Administrasi Kepegawaian: Pengertian, Fungsi, Tujuan dan Ruang Lingkup

Pada setiap perusahaan, pasti memiliki bagian administrasi. Salah satunya adalah bagian administrasi kepegawaian. Biasanya, bagian administrasi ini akan mengurus hal-hal yang berkaitan dengan hal administratif perusahaan tersebut. Bagaimana dengan administrasi kepegawaian? 

Apa pengertian administrasi kepegawaian serta apa saja tanggung jawabnya? Yuk simak informasinya melalui ulasan di bawah ini!

 

Apa yang Dimaksud Administrasi Kepegawaian?

Administrasi kepegawaian adalah segala bentuk kegiatan yang berkaitan dengan manajemen atau penggunaan pegawai untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam hal ini, jika administrasi kepegawaian ada dalam suatu perusahaan maka tentunya untuk mencapai tujuan dari perusahaan tersebut.

Beban kerja seorang pegawai atau karyawan harus sesuai untuk masing-masing. Beban kerja yang tidak sedikit harus dibagi secara rata untuk pegawai. Inilah salah satu peran dari administrasi kepegawaian. Jadi, tidak ada pegawai yang kelebihan beban kerja, juga tidak ada pegawai yang memiliki beban kerja sedikit dan banyak menganggur.

 

Baca juga: Jenis-Jenis Tugas Administrasi dalam Perusahaan

 

Fungsi Administrasi Kepegawaian

Apa fungsi adanya administrasi kepegawaian ini? Fungsi administrasi kepegawaian sendiri terbagi menjadi dua fungsi yaitu fungsi manajerial dan fungsi operatif atau teknis. Berikut adalah beberapa yang termasuk ke dalam fungsi manajerial dan fungsi operatif atau teknis. 

 

Fungsi Manajerial 

Fungsi manajerial sendiri memiliki arti fungsi yang berkaitan dengan pekerjaan yang mengutamakan pengelolaan atau tidak teknis. Hal ini meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian pegawai. 

Perencanaan meliputi penentuan kebutuhan pegawai, antisipasi perubahan-perubahan yang terjadi terkait dengan kebutuhan pegawai dan lain-lain. Hal ini termasuk di dalamnya perencanaan untuk mengisi kursi dari posisi yang akan kosong. 

Pengorganisasian meliputi pembagian tugas dan wewenang yang juga biasanya ditunjukan melalui hirarki dari struktur organisasi. Pengarahan pegawai ini lebih ke arah peningkatan kinerja karyawan seperti pemberian reward. Untuk pengendalian pegawai ini berupa pengukuran dan penilaian kinerja pegawai berupa pengawasan atau monitoring. 

 

Baca juga : Struktur Organisasi Fungsional: Pengertian, Manfaat & Bentuknya

 

Fungsi Operatif atau Teknis

Fungsi operatif atau fungsi teknis ini berarti kegiatan yang dilakukan secara fisik dan lebih teknis meliputi pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi hingga pensiunan pegawai. 

Pengadaan pegawai ini meliputi proses rekrutmen pegawai dan seleksi. Pengembangan pegawai bisa meliputi pengembangan kemampuan atau skill dari karyawan melalui training, seminar, dan lain-lain. Begitu juga dengan aspek yang lain.

Menciptakan integrasi antar pegawai agar dapat bekerja secara efektif dan kooperatif juga menciptakan loyalitas pegawai dengan perusahaan. Selain itu juga melalui fungsi operatif administrasi kepegawaian ini akan diurus juga berbagai bentuk balas jasa seperti kompensasi hingga tunjangan hari tua pegawai. 

 

Tujuan Administrasi Kepegawaian

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, salah satu peran dari administrasi kepegawaian adalah memastikan beban kerja pegawai sesuai dengan role dan kebutuhan perusahaan.

Sebenarnya apa tujuan dari adanya administrasi kepegawaian ini? 

Tujuan utama dari administrasi kepegawaian adalah untuk menyeimbangkan jumlah pegawai dengan kebutuhan perusahaan juga untuk menyesuaikan beban kerja yang ada dengan jumlah pegawai. Hal ini dilakukan untuk memastikan porsi atau kapasitas pekerjaan setiap pegawai sesuai dengan kemampuan dan beban kerjanya. 

Tujuan akhirnya tentu dengan adanya administrasi kepegawaian dan penyesuaian jumlah pegawai serta beban kerja, maka produktivitas pegawai akan meningkat, pengerjaan sesuai dan tepat waktu sehingga tujuan atau target perusahaan tercapai.

 

Ruang Lingkup Sistem Administrasi Kepegawaian

Ruang lingkup sistem administrasi sebenarnya bisa Anda lihat dari fungsi administrasi kepegawaian itu sendiri. Kegiatan yang termasuk ke dalam sistem administrasi kepegawaian tentunya meliputi pengelolaan sumber daya manusia dari suatu perusahaan. 

Ruang lingkup sistem administrasi kepegawaian ini meliputi:

 

Pengadaan Pegawai 

Meliputi segala bentuk atau proses rekrutmen pegawai yang dibutuhkan oleh perusahaan. Rekrutmen tentu dilakukan dengan mempertimbangkan kebutuhan dari perusahaan dan kesesuaian posisi dan tugas. 

 

Perencanaan dan Pengorganisasian Pegawai 

Perencanaan dan pengorganisasian meliputi penjabaran atau deskripsi cakupan tanggung jawab serta hak dan kewajiban dari karyawan itu sendiri. Perencanaan ini juga termasuk di dalamnya menentukan kebutuhan pegawai juga perubahan-perubahan yang mungkin terjadi.

 

Pengembangan Pegawai 

Pengembangan pegawai akan meliputi kegiatan yang berkaitan dengan peningkatan skill pegawai. Dapat berupa pelatihan dasar, training, seminar, workshop dan lain-lain. 

 

Baca jaga: Pengembangan Karyawan Pasca Gelombang Pandemi COVID-19

 

Pengarahan dan Pengendalian 

Pengarahan dan pengendalian meliputi monitoring kinerja pegawai juga pengarahan agar tetap on track. Tujuannya adalah agar tercapai goals atau target yang telah ditetapkan. 

 

Jaminan Kesejahteraan Pegawai

Ruang lingkup dari sistem administrasi kepegawaian juga meliputi kesejahteraan pegawai. Menciptakan lingkungan kerja yang baik, memberikan kompensasi hingga jaminan hari tua. 

Demikian ulasan tentang apa itu administrasi kepegawaian dan hal-hal yang perlu Anda ketahui lainnya. Pengelolaan sumber daya manusia suatu perusahaan atau organisasi memang penting untuk dilakukan, untuk itu Anda perlu mengetahui hal-hal di atas. Semoga ulasan ini bermanfaat!