Aplikasi Payroll adalah solusi yang tepat untuk mengelola gaji karyawan. Aplikasi payroll dapat menjadi solusi tepat untuk mengelola gaji, tunjangan, pajak, bonus, BPJS dll.
Pada artikel LinovHR kali ini, kami akan memberi tahu Anda mengenai rekomendasi aplikasi payroll online di Indonesia. Simak penjelasan berikut sampai tuntas ya!
Apa itu Aplikasi Payroll Online?
Aplikasi payroll online adalah sebuah sistem perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola penggajian karyawan secara sistematis dan efisien. Aplikasi ini memungkinkan perusahaan untuk mengurus berbagai aspek penggajian, seperti perhitungan gaji, pajak, tunjangan, dan pemotongan lainnya, dengan lebih mudah dan akurat.
Tips Memilih Aplikasi Payroll Online
Sebelum mulai menentukan memilih aplikasi payroll untuk diterapkan dalam operasi bisnis perusahaan.
Alangkah baiknya memerhatikan 8 tips di bawah ini terlebih dahulu, agar aplikasi payroll yang akan digunakan nantinya mampu memenuhi kebutuhan perusahaan dengan sangat baik.
1. Menyusun Seluruh Kebutuhan Perusahaan
Aplikasi payroll yang baik ialah mampu menunjang setiap kebutuhan perusahaan. Oleh karena itu, sebelum lebih jauh melakukan proses seleksi terhadap setiap payroll software cloud yang tersedia.
Penting bagi perusahaan untuk menyusun daftar kebutuhan dan anggaran yang dimiliki, agar nantinya tidak keliru saat proses seleksi berlangsung. Perusahaan dapat menyusun daftar kebutuhan dimulai dari hal paling umum hingga spesifik, misalnya jumlah karyawan, intensitas penggajian, sistem penggajian, dan seterusnya.
2. Menentukan Tingkat Spesifikasi Aplikasi Payroll yang Dibutuhkan
Setelah membuat daftar kebutuhan dan anggaran yang dimiliki. Perusahaan dapat berlanjut ke langkah selanjutnya, yakni menentukan tingkat spesifikasi aplikasi yang dibutuhkan.
Pada tahap ini perusahaan perlu menganalisis lebih dalam terkait spesifikasi aplikasi yang dibutuhkan, agar mampu menunjang aktivitas penggajian karyawan dan sejenisnya.
Sebagai contoh, apakah perusahaan melakukan penggajian kepada karyawan secara terpusat atau terpisah? Apakah perusahaan menerapkan sistem analisis terhadap biaya penggajian di berbagai departemen?
Selain itu perusahaan juga perlu memastikan bahwa sebuah aplikasi payroll, mampu menghasilkan laporan penggajian yang akurat dan komprehensif.
3. Memastikan Aplikasi Payroll yang Digunakan Memenuhi Peraturan Penggajian
Langkah berikutnya adalah memastikan aplikasi payroll terpilih telah menerapkan standar penggajian, yang berlaku di perusahaan maupun peraturan pemerintah.
Langkah ini bertujuan untuk mencegah terjadinya pelanggaran, sehingga perusahaan terpaksa harus menerima penalti atau hukuman dari pihak pemerintah.
Dimana penalti atau hukuman yang diberikan dapat memberikan dampak yang cukup besar bagi sebuah perusahaan. Baik dari segi finansial maupun citra bisnis perusahaan di mata pihak eksternal.
4. Mengecek Fitur yang Tersedia dalam Sebuah Aplikasi Payroll
Pada tahap ini perusahaan cukup mencocokkan setiap fitur dalam aplikasi payroll terpilih, dengan daftar kebutuhan yang telah disusun sebelumnya.
Hitung persentase kemampuan aplikasi terpilih dalam menunjang serangkaian kebutuhan perusahaan.
Apabila tidak memenuhi kriteria, perusahaan dapat beralih kepada aplikasi sejenis lainnya yang memiliki spesifikasi lebih baik dibandingkan sebelumnya.
