HR Software lahir dari berbagai macam kesulitan yang dihadapi perusahaan. Perusahaan terkadang mengalami kesulitan dalam sistem manajemen dan urusan kinerja divisi Human Resource akhirnya menjadi terganggu.
Kehadiran HR software bertujuan untuk meningkatkan kinerja karyawan, sehingga Anda bisa menghemat lebih banyak waktu dan tenaga. Software ini mencakup database informasi karyawan, sistem pembayaran gaji, fungsi rekrutmen, dan banyak lagi.
Maka dari itu, suatu perusahaan perlu menggunaan Software HRIS terbaik yang dapat menjadi solusi yang efektif bagi manajemen SDM.
Apa yang dimaksud software HRRIS? Dan apa efek positif yang dapat dirasakan perusahaan? Berikut ini adalah deskripsi lengkapnya!
Tentang HR Software
Software HR adalah sistem yang dirancang untuk membantu HRD dalam mengolah dan menyimpan data karyawan dalam jumlah besar, seperti absensi, penggajian, pajak, dan informasi lain yang berkaitan dengan kinerja karyawan.
Semua data tersebut terintegrasi dengan baik dalam database HRIS dan akan menghasilkan suatu informasi demi kepentingan keputusan bisnis perusahaan.
Banyak orang yang mengira bahwa dengan Software HR keluaran tercanggih masa kini dapat menggantikan tim HR.
Padahal tidak seperti itu. Posisi tim HR tidak akan tergantikan karena manusia lain selalu membutuhkan manusia lainnya dalam pengelolaan kemampuan dan pendekatan personal mereka.
Software HR memiliki tugas utama untuk membantu tim HR mengolah data dan elemen karyawan yang ada sehingga kinerja jauh lebih cepat dan cermat, bukan menggantikan. Jadi, peran tim HR dalam perusahaan tetaplah penting dan tak tergantikan.
Baca Juga: HR Implementation yang Efektif di Perusahaan
Fungsi dan Fitur Software HR
Software HR dirancang untuk mendukung kinerja karyawan serta membantu mengelola dan mengoptimalkan fungsi HR dalam perusahaan, sehingga Anda dapat menghemat lebih banyak waktu dan tenaga.
Maka dari itu, penting bagi Anda untuk memilih HR software dengan cermat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Mengetahui fitur-fitur yang diperlukan oleh perusahaan Anda dapat membantu dalam menentukan pilihan yang tepat.
Fitur-fitur yang umumnya tersedia pada software HR mencakup data karyawan, sistem penggajian, absensi, rekrutmen, masih banyak lagi.
Dengan menggunakan software HR, waktu yang biasanya dihabiskan untuk tugas administratif oleh HRD dapat dipangkas.
Baca Juga: HRIS Software dan Software Payroll, Apakah Keduanya Berbeda?
Jenis-Jenis Software HR
Software HR dirancang dalam berbagai jenis yang berbeda, masing-masing disesuaikan dengan kebutuhan dan tantangan bisnis perusahaan.
Jenis software HR terdiri dari tiga jenis, yaitu HRIS, HRM, dan HCM. Berikut penjelasannya:
1. Human Resource Information System
HRIS atau Human Resources Information System salah satu jenis software yang banyak digunakan di Indonesia untuk membantu mengelola kebutuhan SDM.
Dengan HRIS, manajer HR dapat mengelola dan mengakses berbagai informasi tentang SDM seperti, penggajian, data pegawai, kinerja, serta informasi terkait payroll, kebijakan, dan prosedur perusahaan. .
Ada pun fitur yang bisa HRIS lakukan:
- Perekrutan
- Penggajian
- Reimbursement
- Manajemen Data
- Perancangan Pelatihan
- Workflow Kinerja
- Layanan Mandiri (Self-Service)
- Laporan Rutin
2. Human Capital Management
Human Capital Management (HCM) mencakup unsur-unsur dari HRIS dengan pengembangan beberapa fungsi. Sistem HCM memungkinkan HRD untuk mengelola karyawan asing dari luar negeri dengan bahasa dan nilai-nilai dari mata uang yang berbeda.
