Karyawan memiliki peran yang penting bagi suatu bisnis karena bisa membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya.
Ketidakhadiran karyawan dapat menyebabkan jadwal tertunda, produktivitas tertunda yang semuanya akan berdampak pada operasional dan efektivitas perusahaan.
Oleh sebab itu, perusahaan membutuhkan Absence Management Software untuk membantu mengelola absensi karyawan. Melalui perangkat lunak ini, dapat membantu perusahaan dalam mengelola absensi karyawan dengan mudah melalui sistem digital.
Untuk itu, artikel dari LinovHR berikut ini akan menjelaskan mengenai pengertian, manfaat serta fitur-fiturnya dari absence management software.
Simak ulasannya berikut ini!
Apa itu Absence Management Software?
Absence management software adalah sebuah perangkat lunak yang memungkinkan perusahaan dapat mengelola ketidakhadiran karyawan.
Software ini akan membantu melakukan identifikasi terhadap karyawan yang tidak masuk kerja, sehingga perusahaan bisa membuat laporan ketidakhadiran secara real time.
Perangkat lunak ini juga dapat membantu HR mengidentifikasi pola ketidakhadiran karyawan. Sehingga HR dapat mengambil tindakan untuk mengurangi ketidakhadiran tersebut.
Tidak hanya itu, software ini juga memungkinkan Anda juga dapat membuat laporan kehadiran dan cuti bulanan karyawan.
Selain itu, aplikasi ini menawarkan layanan employee self service bagi karyawan, sehingga setiap karyawan di perusahaan dapat mengelola data pribadinya secara mandiri.
Selain itu, software ini bisa membantu karyawan mengajukan cuti serta mengetahui jumlah jatah cuti karyawan.
Baca Juga: Apa itu Leave of Absence? ini Pengertian dan Cara Mengelolanya
Fitur Penting dalam Absence Management Software
Jika perusahaan memutuskan untuk menggunakan absence management software, tentunya penting untuk memilih fitur yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Berikut adalah beberapa fitur penting yang perlu Anda ketahui, antara lain:
- Approval process control. Fitur ini untuk menyampaikan permohonan ketidakhadiran kepada seorang manajer dan mengontrol siapa saja yang dapat menyetujui atau menolak permintaan tersebut.
- Calendar management. Fitur ini adalah sebuah kalender yang sudah terintegrasi dengan jatah cuti karyawan, sehingga seorang manajer dan karyawan bisa melihat jatah cutinya masing-masing.
- Employee scheduling. Fitur ini berguna untuk membuat jadwal kerja karyawan, baik jadwal kerja per minggu atau per bulan.
- Reporting. Fitur ini untuk menghasilkan laporan ketidakhadiran karyawan serta penyerahan tugas.
- FMLA tracking. Fitur ini untuk melacak jam kerja karyawan dan menerima pemberitahuan tentang pemenuhan pedoman Family and Medical Leave Act (FMLA).
Baca Juga: Rekomendasi Employee Scheduling Software untuk Penjadwalan Kerja
Manfaat Menggunakan Software Manajemen Absensi
Memahami manfaat dari penggunaan software absence management akan membantu perusahaan dalam mengelola ketidakhadiran karyawan dengan lebih efektif.
1. Beban kerja administratif yang lebih rendah
Pencatatan ketidakhadiran dan cuti karyawan secara manual tentunya akan memakan waktu yang cukup lama dan kurang efisien.
Oleh sebab itu, penggunaan software ini akan memudahkan perusahaan dalam melakukan pencatatan ketidakhadiran karyawan secara otomatis.
2. Manajemen alur kerja yang lebih baik
Absence management software akan menyediakan kalender cuti terintegrasi yang dapat menampilkan jatah cuti yang telah direncanakan untuk seluruh karyawan.
Dengan begitu, seorang atasan dapat memerintahkan karyawan untuk menyelesaikan tugas yang belum terselesaikan sebelum mengajukan cuti.
Hal ini akan membantu manajemen alur kerja menjadi semakin baik, karena tidak ada tugas yang menumpuk karena karyawan sedang cuti.
Selain itu, hal ini akan memastikan penyelesaian tugas karyawan secara tepat waktu agar tidak menghambat kelancaran suatu bisnis.
3. Mengurangi intensitas ketidakhadiran karyawan
Absence management akan menghasilkan suatu laporan yang dapat membantu pihak manajemen dalam mengidentifikasi ketidakhadiran karyawan serta bertukar pikiran tentang cara mengurangi ketidakhadiran.
Baca Juga: Cara Implementasi Absence Management di Perusahaan
LinovHR, Software Absensi Terbaik untuk Kelola Ketidakhadiran Karyawan
Penggunaan absence management software di perusahaan akan mempermudah pengelolaan karyawan. Software ini juga bermanfaat untuk manajemen absensi.
Saat ini sendiri sudah banyak vendor yang menyediakan absence management dengan berbagai fitur di dalamnya. Namun, tidak semua software sama, Anda harus dapat memastikan bahwa fitur yang disediakan mampu menjawab kebutuhan perusahaan dalam manajemen kehadiran para karyawan yang efektif dan efisien.
Pastikan juga software tersebut mudah digunakan dan menjamin keamanan data. Untuk itu, pastikan perusahaan Anda hanya memilih yang terbaik yaitu Software Absensi LinovHR.
Software Absensi Online LinovHR dilengkapi dengan berbagai fitur lengkap yang memungkinkan HR mengelola jam kerja, jatah cuti, shift, dan izin dengan mudah.
Dengan fitur Schedule Exception, HR dapat mengganti jadwal kerja karyawan yang berhalangan hadir sehingga tidak mengganggu proses produksi perusahaan.
HR pun bisa mengatur kuota cuti dengan mudah dengan Fitur Leave, di sini HR bisa menentukan kuota cuti, periode kuota, dan siapa saja yang berhak mendapatkan cuti.
Selain itu, LinovHR juga memberikan kemudahan kepada karyawan Anda yang ingin mengajukan izin, cuti, atau melakukan absensi dengan Aplikasi ESS yang bisa diakses melalui smartphone.
Tertarik dengan Software HRIS LinovHR? Seluruh perihal mengenai absence management bisa diatasi dengan Software HRIS LinovHR.
Gunakan softwarenya sekarang!
