Seiring perkembangan zaman, para profesional HR semakin banyak menggunakan teknologi baru salah satunya Employee Self Service atau ESS.
Employee Self Service merupakan portal karyawan yang dirancang untuk mengatasi masalah yang sering menghambat tugas HR dalam pengelolaan data karyawan.
Dengan sistem ESS, karyawan bisa mengakses informasi dan memasukkan data ke dalam sistem perusahaan secara mandiri.
Simak penjelasan lengkap mengenai Employee Self Service dan penjelasannya disini!
Apa itu ESS (Employee Self Service)?
Employee Self Service (ESS) adalah sebuah fitur dalam software HRIS berbasis cloud yang memungkinkan karyawan mengakses dan mengelola informasi pribadi mereka sendiri, seperti jadwal kerja, gaji, cuti, dan manfaat.
Dengan ESS, karyawan dapat memperbarui informasi pribadi mereka, seperti memeriksa status permintaan cuti, dan mengajukan cuti secara online.
Selain itu, karyawan juga bisa mengelola tugas-tugas administratif mereka sendiri melalui ESS, sehingga HRD dapat fokus pada pekerjaan utama mereka dan meningkatkan efisiensi perusahaan.
Cara Kerja Employee Self Service
Umumnya, ESS menyatukan semua tugas departemen sumber daya manusia HRD ke dalam satu aplikasi yang mudah diakses oleh karyawan melalui laptop, PC, atau smartphone yang terhubung ke internet.
Dengan adanya ESS, banyak tugas administratif yang biasanya menjadi tanggung jawab HR dapat dikerjakan oleh karyawan sendiri.
Hal ini mengurangi beban kerja HR sehingga mereka bisa fokus pada tugas-tugas strategis yang lebih penting untuk pengembangan perusahaan.
Baca Juga: Seluk Beluk Employee Service Platform, dari Pengertian hingga Rekomendasinya
Fungsi Utama ESS
ESS memiliki berbagai fungsi penting dalam mengelola data pribadi karyawan. Berikut beberapa fungsi utama dari ESS:
1. Absen Kehadiran
Fungsi utama employee self-service mempermudah karyawan untuk melakukan absensi secara online dari mana saja. Ini sangat berguna bagi karyawan yang bekerja dari rumah atau di lapangan.
Dengan ESS, karyawan tidak perlu datang ke kantor hanya untuk absensi, sehingga menghemat waktu dan tenaga.
2. Melihat Slip Gaji
ESS memastikan privasi dan keamanan slip gaji karyawan. Karyawan dapat dengan mudah mengakses slip gaji mereka secara online, tanpa khawatir informasi tersebut bocor.
ESS memastikan bahwa informasi gaji tetap rahasia dan hanya diakses oleh pihak yang berwenang.
3. Pengajuan Cuti
Fungsi ESS selanjutnya adalah memudahkan karyawan untuk mengajukan izin kerja atau cuti secara online.
Dengan sistem ini, karyawan tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk prosedur manual seperti meminta tanda tangan. ESS juga menjaga privasi karyawan dengan menghindari pengajuan cuti yang diketahui oleh karyawan lain.
4. Sarana Informasi
Selain fungsi-fungsi yang telah disebutkan sebelumnya, Employee Self Service (ESS) juga berperan sebagai sarana informasi.
ESS biasanya memuat berbagai informasi terkait perusahaan. Jadi, meskipun karyawan sedang tidak berada di kantor, mereka tetap bisa menerima informasi tersebut secara online dan real-time di mana saja.
5. Penjadwalan Shift Kerja
Penjadwalan shift kerja seringkali rumit dan bisa menyebabkan kekeliruan, seperti pendobelan shift malam yang bisa menimbulkan ketidakpuasan di antara karyawan.
Dengan ESS, penjadwalan shift menjadi lebih efisien dan akurat, sangat bermanfaat terutama bagi perusahaan besar dengan banyak karyawan.
Baca Juga: Employee Self Service dan Tentang Keterlibatan Karyawan Dalam Bisnis
Manfaat Penerapan Employee Self Service
Employee Self Service merupakan sistem yang memberikan karyawan akses untuk mengelola data pribadi mereka sendiri.
Implementasi ESS membawa berbagai keuntungan dalam pengelolaan sumber daya manusia, termasuk peningkatan efisiensi dan akurasi data.
Berikut adalah beberapa manfaat utama dari penerapan ESS:
1. Akurasi Data yang Tinggi
ESS memungkinkan karyawan untuk memperbarui data mereka sendiri secara langsung, memastikan bahwa informasi yang tersimpan selalu up-to-date dan akurat.
