Absensi merupakan salah satu faktor penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan. Hal ini karena absensi umumnya akan digunakan sebagai acuan dalam pemberian gaji karyawan, termasuk magang atau internship.
Maka dari itu, diperlukan sebuah alat atau software yang mampu menunjang aktivitas absensi agar menjadi lebih baik lagi.
Penggunaan software absensi yang tepat dinilai mampu memudahkan manajemen atau HR dalam mengelola absensi di perusahaan. Oleh karena itu, penting untuk memilih software absensi yang sesuai dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan.
Pada pembahasan ini, LinovHR akan memberikan penjelasan tentang pentingnya pengelolaan absensi magang menggunakan software absensi. Simak penjelasan berikut ini.
Aturan Magang dalam UU Cipta Kerja
Peraturan terkait magang telah diatur secara komprehensif dalam UU Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003 pada pasal 21 sampai 29. Kehadiran undang-undang cipta kerja sendiri tak mengubah sistem magang di perusahaan.
Kegiatan magang sendiri didefinisikan sebagai pelatihan kerja bagi siswa kejuruan, mahasiswa, atau pun fresh graduate yang bertujuan untuk meningkatkan keterampilan di dunia kerja.
Program ini harus dilaksanakan atas dasar perjanjian antara peserta magang dengan perusahaan yang dibuat secara tertulis. Hal ini sesuai dengan yang tertuang dalam pasal 22 UU Ketenagakerjaan.
Perjanjian tersebut harus memuat ketentuan hak dan kewajiban peserta magang dan perusahaan, serta jangka waktu magang. Dengan demikian, pemagang memperoleh gambaran yang jelas mengenai kegiatan magang di perusahaan.
Dalam peraturan pemagangan juga disebutkan bahwa pemagang dibatasi paling lama satu tahun sejak penandatanganan kontrak dengan perusahaan penyelenggara magang. Jika perusahaan memerlukan untuk memperpanjang durasi magang, maka perjanjian harus diperbaharui dan dilaporkan ke Dinas Ketenagakerjaan.
Menimbang peraturan pemagangan di atas, maka perusahaan tidak diperkenankan menyalahgunakan atau pun menyepelekan karyawan magang. Dengan demikian, segala sesuatu yang berkaitan dengan absensi juga harus diperhatikan secara saksama.
Pentingnya Pendataan Absensi Magang
Seperti yang sudah dibahas pada pembukaan di atas, pendataan kehadiran penting untuk dilakukan. Tidak hanya bagi karyawan tetap, melainkan juga bagi anak magang di perusahaan.
Pendataan kehadiran pada anak magang diperlukan untuk mengetahui beberapa hal berikut ini:
1. Mencatat Jam Kerja
Alasan pertama pendataan absensi anak magang yaitu untuk mencatat dan mengetahui jam kerja yang dimiliki oleh anak magang.
Hal ini penting untuk dilakukan agar perusahaan tidak menyalahi aturan pemerintah mengenai jam kerja yang dimiliki oleh anak magang.
Di dalam Peraturan Menteri Ketenagakerjaan sendiri tidak dituliskan secara langsung jumlah jam kerja anak magang. Namun, umumnya perusahaan akan menyamakan jam kerja anak magang dengan jam kerja karyawan tetap atau kontrak, yaitu 8 jam sehari.
Meski begitu, perusahaan tidak boleh memberikan jam kerja melebihi jam yang sudah ditentukan. Di sinilah pentingnya melakukan pendataan kehadiran pada anak magang.
2. Memudahkan Monitoring pada Anak Magang yang Remote Work
Seperti yang sudah kita ketahui, pandemi Covid-19 yang melanda sejak 2020 lalu membuat banyak perusahaan menerapkan sistem kerja remote. Hal ini juga berlaku untuk anak magang.
Bagi perusahaan yang menerapkan sistem kerja seperti ini, maka pendataan kehadiran amat sangat diperlukan. Tujuannya agar kehadiran anak magang dapat terus dipantau oleh perusahaan.
3. Dasar Pemberian Upah/Gaji
Sama seperti karyawan kontrak dan tetap, anak magang juga dibayar berdasarkan kehadiran yang mereka miliki.
Dengan melakukan pencatatan pada kehadiran anak magang, maka perusahaan ataupun HR dapat dengan mudah melakukan perhitungan gaji yang akan diberikan kepada anak magang setiap akhir bulan.