Adapun fitur pada aplikasi payroll yang mampu menunjang aktivitas penggajian perusahaan, di antaranya:
- Payroll Component
- Payroll Process
- E-Payroll
- Data Bank
- Payroll Group
- Salary Slip Feature.
5. Menguji Kemampuan Aplikasi Payroll dengan Uji Coba Gratis
Saat ini banyak vendor yang menyediakan demo secara gratis bagi para pengguna barunya. Perusahaan dapat memanfaatkan kesempatan tersebut untuk menguji kemampuan software terpilih.
Lewat langkah ini, perusahaan dapat mengetahui tingkat kemampuan sebuah aplikasi payroll meskipun hanya secara umum.
Akan tetapi, cara ini cukup membantu penilaian awal perusahaan dalam memilih aplikasi payroll yang tepat.
6. Menetapkan Harga Pembelian Terbaik atas Aplikasi Payroll
Saat perusahaan berhasil menemukan aplikasi payroll yang dinilai tepat. Langkah selanjutnya adalah memastikan anggaran dana yang dimiliki perusahaan cukup, untuk membayar biaya pengooperasian aplikasi payroll milik suatu vendor.
Hal ini agar perusahaan dapat memanfaatkan aplikasi yang diinginkan secara penuh tanpa adanya hambatan sedikitpun, seperti penguncian fitur maupun masalah administrasi lainnya.
7. Melihat Performa Aplikasi Payroll lewat Ulasan Pelanggan
Sebelum benar-benar memilih aplikas terkait untuk diimplementasikan dalam proses penggajian karyawan. Perusahaan dapat melakukan penilaian terakhir terkait performa software terpilih, melalui ulasan pelanggan yang sudah lebih dulu menggunakannya.
Dengan ini kualitas sebuah aplikasi payroll dapat lebih terjamin saat digunakan nantinya.
8. Memilih Aplikasi Payroll Termutakhir untuk Perusahaan
Langkah terakhir, perusahaan sudah bisa langsung mengontak vendor terkait untuk mulai mengembangkan kerja sama penggunaan aplikasi payroll. Pastikan kembali bahwa vendor aterpilih mampu memberikan pelayanan terbaik, sesuai dengan biaya yang telah pihak perusahaan keluarkan.
Bagaimana Cara Kerja Aplikasi Payroll Online?
Pada dasarnya aplikasi payroll adalah suatu perangkat lunak yang dapat membantu HR dan tim payroll dalam melakukan pengelolaan penggajian karyawan.
Aplikasi ini merupakan revolusi dari pengelolaan gaji manual. Berkat aplikasi payroll, perhitungan dan pemberian gaji kini dilakukan secara otomatis dengan bantuan aplikasi.
Dengan menggunakan aplikasi ini, tentu perusahaan akan sangat terbantu dan dapat meminimalisir terjadinya kesalahan seperti human error yang dapat menimbulkan kerugian finansial terhadap perusahaan.
Adapun beberapa hal yang dapat dilakukan oleh aplikasi payroll online, di antaranya adalah sebagai berikut:
- Melakukan rekap data gaji karyawan
- Melakukan penghitungan gaji
- Mengelola pembayaran gaji karyawan
- Membuat laporan payroll
- Membuat slip gaji
- Menghitung pajak penghasilan
Baca Juga: 6 Alasan Aplikasi Gaji Karyawan Penting untuk Perusahaan
Baca Juga: 7 Tanda Perusahaan Anda Membutuhkan Payroll Solution
10 Rekomendasi Aplikasi Payroll Online di Indonesia
Di dalam aplikasi payroll, biasanya akan tersedia berbagai macam fitur yang dapat memudahkan perusahaan dalam melakukan proses pencatatan dan penyaluran gaji karyawan.