Hal ini mengurangi kesalahan dan ketidakakuratan yang mungkin terjadi jika data dikelola secara manual.
Karyawan tidak lagi harus mengantri di departemen HR untuk mendapatkan informasi atau layanan yang mereka butuhkan. Semua proses dapat dilakukan secara mandiri dan instan melalui platform ESS.
2. Meningkatkan Efisiensi
Dengan ESS, proses administratif menjadi lebih sederhana dan cepat. Karyawan dapat mengajukan cuti, izin sakit, dan memperbarui data pribadi mereka secara online, tanpa perlu mengisi formulir kertas atau melalui prosedur birokrasi yang panjang.
Hal ini mengurangi beban kerja HR sehingga mereka bisa fokus pada tugas-tugas strategis yang lebih penting untuk pengembangan perusahaan.
3. Keamanan Data yang Lebih Baik
Data yang disimpan dalam ESS terlindungi dengan enkripsi dan disimpan di cloud, menjamin keamanan data lebih baik dibandingkan penyimpanan dalam bentuk fisik.
Selain itu, akses data dapat diatur sehingga hanya pihak yang berwenang yang dapat melihat atau mengubah informasi tertentu.
4. Meminimalisir Human Error
Manfaat lain dari employee self service adalah kemampuannya untuk mengurangi risiko kesalahan manusia atau kecurangan dalam pengelolaan data HR. Tim HR juga bisa dengan mudah meninjau dan memverifikasi data yang telah diperbarui oleh karyawan.
5. Ramah Lingkungan
Dengan mengurangi penggunaan kertas, ESS mendukung praktik ramah lingkungan. Proses yang biasanya memerlukan dokumen fisik dapat dilakukan secara elektronik, mengurangi limbah kertas dan mendukung inisiatif hijau perusahaan.
Tips Memilih Sistem Employee Self-Service
1. Pilih Penyedia Software as a Service (SaaS)
Dengan memilih SaaS, Anda tidak perlu membangun mainframe sendiri atau mengandalkan tenaga IT yang mahal untuk mengelola sistem. Anda cukup menyewa pengembang software ESS dan sistem portal HR siap digunakan.
2. Layanan dengan After Sales dan Konsultasi yang Baik
Pastikan penyedia SaaS yang Anda pilih menawarkan layanan purna jual atau konsultasi yang memadai, yang dapat memenuhi kebutuhan Anda secara profesional.
3. Menyediakan Pelatihan dan Membangun Engagemen
Pilih penyedia SaaS yang rutin mengadakan pelatihan dan membangun engagement dengan komunitas profesional.
4. Fitur Lengkap
Pastikan sistem ESS memiliki fitur lengkap seperti integrasi dengan mesin absensi sidik jari, geo-tagging, dan fitur keamanan lainnya.
5. Reputasi Penyedia Layanan
Reputasi penyedia layanan sangat penting, terutama dalam hal keamanan data. Faktor ini krusial karena employee self-service merupakan investasi jangka panjang bagi perusahaan.
Terapkan ESS Portal dengan Modul ESS dari LinovHR
ESS Portal memiliki peran penting dalam meningkatkan efisiensi kinerja dan keterlibatan karyawan. Oleh karena itu, saat mengimplementasikannya, penting untuk memahami kebutuhan perusahaan, mendukung efisiensi, dan memastikan bahwa aplikasi dapat diakses oleh semua karyawan.
Solusi ideal bagi perusahaan yang ingin mengelola karyawan secara mudah dengan ESS portal, tentunya menggunakan HRIS System ESS dari LinovHR.
ESS adalah sistem HR yang memungkinkan karyawan mengakses informasi pribadi dan menyelesaikan tugas administratif secara online.
Employee self-service membantu HR dalam mengelola data karyawan, mengurangi kesalahan manusia, menghemat waktu dan tenaga, serta meningkatkan keamanan data karyawan.
ESS LinovHR hadir dalam dua versi, yaitu versi mobile dan versi berbasis website. Modul ini dilengkapi dengan berbagai fitur unggulan, seperti fitur Request pada mobile untuk memudahkan karyawan mengajukan lembur, izin, dan cuti, serta fitur Maps Location yang memudahkan karyawan dalam melakukan absensi kapanpun dan dimanapun. Selain itu, terdapat banyak fitur lainnya yang menarik.
Melalui modul ESS ini, karyawan juga dapat menerima informasi penting dari manajemen secara realtime. Sangat menarik, bukan?
Untuk lebih memahami bagaimana ESS dapat bermanfaat bagi karyawan Anda, segera jadwalkan demo sekarang!
