Pengertian Administrasi: Unsur, Tujuan, Fungsi dan Contohnya

Administrasi merupakan elemen penting yang sangat diperlukan oleh setiap perusahaan atau organisasi.

Adanya administrasi yang terstruktur dan efisien, perusahaan maupun organisasi dapat mempertahankan keberlangsungan operasionalnya dan terus berkembang dalam menghadapi tantangan bisnis.

Namun, apa sebenarnya yang dimaksud dengan administrasi dan mengapa perannya begitu penting? Simak penjelasan lengkap dibawah ini

Pengertian Administrasi

Administrasi adalah salah satu bentuk usaha dan aktivitas yang terkait dengan pengaturan kebijakan untuk mencapai target dan tujuan organisasi.

Menurut Alemina Henuk-Kacaribu dalam bukunya Pengantar Ilmu Administrasi (2020) menjelaskan bahwa secara etimologis, kata administrasi berasal dari bahasa Yunani “administrare,” yang berarti melayani atau membantu.

Dalam pengertian lain, administrasi mencakup semua kegiatan, mulai dari pengaturan hingga pengelolaan segala aspek, yang dilakukan untuk mencapai tujuan bersama.

Administrasi tidak dapat dijalankan oleh satu orang saja, karena membutuhkan kolaborasi antara dua orang atau lebih.

Selain itu, administrasi dibagi menjadi dua pengertian, yaitu administrasi dalam arti sempit dan administrasi dalam arti luas:

1. Administrasi dalam Arti Sempit

Menurut Handayaningrat, administrasi dalam arti sempit berasal dari kata administratie, yang mencakup kegiatan seperti mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, pengetikan, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis dalam tata usaha.

Sementara menurut Atmosudirjo, administrasi dapat dilihat dari sudut pandang yang lebih terbatas, yaitu hanya mencakup kegiatan administratif kantor seperti menulis, mengetik, surat-menyurat, agenda, pengarsipan, dan pembukuan.

Dengan demikian, administrasi dapat dipahami sebagai aktivitas yang melibatkan prosedur ketatausahaan kantor, terutama dalam hal tulis-menulis dan pekerjaan administratif lainnya.

2. Administrasi dalam Arti Luas

Menurut The Liang Gie, administrasi secara umum melibatkan serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu pekerjaan untuk mencapai tujuan tertentu.

Sedangkan menurut Siagian, administrasi adalah proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang didasarkan pada pertimbangan rasional untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Secara luas, administrasi dapat diartikan sebagai proses kolaborasi antara dua orang atau lebih yang bertujuan untuk mencapai target dengan memanfaatkan sumber daya yang tersedia secara efisien dan efektif.

Unsur-Unsur Administrasi

Unsur-unsur administrasi adalah komponen-komponen yang penting dalam mengelola suatu organisasi atau entitas. Unsur-unsur tersebut mencakup:

Menurut The Liang Gie, terdapat delapan unsur yang harus dipenuhi dalam administrasi untuk menghasilkan fungsi dan dampak positif bagi organisasi dan perusahaan:

1. Organisasi: Tempat di mana kegiatan administrasi dilakukan, di mana orang-orang berkumpul menjadi wadah bagi para pekerja.
2. Manajemen: Alat utama untuk melaksanakan administrasi, yang mencakup pengaturan, penggerakan, manajer, dan tenaga operasional. Manajemen terbagi menjadi tiga kelompok: top management, middle management, dan lower management.
3. Komunikasi: Mengatur komunikasi antara departemen dalam suatu organisasi, seperti melalui surat atau memo. Hal ini penting untuk memastikan informasi yang jelas dan saling pemahaman antara manajemen, klien, dan administrasi itu sendiri.
4. Kepegawaian: Berhubungan dengan penggunaan tenaga kerja, meliputi proses penerimaan, penempatan, pengembangan, dan pemutusan hubungan kerja.
5. Keuangan: Berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerja, mulai dari cara memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya. Administrasi keuangan mencakup penjualan, pembelian, kontrak, sewa, dan sumber daya keuangan.
6. Perbekalan: Melibatkan pengadaan barang, penyimpanan, dan pengelolaan barang yang diperlukan untuk kegiatan kerja.
7. Tata Usaha: Meliputi aktivitas pencatatan, penyimpanan, dan pengiriman dokumen atau data yang menjadi sumber informasi penting bagi organisasi dalam pengambilan keputusan.
8. Hubungan Masyarakat: Upaya menjalin hubungan baik dengan konsumen dan klien melalui aturan yang dibuat administrasi untuk interaksi yang efektif dan positif.

