Gaji adalah bagian penting dalam kehidupan kerja, dan perusahaan seringkali melakukan perubahan dalam jumlah gaji yang diberikan kepada karyawan. Hal ini terjadi karena beberapa alasan seperti kenaikan UMK, demosi atau lainnya. Adjustment gaji adalah sebutan untuk penyesuaian gaji tersebut.
Ketika ada perubahan terkait gaji karyawan, tentunya ada cara yang berbeda dalam penghitungan dan cara melakukannya. Hal ini menjadi bagian penting yang harus diketahui HR.
Di bawah ini, LinovHR rangkumkan secara detail bagaimana cara melakukannya dengan tepat, mari simak!
Apa Itu Adjustment Gaji dan Bedanya dengan Deduction?
Adjustment gaji adalah penyesuaian atau perubahan dalam struktur upah karyawan yang dapat memengaruhi besaran gajinya.
Penyesuaian ini bisa berupa kenaikan gaji ketika karyawan mendapatkan promosi, penyesuaian Upah Minimum Provinsi (UMP), inflasi, atau berdasarkan masa jabatan karyawan, dan lain sebagainya.
Penyesuaian gaji ini biasanya dilakukan oleh perusahaan sebagai bentuk penghargaan atau mempertimbangkan perubahan kondisi ekonomi atau prestasi kerja karyawan.
Adjustment salary berlaku untuk karyawan tertentu dan biasanya diberikan pada awal tahun fiskal.
Setiap perusahaan dapat memiliki kebijakan dan aturan tersendiri terkait pemberian penyesuaian gaji ini.
Sementara itu, deduction (potongan) adalah jumlah uang yang dipotong dari total pendapatan karyawan dengan tujuan tertentu, seperti pembayaran tunjangan, pajak, pinjaman, dan lain sebagainya.
Potongan ini dapat bersifat wajib atau sukarela, tergantung pada peraturan dan kesepakatan antara perusahaan dan karyawan.
Jenis-jenis deduction yang biasanya ada dalam slip gaji karyawan, di antaranya:
- Potongan PPh 21: Potongan yang dilakukan untuk membayar pajak penghasilan karyawan sesuai dengan peraturan perpajakan yang berlaku.
- Potongan BPJS: Potongan untuk membayar iuran BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan yang merupakan program asuransi sosial yang wajib bagi karyawan di Indonesia.
- Potongan Kecelakaan Kerja dan Jaminan Kematian: Potongan untuk pembayaran asuransi kecelakaan kerja dan jaminan kematian yang mungkin diberikan oleh perusahaan kepada karyawan.
- Potongan Keterlambatan: Potongan yang dikenakan jika karyawan terlambat masuk kerja sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Perlu diingat bahwa jenis dan jumlah potongan dalam slip gaji dapat bervariasi tergantung pada peraturan perusahaan dan kesepakatan yang berlaku.
Baca juga: Ketahui Apa Itu Salary Competitiveness Ratio Beserta Perhitungannya
Alasan Melakukan Adjustment Gaji
Sebagai seorang profesional yang bertanggung jawab dalam manajemen sumber daya manusia, penting bagi Anda untuk memastikan bahwa kebijakan penggajian di perusahaan ini selalu relevan dengan kondisi dan tuntutan pasar yang terus berubah.
Sejatinya, ada beberapa alasan mengapa perusahaan melakukan adjust gaji, yaitu sebagai berikut:
1. Persaingan di Pasar Kerja
Persaingan di pasar kerja terus berkembang dan menjadi lebih ketat dari waktu ke waktu. Untuk memastikan perusahaan kita tetap menarik dan mampu menarik bakat-bakat terbaik, penting untuk menjaga daya saing gaji.
Jika gaji yang ditawarkan tidak kompetitif, risiko kehilangan karyawan berpotensi meningkat, yang dapat berdampak negatif pada produktivitas dan kinerja perusahaan.