Sistem HCM juga menyediakan solusi untuk perencanaan penggajian, penetapan tujuan, penganggaran, dan isu-isu lain yang berkaitan dengan kinerja karyawan. Fungsi tambahan yang dapat HCM lakukan meliputi:
- Orientasi dan Pengenalan (Onboarding)
- Manajemen kinerja (Performance Management)
- Kontrol posisi
- Suksesi
- Perencanaan Gaji
- Management SDM Global
- Analisa Data
3. Human Resource Management System
Human Resource Management System (HRMS) atau sistem manajemen SDM adalah sistem yang lebih komprehensif daripada HRIS dan HCM. HRMS menjadi solusi untuk manajemen waktu dan karyawan lebih rinci.
HRMS memungkinkan perusahaan untuk mengelola penggajian dan absensi secara bersamaan. Selain itu, HRMS juga memiliki fungsi yang menyediakan alat untuk perencanaan dan evaluasi.
Fungsi HRMS mencakup HRIS dan HCM dengan tambahan pengelolaan dan perhitungan penggajian, absensi, dan evaluasi.
Manfaat HR Software untuk HR dan Bisnis
Meski terdapat banyak istilah asing, HR software memiliki banyak manfaat nyata yang dapat dirasakan perusahaan ketika penerapan software HR di perusahaan mereka. Manfaat tersebut yaitu:
1. Efisiensi Waktu
Software HR dirancang untuk meningkatkan efisiensi kerja karyawan, menghemat waktu dan tenaga Anda. Software ini mencakup berbagai fungsi seperti pengelolaan database informasi karyawan, sistem pembayaran gaji, rekrutmen, dan masih banyak lagi.
Karyawan pun tidak perlu khawatir untuk pengajuan hal-hal administratif karena sudah terbantu dengan adanya Software HR tersebut.
2. Sistem penggajian yang akurat
Penggajian adalah cermin bagaimana perusahaan menghargai karyawannya. Perusahaan harus berhati-hati dalam menghitung gaji karyawan, termasuk upah lembur, bonus, THR sesuai dengan kontribusi karyawan.
Penghitungan gaji yang dilakukan oleh manusia rentan terjadi kekeliruan dan manipulasi. Namun dengan HR Software, perhitungan dan pengelolaan gaji karyawan tepat sesuai kontribusi karyawan dan aturan yang berlaku.
3. Absensi Real Time
Kehadiran karyawan atau absensi yang bekerja adalah penting bagi perusahaan. Absensi kuga menjadi refleksi tingkat produktivitas dan kontribusi karyawan untuk perusahaan. Software HR mampu menampung dan memantau absensi karyawan.
Staff HRD mampu melihat kapan jam tiba karyawan di kantor langsung saat itu juga ketika karyawan melakukan absen pagi.
Absensi juga masih terhubung ke sistem penggajian. Karyawan akan menerima gaji sesuai dengan jam masuk setiap bulannya.
Baca Juga: Pulang Tepat Waktu Tanda Tak Produktif?
4. Memudahkan Karyawan Mengajukan Cuti
Karyawan bahkan bisa mengakses HR Software untuk kepentingan mengajukan cuti atau izin, melihat data kehadiran, dan pemasukan gaji bulanan.
Karyawan tidak lagi harus membuat surat permohonan cuti ketika hendak mengajukan cuti karena sistem sudah mengotomatisasinya sesuai dengan jatah cuti karyawan.
5. Penyimpanan data pribadi
Tidak perlu lagi untuk menuliskan data karyawan dalam sebuah dokumen tumpukan kertas yang sulit untuk dicari dan diolah.
HR Software memungkinkan untuk menyimpan data karyawan, mulai dari data pribadi, data yang karir, cuti, sampai data penggajian secara digital. Semua data yang tersimpan dijamin keamanannya dari pihak-pihak yang tak bertanggung jawab.
6. Lebih Hemat
Salah satu keuntungan menggunakan HR Software adalah mampu mengurangi biaya bisnis di berbagai bidang, baik administratif, penggajian dan perekrutan karyawan.
Dalam proses administrasi dan gaji, perusahaan dapat menghemat uang karena tidak perlu menggunakan kertas sebagai media.
Tidak hanya itu, proses rekrutmen karyawan juga difasilitasi oleh HR Software sehingga tim HR tidak perlu menyimpan semua data calon karyawan dalam bentuk fisik karena proses perekrutan tercatat dalam sistem.
7. Fokus Pada Bisnis
Dengan perangkat Software HRD, berbagai data yang disimpan dalam sistem akan lebih mudah dan tertata dengan rapi sesuai klasifikasi.