Adapun beberapa rekomendasi aplikasi payroll online dengan fitur-fitur yang mumpuni dengan fitur mumpuni di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Aplikasi Payroll LinovHR
LinovHR adalah Aplikasi payroll indonesia yang menawarkan kemudahan dalam mengatur penggajian karyawan.
Beberapa fitur unggulan aplikasi ini adalah penyimpanan data gaji, perhitungan gaji otomatis, dan simulasi perhitungan pajak penghasilan.
Namun, LinovHR tak hanya berupa aplikasi payroll. Aplikasi ini juga terintegrasi dengan sistem HR lain seperti absensi, penilaian kinerja, manajemen data karyawan, hingga rekrutmen.
Beberapa manfaat menggunakan Aplikasi Payroll LinovHR:
1. Memudahkan Perhitungan Gaji Karyawan: Payroll LinovHR memudahkan perhitungan gaji karyawan dengan sistem yang baik dan terorganisir.
2. Akurat dalam Melakukan Proses Penggajian: Payroll LinovHR melakukan penggajian secara akurat sesuai dengan kepatuhan yang berlaku.
3. Membuat Laporan Penggajian dengan Mudah: Setelah melakukan perhitungan gaji, Anda selanjutnya dapat mencetak laporan melalui fitur E-payroll.
4. Pembuatan Slip Gaji: Setelah perhitungan gaji selesai, sistem akan secara otomatis membuat slip gaji dan bisa langsung dikirim kepada karyawan melalui email mereka..
5. Simulasi Pembayaran Pajak: Anda dapat memanfaatkan fitur Tax Calculator untuk melihat simulasi pembayaran pajak selama satu tahun.
2. Gusto
Sumber: Gusto.com
Gusto adalah aplikasi payroll yang menawarkan tiga solusi untuk perusahaan kecil hingga menengah yang membutuhkan sistem payroll. Setiap paket mencakup penggajian otomatis layanan penuh untuk hampir semua jenis bisnis perusahaan.
Keunggulan dari aplikasi payroll Gusto, yaitu:
1. Antarmuka Mudah Dipahami: Gusto memiliki antarmuka yang bersih dan mudah untuk dinavigasi.
2. Manajemen Pajak yang Lengkap: Pengaturan pajak yang memastikan kepatuhan dan memudahkan pengelolaan pajak karyawan.
3. Proses Onboarding yang Cepat dan Mudah: Menyederhanakan penambahan karyawan baru ke dalam daftar kehadiran perusahaan.
4. Penandatanganan Elektronik Dokumen Pajak: Karyawan dapat menandatangani dokumen secara elektronik.
5. Fitur Unggulan: pengajuan pajak otomatis, pelacakan manfaat, pelacakan waktu, putaran payroll tanpa batas, perekrutan dan onboarding, manajemen bakat, portal layanan diri karyawan, serta analisis dan pelaporan.
6. Integrasi Platform: 15Five, 7Shifts, Accelo, ActiveCampaign, Amplitude, Asana, Ashby, Bluejeans, dan lainnya.
3. OnPay
OnPay merupakan aplikasi payroll yang dapat digunakan untuk usaha kecil. Layanan penggajian OnPay meliputi perhitungan gaji dan menajemen pajak. Ketika artikel ini dibuat OnPay memiliki harga $40 dan $6 perorang untuk perbulan.
Kelebihan dari aplikasi payroll OnPay adalah:
1. Antarmuka Sederhana dan Ramah Pengguna: OnPay memiliki antarmuka yang sederhana dan ramah terhadap pengguna pemula.
2. Fleksibilitas dalam Pengaturan Gaji dan Jam Kerja: Memudahkan pengguna untuk mengubah tarif gaji dan jam kerja, menyesuaikan tarif pajak, serta menyetujui payroll.
3. Pemberitahuan Otomatis untuk Proses Payroll: Memberikan pemberitahuan otomatis ketika saatnya untuk menyetujui payroll otomatis, menandatangani dokumen SDM, dan sebagainya.