2. Biaya Hidup yang Meningkat
Biaya hidup yang terus meningkat adalah faktor penting yang harus dipertimbangkan dalam menilai kembali gaji karyawan. Kenaikan harga bahan makanan, perumahan, transportasi, dan kebutuhan dasar lainnya dapat mempengaruhi kualitas hidup karyawan.
Dengan menyesuaikan gaji, kita dapat membantu karyawan mengatasi tekanan keuangan dan menjaga tingkat kepuasan kerja mereka.
3. Kesenjangan Antara Tugas dan Gaji Saat Ini
Saat bekerja, seringkali tanggung jawab dan tugas seorang karyawan berkembang seiring waktu. Jika tanggung jawab dan kontribusi karyawan saat ini telah melebihi posisi mereka yang tertera dalam struktur gaji, penting untuk mempertimbangkan penyesuaian yang adil.
Hal ini akan membantu mendorong motivasi dan komitmen karyawan terhadap perusahaan.
4. Penurunan Jabatan
Dalam beberapa kasus, terkadang ada situasi di mana karyawan mengalami demosi karena restrukturisasi atau alasan lainnya.
Ketika ini terjadi, sangat penting untuk memastikan bahwa penyesuaian gaji dilakukan secara adil dan sesuai dengan peran yang diemban karyawan saat itu.
Penyesuaian gaji yang sesuai dapat membantu mengurangi dampak emosional dan memberikan dorongan semangat untuk terus berkinerja baik.
5. Inflasi dan Penyesuaian Pasar
Ketidakstabilan ekonomi, terutama inflasi, dapat berdampak pada daya beli uang. Oleh karena itu, penting untuk melakukan penyesuaian gaji secara berkala agar karyawan dapat mempertahankan standar hidup mereka dan merasa dihargai atas usaha mereka dalam mencapai tujuan perusahaan.
6. Penyesuaian Pasar
Kondisi pasar kerja, termasuk tingkat permintaan dan penawaran tenaga kerja dalam industri tertentu, dapat berdampak pada besaran gaji yang wajar untuk posisi tertentu.
Penyesuaian pasar membantu perusahaan tetap berada di jalur yang tepat dalam menawarkan gaji yang sesuai dengan standar industri saat ini.
Melalui penyesuaian gaji yang bijaksana dan terarah, kita dapat memperkuat komitmen, meningkatkan motivasi, dan memastikan kepuasan karyawan, yang pada akhirnya akan berdampak positif pada kesuksesan dan pertumbuhan perusahaan kita.
Baca Juga: Apakah Itu Back Pay dan Gimana Menghitungnya
Bagaimana Cara Melakukan Adjustment Gaji
Saat menghadapi kebutuhan untuk menyesuaikan gaji karyawan, proses yang tepat dan transparan sangat penting untuk menjaga hubungan baik dengan karyawan dan memastikan kepatuhan hukum.
Melakukan penyesuaian gaji adalah langkah yang serius dan harus didasarkan pada pertimbangan yang adil dan objektif.
Di bawah ini adalah langkah-langkah yang perlu diikuti saat melakukan penyesuaian gaji:
Langkah 1: Tentukan Luas Penyesuaian Gaji
Sebelum melakukan penyesuaian gaji, langkah pertama yang harus diambil adalah menentukan sejauh mana penyesuaian tersebut perlu dilakukan.
Evaluasi ini harus dilakukan dengan seksama, mempertimbangkan pertumbuhan kinerja karyawan, tingkat inflasi, perkembangan di industri terkait, dan kemampuan keuangan perusahaan.
Langkah 2: Komunikasikan dengan Pimpinan dan Supervisor Terkait
Setelah menentukan luas penyesuaian gaji yang dibutuhkan, langkah berikutnya adalah berkomunikasi dengan para pimpinan dan supervisor yang relevan. Diskusikan rencana penyesuaian gaji ini dengan mereka untuk mendapatkan perspektif mereka dan memastikan bahwa keputusan ini sesuai dengan strategi bisnis perusahaan.