Dengan demikian, data akan lebih mudah untuk dianalisis dan diakses dengan dalam.
Tim HR akhirnya lebih terfokus pada tujuan utamanya, yaitu untuk melihat pengembangan sumber daya manusia dalam perusahaan tanpa perlu berkutat terlalu lama dalam pencarian data atau hal-hal pengurusan administratif.
Baca Juga: Seberapa Penting SOP bagi HRD?
8. Keamanan Data Karyawan Terjamin
Sebelum menggunakan HR Software, pastinya semua data karyawan akan tersimpan secara manual dengan kertas dan tumpukan berkas.
Bayangkan jika perusahaan punya ratusan bahkan ribuan karyawan pasti hal tersebut akan merepotkan. Belum lagi mengenai kemungkinan dengan dokumen rusak, basah atau terbakar, hal itu bisa saja terjadi.
Tetapi dengan Software HR data karyawan akan disimpan ke cloud system. Sehingga kemungkinan data karyawan rusak, basah atau terbakar sudah pasti tidak mungkin. Hal itu membuktikan bahwa data karyawan akan lebih aman dengan menggunakan Software HR.
Kesimpulannya, HR Software memiliki peran penting dalam keberhasilan tim HR untuk mengelola sumber daya manusia dalam sebuah perusahaan.
Oleh karena itu, penting bagi manajemen untuk mencari tahu apa HR Software jenis apa yang tepat untuk memfasilitasi kegiatan pengembangan sumber daya manusia dari tim HR.
Rekomendasi HR Software Terbaik
Jika Anda berencana mengimplementasikan software HR terbaik untuk bisnis Anda, rekomendasi di bawah ini bisa menjadi referensi yang berguna.
1. LinovHR
LinovHR adalah solusi HR yang menyediakan fitur-fitur seperti manajemen karyawan, absensi, penggajian, serta analisis data para karyawan. Dengan antarmuka yang intuitif, LinovHR membantu perusahaan mengelola SDM dengan efisien.
Modul dan Fitur Software HR LinovHR
LinovHR memberikan solusi terdepan dalam manajemen sumber daya manusia yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola berbagai aspek HR dengan lebih efisien dan efektif.
Berikut adalah modul dan fitur unggulan dari software HR LinovHR:
- Organization Management: Mengelola struktur organisasi, posisi, dan hubungan antar departemen.
- Personnel Administration: Menyimpan dan mengelola data karyawan secara terpusat.
- Time Management: Mengatur jadwal kerja, absensi, dan lembur karyawan.
- Payroll, Reimbursement, and Loan Management: Mengelola penggajian, penggantian biaya, dan pinjaman karyawan.
- Employee Self Service (ESS): Memberikan akses kepada karyawan untuk mengupdate data pribadi dan mengajukan permohonan cuti secara mandiri.
- Recruitment: Mempermudah proses rekrutmen mulai dari lowongan kerja hingga seleksi kandidat.
- Competency Management: Mengelola dan menilai kompetensi karyawan sesuai kebutuhan perusahaan.
- Performance Management: Memantau dan menilai kinerja karyawan melalui penilaian rutin.
- Career Path: Merencanakan jalur karier dan pengembangan profesional karyawan.
- Succession Management: Mengidentifikasi dan mempersiapkan calon pengganti untuk posisi penting dalam perusahaan.
- Learning Management System: Menyediakan platform untuk pelatihan dan pengembangan karyawan.
Dengan berbagai modul ini, LinovHR mengintegrasikan seluruh proses HR dalam satu sistem, membuat pengelolaan karyawan dari saat perekrutan hingga pensiun menjadi jauh lebih mudah dan efisien.
2. SAP SuccessFactors HCM
SAP SuccessFactors adalah sistem manajemen sumber daya manusia (HRM) terkemuka yang menawarkan berbagai fitur komprehensif untuk pengelolaan SDM.
Sebagai software berbasis cloud, sistem ini terintegrasi dengan solusi SAP lainnya, memungkinkan dukungan untuk perusahaan multinasional dengan fitur-fitur yang memenuhi regulasi dan kebijakan lokal di berbagai negara.
Menurut situs webnya, SAP SuccessFactors menawarkan paket Employee Central (Core HR) dengan harga USD 75,60 per tahun, dengan pembelian minimum sebanyak 1.000 unit.