Semua unsur ini saling terkait dan penting dalam menjalankan suatu organisasi atau entitas dengan efektif dan efisien.

Tujuan Administrasi

Terdapat beberapa tujuan dari sistem administrasi, diantaranya:

• Menyusun program, ini dapat menyediakan data yang dibutuhkan untuk dijadikan dasar proposal program yang akan dilakukan perusahaan.
• Memantau aktifitas perusahaan, pelaksanaan kegiatan ini dalam perusahaan harus dilakukan secara sistematis. Artinya, kegiatan ini harus dilaksanakan secara teratur untuk memastikan kondisi perusahaan. Misalnya dalam memantau kegiatan yang memiliki unsur pertanyaan apa, bagaimana, di mana, kapan, dan mengapa.
• Memastikan keamanan, dari kegiatan memantau aktifitas perusahaan, secara tidak langsung administrasi memiliki tujuan untuk memastikan keamanan dalam perusahaan. Anomali dalam proses bisnis dapat segera dicari solusinya.
• Evaluasi kegiatan, dari kumpulan data yang direkam dalam kegiatan administrasi dapat dilakukan evaluasi dari kegiatan-kegiatan yang sudah dilakukan.

Fungsi Administrasi 

Administrasi juga bisa dikatakan sebagai Queen of Piece. Bayangkan saja, bagaimana jadinya, jika sebuah bisnis atau perusahaan sistem administrasinya tidak berjalan lancar. 

Contohnya saja, surat atau bukti pembayaran suatu hal tertentu, disimpan dimana saja, atau tidak rapi, maka ketika dibutuhkan akan sulit mencarinya.

Hal ini yang membuat proses kerja, jadi semakin sulit, dan sistem pendataan, jadi memakan waktu lebih lama. 

Itu sebabnya, dalam berbagai macam bidang, adminstrasi ini memang memegang peranan penting. Berikut fungsinya:

1. Perencanaan (Planning)

Planning sendiri adalah sebuah teknik menyusun rencana, yang diperlukan, dalam sebuah kegiatan pencatatan, misalnya saja, dalam hal mengumpulkan data, mengolah data hingga menyusun perencanaan tertentu. 

2. Penyusunan (Organizing)

Penyusunan ini adalah sebuah kegiatan susun menyusun dalam bentuk sebuah hubungan kerja, antara 1 dengan yang lainnya, hingga membentuk sebuah kesatuan usaha, dalam mencapai sebuah tujuan yang telah ditetapkan bersama. 

3. Pengadaan Tenaga Kerja (staffing)

Staffing sendiri adalah salah satu fungsi lain dari adminstrasi atau manajemen. Terutama manajemen personalia, yang nantinya mengorganisir para calon tenaga kerja, mulai dari proses perekrutan, pengembangan sumber daya yang dimilikinya, usaha untuk memberikan tugas yang tepat sesuai kemampuan masing-masing.

Tentunya hal ini dilakukan, agar masing-masing personal mampu memberikan daya guna lebih pada organisasi atau perusahan itu sendiri. 

4. Pengarahan / bimbingan (Directing)

Pengarahan atau directing ini adalah salah satu fungsi dari sebuah manajemen yang berhubungan dengan memberikan bimbingan.

Perintah, saran, dan tugas lainnya dengan baik. Tentunya hal tersebut benar-benar tertuju pada tujuan yang diberikan di awal (tujuan perusahaan). 

5. Koordinasi (Coordinating)

Koordinasi ini adalah sebagian dari fungsi manajemen, ketika melaksanakan aneka kegiatan, agar berjalan dengan sebagaimana mestinya, guna menghindari berbagai kekacauan, kekosongan kegiatan, keributan, dan hal-hal lainnya.