Langkah 3: Periksa Ketidakadilan dan Kepatuhan Hukum
Sebelum melanjutkan dengan penyesuaian gaji, penting untuk memeriksa apakah ada ketidakadilan dalam sistem penggajian perusahaan.
Pastikan bahwa tidak ada perbedaan gaji yang tidak adil berdasarkan jenis kelamin, ras, agama, atau faktor diskriminasi lainnya.
Selain itu, pastikan bahwa penyesuaian gaji yang diusulkan sesuai dengan peraturan dan kebijakan ketenagakerjaan yang berlaku.
Langkah 4: Komunikasikan Perubahan kepada Karyawan
Setelah mendapatkan persetujuan dan memastikan kepatuhan hukum, saatnya untuk berkomunikasi dengan karyawan tentang perubahan gaji mereka. Sampaikan informasi ini dengan jelas dan terbuka, jelaskan alasan di balik penyesuaian gaji, serta berikan kesempatan bagi karyawan untuk bertanya dan memberikan masukan.
Langkah 5: Sesuaikan Penggajian, Termasuk Potongan
Terakhir, pastikan bahwa sistem penggajian diperbarui sesuai dengan penyesuaian yang telah dibuat. Periksa kembali perhitungan gaji setiap karyawan dan pastikan bahwa perubahan gaji tersebut direfleksikan dengan benar dalam daftar gaji mereka.
Jika ada perubahan dalam potongan gaji atau tunjangan lainnya, pastikan juga bahwa ini diterapkan secara akurat.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, diharapkan proses penyesuaian gaji dapat dilakukan dengan lancar, adil, dan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.
Hal ini akan membantu memastikan hubungan yang positif antara perusahaan dan karyawan serta mendukung kesejahteraan dan motivasi karyawan dalam mencapai tujuan bersama.
Baca Juga: Cara Menghitung Gaji Karyawan Harian, Bulanan dan Pro Rata dan Contohnya
Kelola Gaji Karyawan Lebih Mudah dengan Software Payroll dari LinovHR
Adjustment gaji karyawan adalah salah satu hal yang umum terjadi dalam proses penggajian karyawan. Karena proses ini, biasanya HR payroll perlu melakukan penyesuaian terhadap komponen yang ada dalam penghitungan gaji.
Memproses ini dengan cara manual tentunya akan sangat melelahkan dan sangat berisiko terjadi kesalahan. Maka dari itu, untuk menghindari hal ini, penggunaan software payroll akan sangat membantu.
Namun, pastikan lagi bahwa software tersebut memang mampu mengakomodasi keperluan Anda dalam memproses penggajian secara akurat dan cepat. Untuk memastikan Anda memilih software terbaik, Anda bisa mempercayakan kepada Software Payroll LinovHR.
Untuk melakukan penyesuaian gaji, Anda dapat memanfaatkan fitur Payroll Component, di sini Anda dapat menyusun apa saja komponen dalam penghitungan gaji sesuai kebutuhan.
Selanjutnya, fitur Payroll Process, penggajian gaji karyawan pun akan diproses sesuai dengan komponen yang telah Anda susun.
Lalu, setelah proses selesai, Software Payroll LinovHR akan secara otomatis membuat slip gaji yang bisa Anda kirim melalui email.
Dengan adanya software payroll LinovHR, perusahaan dapat mengelola gaji karyawan dengan lebih mudah, cepat, dan akurat.
Selain itu, kemudahan akses informasi melalui slip gaji juga membantu meningkatkan kepuasan karyawan dalam hal transparansi gaji dan pengelolaan keuangan pribadi mereka.
Dapatkan kesempatan untuk mencoba langsung kemudahan dan keunggulan software payroll LinovHR dalam mengelola gaji karyawan dengan daftarkan demonya secara gratis!
