5 Langkah Efektif Membuat Activity Plan HRD dan Contohnya

Rencana kerja adalah hal penting demi menunjang produktivitas karyawan, termasuk juga seorang HRD. Memiliki activity plan HRD menjadi suatu keharusan. 

Alat ini akan membuat HRD lebih fokus ketika mengerjakan seluruh deadline pekerjaan dengan langkah-langkah yang lebih terukur dan terstruktur. Penggunaannya dapat membantu HRD dalam menyusun strategi dan punya pedoman dalam melakukan aktivitas sehari-hari

Lalu, seperti apa contohnya dan bagaimana cara membuatnya? Untuk mengetahui hal ini, mari simak artikel LinovHR berikut ini!

 

Apa Itu Activity Plan HRD?

Activity plan HRD adalah sebuah dokumen yang dapat menguraikan tugas-tugas yang perlu diselesaikan HRD untuk meraih suatu tujuan atau target tertentu.

Dokumen ini bisa berbentuk catatan yang berisi garis besar aktivitas atau kegiatan yang perlu dilakukan guna mencapai target atau tujuan tertentu. Fungsinya bisa digunakan sebagai pedoman seluruh karyawan untuk menyelesaikan berbagai tugas dalam situasi apapun.

Activity plan HRD akan membantu praktisi HRD untuk mencapai target secara efisien dengan menetapkan kerangka waktu, seperti tanggal mulai dan akhir pada setiap langkah proses rekrutmen, proses pengelolaan jadwal kerja, dan lain sebagainya.

Perencanaan ini juga menjadi bagian penting sebagai langkah strategis yang berorientasi pada depan. Langkah strategis ini merujuk pada bagaimana sumber daya akan dialokasikan dan kegiatan mana yang akan didanai, didorong dan dilaksanakan sehingga tujuan pengembangan tercapai.

 

Manfaat Activity Plan untuk HRD

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, activity plan HRD bisa membantu HRD dalam mencapai target dan tujuan tertentu dengan lebih efektif. 

 

Berikut adalah beberapa manfaat activity plan untuk HRD, antara lain:

• Menyatukan seluruh pekerja dengan satu tujuan yang konkret
• Menjelaskan tujuan dari masing-masing tugas yang diberikan perusahaan
• Membangun kesepakatan bersama antar pekerja
• Menciptakan rasa kepemilikan dan akuntabilitas
• Memperjelas langkah-langkah kerja dan saran tindakan

 

Baca Juga: Kenali Apa Itu PDCA dalam Manajemen?

 

Langkah-langkah Membuat Activity Plan HRD

Berikut adalah langkah-langkah membuat activity plan HRD mulai dari tahap awal sampai ke tahap evaluasi, berikut di antaranya:

 

1. Memfokuskan sasaran, tujuan, dan prioritas

Langkah awal untuk membuat activity plan HRD adalah dengan memfokuskan sasaran, tujuan, dan prioritas. Seorang praktisi HRD harus mendefinisikan terlebih dahulu sasaran apa yang ingin dicapai oleh timnya. 

Selain itu, praktisi HRD di perusahaan juga harus memiliki motivasi dari ketiga hal tersebut, yang setelah itu disesuaikan dengan nilai dan budaya perusahaan. Ketiga hal tersebut tentunya akan memengaruhi key performance indicator (KPI) yang harus dicapai oleh HRD.

 

2. Merancang kebijakan

Langkah ini dimulai dari sosialisasi hingga realisasi program HRD.

Dalam langkah merancang kebijakan ini, seluruh tim HRD akan terlibat dalam proses bertukar pikiran atau brainstorming mengenai rancangan kebijakan hingga sosialisasi program kepada tim lainnya.

 

3. Memetakan proyeksi

Tahapan selanjutnya adalah memetakan proyeksi dan realisasi KPI. KPI yang cukup sering menjadi sasaran proyeksi adalah persentase kehadiran karyawan pada departemen tertentu, dan kebutuhan karyawan di masa yang akan datang.

Setiap departemen pada umumnya memiliki sekitar 5-6 poin KPI yang harus dicapai dalam suatu periode tertentu.