Hal seperti ini dilakukan untuk menyatukan serta menyelaraskan sebuah pekerjaan yang umumnya dilakukan oleh para bawahan dalam satu ruang lingkup yang sama, agar lebih terarah, sehingga usaha untuk mencapai maksud dan tujuan sebuah organisasi dapat tercapai dengan baik.   

Baca Juga: Apa Tugas Admin HRD?

6. Penyampaian (Reporting)

Penyampaian informasi atau reporting ini, adalah sebuah sistem manajemen yang diberikan untuk menyampaikan perkembangan, dari hasil sebuah kegiatan atau yang lainnya, dalam bentuk keterangan.

Keterangan inilah yang nantinya akan disusun secara rapi dan rinci, dan diberikan pada pihak pejabat atau atasan yang berwenang, untuk laporan tersebut.

Sehingga pihak tersebut, mengerti dan mengetahui bahwa kegiatan atau rencana yang dilakukan sudah selesai dilakukan dan berjalan dengan baik. 

7. Keuangan (Budgeting)

Berikutnya dan sekaligus yang terakhir adalah tentang budgeting atau keuangan.

Walaupun umumnya hal ini masuk dalam ranah akuntansi, namun secara tidak langsung, pihak administrasi, juga ikut memberikan sumbangsihnya dalam bidang tersebut.

Dalam hal ini adalah membantu mengaitkan dan mengelola beberapa bidang atau perencanaan yang berhubungan dengan administrasi itu sendiri.

Hal ini tentunya meliputi tentang sistem anggaran, dan perencanaan anggaran itu sendiri.  Salah contoh jenis keuangan adalah administrasi gaji dan budgeting kegiatan bisnis perusahaan.

Baca Juga: Pengertian Manajemen Perkantoran, Fungsi dan Tujuannya

Contoh Administrasi

Berikut adalah beberapa contoh kegiatan administrasi berdasarkan jenisnya:

1. Administrasi kependudukan: Seperti pembuatan Kartu Keluarga, KTP, Akta Kelahiran, Surat Kematian, dan sebagainya.
2. Administrasi pendidikan: Seperti penyusunan jadwal pelajaran, pengurusan surat-menyurat, dan pengaturan aktivitas sekolah.
3. Administrasi perkantoran: Seperti pengelolaan kehadiran pegawai, pembuatan surat masuk dan keluar barang, pencatatan stok barang, dan lain-lain.
4. Administrasi keuangan: Seperti pembuatan catatan pembukuan keuangan, pembuatan faktur, penyusunan laporan keuangan, dan lain-lain.
5. Administrasi negara: Seperti pembentukan badan dan komisi dalam pemerintahan, pengaturan tata cara pelayanan publik, serta aktivitas presiden dalam mengatur reshuffle kabinet.

Tugas Administrasi 

Mengingat bahwa saat ini administrasi digunakan dalam berbagai macam sektor, maka jenis dan tugas seorang administrator juga berbeda-beda.

Berikut ini adalah beberapa jenis dan juga tugas dari seorang administrator tersebut, antara lain:

1. Administrasi secara Umum

Berikut ini adalah aneka tugas yang dimaksud :

• Seperti namanya umum, maka admin akan bertugas untuk mengelola administrasi yang berhubungan dengan mengumpulkan, menyusun aneka macam dokumen. Baik dokumen umum, perusahaan dokumen pribadi pegawai lainnya, dan hal lainnya. 
• Selain menyusun dokumen, juga mengecek apakah ada typo atau tidak pada aneka tulisan yang ada tersebut. 
• Selain itu, untuk urusan dalam sebuah perusahan, admin juga mempunyai tugas dalam hal berkomunikasi, dengan pihak luar, atau juga client. Kegiatan yang dilakukan tersebut, nantinya akan terus dilanjutkan pada pihak manager atau pegawai lainnya, yang nantinya berhubungan dengan urusan tersebut. 
• Satu lagi tugas yang terbilang simpel, namun cukup penting, yaitu menyedaan ATK (alat tulis kantor), menyiapkan ruangan (ketika akan mengadakan rapat), baik itu kegiatan yang dilakukan di dalam kantor atau di luar kantor.  
• Seorang admin juga bertugas untuk memastikan bahwa semua pekerjaan dapat berjalan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan sebelumnya. 

