.

3. Mengurangi Penggunaan Dokumen Kertas

Mengelola data yang sangat besar secara manual dapat menghasilkan dokumen berbasis kertas yang sangat memakan banyak tempat. Penyimpanan data dan informasi dalam bentuk fisik cukup menyulitkan HRD dalam hal pemeliharaan dan penyortiran data.

Menggantikan semua dokumen berbasis kertas menjadi dokumen dalam server cloud dari aplikasi adalah solusi yang tepat jika HRD ingin mengurangi penumpukan dokumen kertas yang mengganggu.

4. Hemat Biaya

Aplikasi mampu menghemat biaya karena perusahaan tidak perlu lagi melakukan rutinitas untuk membeli peralatan dan perlengkapan dokumen fisik.

Selain itu, aplikasi gaji bisa diakses melalui perangkat keras apa saja selama masih terkoneksi dengan internet. Perusahaan tidak memerlukan investasi apa pun dalam perangkat keras seperti server dan sebagainya.

5. Aman

Informasi dan data karyawan seperti nomor rekening dan alamat adalah privasi yang harus dijaga dengan baik oleh perusahaan.

Aplikasi menyimpan data dalam server cloud yang terjamin aman. Dokumen rahasia hanya dapat diakses dengan kata sandi atau username yang tepat yang membantu mengamankan data dari akses orang tidak bertanggung jawab.

6. Menjaga Kepuasan Karyawan

Kepuasan kerja karyawan dipengaruhi dengan bagaimana mereka menerima gaji setiap bulannya. Saat perusahaan mengalami hambatan dalam penggajian yang menyebabkan terlambat bayar gaji, kinerja karyawan otomatis akan menurun dan perusahaan akan dikenai denda oleh pemerintah.

Di sisi lain, membayar karyawan dengan benar dan tepat waktu akan menanamkan kepercayaan dan membuat karyawan nyaman bekerja di perusahaan. Produktivitas akhirnya akan meningkat dan perusahaan dapat berjalan dengan segala potensi.

Kelola Penggajian Karyawan Lebih Efisien dengan Aplikasi Gaji LinovHR

Kebutuhan perusahaan akan aplikasi gaji karyawan tidak dapat terelakkan. Apalagi kondisi bisnis yang kian dinamis dan kompetitif mengharuskan HRD fokus mengelola pengembangan dan pelatihan karyawan agar menciptakan karyawan yang berkualitas tanpa perlu kerepotan dengan hambatan dan masalah teknis dari administratif seperti penggajian.

Agar dapat menyederhanakan proses penggajian dan lebih fokus terhadap pengelolaan pengembangan dan pelatihan karyawan, sebaiknya perusahaan beralih ke aplikasi gaji karyawan dari LinovHR. 

LinovHR adalah penyedia aplikasi gaji karyawan yang handal dan berpengalaman dalam menangani berbagai macam client dari industri yang berbeda. Jadi tidak perlu diragukan lagi kinerja dari aplikasi rancangan LinovHR.

Dengan Modul Payroll memudahkan HRD dalam perhitungan gaji yang dilengkapi dengan otomatisasi perhitungan PPh 21, serta pencatatan kehadiran yang terintegrasi langsung ke data penggajian.

Tunggu apalagi? Rasakan kemudahan penggajian bersama LinovHR dengan menghubungi kami sekarang juga!