 

4. Menganalisis dan melaksanakan program

Setelah tahap memetakan proyeksi dan realisasi KPI, maka tahapan selanjutnya adalah menganalisis program kerja. Analisis tersebut merupakan sebuah keputusan perusahaan untuk menambah porsi jam kerja bagi karyawan atau meniadakannya.

HRD akan berkoordinasi dengan departemen lain untuk menentukan kepuasan karyawan berdasarkan program pelatihan karyawan. Hal ini bertujuan untuk merumuskan rancangan kegiatan pelatihan yang tepat untuk karyawan.

 

5. Evaluasi program

Langkah yang terakhir adalah evaluasi program. Tahapan ini merupakan sebuah langkah untuk menentukan keberhasilan HRD dalam melaksanakan langkah demi langkah program kerja. Hasil dari evaluasi program ini akan menilai kelayakan dari  kelanjutan program kerja.

Jika dalam evaluasi program tidak layak lanjut, maka program kerja akan diganti dengan kegiatan yang lebih efektif dan efisien. 

Namun, apabila program kerja layak lanjut, maka evaluasinya adalah apakah perlu diadakan perubahan program kerja atau tidak. Umumnya, evaluasi program kerja ini dilakukan setiap 3 kali dalam setahun.

 

Baca Juga: 10 Program Kerja HRD untuk Memaksimalkan Produktivitas Karyawan

 

Contoh Activity Plan HRD

Supaya Anda tidak bingung, berikut adalah contoh activity plan HRD yang bisa Anda jadikan template. Berikut adalah contohnya:

 

Activity Plan HRD

Tujuan :

Deskripsi Tugas	Task Owner	Tanggal Mulai	Deadline	Sumber daya yang dibutuhkan	Risiko	Hasil Kinerja

 

Kurang lebihnya seperti itu contoh dari activity plan HRD, selebihnya Anda bisa menambahkan atau mengurangi kolom yang ada di atas menyesuaikan kebutuhan perusahaan masing-masing.

 

Baca Juga: Apa itu DRP (Disaster Recovery Plan)? Ini Pembahasan Lengkapnya!

 

Activity Plan HRD Mudah Diatur dengan Software HRIS LinovHR

 

Activity plan HRD akan membantu dalam menjabarkan tugas-tugas HRD untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 

Hal ini tentunya dapat membuat tugas HRD menjadi lebih terorganisir dengan baik, sehingga mereka bisa fokus untuk mengerjakan hal yang lain dalam mencapai tujuan bisnis.

Apabila activity plan diterapkan dengan baik, maka imbasnya akan berpengaruh kepada kepuasan kerja seluruh karyawan dan pada akhirnya karyawan bisa menjadi lebih produktif. Hal tersebut sekaligus menguntungkan bagi perusahaan karena proses operasional berjalan lebih stabil bahkan bisa meningkat.

Untuk menunjang segala rencana kegiatan HR tersebut bisa berjalan lebih lancar adalah dengan menerapkan teknologi di dalamnya. Penerapan teknologi akan meminimalisir kesalahan human error.

Penggunaan teknologi bukan hanya membantu dalam proses perencanaannya saja tapi juga implementasinya.

Software HR adalah salah satu teknologi yang tepat guna membantu HR menyusun strategi dan juga menjalankan strateginya.

Sekarang Anda bisa memilih software HRIS LinovHR yang mana dapat membantu tugas seorang HRD dalam membuat activity plan dengan mudah dan praktis.

Melalui berbagai modul dan juga fitur yang terdapat pada HRIS LinovHR, Anda bisa menyelesaikan berbagai macam pengelolaan karyawan dan mengembangkan kualitas pengelolaannya secara otomatis.

Modul yang terdapat software HRIS Indonesia LinovHR termasuk lengkap, mulai dari pengelolaan organisasi, personale, jam kerja, penggajian, rekrutmen, kompetensi, sampai dengan career path karyawan.

Seluruh modul diatas saling terintegrasi satu dengan yang lainnya demi peningkatan kualitas karyawan yang semakin unggul. Selain itu, sistem yang dikembangkan LinovHR juga menjamin keamanan dan kerahasiaan data informasi dari para klien serta digunakan hanya untuk pengelolaan karyawan saja.

 

Segala kemudahan mengenai activity plan HRD bisa diatur dan dikelola dengan baik bersama Software HRIS LinovHR.

Gunakan aplikasinya sekarang juga!