2. Administrasi Toko / Distributor

Seseorang yang bekerja menjadi administrasi toko atau distributor, mempunyai tugas yang berbeda dengan administrator lainnya. Selain itu, jobdesk yang akan dikerjakan juga tidak terlalu berbelit seperti yang ada pada admin perkantoran lainnya.

Tentunya hal ini berkaitan dengan keperluan atau pekerjaan yang ada di toko itu sendiri. Umumnya jobdesk yang diberikan ini ada 2, yaitu admin umum dan admin keuangan. 

Untuk admin umum, pastinya akan mengurus berbagai macam hal, seperti : 

• Melakukan input atau memasukkan sejumlah data penjualan yang dilakukan oleh pihak sales. 
• Menerima dan juga memberi balasan ketika ada panggilan masuk ke toko, baik melalui telepon atau email, atau bahkan saluran lainnya. 
• Membuat laporan rutin, tentang persediaan toko. 
• Membuat laporan penjualan secara berkala, sesuai keinginan pemilik toko. 

Sedangkan untuk admin keuangan, umumnya diberi tugas yang lebih spesifik, seperti :

• Melakukan tagihan dan menerima tagihan pembayaran penjualan yang dilakukan oleh sales. 
• Melakukan pemeriksaan terhadap daftar rutin karyawan serta mengevaluasi mengenai besarnya gaji pada karyawan.
• Merancang dan membuat neraca keuangan toko, dan perpajakan toko. 

3. Administrasi Sosial Media

Seiring dengan perkembangan teknologi seperti sekarang ini, kehidupan masyarakat jadi tidak lepas dari yang namanya sosial media. Ada banyak sekali fungsi yang diberikan oleh sosial media tersebut, seorang admin yang akan mengurus semuanya. 

Seorang admin sosial media, umumnya, mengatur dan mengelola akun sosial media milik perusahaan, agar mampu memperoleh citra merk yang baik, bagi para konsumennya.

Dilihat secara spesifik, seorang administrasi yang mengurusi sosial media antara lain :

• Merancang konten
• Berkomunikasi dengan calon konsumen
• Melakukan evaluasi terhadap kecenderungan follower

4. Administrasi Produksi

Lain administrasi sosial media, lain pula pada produksi. Seperti dilihat, admin tersebut akan ditempatkan di bagian produksi. Jobdesk-nya, tentunya juga berbeda, antara lain :

• Mengumpulkan data hasil produksi
• Memproses data
• Melakukan kontrol kesesuaian pada proses produksi terhadap data tertulis
• Membuat laporan harian 
• Menyusun shift kerja operator
• Memastikan kesesuaian jam lembut operator produksi

Rekomendasi Software Administrasi Kepegawaian untuk Efisiensi Kerja HRD Terbaik

Pengelolaan kepegawaian menjadi aspek krusial dalam kesuksesan operasional perusahaan modern. Untuk mendukung efisiensi dan keteraturan dalam administrasi sumber daya manusia, pemilihan perangkat lunak yang tepat menjadi langkah strategis. 

Software HRIS LinovHR adalah rekomendasi perangkat lunak administrasi kepegawaian terbaik yang dapat menjadi pilihan utama perusahaan dalam mengoptimalkan manajemen sumber daya manusia.

LinovHR merupakan solusi terkemuka dalam bidang administrasi kepegawaian dengan menyediakan modul lengkap dalam satu aplikasi HRIS, salah satunya adalah modul Personnel Management.

Modul ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola informasi karyawan secara terperinci, dari karyawan tersebut onboarding hingga offboarding.

Informasi yang bisa dikelola dalam modul ini mencakup data pribadi, posisi pekerjaan, detail gaji, tunjangan, background pendidikan, aset yang diberikan kepada karyawan, sampai reward dan punishment. 

Personale Management ini juga menyediakan berbagai template surat yang dapat digunakan untuk keperluan administratif kepegawaian, contohnya surat paklaring.

Mudahkan proses administrasi perusahaan dengan Software HRIS LinovHR! Seluruh kegiatan perusahaan dapat terekam secara terintegrasi dan memudahkan evaluasi kegiatan perusahaan.