Absensi mobile merupakan inovasi teknologi yang diciptakan untuk membantu karyawan mencatatkan kehadiran. Bayangkan jika karyawan harus mengantri di mesin fingerprint sementara jumlah karyawan yang Anda sangatlah banyak.
Menggunakan cara ini dirasa cukup praktis daripada mengandalkan cara manual. Faktor lain yang membuat absensi mobile mulai populer adalah banyak perusahaan mulai menerapkan sistem kerja hybrid atau bahkan kerja remote sepenuhnya dari mana saja.
- Sebaik apa absensi mobile menggantikan posisi absen manual?
- Apakah benar absensi mobile lebih memudahkan?
Simak artikel berikut untuk menjawab pertanyaan tersebut.
Apa itu Absensi Elektronik?
Absensi elektronik adalah sistem absensi yang menggunakan mesin elektrik, seperti mesin finger print dan tap kartu. Cara kerjanya cukup sederhana.
Untuk absensi dengan mesin finger print, karyawan cukup menggunakan sidik jari yang sudah didaftarkan dalam mesin. Lalu mesin akan mendeteksi sidik jari yang berbeda dari satu karyawan dengan karyawan lain.
Apa itu Mobile Absensi?
Selanjutnya ada inovasi lain mengenai pengelolaan absensi, yaitu mobile absensi. Singkatnya, mobile absensi adalah sebuah sistem absensi menggunakan ponsel pintar dari karyawan.
Cara kerjanya, karyawan cukup login melalui aplikasi yang telah diunduh sebelumnya. Lalu karyawan bisa mencatatkan kehadiran mereka langsung. Data kehadiran akan masuk ke dalam sistem dan dipantau oleh HRD.
Perbandingan Absensi Elektronik dan Absensi Mobile
Setelah mengetahui definisi dari mobile absensi dan absensi elektronik, maka selanjutnya adalah “mana yang lebih baik di antara keduanya?”
Di bawah ini adalah perbandingan antara absensi elektronik dan mobile absensi:
1. Keamanan dan Kerahasiaan
Keamanan dan kerahasiaan data sangat penting bagi perusahaan dan karyawan. Sudah menjadi tanggung jawab perusahaan untuk menjamin data karyawan tersimpan dengan aman dan rahasia.
Data kehadiran yang masuk ke sistem absensi elektronik belum tentu aman. Sebab, data hanya masuk ke dalam penyimpanan lokal perangkat keras kantor. Bisa saja ada oknum internal yang jahil mengakses informasi konfidensial dalam kantor.
Tidak demikian dengan mobile absensi. Data kehadiran yang masuk akan tersimpan dalam cloud based server yang terjamin keamanan dan kerahasiaannya. Hanya pihak tertentu seperti HRD dan manajer yang mempunyai akses untuk melihat data dalam cloud based server.
2. Integrasi dengan Sistem Lain
Data kehadiran karyawan diperlukan untuk proses lain seperti penggajian. Sayangnya, absensi elektronik tidak terintegrasi dengan sistem penggajian dan penilaian kinerja. HRD perlu melakukan entry data kehadiran manual dalam sistem penggajian jika bertahan dengan absensi elektronik.
Data kehadiran yang masuk melalui mobile absensi langsung terintegrasi ke sistem penggajian. HRD tidak perlu lagi memasukkan data kehadiran karyawan secara manual ke dalam sistem penggajian karena setiap bulannya data kehadiran dapat langsung didapatkan melalui sistem.
3. Kemudahan Akses
Perkembangan zaman membuat pola kerja jauh lebih fleksibel. Karyawan tidak selalu melulu harus bekerja di kantor dan bisa bekerja di rumah atau work from home.
Tentu menggunakan absensi elektronik berarti karyawan harus pergi ke kantor untuk mencatatkan kehadiran mereka. Sungguh tidak praktis, bukan?
Absensi mobile dalam hal ini jauh lebih mudah dan praktis. Karyawan bisa mencatatkan absensi mereka dimana saja selama ponsel pintar mereka masih terhubung dengan koneksi internet.
Di sisi lain, HRD juga bisa memantau data kehadiran yang masuk melalui akses online. Sehingga penggunaannya bisa ikut mendukung fleksibilitas kerja.
4. Biaya
Setiap tahunnya, perusahaan perlu menganggarkan biaya untuk pemeliharaan mesin fingerprint dan tap kartu. Biaya yang dikeluarkan pun tidak sedikit.
Namun, dengan absensi mobile, perusahaan bisa menghemat biaya pemeliharaan mesin. Karena tidak ada mesin yang harus di instalasi di kantor. Aplikasi absensi terinstall di setiap ponsel pintar karyawan.
