Kehadiran karyawan adalah hal penting yang harus dicatat. Lewat pencatatan kehadiran karyawan yang baik, HR dapat mengetahui kedisiplinan karyawan dan besaran gaji yang akan diterima karyawan.
Ini karena gaji berkaitan erat dengan kehadiran karyawan di kantor. Oleh karena itu, sistem absensi yang efektif perlu diterapkan di setiap perusahaan.
Salah satu sistem yang bisa Anda gunakan adalah absen online dengan tanda tangan. Bagaimana cara membuat absen online dengan tanda tangan?Â
Cara Membuat Absen Online Tanda Tangan di Google Form
Absensi online dengan tanda tangan bisa Anda buat melalui Google Form. Namun, untuk tanda tangan, Anda perlu memasukkannya dengan cara manual.
Ini karena Google Form tidak menyediakan fitur tanda tangan digital. Berikut ini adalah cara membuat absen online dengan tanda tangan:
1. Membuat Formulir Absensi
Langkah pertama adalah membuat formulir absensi. Formulir bisa Anda buat melalui pranala https://docs.google.com/forms/. Untuk membuat formulir, Anda harus masuk ke akun Google terlebih dahulu.
Setelah itu, mulailah untuk menyiapkan formulir absensi. Anda bisa meminta karyawan memasukkan data nama, divisi, tanggal, dan tanda tangan.
Permintaan tanda tangan karyawan dapat Anda lakukan dengan menyediakan tempat mengunggah tanda tangan.
Jangan lupa untuk menyesuaikan format jawaban dengan kebutuhan jawaban yang diminta. Pertanyaan nama biasanya menggunakan format jawaban isian singkat.
Sementara itu divisi bisa menggunakan format pilihan ganda atau daftar drop down. Tanggal bisa menggunakan format tanggal, lalu tanda tangan menggunakan format unggah dokumen.
2. Menyiapkan Dokumen Tanda Tangan
Sebelum mengunggah tanda tangan, siapkan dokumennya terlebih dahulu. Dokumen tanda tangan bisa berupa foto dengan format jpg atau dokumen dengan format pdf.
Untuk membuat dokumen tanda tangan, Anda harus menulis tanda tangan secara manual. Anda bisa menulis tanda tangan di selembar kertas lalu memotretnya agar menjadi tanda tangan digital atau online. Selain itu, Anda juga bisa langsung menulis tanda tangan digital dengan bantuan aplikasi lain.
3. Mengunggah Dokumen Tanda Tangan
Jika dokumen tanda tangan sudah siap, saatnya diunggah. Anda bisa mengunggah dokumen tanda tangan dengan meng-klik tombol “Tambahkan File” atau “Add File”.
Setelah tombol tersebut di klik, laman “Sisipkan File” atau “Insert File” akan muncul. Di halaman ini, Anda diharuskan memilih lokasi dokumen. Dokumen bisa diletakkan di Google Drive atau penyimpanan perangkat.
Jika dokumen disimpan di perangkat, klik “Pilih file dari perangkat Anda” “Select files from your device”. Lalu, cari dokumen dalam perangkat dan klik untuk mengunggahnya.
4. Mengakhiri Pengisian Formulir Absensi
Langkah terakhir adalah mengakhiri pengisian formulir absensi. Caranya mudah, Anda hanya perlu menekan tombol “Submit” atau “Kirim”.
Baca Juga: Membuat Absen Digital dengan Google From
Absensi Online dengan Tanda Tangan Macnual Apakah Masih Relevan?
Absen online dengan tanda tangan bukanlah satu-satunya sistem absensi yang ada. Di tengah gempuran teknologi, sistem absensi lain yang tak kalah bagusnya pun hadir.
Misalnya absensi dengan fingerprint, deteksi wajah, dan absensi online dengan aplikasi.
Tak hanya absensi modern, ada pula perusahaan yang masih menggunakan cara manual yaitu sistem absensi ceklok dengan kartu.
Berbagai sistem absensi online yang ada membuat Anda bertanya-tanya. Apakah sistem absen online dengan tanda tangan masih relevan? Apakah ada sistem absensi lain yang lebih efektif?
Sebenarnya, kebebasan memilih sistem absensi berada di tangan Anda. Jika Anda merasa absen online dengan tanda tangan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, Anda bisa menggunakannya.
Namun, cara ini sebenarnya juga kurang efektif. Ini karena setiap karyawan harus memiliki dokumen tanda tangan. Jika karyawan tidak memiliki dokumen tanda tangan, ia tidak dapat melakukan absensi.
Sehingga, untuk Anda yang tidak ingin direpotkan dengan dokumen tanda tangan, Anda bisa memilih sistem absensi yang lain.
Baca Juga: Cara Membuat Absensi di Google Form Dengan Mudah
Beralih ke Absensi Online Lebih Praktis LinovHR
Absensi online memang jauh lebih praktis daripada absensi manual dengan kartu atau semacamnya. Namun, Anda perlu memilih jenis absensi online yang paling efektif.
Cara membuat absen online dengan tanda tangan masih memiliki kekurangan di sana sini yang merepotkan karyawan, sehingga jenis absensi ini tidak bisa menjadi alternatif sistem absensi yang baik.
Belum lagi potensi kecurangan yang mungkin terjadi dengan sistem yang satu ini. Tentu hal ini akan merugikan dan menurunkan kinerja perusahaan.
Lantas, sistem absensi online apa yang bisa Anda pilih? Tenang, Anda bisa menerapkan absensi online dengan menggunakan aplikasi absensi LinovHR.
Dengan aplikasi absensi LinovHR, proses absensi tiap karyawan dapat dilakukan dengan mudah, hanya menggunakan aplikasi yang diinstal di smartphone mereka.
Proses absen pun dapat dilakukan dengan berbagai cara mulai dari selfie, fingerprint, dan geotagging. Dengan cara ini, perusahaan dapat mengetahui dengan pasti kehadiran karyawan.
Tidak hanya memudahkan karyawan dalam melakukan absen, aplikasi absensi online LinovHR juga membantu mereka dalam pengajuan cuti, izin kerja, dan lembur. Mereka juga bisa tahu secara akurat apakah mereka sudah memenuhi ketentuan jam kerja.
Beragam fitur yang Aplikasi Absensi LinovHR tawarkan begitu sayang untuk dilewatkan.
Jangan sampai melewatkan kesempatan ini, kenali LinovHR lebih jauh dengan menghubungi kami dan mendapat jadwal demo aplikasi!