4. Fitur Unggulan Lain: Pay runs tanpa batas, pengajuan dan pembayaran pajak, layanan mandiri karyawan, onboarding otomatis, pesan langsung, dan manajemen cuti.
5. Integrasi Berbagai Platform: Deputy, Guideline, Mineral, PosterElite, QuickBooks Online, QuickBooks Time, Vestwell, When I Work, Xero, dan lainnya.
6. Manajemen Pajak yang Otomatis: Menangani pengajuan dan pembayaran pajak secara otomatis, menghilangkan kerumitan terkait aspek perpajakan dan menghemat waktu perusahaan.
.4 Rippling
Rippling adalah salah satu aplikasi payroll yang memungkin untuk mengelola penggajian puluhan atau ratusan karyawan.
Aplikasi ini memiliki sistem terintegrasi yang dapat terhubung ke lebih dari 500 aplikasi termasuk juga terintegrasi dengan aplikasi akuntansi, sehingga akan sangat mudah untuk perusahaan melakukan penyesuaian.
Keunggulan Rippling:
1. Penyediaan Gaji Internasional dengan Mudah: Rippling memungkinkan penggajian secara langsung ke rekening bank lokal di seluruh dunia tanpa perlu mengandalkan pihak ketiga.
2. Perhitungan dan Pengajuan Pajak Payroll untuk Pekerja Jarak Jauh: aplikasi ini secara otomatis menghitung dan mengajukan pajak payroll untuk pekerja remote.
3. Fitur Time & Attendance yang Efisien: Karyawan dapat mencatat masuk dan keluar dari pekerjaan, dan data jam kerja yang disetujui secara otomatis disinkronkan dengan perangkat lunak payroll, akuntansi, dan SDM.
4. Manajemen Biaya: Penggajian domestik dan internasional, organisasi chart, manajemen pengeluaran, manajemen bakat, pengajuan pajak lokal, dan program manfaat internasional.
5. Integrasi yang Luas: 1Password, 15Five, Asana, Brex, Checkr, GitHub, Google Workspace, Human Interest, Slack, Zoom, dan lainnya.
5. SurePayroll
Aplikasi SurePayroll adalah aplikasi payroll yang dapat digunakan untuk bisnis secara umum serta beberapa profesi khusus yang membutuhkan penghitungan gaji sedikit berbeda, seperti babysitter.
Selain menawarkan fitur yang tangguh, SurePayroll juga menekankan pada pengalaman pengguna sebagai daya tariknya.
Keunggulan dari SurePayroll adalah:
1. Cocok untuk Bisnis Kecil dengan Kebutuhan Payroll Dasar: SurePayroll merupakan solusi yang sesuai untuk bisnis kecil dengan kebutuhan penggajian dasar.
2. Layanan Payroll yang Dapat Diintegrasikan Dengan Pengajuan Pajak Sendiri: Menawarkan fleksibilitas kepada perusahaan yang ingin memiliki kendali lebih besar atas proses pengajuan pajak mereka.
3. Paket Payroll yang Terjangkau: Menjadi pilihan yang ekonomis bagi perusahaan yang mencari paket penggajian yang terjangkau.
6. Square Payroll
Square memiliki ekosistem aplikasi keuangan yang sangat baik yang terdiri dari beberapa situs web dan alat lain yang bekerja sama dengan baik. Situs web penggajiannya, Square Payroll, terintegrasi dengan baik dengan Square Point of Sale (POS).
Kedua aplikasi ini menjadi aplikasi yang hebat, mendukung pekerja per jam dan administrator penggajian saat mereka mencatat jam kerja, penjadwalan shift, dan menyelesaikan tugas-tugas terkait kompensasi lainnya.
Keunggulan Square Payroll adalah:
1. Integrasi dengan Berbagai Alat Pembayaran: Dapat diintegrasikan dengan berbagai alat pemrosesan pembayaran seperti Square POS, QuickBooks, dan lainnya.