Paket ini memiliki durasi kontrak mulai dari 12 hingga 60 bulan, tergantung kebutuhan perusahaan. Mereka juga menerima pembayaran melalui faktur di semua negara.
Berikut beberapa itur-fitur unggulan software HRIS dari SAP SuccessFactors:
- Manajemen kompensasi: Membangun budaya pembayaran berbasis kinerja untuk mempertahankan dan memotivasi talenta terbaik.
- Employee Central: Sistem HR inti yang modern, meningkatkan kemampuan self-service dan memastikan keakuratan data karyawan.
- Manajemen pembelajaran: Solusi menyeluruh untuk mengelola, mengembangkan, dan mendistribusikan berbagai jenis pelatihan.
- Onboarding: Pendekatan strategis dalam mengintegrasikan karyawan baru, meningkatkan kepuasan kerja dan produktivitas sejak awal.
- Rekrutmen: Solusi lengkap untuk mengoptimalkan proses rekrutmen, menarik, dan memilih kandidat terbaik.
- Analitik dan pelaporan tenaga kerja: Memberikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti kepada para pemimpin bisnis melalui kombinasi data talenta dan bisnis.
3. Paylocity HR Software
Paylocity HR adalah sistem manajemen sumber daya manusia yang inovatif dan menyeluruh, menawarkan solusi terintegrasi yang mencakup berbagai fungsi HR dan penggajian. Sistem ini dirancang untuk meningkatkan efisiensi operasional, keterlibatan karyawan, dan kepatuhan terhadap regulasi.
Biaya untuk Paylocity tidak tercantum secara terbuka di situs web mereka karena harga biasanya disesuaikan berdasarkan ukuran perusahaan, jumlah pengguna, dan modul yang dipilih.
Namun, menurut informasi umum di industri HRM, Paylocity menawarkan harga yang kompetitif untuk perusahaan menengah dan besar.
Paket dasar biasanya berkisar antara USD 2 hingga 20 per karyawan per bulan, tergantung pada modul dan fitur yang dipilih. Paket yang lebih lengkap dengan fitur tambahan akan memiliki biaya yang lebih tinggi.
4. OrangeHRM
OrangeHRM adalah salah satu software HRM open-source yang populer. Didirikan pada tahun 2005 di New Jersey, Amerika Serikat, perusahaan ini menyediakan berbagai fitur untuk mempermudah pengelolaan sumber daya manusia.
Fitur yang ditawarkan mencakup manajemen karyawan hingga laporan analitik. OrangeHRM menawarkan dua versi utama dengan kisaran harga yang berbeda:
- Versi Berbayar (OrangeHRM Enterprise): Versi berbayar ini menawarkan fitur tambahan dan dukungan lebih lanjut. Harga untuk versi Enterprise tidak tercantum secara spesifik di situs web mereka karena bervariasi tergantung pada ukuran perusahaan dan fitur yang dipilih. Namun, menurut ulasan dari Fit Small Business, biaya tahunan untuk perusahaan dengan 25 orang sekitar USD 1.380.
- Versi Open Source: Versi dasar ini tersedia secara gratis dan mencakup fitur-fitur dasar yang dapat diunduh langsung dari situs web mereka.
5. Software Zoho People
Zoho People adalah platform HR yang dirancang untuk memenuhi berbagai kebutuhan pengelolaan sumber daya manusia, menyediakan solusi strategis bagi banyak bisnis.
Seperti software HR lainnya, Zoho People bertujuan menyederhanakan dan mengotomatisasi berbagai proses HR. Fitur utamanya mencakup database karyawan, manajemen absensi, dan sistem manajemen pembelajaran.
Zoho People menawarkan beberapa paket harga yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi, sebagai berikut:
- Essential HR: Mulai dari Rp17.250 per pengguna per bulan.
- Professional: Mulai dari Rp27.667 per pengguna per bulan.
- Premium: Mulai dari Rp41.417 per pengguna per bulan.
- Enterprise: Mulai dari Rp62.167 per pengguna per bulan.
- People Plus: Mulai dari Rp124.200 per pengguna per bulan.
Harga di atas berlaku untuk pembayaran tahunan. Untuk pembayaran bulanan, harganya menjadi:
- Essential HR: Rp21.000 per pengguna.
- Professional: Rp35.000 per pengguna.
- Premium: Rp49.000 per pengguna.
- Enterprise: Rp69.000 per pengguna.
- People Plus: Rp138.000 per pengguna.