Bagaimana Cara Kerja Absensi Mobile?
Sebelum masuk ke pembahasan lebih dalam, mari pahami dulu bagaimana cara kerja absensi mobile secara umum.
Cara kerja aplikasi absen sebenarnya cukup sederhana. Pertama, karyawan harus mengunduh aplikasi yang sudah digunakan serta memasukkan password dan username yang sudah ditentukan.
Jika sudah berhasil, maka karyawan dapat langsung mencatatkan kehadiran mereka.
Cukup ketuk button clock in, maka aplikasi aplikasi akan menampilkan halaman selfie di mana karyawan dapat berswafoto untuk mencatatkan kehadiran mereka. Kemudian, done! Karyawan sudah mencatatkan kehadiran dengan mudah.
Untuk clock out setelah selesai bekerja, caranya pun juga sama seperti clock in.
Data kehadiran berupa jam clock in dan clock out serta lokasi si karyawan ini akan masuk ke dalam sistem dan terlihat pada dashboard sistem kehadiran yang dikelola HRD.
Keunggulan Absensi Mobile Dibandingkan Absensi Manual
Masih banyak perusahaan yang menilai bahwa menggunakan absensi manual dirasa cukup membantu. Padahal, absensi manual tidak efisien jika dibandingkan dengan absensi online yang lebih modern.
Apa saja keunggulan absensi mobile yang dimaksud?
1. Akurat dan Tepat
Data kehadiran yang masuk ke sistem adalah data real time. Maka dari itu, ketepatan dan keakuratan data pun tidak perlu diragukan.
HRD dapat menilai mana karyawan yang sering datang terlambat, mana karyawan yang selalu datang tepat waktu. Data kehadiran ini nantinya akan digunakan untuk menghitung penggajian bulanan untuk para karyawan.
2. Bisa Digunakan di Mana Saja
Tren dunia kerja semakin dinamis membuat karyawan dapat bekerja di luar kantor. Biasanya perusahaan yang menerapkan sistem kerja seperti ini adalah perusahaan startup yang didominasi anak muda.
Absensi mobile dapat digunakan kapan saja dan di mana saja hanya melalui smartphone. Jadi, walau bekerja secara remote, produktivitas dan kinerja karyawan dapat terpantau dengan baik.
Tentu saja ada kebanggaan tersendiri bagi karyawan yang menggunakannya.
3. Sulit Dimanipulasi
Sudah bukan rahasia umum jika data kehadiran dari absensi manual sering mengalami manipulasi oleh oknum karyawan nakal.
Namun, penggunaan aplikasi absensi sulit dimanipulasi atau dipalsukan karena data yang masuk ke sistem berlangsung real time dan karyawan harus berswafoto untuk mencatatkan kehadiran.
Keunggulan ini akan meningkatkan kedisiplinan kerja karyawan.
Baca Juga: Cara Oknum Karyawan Nakal Mengakali Absensi Fingerprint Harian
4. Memudahkan Rekap Absensi
Data kehadiran yang masuk langsung tersimpan dalam sistem. Secara tak langsung, penggunaan absensi mobile memudahkan pekerjaan HRD karena sistem dapat membuat laporan kehadiran otomatis yang tampilannya dapat disesuaikan dengan kebutuhan user.
Tidak perlu lagi berkutat berlama-lama untuk mengurusi rekap absensi yang rumit!
Mudah dan Praktis Menggunakan Absensi Mobile Online dari LinovHR!
Kemudahan dalam mencatatkan kehadiran tidak hanya menguntungkan karyawan, tetapi juga memudahkan kinerja HRD khususnya dalam pekerjaan yang melibatkan administrasi kehadiran.
Linovhr menyediakan aplikasi absensi online melalui LinovESS untuk memudahkan karyawan mencatatkan absensi.
Ada berbagai macam fitur di samping clock in dan clock out yang membuat LinovESS dapat bermanfaat bagi karyawan.
Contohnya adalah fitur leave request yang dapat membantu karyawan mengajukan cuti kapan saja dan di mana saja.
Sehingga apabila karyawan mengalami situasi tak terduga, karyawan dapat langsung mengajukan cuti tanpa harus membuat surat cuti terlebih dahulu. Pihak HRD pun dapat melakukan approval jauh lebih cepat.
LinovESS juga mempunyai tampilan yang mudah dipahami dan digunakan oleh karyawan. Sehingga karyawan tidak perlu beradaptasi terlalu lama untuk menggunakan LinovESS.
Untuk informasi lebih lengkap selengkapnya, kunjungi website LinovHR dan ajukan demo bersama tim kami!