2. Automatisasi Pengajuan Pajak: Menyediakan alat untuk pengajuan pajak otomatis, mengurangi beban administratif dan memastikan kepatuhan perpajakan.
3. Pelacakan Kompensasi Karyawan: Memungkinkan perusahaan untuk melacak kompensasi karyawan dan memastikan kepatuhan penggajian setiap saat.
4. Manajemen Karyawan yang Beragam: Menyediakan fungsionalitas untuk mengelola berbagai jenis karyawan, termasuk karyawan tetap, karyawan per jam, dan kontraktor.
5. Perhitungan Otomatis: Menghitung otomatis cuti yang diambil, jam kerja, dan total biaya tenaga kerja untuk setiap karyawan, menyederhanakan proses penggajian.
7. Intuit QuickBooks Payroll
Aplikasi ini memiliki proses pengaturan yang fleksibel dan menyeluruh, serta berbagai laporan penggajian yang dapat disesuaikan.
Seperti semua produk Intuit, antarmuka pengguna dan alat navigasinya sederhana dan mudah dimengerti.
Manfaat dari quickbooks payroll:
1. Aplikasi Mobile Time Clock yang Efisien: Menyediakan aplikasi mobile time clock yang memungkinkan anggota tim Anda mencatat masuk dan keluar dengan satu klik.
2. Payroll Otomatis untuk Jam Kerja Tetap: Kemampuan untuk menjalankan payroll secara otomatis untuk anggota tim yang bekerja pada jam yang sama setiap periode.
3. Fitur Intuitif Pelacakan Pekerja dan Perhitungan Pajak: Menghadirkan kemudahan dalam melacak pekerja dan mengelola perhitungan pajak secara otomatis.
4. Dukungan Invoice dan Pembayaran: Pemrosesan payroll, pembuatan invoice, template invoice, pemrosesan pembayaran, direct deposit, formulir pajak akhir tahun, pelacakan waktu, portal karyawan, dan alat-alat SDM lainnya.
5. Integrasi yang Luas untuk Kemudahan Penggunaan: Amazon Business Purchases, BigTime, Bill, Extensify, Float, Gusto, Human Interest, PayPal, Shopify, Square, dan lainnya.
8. Paychex Flex
Paychex Flex menawarkan lebih dari 160 laporan bagi Anda untuk melihat dengan jelas upah, pajak, omset, dan banyak lagi.
Paychex memudahkan pengaturan dan menjalankan penggajian, mengotomatiskan penyerahan pajak penggajian federal, negara bagian, dan lokal, dan menawarkan banyak opsi peningkatan, yang mungkin Anda perlukan seiring pertumbuhan bisnis Anda.
Berikut keuntungan dari Paychex Flex:
1. Pengelolaan Jam Kerja dan Cuti yang Efisien: Paychex Flex memungkinkan Anda untuk melacak jam kerja harian tim Anda, mengelola lembar waktu, menyetujui cuti, dan mengawasi manfaat karyawan dalam satu tempat.
2. Portal Self-Service untuk Karyawan: Solusi ini menyediakan portal self-service di mana karyawan dapat mengakses salinan digital dari slip gaji mereka, melihat kontribusi mereka, dan mengelola akun pensiun mereka.
3. Jadwal Gaji yang Fleksibel: Anda dapat menjadwalkan dan menyetujui gaji dengan mudah sebelum hari pembayaran.
4. Fitur HR Tambahan dengan Opsi Add-On: Menawarkan akses ke fitur HR tambahan sebagai add-on dengan biaya tambahan, memberikan fleksibilitas dan penyesuaian sesuai kebutuhan perusahaan.
5. Fitur Unggulan Lainnya: Fitur meliputi pemrosesan payroll, pengajuan pajak gaji, layanan pembayaran pengekangan, pratinjau dan persetujuan slip gaji, pelaporan perekrutan baru.
6. Integrasi dengan Berbagai Platform: Ashby, BambooHR, Clover, Deputy, HIREtech, iCIMS, Indeed, Oracle Netsuite, QuickBooks Payroll, dan lainnya.