Baca Juga: Ketentuan Jam Kerja Magang yang Berlaku di Indonesia
Kelebihan Menggunakan Software Absensi untuk Kelola Absensi Magang
Sekarang Anda sudah memahami pentingnya melakukan pendataan absensi atau kehadiran bagi anak magang di perusahaan.
Maka selanjutnya, Anda juga harus mengetahui apa saja kelebihan dalam menggunakan aplikasi absensi untuk mengelola absensi magang, di antaranya:
1. Mempermudah Pendataan Kehadiran
Kelebihan pertama dalam menggunakan aplikasi absensi yaitu memudahkan karyawan, termasuk anak magang dalam melakukan absensi kehadiran setiap harinya.
Sistem absensi manual memiliki prosedur yang lebih rumit dibandingkan menggunakan aplikasi. Hal ini tentunya akan mengurangi efisiensi karyawan dalam melakukan absensi.
Pada aplikasi absensi, umumnya karyawan bisa melakukan absensi dengan dua cara, yaitu melalui fingerprint (sidik jari) atau face id (pengenalan wajah). Metode ini dinilai lebih efisien ketimbang metode manual.
2. Pencatatan Waktu Lebih Akurat
Kelebihan selanjutnya yaitu pencatatan waktu absensi lebih akurat dibandingkan cara manual. Pada aplikasi absensi, pencatatan waktu akan dilakukan secara otomatis dan terekam di dalam sistem secara langsung.
Pencatatan waktu dengan cara ini akan jauh lebih akurat dibanding absensi manual dengan mesin.
3. Mengurangi Kecurangan
Kelebihan yang ketiga yaitu mencegah atau mengurangi terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh ‘oknum’ karyawan ataupun anak magang.
Dengan metode face id atau fingerprint, kecurangan akan sulit dilakukan. Sehingga, perusahaan tidak perlu lagi khawatir akan ‘oknum’ karyawan yang melakukan kecurangan absensi.
4. Mengurangi Pengeluaran Perusahaan
Menggunakan sistem absensi yang lama tentunya membutuhkan biaya khusus untuk membeli mesin absensi, pemasangan, dan juga melakukan perawatan mesin.
Hal tersebut tidak lagi diperlukan pada aplikasi absensi di zaman sekarang ini. Sebab, Anda hanya perlu mengunduh dan melakukan registrasi untuk dapat menggunakannya.
Tak hanya itu, Anda juga tidak perlu mengeluarkan biaya untuk maintenance atau pemeliharaan.
5. Mempercepat Rekapitulasi Data
Aplikasi absensi dapat menyajikan data dengan cepat dan akurat secara real-time. Selain itu, umumnya aplikasi absensi sudah terintegrasi dengan fitur-fitur lain, seperti fitur rekapitulasi data yang dilakukan secara otomatis.
Fitur ini tentunya akan memudahkan HR dalam melakukan perhitungan data. HR tak lagi harus melakukan perhitungan secara satu per satu, yang pastinya akan menyita banyak waktu dan tenaga.
Baca Juga: HR Harus Waspada! Ini Cara Karyawan Mengakali Absensi Fingerprint
Software LinovHR Mudahkan Pengelolaan Absensi Magang
Pengelolaan absensi tidak boleh dilakukan secara sembarangan. Kegiatan absensi menjadi sangat vital di perusahaan, karena umumnya absensi dijadikan sebagai acuan dalam beberapa hal di perusahaan, termasuk penggajian.
Oleh karena itu, perusahaan harus bijak dalam memilih software absensi untuk absen magang. Salah satu aplikasi absensi terbaik yang ada di Indonesia saat ini yaitu aplikasi Employee Self Service (ESS) atau Software Absensi dari LinovHR.
Melalui software absensi atau sistem ESS dari LinovHR, karyawan ataupun anak magang dapat dengan mudah melakukan absensi dari smartphone mereka masing-masing.
Terdapat dua metode yang bisa digunakan karyawan dalam melakukan absensi, yakni sidik jari (fingerprint) dan pengenalan wajah (face recognition). Kedua metode tersebut dapat mencatat kehadiran karyawan secara cepat, mudah, dan tentunya akurat.
Tak hanya itu, terdapat juga fitur GPS yang berguna untuk melakukan tracking atau pelacakan lokasi bagi setiap karyawan yang melakukan absensi.
Dengan begitu, manajemen atau HR perusahaan dapat melakukan monitoring secara langsung lokasi karyawan atau anak magang.
Menariknya, Anda bisa mengajukan demo software LinovHR secara GRATIS selama 3 bulan, yuk coba sekarang!