Zoho People juga menawarkan paket gratis selama 30 hari tanpa memerlukan kartu kredit dan paket Free Plan untuk 5 pengguna, yang gratis selamanya dengan akses ke fitur dasar seperti pengelolaan database karyawan dan manajemen cuti.
6. BambooHR
BambooHR adalah platform HR yang populer di kalangan bisnis kecil hingga menengah, menawarkan berbagai fitur untuk pengelolaan sumber daya manusia, termasuk pelaporan, manajemen penggajian, dan pelatihan karyawan.
Dukungan pelanggan yang responsif dan desain yang menarik menjadi nilai tambah, meskipun mungkin memerlukan penyesuaian lebih lanjut.
Menurut Trustradius, BambooHR menyediakan paket harga sekitar USD 250 per bulan untuk paket Core dan Pro. Namun, harga tersebut bisa bervariasi, jadi untuk informasi lebih akurat, Anda dapat mengunjungi situs web mereka untuk mengetahui biaya software HR yang mereka tawarkan.
7. Zenefits HR
Zenefits adalah solusi manajemen sumber daya manusia (HRM) all-in-one yang dirancang untuk membantu bisnis mengelola berbagai aspek HR secara efisien. Beberapa fitur utama Zenefits meliputi manajemen performa, keterlibatan karyawan, pengelolaan waktu dan penjadwalan, serta integrasi dengan aplikasi seperti G Suite, Slack, dan Salesforce.
Zenefits menawarkan tiga paket utama sebagai berikut:
- Essentials: USD 8 per bulan per karyawan, dengan diskon 20% menjadi USD 6,40.
- Growth: USD 14 per bulan per karyawan, dengan diskon 20% menjadi USD 11,20.
- ZEN: USD 21 per bulan per karyawan, dengan diskon 20% menjadi USD 16,80.
Setiap paket menawarkan fitur tambahan dan layanan yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Harga paket dapat berubah sesuai dengan penawaran yang tersedia.
8. Workday
Workday adalah platform perangkat lunak HRM yang populer dan banyak digunakan oleh berbagai perusahaan di seluruh dunia. Dengan sistem berbasis cloud, Workday menawarkan software terintegrasi yang mempermudah pengelolaan berbagai aspek sumber daya manusia. Fitur yang ditawarkan mencakup manajemen karyawan, manajemen waktu, dan analitik SDM.
Harga untuk software ini tidak ditampilkan di situs web mereka. Namun, menurut data dari Forbes, pengguna melaporkan bahwa harga Workday mulai dari USD 99 per pengguna per bulan.
9. Namely HR
Namely adalah Software HR berbasis cloud yang dirancang untuk perusahaan menengah hingga besar, menawarkan layanan HR terintegrasi dengan fokus pada pengalaman pengguna dan efisiensi proses.
Fitur-fitur unggulan meliputi manajemen kinerja, onboarding, manajemen waktu, penggajian, serta analitik dan pelaporan. Keunggulan Namely terletak pada antarmuka pengguna yang menarik, integrasi sistem yang mudah, dan dukungan pelanggan yang responsif.
10. MyOrangeHR Software
OrangeHRM adalah software HR berbasis web yang cocok untuk digunakan di Indonesia.
OrangeHRM hadir dalam tiga versi: Opensource, Professional, dan Enterprise.
Software ini menyediakan berbagai fitur, seperti manajemen absensi, pengajuan cuti, perhitungan lembur, reimbursement, KPI, serta mendukung proses rekrutmen dan pelatihan karyawan hingga penilaian performa kerja karyawan.
Optimalkan pengelolaan SDM Anda dengan LinovHR
Tim HR dan manajemen perusahan tidak perlu bimbang dan bingung memikirkan implementasi serta pemilihan HR Software untuk perusahaan.
Software HR Indonesia LinovHR dengan sistem yang terintegrasi dan keamanan tingkat tinggi menjawab semua kebutuhan HR dalam perusahaan.
Dengan fitur yang lengkap dan tampilan antar muka yang gampang digunakan, Software HR Indonesia rancangan dari LinovHR mampu digunakan bahkan oleh orang yang tidak begitu familiar dengan teknologi sekali pun.
Dengan demikian, tidak ada lagi keraguan bagi tim HR dan manajemen perusahaan untuk memilih LinovHR sebagai solusi perusahaan, Hubungi kami melalui URL Berikut ini linovhr.com/contact/