9. ADP
Salah satu nama yang paling terkenal dalam payroll dan HR adalah aplikasi payroll dari ADP. Dengan pengalaman yang tidak perlu diragukan lagi ADP menyediakan fitur yang lengkap dalam layanan penggajian dan HR.
Keunggulan dari ADP adalah:
1. Basis Data Pusat untuk Informasi Tenaga Kerja: Pembuatan basis data pusat untuk semua informasi tenaga kerja, mulai dari payroll, manfaat, hingga akuisisi bakat.
2. Pemantauan Waktu dan Kehadiran yang Efisien: Fitur pelacakan waktu dan kehadiran membantu dalam mengontrol biaya perusahaan dan mengoptimalkan alur kerja untuk produktivitas maksimal.
3. Analisis Tren dan Pola Kerja: Membantu menemukan tren dan pola kerja dengan dasbor tim yang dapat disesuaikan, memberikan visibilitas real-time terhadap biaya tenaga kerja organisasi.
4. Fitur Unggulan: Payroll, manajemen tenaga kerja, manajemen SDM, manajemen pajak, manajemen akuisisi bakat, administrasi manfaat, pendaftaran karyawan online.
5. Integrasi yang Luas: 7Shifts, Dailypay, Greenhouse, Lever, QuickBooks, Sage, SAP SuccessFactors, Wave, Workday, Xero, dan lainnya.
10. Payroll4Free
Payroll4Free adalah satu-satunya perangkat lunak gratis yang memungkinkan untuk menjalankan semua komponen administratif yang dibutuhkan dalam penggajian.
Selain itu, Payroll4Free juga memungkinkan Anda untuk memasukkan komponen jam kerja untuk memproses penggajian bisnis Anda.
Keunggulan dari Payroll4Free, yaitu:
1. Penggunaan Gratis: Payroll4Free adalah layanan payroll gratis yang tidak membebankan biaya penggunaan untuk fungsi dasar penggajian.
2. Biaya Terjangkau untuk Pemrosesan Pajak dan Direct Deposit: Biaya rendah untuk pengajuan pajak payroll dan pembayaran melalui direct deposit.
3. Administrasi Penggajian yang Komprehensif: Memungkinkan semua komponen administratif yang dibutuhkan untuk menjalankan penggajian.
4. Kalkulasi Otomatis: Payroll4Free melakukan kalkulasi otomatis untuk mempermudah proses penggajian.
5. Fleksibilitas Pembayaran Manual atau Melalui Cek: Memberikan fleksibilitas untuk membayar karyawan secara manual atau melalui cek, memberikan opsi yang sesuai dengan preferensi perusahaan.
Aplikasi Payroll LinovHR Rekomendasi yang Tepat Pengelolaan Gaji Karyawan
Payroll online yang bisa Anda gunakan adalah Aplikasi Payroll LinovHR. Aplikasi ini memberikan banyak kemudahan bagi perusahaan dalam proses pengelolaan gaji karyawan.
Aplikasi Payroll Indonesia LinovHR sendiri dapat mengakomodir banyak proses penggajian seperti melakukan kegiatan perhitungan payroll, pembayaran gaji beserta komponen-komponennya secara rutin maupun periodik, pengelompokkan payroll berdasarkan jenis karyawan, pembuatan slip gaji, hingga menghasilkan laporan payroll.
Tak hanya itu, Aplikasi Payroll LinovHR juga menyediakan beragam fitur menarik yang tentunya mempermudah perusahaan dalam penghitungan gaji karyawan, di antaranya adalah fitur Payment Method, fitur Account Code, fitur Payroll Component, fitur Payroll Group, hingga fitur Tax Calculator untuk melihat simulasi pembayaran pajak selama satu tahun.
Tunggu apa lagi? Segera dapatkan kemudahan dalam pengelolaan payroll karyawan Anda!
